Een factuur zonder kasticket

Bijgewerkt op 2026-10-05

Niet alles gaat langs de kassa. Een bruiloft die achteraf betaald wordt, een bedrijf dat op factuur werkt, een samenwerking met een fotograaf, een opleiding die je geeft: geld dat wel omzet is, maar waar nooit een kasticket bij hoort.

Daarvoor maak je een factuur zonder bon. Ze krijgt haar nummer uit dezelfde reeks als de facturen die je aan de kassa maakt, ze staat in dezelfde lijst, en ze telt mee in je omzet en in wat je boekhouder krijgt.

Waar

Rapporten → Facturen → Nieuwe factuur.

Staat er wél een bon tegenover? Maak de factuur dan aan de kassa, op die bon — zie Een factuur maken. Twee facturen over dezelfde verkoop zijn twee documenten die allebei bij je boekhouder kunnen belanden.

Aan wie

Een klantfiche is niet verplicht. Een bedrijf dat één keer een opleiding bij je afneemt, hoort niet in je klantenbestand.

Heeft de klant een fiche? Kies ze bij Bestaande klant. De vakken eronder vullen zich met haar facturatiegegevens — of, als die er niet zijn, met haar gewone naam en adres. Je kan ze daarna nog aanpassen: wat op het blad komt, is wat er in die vakken staat.
Heeft ze er geen? Laat Bestaande klant leeg en vul de vakken zelf in.

Het btw-nummer vult de rest op

Tik je het btw-nummer in en druk je op Gegevens ophalen, dan vraagt HairConnect het na bij VIES, het register van de Europese Commissie. Je krijgt naast elkaar te zien wat VIES teruggeeft en wat er nu ingevuld staat, en pas als je op Overnemen duwt, verandert er iets.

Drie antwoorden zijn mogelijk, en ze betekenen alle drie iets anders:

Wat VIES zegt	Wat er gebeurt
Het nummer bestaat	Naam en adres komen als voorstel in beeld. Kijk ze na — een register loopt soms jaren achter.
Het nummer bestaat niet	Je krijgt een melding en er wordt niets ingevuld. Meestal is het een tikfout.
VIES antwoordt niet	Je krijgt een melding en je vult gewoon zelf in. Een dienst van de Commissie die even hikt, houdt je factuur niet tegen.

Het adres komt terug als één regel, precies zoals het register hem geeft. Dat is met opzet: de vorm verschilt per lidstaat en er valt niet betrouwbaar een postcode of gemeente uit te snijden. Wil je het opsplitsen, typ dan zelf postcode en gemeente in de vakken eronder.

Wat je niet weet, laat je leeg. Een leeg vak op een factuur is beter dan een adres dat aannemelijk klinkt en niet klopt.

Staat er in geen enkel adresvak iets, dan zie je bij Adres in het oranje Er staat geen adres op deze factuur, met de vraag om het op te halen met Gegevens ophalen of het zelf te typen. Draagt de klantfiche facturatiegegevens maar geen facturatieadres, dan wordt haar woonadres niet overgenomen: dat is vaak niet het adres van haar vennootschap. Uitgeven blijft mogelijk; het venster van Factuur uitgeven zegt het dan nog eens: Let op: er staat geen adres van de klant op deze factuur.

Wat er gefactureerd wordt

Elke regel heeft een omschrijving, een aantal, een prijs per stuk en een btw-tarief. De prijzen zijn inclusief btw, net als aan de kassa; de maatstaf van heffing per tarief rekent HairConnect uit en zet ze onderaan het blad.

Uit Uit uw lijst kies je een dienst of een product van je salon; dat vult de omschrijving, de prijs en het tarief in. Daarna is het gewone tekst die je mag aanpassen. Wat op een factuur staat, ligt vast op het moment dat je ze uitgeeft: verhoog je volgend jaar de prijs van "Bruidskapsel", dan verandert de factuur van vandaag niet mee.

De btw wordt per regel gerekend. Drie regels van € 3,33 geven samen € 9,99 met € 1,74 btw — niet € 1,73, wat je krijgt als je op het totaal rekent.

De datum

De factuurdatum bepaalt het boekjaar en dus het nummer. Standaard staat ze op vandaag.

In de toekomst kan niet. Een factuur draagt de dag waarop je ze uitgeeft.
In een periode die je al naar je boekhouder stuurde, kan ook niet. Die cijfers liggen bij hem en veranderen niet meer. Geef de factuur dan de datum van vandaag.

Uitgeven

Druk op Factuur uitgeven. Er komt eerst een venster dat zegt wat er gebeurt: aan wie, hoeveel regels, het totaal, de btw per tarief, en of ze straks als e-factuur via Peppol kan vertrekken of niet — met de reden erbij.

Pas als je bevestigt, ontstaat de factuur en valt haar nummer. Zolang je aan het typen bent, is er niets: geen document, geen nummer, geen gat in de reeks als je het scherm sluit.

Daarna staat ze in de lijst Facturen, met buiten de kassa onder haar nummer. Vanaf daar haal je de pdf op, mail je ze, of verstuur je ze als e-factuur via Peppol — precies zoals een factuur die wél uit de kassa komt.

Een uitgegeven factuur verandert niet meer en verdwijnt niet. Klopt er iets niet, maak dan een creditnota. Zie Een factuur maken.

Als ze betaald is

Anders dan een factuur uit de kassa staat deze op Uitgegeven: er is nog niet betaald. Staat het geld op je rekening, druk dan in de lijst op Op betaald zetten. Alleen de status verandert en er komt een regel in het logboek — aan de factuur zelf wijzigt niets, dat kan ook niet meer.

Je omzetcijfers veranderen daar niet door. Die volgen de factuurdatum, niet de dag waarop er betaald werd.

Waar die omzet terechtkomt

Dit is het stuk dat je boekhouder aangaat.

Waar	Wat je ziet
Rapporten → Omzet	Een kolom Facturen naast Diensten en Producten, en een regel Facturen buiten de kassa in de opsplitsing. Ze verschijnen alleen als er zulke facturen zijn.
Rapporten → Dagontvangsten	In het blok Facturen in deze periode, met bij Verkoop de vermelding Zonder bon — niet in de dagontvangsten en met de kolommen Excl. btw en Btw erbij.
Rapporten → Kassaboek	In de kolom Gefactureerd, net als een factuur op een bon. Ze telt niet mee in de lade — er kwam geen geld binnen.
Naar de boekhouder	Het dagontvangstenrapport gaat als csv mee in de mail, met dat blok erin. De factuur zelf gaat apart, in een eigen mail, naar ClearFacts — als je daar een adres voor de verkoopfacturen invulde.

De dagontvangsten zelf blijven de kassa. Het blok staat eronder en niet ertussen, want het zijn twee verschillende boeken: een kasontvangst is geld dat binnenkwam, een verkoopfactuur is een vordering. Ze bij elkaar optellen levert een getal op dat noch je kassa noch je verkoopdagboek is.

Om dezelfde reden gaat een factuur zonder bon niet mee in de dagontvangsten die naar een boekhoudpakket als ClearFacts of Yuki vertrekken: die bevatten kassa-omzet. Ze staat in het rapport dat je boekhouder krijgt, en de factuur zelf gaat in een eigen mail naar de ClearFacts-Inbox van je salon — net als een factuur uit de kassa. Staat er in de ClearFacts-koppeling geen adres voor de verkoopfacturen, dan bezorg je ze je boekhouder zelf. Zie Naar de boekhouder.

Niets telt dubbel. Een factuur die op een bon staat, gaat over omzet die al in de dagontvangsten zit en komt nergens bij. Een factuur zonder bon bestaat alleen daar.

Wie het mag

Hetzelfde recht als factureren aan de kassa: Facturen maken (kassa.factuur). Zie Een medewerker toevoegen.