Een afspraak inplannen

Bijgewerkt op 2026-09-15

In het kort

1. Tik op een lege plek in de kolom van de medewerker, op het uur dat je wil.
2. Zoek de klant, of typ gewoon een naam.
3. Tik de diensten aan die de klant komt halen.
4. Kies de herkomst en typ eventueel een notitie.
5. Klik Inboeken.

Er is geen knop Nieuwe afspraak: je tikt op het uur waar de afspraak hoort.

Het venster Nieuwe afspraak

Bovenaan staat de naam van de medewerker en het gekozen uur.

Klant

Een zoekveld met Zoek op naam of gsm. Vanaf twee tekens verschijnen de resultaten, met naam en telefoonnummer. Kies je iemand, dan staat de naam er met een knopje wijzigen naast.

Staat de klant er niet bij, typ dan gewoon de naam: die wordt de voornaam van een nieuwe klantfiche. Typ je niets, dan krijgt de fiche de voornaam Eenmalige.

Een klantfiche aanmaken kan hier dus in één beweging. Alles wat je later wil weten — gsm, e-mail, taal, kleurformules — vul je aan onder Klanten.

Menu of losse diensten

Heeft je salon menu's, dan staan er boven de dienstenlijst twee knoppen: Menu en Losse diensten.

Kies je Menu, dan krijg je de pakketten per categorie, elk met zijn prijs. Eén tik volstaat: de diensten die in het pakket zitten worden allemaal ingepland, elk met hun eigen duur en inwerktijd, en de afspraak krijgt de pakketprijs — niet de som van de losse tarieven. Dat is precies waarvoor een menu bestaat: bij coupe en kleuring wordt er maar één keer gewassen, dus dat pakket kost minder dan een kleuring plus een coupe apart.

Onderaan het venster staat dan ± 1 u 30 · € 160,00 (pakketprijs).

Een menu zonder prijs of zonder diensten staat er grijs bij, met de reden ernaast: Geen prijs ingevuld of Geen diensten gekoppeld. Je kan het niet aantikken. Er wordt bewust geen prijs berekend uit de losse diensten: die zou te hóóg zijn. Vul de prijs aan onder Salon → Menu's; komt het menu uit Optios, dan staat het ook op Migratie → Opkuisvoorstellen.

Het hele pakket komt bij de medewerker in wiens kolom je geklikt hebt. Wil je een stuk ervan door iemand anders laten doen, verplaats dat blok dan achteraf.

Diensten

Een zoekveld met Zoek een dienst — pijltjes en Enter werken ook. Daaronder:

• de kop Vaakst geboekt met zes diensten, afgeleid uit de voorbije week;
• daarna één kop per dienstcategorie, in jouw eigen volgorde;
• Overige helemaal onderaan, voor diensten zonder categorie.

Elke dienst toont een gekleurd bolletje (dezelfde kleur als in het raster), de naam en de duur — bijvoorbeeld 45′. Heeft de dienst inwerktijd, dan staat er ook +30′ bij, met de uitleg Inwerktijd: de stoel blijft bezet, de medewerker is vrij.

Meerdere diensten combineren mag. Wat je aantikt, blijft als genummerd chipje bovenaan de lijst staan, met een × om het weg te halen. Erboven verschijnt de samenvatting: 2 diensten · ± 1 u 15 · € 86,00.

Het teken ± staat er met reden: de duur kan per medewerker afwijken. Een junior doet er vaak langer over, en de lijst toont de standaardduur van de dienst.

Herkomst

Een keuzelijst met vier opties: Telefonisch (standaard), Binnengewandeld, Online en Klantenportaal.

Notitie

Eén regel, optioneel.

Wat er gebeurt bij Inboeken

HairConnect bouwt zelf de blokken op, in deze volgorde:

1. per dienst een actief blok, in de duur die voor déze medewerker geldt;
2. daarachter een inwerkblok, als de dienst wachttijd heeft;
3. de volgende dienst begint na het inwerkblok van de vorige.

De prijs wordt op het moment van boeken vastgezet. Verhoog je morgen je tarieven, dan blijft deze afspraak op de prijs staan die vandaag gold.

Je krijgt een melding Afspraak ingeboekt. Lukt het niet, dan lees je Inboeken is niet gelukt. met de reden eronder.

Als de medewerker al bezet is

Ligt de nieuwe afspraak over een andere heen bij dezelfde medewerker, dan wordt er niets geboekt. In de plaats verschijnt boven de knoppen een rode regel die zegt waarover het gaat, met de naam van de klant en zijn uur: Deze afspraak staat over Joris Van Damme (16:45). De knop Inboeken heet dan Toch bevestigen, met overlap.

Klik je die knop, dan gaat de afspraak alsnog door. Twee klanten op hetzelfde uur bij dezelfde kapper is soms precies wat je wil — je weet dat een collega dat stuk overneemt, of de klant komt alleen iets afhalen. HairConnect houdt je niet tegen, maar vraagt het één keer, en de boeking komt in het logboek onder Afspraak bewust met overlap geboekt.

Verander je daarna nog iets — een andere dienst, een ander menu, een andere klant — dan verdwijnt de rode regel en staat er weer Inboeken. De afspraak is dan anders geworden, dus wordt de vraag opnieuw gesteld met de botsingen die er dán zijn.

Een inwerkblok telt niet mee. Terwijl de kleur van een klant intrekt, is de medewerker vrij; daar mag gewoon iemand anders in. Je krijgt dus alleen deze vraag wanneer het over échte werktijd gaat.

Als de medewerker de dienst niet doet

Plan je een dienst in bij iemand die ze niet op zijn fiche heeft staan (Team → Medewerkers, tabblad Wat ze kan), dan wordt er ook niets geboekt en zegt een regel boven de knoppen: Nova heeft niet de nodige kennis voor nl men. De knop heet dan Toch inplannen. Klik je die, dan gaat de afspraak door — jij kent je zaak — en komt ze in het logboek onder Afspraak bewust ingepland bij iemand zonder de kennis. Hetzelfde gebeurt wanneer je een afspraak naar zo'n medewerker versleept: de agenda vraagt het één keer. Ook een voorstel van Hairlien dat bij zo'n medewerker staat, stelt bij het bevestigen dezelfde vraag.

Online gebeurt dat nooit: een klant krijgt alleen medewerkers die de dienst doen, en een dienst waar niemand kennis van heeft staat niet op de boekingspagina.

Veelgestelde vragen

De knop Inboeken doet niets. Er staat Kies minstens één dienst onderaan: zonder dienst is er niets in te plannen.

Kan ik in één afspraak twee medewerkers zetten? Een afspraak kan blokken bij verschillende medewerkers hebben — je maakt dat door één blok apart te verslepen naar een andere kolom. Zie Verplaatsen en wijzigen.

Kan ik een afspraak maken vanuit de klantfiche? Nee. De afsprakenlijst op de fiche is uitdrukkelijk om te kijken, niet om te wijzigen. Plannen doe je in de agenda.