E-mail aan je klanten
Bijgewerkt op 2026-10-02
Instellingen → E-mail. De paginatitel luidt E-mail aan uw klanten.
De herinnering is de goedkoopste maatregel tegen no-shows die u hebt. Zet ze niet zomaar uit.
Afzender
Wat uw klant bovenaan de mail ziet staan.
| Veld | Standaard | Toelichting |
|---|---|---|
| Mails versturen | aan | De hoofdschakelaar. Uit betekent: geen enkele mail meer aan uw klanten, ook geen bevestiging. Dan verwacht iedereen dat u zelf belt. |
| Afzendernaam | leeg | Leeg = de naam van uw salon. |
| Afzenderadres | leeg | Alleen van toepassing wanneer u langs uw eigen mailserver mailt (Instellingen → Koppelingen → Mailserver). Vul een adres in waarvoor die server mag versturen, bijvoorbeeld een adres van uw eigen domein wanneer u via Google Workspace mailt. Leeg = het standaardadres. |
| Antwoordadres | leeg | Hier komt een klant terecht die op "beantwoorden" duwt. Leeg = het e-mailadres bij Het salon; staat dát ook leeg, dan verdwijnt zijn antwoord in het niets. |
| Eigen adres van het klantenportaal | leeg | Alleen invullen als u een eigen domein hebt. Dan komt de knop in de mail op uw adres uit in plaats van op het onze. |
Zolang Mails versturen uit staat, zijn de schakelaars van de klantmails uitgeschakeld.
Welke mails
Elke mail draagt uw naam en uw kleuren. HairConnect komt er nergens in voor.
| Instelling | Standaard | Toelichting |
|---|---|---|
| Bevestiging na het boeken | aan | De klant heeft iets in handen met datum, uur en de knop om te annuleren. Zonder deze mail belt hij om te vragen of het gelukt is. |
| Vertraging op de bevestiging | 5 minuten | Wie meteen na het boeken merkt dat hij zich vergist heeft en annuleert, krijgt zo geen bevestiging van een afspraak die al niet meer bestaat. (0 tot 120) |
| Herinnering vooraf | aan | De mail die het gat in uw agenda voorkomt. |
| Herinnering versturen | 3 werkdagen vooraf | Zet dit ruimer dan uw annuleertermijn — één werkdag volstaat. (1 tot 30) |
| Bericht bij een verplaatsing | aan | Wanneer ú een afspraak verzet. Zonder dit bericht staat de klant op het oude uur voor de deur. |
| Bericht na een no-show | aan | Beleefd maar duidelijk. Dit is het spoor dat u nodig hebt als u een tweede no-show wil aanrekenen. |
| Kasticket na het afrekenen | aan | Zodra de bon afgesloten is, krijgt de klant zijn ticket in zijn mailbox: de regels, de btw en hoe er betaald is. Alleen naar een klant met een adres die mails aanvaardt; een losse verkoop zonder klant krijgt niets. |
| Uzelf verwittigen van een online boeking | aan | De enige mail die naar u gaat in plaats van naar de klant. |
Die laatste schakelaar blijft werken ook wanneer de hoofdschakelaar uit staat.
Opvolging: aangekomen, geopend, aangeklikt
Wat u te zien krijgt op de klantfiche (tab Berichten) en onder Instellingen → Verstuurde berichten.
Bovenaan staat in één zin wat je mailserver terugmeldt. Mail je langs je eigen mailserver (bijvoorbeeld Google Workspace), dan meldt die niet terug of een mail aankwam: je ziet alleen dat ze vertrokken is. Mail je langs die van HairConnect, dan zie je ook Afgeleverd of Geweigerd. Met Mail via HairConnect (onder Instellingen → Koppelingen) vertrekken je mails via HairConnect met je eigen adres als afzender, en zie je die terugmelding ook. Zie Mail via HairConnect.
| Instelling | Standaard | Toelichting |
|---|---|---|
| Bijhouden of een klant een mail opende of een link aanklikte | uit | Alleen bij klanten die daar zelf akkoord mee gingen. Er komt dan een onzichtbare afbeelding in de mail en de links lopen langs HairConnect. Zet dit in je privacyverklaring vóór je het aanzet. Wie het aan- of uitzet, staat in het logboek. |
Een mail met een aanmeldcode of een betaallink krijgt nooit opvolging. Hoe de klant akkoord gaat en wat "geopend" wel en niet betekent: Berichten aan en van een klant.
Het afzenderadres
Het Afzenderadres geldt alleen wanneer je langs je eigen mailserver mailt. Vul een adres in waarvoor die server mag versturen: de SMTP-relay van Google Workspace, ingesteld op alleen adressen in mijn domeinen, weigert elke afzender buiten je eigen domein. Laat je het leeg, dan vertrekt de mail met het standaardadres van HairConnect.
Langs de mailserver van HairConnect blijft dat standaardadres de afzender, ook als je hier iets invult: het domein moet er een blijven waarvoor SPF en DKIM gezet kunnen worden, anders belandt de mail bij Gmail in spam. Met Mail via HairConnect is het adres dat je dáár instelt de afzender; het veld staat dan vast en toont dat adres.
Antwoorden komen altijd bij jou, via het Antwoordadres.
Waar de annulatievoorwaarden staan
Onder Instellingen → Online boeken. Ze komen onderaan élke mail aan je klanten.
Wat er onder elke mail hangt
De taal volgt de klantfiche: Nederlands, Frans, Engels of Bulgaars. Zie Welke mails je klant krijgt.
De tekst van die mails
Wát erin staat — de aanhef, de inleidende zin, de afsluiting en je ondertekening — pas je aan onder De tekst van je berichten. Daar staat ook een voorbeeld van elke mail in je eigen huisstijl.
Bewaren
Na het bewaren: Bewaard — Mails die vanaf nu vertrekken, volgen deze instellingen.