Klanten laten bevestigen

Bijgewerkt op 2026-10-01

Instellingen → Klanten laten bevestigen. Deze stap hoort bij de opkuis na de overstap uit Optios. Ze staat in het menu zolang je ze niet afgerond hebt.

Na de overstap is er aan klantfiches gewerkt: namen rechtgezet, nummers nagekeken, adressen gesplitst. Hier laat je de klant zelf bevestigen wat er aan zíjn fiche veranderde — maar alleen wanneer dat de moeite van een vraag waard is.

Waarom niet iedereen een mail krijgt

Het meeste wat de opkuis deed, is vanzelfsprekend, en daar krijgt niemand een mail over:

een hoofdletter of een spatie ("Van eetvelde" werd "Van Eetvelde");
een koppelteken, accent of punt in een straat- of plaatsnaam ("Sint amandsberg" werd "Sint-Amandsberg");
een postcode die bij de gemeente hoort die de klant zelf opgaf, of een gemeente bij zijn eigen postcode;
een postcode of gemeente die uit het verkeerde veld naar het juiste verhuisde;
een streepje of schuine streep dat als vulling ingetikt stond en nu leeg is.

Op de lijst komt al de rest: een andere letter in zijn naam, een ander huisnummer of een andere straat uit het adresregister, een andere gemeente, een nummer dat anders werd of verdween. Bij twijfel staat de klant op de lijst: een mail te veel kost hem één klik. Wie hier niet staat, krijgt niets.

Ook een onvolledig telefoonnummer zet de klant op de lijst: een gsm-nummer dat in Optios een cijfer te weinig had, kwam niet op de fiche, en de bevestigingspagina vraagt hem dan zijn nummer, met eronder wat er in Optios stond.

Alleen klanten die nog actief zijn, staan op de lijst. Een gearchiveerde fiche krijgt geen post.

Wat je per klant ziet

Wat de opkuis veranderde: per veld wat er stond en wat er nu staat.
Laatste bezoek, zodat je ziet of het om een vaste klant gaat.
Stand: niet verstuurd, verstuurd (met de datum), verstuurd maar de link is vervallen, bevestigd, of verbeterd — dan zette de klant er zelf iets bij recht.
Mail mogelijk: een klant zonder e-mailadres, of met een adres dat Optios op zijn zwarte lijst zette, kan geen mail krijgen. Hij blijft op de lijst met de reden erbij: die vraag je aan de balie.

Wat de klant ziet

Dezelfde mail "Kijk je gegevens bij … even na" die een nieuwe klant krijgt, met één verschil: bovenaan staat dat de fiche bij de overstap opgekuist is, en onder elk gewijzigd gegeven staat Stond eerst met de oude waarde.

De knop brengt hem naar een pagina met zijn gegevens. Hij bevestigt met één klik, of zet eerst recht wat niet klopt. Zijn e-mailadres kan hij daar niet wijzigen: dat is het adres waarop de mail aankwam. De link blijft veertien dagen geldig.

Eerst een proefmail

Duw bovenaan op Proefmail naar mij en kies een klant als voorbeeld. Je krijgt de mail die die klant zou krijgen, op je eigen adres, met zijn gegevens erin. De klant krijgt niets, en de knop in een proefmail werkt niet.

Zolang er geen proefmail vertrokken is, kan je niet in groep versturen.

Versturen

Per klant: de knop Stuur ter bevestiging op zijn regel.
In groep: vink klanten aan en kies Stuur ter bevestiging bij de aangevinkte rijen.

Het bevestigingsvenster zegt hoeveel mails er vertrekken en vanaf welk adres: de mailserver van je salon als je die bij Koppelingen ingesteld hebt, anders de standaardmailserver van HairConnect. Klanten zonder adres, op de zwarte lijst of die al bevestigden, worden overgeslagen en daarna bij naam gemeld.

Kreeg een klant de laatste veertien dagen al zo'n mail, dan vraagt een tweede een extra vinkje — per stuk, of in groep met een aparte schakelaar. Zo krijgt niemand per ongeluk twee keer dezelfde mail.

Is er nog geen mailserver ingesteld, of staat de mail "kijk je gegevens na" uit bij Instellingen → Online boeken, dan zegt het scherm dat en vertrekt er niets.

Afronden

Klaar? Duw op Stap afgerond. De stap verdwijnt uit het menu; er wordt niets verstuurd en niets gewist. Met Heropenen komt ze terug.

Wat er nooit gebeurt

Er vertrekt nooit een mail vanzelf: niet bij het openen van het scherm, niet 's nachts, niet omdat de lijst klaarstond. Elke mail begint bij een klik van jou.
De opkuis wijzigt geen e-mailadressen.
Een klant zonder e-mailadres of op de zwarte lijst krijgt niets, ook niet in groep.
Er wordt geen tweede soort mail verstuurd: het is de gewone nazichtmail, met dezelfde pagina.