Zo werken de rapporten

Bijgewerkt op 2026-10-05

Elk rapport heeft dezelfde kop: een periodekeuze, een knop Downloaden, en daaronder een of meer tabellen met eventueel een grafiek.

De periode

Bovenaan staan twee dingen naast elkaar:

Onder Dit kwartaal en Vorig kwartaal staat welk kwartaal het is, bijvoorbeeld 3e kwartaal 2026. Een week begint op maandag. De knop van de periode die nu gekozen is, is crème met een koperen rand.

Zelf twee datums kiezen

Klik op de datumknop. Er gaat een venster open met een kalender en twee velden.

• Twee klikken in de kalender. De eerste klik is de eerste dag, de tweede klik de laatste. Wie eerst de laatste dag aanklikt, krijgt dezelfde periode. Eén dag? Klik dezelfde dag twee keer.
• Hele maanden. Klik op de naam van de maand boven de kalender (Juli 2026). Je ziet dan de twaalf maanden van het jaar: klik de eerste maand en daarna de laatste. Juli en dan september is 1 juli tot en met 30 september.
• Typen. Typ in Van en Tot en met een datum als dd-mm-jjjj, bijvoorbeeld 01-07-2026, en druk op Enter of Toepassen. 1-7-2026, 01/07/26 en 01.07.2026 worden ook begrepen. Een datum die niet bestaat (31-02-2026) wordt geweigerd, met een melding; er wordt dan niets gekozen.

De kalender toont telkens de volledige eerste en laatste week van de maand. De dagen van de vorige en de volgende maand die in die weken vallen, staan in lichtgrijs en zijn gewoon aan te klikken — zo kies je maandag 29 juni tot zondag 5 juli zonder te bladeren. De dag van vandaag heeft een koperen randje.

Met het toetsenbord: de pijltjes gaan een dag of een week verder, Home en End naar het begin en het einde van de week, Page Up en Page Down een maand terug of vooruit, Enter of spatie kiest de dag, Escape sluit het venster.

De periode blijft staan

De periode die je kiest, blijft staan als je naar een ander rapport gaat — via de tabbladen bovenaan, de zijbalk of een link. Kies je in het kassaboek Vorig kwartaal, dan tonen de dagontvangsten, de omzet en de transacties daarna ook het vorige kwartaal. Ook na het herladen van de pagina staat ze er nog.

• Ze staat in het adres van de pagina (?van=2026-07-01&tot=2026-09-30). Een bladwijzer of een doorgestuurde link opent dus op dezelfde dagen.
• Ze geldt voor jou in dit salon, en voor niemand anders: een collega op dezelfde iPad of je eigen tweede salon heeft een eigen periode.
• Een snelkeuze blijft een snelkeuze: wie Vandaag koos, ziet morgen de dag van morgen.
• Open je een rapport zonder iets te kiezen, dan begint het bij zijn eigen voorkeuze: Dagontvangsten bij vandaag, de andere rapporten bij deze maand.
• Kan een rapport de gekozen periode niet in één keer tonen, dan zegt het dat in een gele balk en toont het de dichtstbijzijnde periode die het wel kan tonen. Je keuze blijft dan staan voor de andere rapporten.

De einddag telt volledig mee, tot 23:59:59. Elk rapport hanteert exact dezelfde grenzen, zodat een bon van 23u58 nooit in het ene rapport zit en in het andere niet.

Boven in de balk staat de gekozen periode voluit: 1 juli 2026 – 30 september 2026.

Downloaden

Rechtsboven staat de knop Downloaden. Klik erop en kies het formaat:

Heeft het salon een logo — opgeladen onder Instellingen → Het salon, of meegekomen uit Optios — dan staat het rechtsboven op de pdf, in zijn eigen kleuren; zonder logo staat er alleen de tekst.

In elk bestand staat precies wat er op het scherm staat: dezelfde tabellen, dezelfde rijen, dezelfde bedragen. Er wordt niets opnieuw berekend.

De download is een gewone link. Je kan hem dus ook delen of opslaan. De bestandsnaam bevat het rapport en de periode: dagontvangsten-2026-07-01-2026-09-30.pdf.

De download volgt de gekozen periode en de filters, niet de zichtbare pagina. Downloaden kan alleen wie de rapporten mag zien.

Naar de boekhouder

Op Dagontvangsten, Kassaboek en Transacties staat een knop Naar de boekhouder, zodra u onder Instellingen → Het salon het e-mailadres van uw boekhouder invulde, onder Instellingen → Koppelingen een boekhoudpakket aanzette, óf in de koppeling ClearFacts een e-mailadres voor de verkoopfacturen invulde. Eén klik stuurt de gekozen periode langs elke weg die aanstaat, náást elkaar:

• de drie rapporten als CSV-bijlagen naar het adres van uw boekhouder, in uw huisstijl en met u als afzender — met dezelfde inhoud als Downloaden → CSV. De facturen zitten er niet in;
• elke factuur en creditnota van de periode die nog niet bij ClearFacts lag, elk in een eigen mail naar het adres voor verkoopfacturen dat u in de ClearFacts-koppeling invulde. Per mail precies één document: de pdf, of de e-factuur (UBL) wanneer ze via Peppol vertrok. Gewoonlijk liggen ze er al — een factuur gaat naar ClearFacts op het moment dat ze naar de klant vertrekt of uitgegeven wordt — en is dit het vangnet. Een factuur gaat nooit twee keer; in de lijst Facturen ziet u wanneer ze ging. Facturen uit Optios gaan niet vanzelf: die stuurt u zelf vanuit die lijst, als uw boekhouder ze nog niet heeft. Staat er geen adres voor ClearFacts, dan gaan de facturen nergens heen — ook niet meer mee in de mail aan uw boekhouder — en zegt het venster dat vooraf;
• elke afgesloten kassadag van de periode als één document naar het boekhoudpakket dat aanstaat, opgesplitst per btw-tarief. Bij ClearFacts gebeurt dat alleen wanneer u daar Kassadagen ook als document naar ClearFacts aanzette. Standaard staat dat uit: dan gaat het kassaboek alleen als csv mee in de mail aan uw boekhouder, en nooit per dag.

Het venster zegt vooraf wat er vertrekt. Hoeveel kassadagen met omzet de periode telt, naar welk pakket en naar welk adres ze gaan, welke dagen al eerder bij de boekhouder lagen — die gaan niet opnieuw, ook niet wanneer ze langs de andere weg gingen — en dat vandaag en de dagen erna niet meegaan: een dag gaat pas mee wanneer hij voorbij is. Valt er niets te versturen, dan is er geen knop Versturen en legt het venster uit waarom.

Na de klik zegt een melding wat er effectief vertrokken is. Een dag die het pakket niet aannam, staat er met zoveel woorden bij en blijft staan tot u ze wegklikt. Elke verzending laat een regel na in het logboek: Naar de boekhouder verstuurd.

Eerst zelf kijken: Proefzending naar mezelf. Naast Naar de boekhouder staat voor de zaakvoerder en de manager een knop Proefzending naar mezelf. Die stuurt exact de mail die uw boekhouder voor de gekozen periode zou krijgen — dezelfde tekst, dezelfde bijlagen, dezelfde dagen — naar het e-mailadres waarmee u aangemeld bent. Alleen het onderwerp begint met Proef –. Staat er een ClearFacts-adres voor de verkoopfacturen, dan krijgt u daarnaast elke factuur en creditnota van de periode als aparte mail, zoals ClearFacts ze zou krijgen, ook met Proef – ervoor. Er gaat niets naar de boekhouder, naar ClearFacts of naar een boekhoudpakket, en er wordt niets vastgelegd: een factuur staat daarna niet als verstuurd. De knop werkt ook wanneer het adres van uw boekhouder nog leeg is: zo ziet u wat hij zou krijgen voor u het invult. Naar een ander adres sturen kan niet; de proef gaat altijd naar uzelf. Opent u de dagontvangsten zonder iets te kiezen, dan staat de periode op Vandaag, en vandaag is nog niet afgesloten: het venster zegt dat dan en vraagt u bovenaan een periode te kiezen die al voorbij is, bijvoorbeeld Vorige maand of Vorig kwartaal. Die keuze blijft daarna in alle rapporten staan. Zonder mailserver vertrekt ook de proef niet. Elke proef laat een regel na in het logboek: Proefzending naar de boekhouder, met het adres erbij.

Of vraag het aan Hairlien. Zeg maak alles klaar voor de boekhouder van het vorig kwartaal in de balk bovenaan. Ze kijkt eerst na wat er nog openstaat — open bonnen, kassadagen zonder getelde lade, wat er al bij de boekhouder ligt, het adres van de boekhouder, de mailserver — elk met een link naar het scherm waar u het rechtzet. Daarna stuurt ze na uw klik dezelfde proef naar u, en pas na een tweede klik gaat het naar de boekhouder, langs precies dezelfde weg als deze knop. Zie De assistent.

Automatisch, per btw-periode. Zet onder Instellingen → Het salon Automatisch doorsturen op Elke maand of Elk kwartaal — wat bij uw btw-aangifte hoort — en dan gebeurt op de eerste dag na de periode, om zes uur, precies hetzelfde als met de knop, voor de voorbije maand of het voorbije kwartaal. Standaard staat dit uit; er vertrekt niets vanzelf zolang u dat niet kiest. Een gemiste beurt wordt niet ingehaald: dan drukt u zelf op de knop.

Wat het versturen vastlegt. Elke kassadag die vertrekt, wordt genoteerd als bij de boekhouder. Vanaf dan kan een bon van zo'n dag niet meer verwijderd worden, alleen nog tegengeboekt: wat uw boekhouder in handen heeft, mag hier niet stilletjes anders worden. Zie Tegenboeken en de kasla.

Kan er geen mail vertrekken, dan gaan de CSV's niet — en wordt er langs die weg ook niets vastgelegd. Is er nog geen mailserver ingesteld, dan zegt het venster dat vooraf, met de weg erbij (Instellingen → Koppelingen → Mailserver). Staat er wél een boekhoudpakket aan, dan gaan de documenten daar gewoon heen; staat er geen aan, dan is er geen knop Versturen en blijven uw bonnen gewoon te verwijderen. Bij de automatische ronde wordt zo'n salon voor de mail overgeslagen; de andere salons gaan wel door.

Hoe de cijfers geschreven staan

Bedragen worden intern in hele centen bijgehouden en pas op het allerlaatste moment door honderd gedeeld, alleen om te tonen. Nooit ervoor, nooit tussentijds.

Een lege cel toont —, nooit 0. Geen gegeven is iets anders dan nul.

In de totaalregel worden aantallen en bedragen opgeteld, maar percentages nooit: een gemiddelde van percentages is geen totaal. Negatieve bedragen staan in het rood — een tegenboeking of een kastekort moet je zien zonder het minteken te zoeken.

Welke bonnen meetellen

In elk geldrapport telt een bon mee als hij afgesloten is, niet tegengeboekt is en zelf geen tegenboeking is.

Zowel het origineel als de tegenboeking vallen dus weg. Zou alleen het origineel wegvallen, dan bleef de negatieve tegenboeking staan en zou de dagomzet met dat bedrag te laag uitkomen.

De rekentijd onderaan

Onder elk rapport staat Deze maand · berekend in 42,7 ms. Dat staat er niet als sierlijkheid: met acht jaar kassabonnen zie je dat getal meteen springen wanneer er iets misloopt in de berekening.

De grafieken

Waar een grafiek helpt, staat er een. Waar een tabel duidelijker is, staat er bewust géén — dat is een keuze per rapport en geen ontbrekende functie.

De grafieken worden als tekening in de pagina zelf getekend, zodat ze ook meekomen op een afdruk.

De negen rapporten