Bestellen en leveringen inboeken

Bijgewerkt op 2026-09-30

Op dit scherm zet je een bestelling klaar voor je leverancier, en vink je af wat er binnenkomt. Het is één lijst: een rij begint als een bestelling met status Besteld en wordt een levering zodra de doos er is. Bovenaan staan drie tabbladen — Nog te leveren, Geleverd en Alles; het scherm opent op het eerste.

Waar vind ik het?

Voorraad → Bestellen.

Het formulier

Levering

De leverancier is bewust niet verplicht. De meeste salons boeken "levering zonder bestelling", met alleen een label als 20/08 of wella. Zou het veld verplicht zijn, dan kan je zo'n levering niet meer openen en opslaan.

Producten

Een lijst die leeg begint, met de knop Product toevoegen. Per regel:

Het zoekveld bij Product kijkt ook naar het artikelnummer en de streepjescode, niet alleen naar de naam, en toont merk, naam en inhoud — anders staan de fles van 100 en die van 250 ml als twee gelijke regels onder elkaar. Werk je met een scanner, of ligt er nog een pak met een oude streepjescode, gebruik dan Toevoegen of scannen bovenaan (zie verderop).

Een bestelling klaarzetten

Bovenaan de lijst staat één knop: Bestelling klaarzetten. Daarin kies je waarop de bestelling gebaseerd wordt. Het zijn vier wegen naar dezelfde uitkomst: één levering per leverancier, met status Besteld, de aantallen als regels en de inkoopprijs van het product erbij. Producten zonder leverancier komen samen in één bestelling zonder leverancier.

Wat er ook uit komt, het is een voorstel en geen bestelling bij de leverancier: HairConnect stelt voor, jij bevestigt. Er vertrekt op dat moment geen mail en er wordt nergens besteld. Je past de aantallen aan, gooit regels weg, zet er zelf bij, en verstuurt daarna zelf met Versturen naar leverancier (zie hieronder). De melding na het klaarzetten zegt meteen voor welke bestellingen dat niet kan omdat de leverancier geen e-mailadres heeft. Zet de status pas op Geleverd als de dozen er staan — dan gaat de voorraad erbij.

De acties van je leverancier staan meteen in die melding. Ligt er een schijf binnen handbereik — nog 1 voor de volgende schijf van 10 — dan lees je dat vóór je de bestelling opent, met de naam van de leverancier erbij. Levert er iets bij leggen onderaan de streep geld op, dan vraagt HairConnect meteen of je dat wil overnemen; je kiest er één of je kiest Nu niet. Zie Promoties van je leverancier.

Wat verkocht en verbruikt is

HairConnect telt per product op wat er in een periode verkocht en in het salon verbruikt is. De periode kies je uit een lijstje: de voorbije zeven dagen (standaard), de voorbije veertien dagen, vorige week, maandag tot en met zondag, of de voorbije dertig dagen. Vorige week is de week die af is, ook als je op vrijdag bestelt. Wil je iets anders, kies dan een periode die ik zelf kies: dan verschijnen de twee datumvelden.

Is er in die periode niets verkocht of verbruikt, dan zegt het scherm dat en maakt het niets aan. Verf gaat nooit over de toonbank en telt dus alleen mee als je ze uitscant onder Voorraad → Verbruik.

Aanvullen tot de minimumvoorraad

Elk product dat onder zijn minimumvoorraad staat, wordt aangevuld tót dat minimum. Staat er 1 in het rek en is het minimum 4, dan komt er 3 op de bestelbon.

Drie dingen om te weten:

• Een product zonder minimum telt niet mee. Dat getal staat op de productfiche (Voorraad → Producten, veld Minimumvoorraad). Staat het leeg of op nul, dan weet HairConnect niet wat het doel is — en het verzint er geen.
• Aanvullen tot is bereiken, niet overschrijden. Wie precies op zijn minimum staat, krijgt geen regel. Er bestaat in HairConnect geen maximum- of streefvoorraad; wil je er altijd meer dan het minimum in het rek hebben liggen, zet dan dát hogere getal als minimum.
• Een negatieve voorraad telt als nul. Een product op −3 met minimum 2 levert 2 stuks op en geen 5: in een rek liggen geen min drie flessen. De melding zegt bij hoeveel producten dat gebeurde en de notitie op de bestelling herhaalt het. Tel die producten na voor je verstuurt — een stand onder nul is een telfout, geen tekort.

Zelf samenstellen

Dit maakt een lege bestelling en zet je er meteen in. Je kiest er eventueel een leverancier bij; die kan je op de bestelling zelf ook nog invullen. Vullen doe je met Toevoegen of scannen, hieronder.

Van een briefje op papier

Schrijf je je bestelling met de hand op een blaadje? Dan hoef je ze niet nog eens over te typen. Kies deze weg, en je komt op het scherm Bestelling van papier.

Dat scherm staat ook rechtstreeks in de zijbalk, onder Voorraad → Briefje inscannen, meteen onder Bestellen. Je hoeft dus niet langs de knop hierboven als je al weet dat je een blaadje in je hand hebt.

Daar zijn twee ingangen:

• Foto nemen. Leg het blaadje plat, met genoeg licht, en zorg dat de hele lijst op het beeld staat. HairConnect leest wat erop staat.
• Briefje intypen. Typ je lijst over zoals ze er staat. Dit werkt altijd, ook als je geen assistent hebt.

Vanop je telefoon

Dit scherm is gemaakt voor de telefoon: briefje in de hand, foto nemen, klaar.

• De camera gaat meteen open. Je hoeft niet eerst een foto te maken en die daarna te gaan zoeken; Foto nemen opent de camera van je toestel. Op een computer verandert er niets: daar krijg je gewoon het bestandsvenster en werkt slepen-en-neerzetten zoals altijd.
• Meer dan één blaadje mag. Neem ze achter elkaar; ze komen samen op één briefje, in de volgorde waarin je ze nam. Maximaal acht per keer.
• Vind je er later nog één, dan leg je hem erbij. Op een briefje dat al op het scherm staat, verschijnt Blaadje bijvoegen. De regels die er staan blijven staan — ook de producten die je zelf aanwees — en de nieuwe komen eronder.
• Loopt het lezen vast, dan verlies je niets. Kan één van de blaadjes niet gelezen worden, dan wordt er niets aangemaakt en zegt de melding welk blaadje het was. Bij bijvoegen blijft je briefje staan precies zoals het stond. De beelden worden in alle gevallen verwijderd.
• De lijst leest verticaal. Op een smal scherm staat elke gelezen regel als een blokje onder elkaar in plaats van in een tabel die je zijwaarts moet schuiven: wat er stond, met het aantal en het product eronder, de stand ernaast, en de twee knoppen groot genoeg om met een vinger te raken.

Schrijf zoals je gewend bent. HairConnect verstaat de manier waarop een kapper zijn lijst zet:

Verf 5/09
Illum : 5/    6
        6/    6
        7/43  3

CT :    9/86  9

Een kop met een dubbele punt geldt voor alle regels eronder, tot de volgende kop — je hoeft het merk dus niet bij elke tint te herhalen. Het aantal staat achteraan de regel, met een spatie ervoor. De eerste regel zonder aantal is de titel van je briefje; de datum die je erbij schrijft, wordt dus niet als bestelling gelezen. Tinten met schuine strepen mogen precies zo blijven staan: 5/, 7/43, 010/36, /97. De afkortingen KP, CT, SF, BP, CF en SP boven een blok leest HairConnect als Koleston Perfect, Color Touch, Shinefinity, Blondor, Colour Fresh en System Professional — CT 7/0 wordt dus Color Touch, ook als je Koleston Perfect 7/0 óók voert.

Daarna zie je elke gelezen regel op het scherm, met wat er stond en het product waaraan ze hangt:

Het aantal pas je aan met de knoppen + en − naast de regel. Eén tik, geen venster. Wil je van zes naar één, dan verdwijnt de minknop daar: nul bestellen bestaat niet, dat is de regel weggooien.

Een regel weggooien doe je met het vuilbakje ernaast. Eén tik, geen venster: dit gooit geen gegevens van je salon weg maar één gelezen regel, en wat er op je blaadje stond blijft boven de tabel staan. Je leest onderaan wél welke regel weg is.

Staan er veel regels die nergens op slaan — dat gebeurt wanneer het handschrift moeilijk leest — dan wist Onleesbare regels wissen bovenaan ze in één keer. Alleen de regels waar geen énkel product bij gevonden is gaan mee; regels met een product en regels waar je nog uit moet kiezen blijven staan. Die knop staat er alleen wanneer er zulke regels zijn.

Lazen we een tint verkeerd, zet ze dan recht met Regel bijwerken: er wordt daarna opnieuw naar het product gezocht. Pas als je op Bestelling klaarzetten drukt, ontstaan de bestellingen — en alleen met de regels die Klaar staan. De andere blijven staan; ze verdwijnen niet en ze worden niet geraden.

Wat er met je foto gebeurt. Ze komt op onze privéschijf terecht, wordt doorgestuurd naar het taalmodel dat je bij Instellingen → Koppelingen ingesteld hebt, en wordt bij ons meteen daarna verwijderd — ook als het lezen misloopt. Wat bewaard blijft, is de tekst die je op het scherm ziet.

Heb je de assistent niet aanstaan, of draait hij op je eigen server met Ollama, dan zijn Foto nemen en Blaadje bijvoegen er niet: dat model kan geen beelden lezen. Er vertrekt dan ook niets. Briefje intypen werkt gewoon, en alles wat daarna komt is precies hetzelfde.

Welke weg neem ik?

Producten toevoegen of scannen

Op elke bestelling staat bovenaan Toevoegen of scannen. Scan de streepjescode of typ een stuk van de naam, geef het aantal, en het product staat erop. Stond het er al op, dan gaat het aantal omhoog in plaats van dat er een tweede regel bijkomt.

Er wordt niet geraden. Levert je zoekterm meer dan één product op, dan noemt HairConnect de namen en blijft het venster openstaan zodat je preciezer kan typen; levert ze niets op, dan zegt het scherm dat met de code erbij. Álle streepjescodes van een product tellen mee, ook de oude — juist het pak met de vorige code is degene die anders niets vindt.

Aantallen die je al had aangepast maar nog niet opgeslagen, worden mee bewaard voor het nieuwe product erbij komt. Je verliest dus niets, en je hoeft niet na elke regel op Opslaan te klikken.

Versturen naar de leverancier

Mailen is de standaardweg. Een salon dat niets instelde, verstuurt zijn bestellingen zo — bij elke leverancier, ook bij eentje zonder koppeling. Welke weg de jouwe is, kies je bij Instellingen → Koppelingen; zie Hoe je bestelling vertrekt.

Op elke rij met status Besteld — en bovenaan de bewerkpagina van zo'n levering — staat Versturen naar leverancier, op voorwaarde dat er een leverancier aan hangt. Heeft die fiche nog geen e-mailadres (Instellingen → Leveranciers), dan verdwijnt de knop niet: ze opent een venster dat zegt wat er scheelt en waar je het adres invult. De kolom Verstuurd toont dan Geen e-mailadres bij de leverancier.

Er vertrekt nooit een bestelling zonder dat jij in het bevestigingsvenster op Versturen klikt. Dat venster toont vooraf exact wat er vertrekt: het adres, de regels met hun aantallen, en een vak Opmerking voor de leverancier waarin je iets kan meegeven (graag leveren vóór donderdag). Sla wijzigingen aan de aantallen eerst op: wat in het venster staat, is wat de leverancier krijgt.

Daaronder staat Zo komt hij bij de leverancier toe: de mail zelf, precies zoals ze in zijn postvak belandt. Niet nagemaakt — het is dezelfde mail, alleen nog niet verstuurd. Zo zie je de aanhef, je klantnummer, de regels en je voettekst vóór je op Versturen klikt, in plaats van erna.

De mail gaat in de huisstijl van het salon en met het salon als afzender; een antwoord van de leverancier komt bij het salon terecht, op het adres dat bij Instellingen → Het salon staat. Ze bevat de naam van het salon, het klantnummer bij de leverancier (als dat op de leveranciersfiche staat), de referentie, per regel het product met zijn artikelnummer en het aantal, en je opmerking. Onderaan staan de gegevens van het salon zoals je ze bij Instellingen → Het salon invulde: naam, straat, postcode en gemeente, telefoon en e-mail. Prijzen staan er niet in.

Een regel zonder artikelnummer gaat gewoon mee, met zijn naam: een mail wordt door een mens gelezen. Draagt een deel van je regels wél een nummer en een deel niet, dan noemt het venster die laatste bij naam onder Gaat mee zonder artikelnummer. In de Wella-winkelmand vallen zulke regels wél weg — dat is het verschil tussen de twee wegen, en daarom zegt elk venster het apart.

Waarlangs de mail vertrekt. Stelde je bij Instellingen → Koppelingen een eigen mailserver in, dan gaat ze daarlangs. Voor de leverancier verandert dat niets aan wat hij leest: de mail blijft in de huisstijl van je salon, met je salon als afzender.

Kan er geen mail vertrekken, dan vertrekt er niets — en dan staat er ook nergens dat de bestelling verstuurd is. Is er nog geen mailserver ingesteld, dan zegt het venster dat vóór je klikt: je leest Er is nog geen mailserver ingesteld met de weg erbij (Instellingen → Koppelingen → Mailserver), en er is geen knop Versturen. De bestelling blijft staan zoals ze is, de kolom Verstuurd blijft leeg en er komt geen regel in het logboek. Het voorbeeld Zo komt hij bij de leverancier toe blijft wél werken: je kan de mail dus bekijken terwijl je de server nog aan het instellen bent.

Na het versturen vult de kolom Verstuurd zich met datum, uur en adres, en komt er een regel in het logboek (Bestelling verstuurd). Nog eens versturen kan — bijvoorbeeld na een correctie — maar het venster waarschuwt dan Al verstuurd op … naar …, en de leverancier krijgt een tweede mail.

Bestellen bij Wella

Staat de koppeling Wella aan (Instellingen → Koppelingen), dan koppel je met Koppelen met de Wella-catalogus bovenaan Voorraad → Producten je fiches aan de artikelnummers van de webshop. HairConnect zoekt op de streepjescode en koppelt alleen wanneer een tweede kenmerk — het merk of de inhoud — de treffer bevestigt; wat niet ondubbelzinnig is, blijft ongekoppeld en staat met de reden erbij in de kolom Wella (filter Nog niet gekoppeld aan Wella). Een artikelnummer dat er eenmaal staat, blijft staan, ook als de streepjescode later wijzigt; je kan het op de productfiche zelf invullen of leegmaken.

Bij Instellingen → Koppelingen duid je aan welke leveranciersfiches Wella zijn. Dat mogen er meer dan één zijn: gebruik je per merk een aparte fiche omdat je er een aparte bestelling voor stuurt, duid ze dan allemaal aan. Elke fiche houdt zijn eigen bestelling — HairConnect voegt niets samen. Het koppelen aan de catalogus loopt wél over alle aangeduide fiches tegelijk, dus je haalt de artikelnummers in één ronde op. Een fiche die je niet aanduidt, blijft er helemaal buiten: geen artikelnummers, geen mand, geen csv. Op datzelfde scherm staat ook het adres van je Wella-webshop — voor België https://be.wella.professionalstore.com. Dat is het adres waar de knop hieronder een tabblad opent; laat het staan tenzij je in een ander land bestelt.

Op een openstaande bestelling bij zo'n fiche bestaan er dan drie wegen naar Wella: de mail, de winkelmand en de csv. De weg die je bij Instellingen → Koppelingen koos, staat vooraan als hoofdknop; de andere twee staan ernaast of onder Andere manieren, het knopje met de drie puntjes op diezelfde rij. Ze verdwijnen nooit — hapert de ene, dan neem je de andere. Bij een leverancier die geen Wella is, is er maar één weg en blijft de mail vooraan staan.

Zet in mijn Wella-mand toont wat er in je mand komt en zet er één knop onder: Open mijn Wella-mand. Er gaat een tabblad open op je Wella-webshop, en daar vult je winkelmand zichzelf. Rechtsonder in dat tabblad zie je een venstertje van HairConnect meelopen: hoeveel regels er al in liggen, en per regel wat er misging als er iets misging — te weinig voorraad, bijvoorbeeld. Bestellen doe je zelf, bij Wella. HairConnect legt de artikelen in je mand en stopt daar; je Wella-wachtwoord komt er nergens aan te pas en je Wella-sessie blijft in je eigen browser.

Ben je in dat tabblad nog niet aangemeld bij Wella, dan zegt het venstertje dat meteen: Je bent niet aangemeld bij de Wella-webshop. Er wordt dan niets in je mand gelegd — de uitbreiding klopt niet aan bij Wella zonder te weten namens wie. Meld je op die webshop aan en klik daarna in het venstertje op Ik ben aangemeld — vul mijn mand. Er gaat niets verloren: je bestelling blijft in HairConnect klaarstaan.

Csv voor Wella order upload downloadt dezelfde bestelling als bestand met twee kolommen, artikelnummer en aantal, voor Mijn account → Order upload in de webshop. Dat is het vangnet: het werkt altijd, want het staat in het scherm van Wella zelf ingebouwd. Allebei de knoppen laten een regel na in het logboek. Vul je op de leveranciersfiche een adres in bij Kopie naar, dan krijgt bijvoorbeeld je vertegenwoordiger dezelfde bestelmail in kopie, met de artikelnummers erbij.

De uitbreiding voor Chrome, één keer installeren

Het vullen van je winkelmand gebeurt in je eigen browser, en daar heeft HairConnect een klein hulpje voor nodig: een uitbreiding voor Chrome. Zolang die nog niet in de Chrome Web Store staat, installeer je ze met de hand. Dat is één keer; daarna is bestellen bij Wella één klik. Zie je in het venster Zet in mijn Wella-mand geen knop maar deze uitleg, dan staat ze er nog niet.

1. Klik in dat venster op Download de uitbreiding en pak het zipbestand uit. Je krijgt een mapje hairconnect-wella. Zet het ergens waar het mag blijven staan — bijvoorbeeld in je map Documenten. Verplaats of verwijder het daarna niet: Chrome leest de uitbreiding elke keer opnieuw uit dat mapje.
2. Typ chrome://extensions in je adresbalk en druk op Enter.
3. Zet rechtsboven Ontwikkelaarsmodus aan, klik linksboven op Uitgepakte extensie laden en kies dat mapje.

Herlaad daarna HairConnect en klik opnieuw op Zet in mijn Wella-mand; de knop staat er nu.

Chrome vraagt die ontwikkelaarsmodus omdat de uitbreiding niet uit zijn winkel komt. Ze mag maar op twee plaatsen meekijken — hairconnect.be en je Wella-webshop — en ze doet daar niets zolang jij niet op de knop drukt. Ze bestelt nooit iets. Krijg je later een bericht van Chrome dat uitbreidingen in ontwikkelaarsmodus uitgezet zijn, zet ze dan gewoon opnieuw aan op chrome://extensions; er gaat niets verloren.

Werkt de uitbreiding even niet, dan blijft de csv-weg gewoon bestaan: download het bestand en laad het op bij Mijn account → Order upload in de webshop.

Met de assistent

Staat de assistent aan, dan kan dit ook met een zin, op welk scherm je ook staat.

Bestellen. Bestel 6 flessen Olaplex nr. 3 of zet 2 dozen folie op de bestelling bij Coiffure Pro. Het voorstel toont bij welke bestelling het product komt: de open bestelling bij die leverancier als er een is die nog niet verstuurd is (staat het product er al op, dan gaat het aantal omhoog), anders een nieuwe met status Besteld. Er vertrekt geen mail; het voorstel zegt dat je daarna zelf Versturen naar leverancier kiest. Heeft het product geen leverancier op zijn fiche, dan vraagt de assistent bij wie.

Het hele bestelvoorstel. Zet de bestelling Wella klaar op basis van wat vorige week verbruikt is of bestel wat we deze maand verbruikt hebben doet met een zin wat Bestelling klaarzetten hierboven doet met de eerste weg, met dezelfde optelsom: alles wat er in die periode verkocht en verbruikt is, per leverancier. Noem je er een leverancier bij, dan blijft het bij die ene bestelling. Het voorstel toont de periode voluit, hoeveel stuks over hoeveel producten, en de eerste twaalf namen; na het bevestigen sta je op deze lijst om de aantallen na te kijken. Zeg je geen periode, dan vraagt de assistent ernaar — ze kiest er nooit zelf een.

Inboeken. De bestelling van Coiffure Pro is toegekomen of de bestelling met referentie 4472 is binnen zet die bestelling op Geleverd; het voorstel toont per product de voorraad van oud naar nieuw. Staan er bij die leverancier meerdere bestellingen open, dan vraagt de assistent welke. We hebben 5 flessen Olaplex nr. 3 ontvangen boekt een levering zonder bestelling in, meteen als geleverd; staat dat product ook op een open bestelling, dan zegt het voorstel dat erbij en blijft die bestelling op Besteld staan.

De voorraad gaat pas het rek in bij Bevestigen, langs dezelfde weg als wanneer je de status op het formulier wisselt. Verkoopt de kassa intussen een fles, of boekt een collega dezelfde bestelling intussen in, dan vervalt het voorstel in plaats van dubbel te tellen.

De lijst

Nieuwste bestellingen bovenaan.

Filters: Leverancier en Status.

Is er nog niets: Nog geen leveringen — Boek een levering in om de voorraad en de inkoopprijzen te laten kloppen.

Historische leveringen uit Optios

De leveringen die met de import meekwamen, zijn boekhouding en geen voorraadbron. De huidige voorraadstand kwam apart mee met de productexport en is de stand van vandaag; zouden acht jaar oude leveringen daar nog eens bij opgeteld worden, dan zou je voorraad verdubbelen.

Veel van die geïmporteerde leveringen hebben in Optios geen leverancier: het salon boekte ze als "levering zonder bestelling" met enkel een label als 16/09.

Een levering van Wella Company staat hier per lijn

Wella Company levert meer dan één lijn — bij het eerste salon Wella (kleur, verzorging, System) en Sebastian — via dezelfde vertegenwoordiger, en in Optios kwam dat onder één levering. Je bestelt ze wél apart, en HairConnect heeft er een leveranciersfiche per lijn voor. Daarom staat zo'n levering hier als twee leveringen: de regels van elk product bij de leverancier van zijn merk (het veld Leverancier op het merk, zie Merken).

• De levering uit Optios houdt de leverancier die ze had, en draagt ze er geen, dan die met de meeste regels. De regels van de andere lijn staan op een afgesplitste levering met dezelfde referentie, status en data. In de lijst staat onder de referentie afgesplitst.
• Er gaat geen regel verloren en er verandert geen bedrag of aantal: een regel verhuist alleen van levering. Samen tellen de twee exact op tot wat Optios toont.
• Een regel van een merk zonder leverancier — of van een merk dat niet bij Wella hoort — blijft waar hij stond.
• Het gebeurt alleen tussen de leveranciersfiches die je bij de Wella-koppeling aanwees, en alleen bij leveringen die uit Optios komen. Een bestelling die je hier zelf klaarzet, ontstaat al per leverancier.
• Een nieuwe Optios-ronde herkent de levering en verdeelt opnieuw; ze wordt geen tweede keer ingelezen en er komt geen opkuisvoorstel. Wijzig je zelf een regel of de levering uit Optios, dan wint je wijziging, zoals bij elke andere levering. Referentie, status en data van de afgesplitste levering volgen altijd die van de levering uit Optios: zet je die op Geleverd, dan volgt de helft.
• Een afgesplitste levering is boekhouding, zoals de levering uit Optios zelf: ze boekt geen voorraad bij.

Zo telt elk overzicht per leverancier de Sebastian-flessen bij Sebastian, en leidt de Wella-prijslijst uit je leveringen de juiste leverancier af voor je bestelvoorstel.

Veelgestelde vragen

Waarom staat er zoveel "Geen leverancier" in mijn lijst? Omdat het salon meestal zonder bestelling boekt, en omdat de meeste geïmporteerde leveringen er geen droegen. Zoeken kan daarom ook op de referentie.

Kan ik een levering gedeeltelijk ontvangen? Er is één status per levering. Splits het in twee leveringen als je het apart wil bijhouden.