Gebruikers en rollen

Bijgewerkt op 2026-10-02

Een medewerker krijgt een kolom in de agenda. Een gebruiker kan inloggen. Dat zijn twee dingen, en je koppelt ze aan elkaar.

Waar vind ik het?

Instellingen → Gebruikers.

Het formulier

Wie

Zonder die koppeling heeft een gebruiker geen kolom in de agenda en kan er niets op zijn naam afgerekend worden. Ook een prikbeurt corrigeren lukt dan niet.

Cabines en stoelen staan niet in die keuzelijst.

Wachtwoord

Laat leeg om het huidige wachtwoord te behouden.

Minstens acht tekens, met een oogje om het te tonen. Verplicht bij het aanmaken, optioneel bij het wijzigen — anders zou je bij elke naamswijziging een wachtwoord moeten typen.

De rollen

Met welke rol je in dit salon werkt, staat linksboven onder de naam van het salon: Ingelogd als Thierry · Zaakvoerder — bij een werklogin Werklogin met de naam van de fiche, en op een smal scherm of met de zijbalk ingeklapt alleen de rol; in de kassa van de app op de iPad en de telefoon staat dezelfde zin naast de naam van het salon.

Bewust grof: een salon van vier heeft geen rechtenmatrix nodig. Wat iemand daarbovenop mag — kassa beheren, prikbeurten corrigeren, werkschema's, rapporten — staat per medewerker op de fiche onder Team → Medewerkers, blok Rechten; zie Een medewerker toevoegen. De rol is daar de bovengrens en de standaard, en die standaard is voor een medewerker niets — ook afrekenen niet. Alles wat een medewerker mag, vink je per persoon aan. Wie op 5 september 2026 al op een fiche stond, houdt precies wat hij toen had; die vinkjes staan nu uitgeschreven op de fiche.

Eén uitzondering op die standaard: Afspraken wijzigen — een afspraak die nog moet komen verplaatsen, wijzigen of verwijderen — staat voor iedereen aan, ook voor een medewerker, en is per persoon uit te zetten. Een afspraak in het verleden wijzigen of verwijderen kunnen alleen de zaakvoerder en een manager.

Wat er effectief afgeschermd is:

• Instellingen → Koppelingen en Instellingen → Logboek zijn uitsluitend voor de rol Zaakvoerder. Daar staan sleutels waarmee betalingen gestart kunnen worden, en er staat wie wat met welk geld deed.
• Alle andere instellingenschermen vragen het recht Instellingen van het salon. De zaakvoerder heeft dat altijd; een manager alleen wanneer de zaakvoerder het op zijn medewerkerfiche aanvinkt — standaard staat het uit, want een salonmanager hoort geen btw-nummer of afzenderadres te kunnen wijzigen. Een medewerker kan het niet krijgen.

De instellingenschermen nemen het salon altijd uit de ingelogde gebruiker, nooit uit de URL. Er is geen adres waarmee je de instellingen van een ander salon opent.

Twee accounts voor één persoon

Dezelfde medewerker mag meer dan één account hebben. Dat is bedoeld voor het toestel dat aan de toog blijft liggen: de iPad staat de hele dag open en het hele team bedient hem, dus daar hoort geen account op te staan dat de rapporten, de lonen en de instellingen kan openen.

De zaakvoerder houdt daarom zijn eigen account op zijn telefoon en zet op de iPad een tweede account: een werklogin.

Beide accounts wijzen naar dezelfde medewerker, dus dezelfde agendakolom en dezelfde kassalijnen — het blijft één kapper.

Zo maak je er een: open de fiche onder Team → Medewerkers, blok Accounts, en klik op Werklogin toevoegen. Je komt op het gewone formulier voor een gebruiker, met de medewerker, de rol Medewerker en de schakelaar Werklogin al ingevuld. Het e-mailadres en het wachtwoord vul je zelf in — het pakket verzint er geen.

Die knop staat er pas wanneer de medewerker al een gewoon account heeft, en verdwijnt zodra er een werklogin is: één per fiche. In het blok Accounts staat per regel de soort — Beheeraccount (volgt het blok Rechten op deze fiche) of Werklogin (volgt van het blok Rechten alleen de kassa en Afspraken wijzigen, en nooit een bon verwijderen).

Wat een werklogin kan: wat zijn rol standaard kan, plus de kassavinkjes van de fiche — en geen streep meer. Voor de rol Medewerker betekent dat: precies de kassaschakelaars die op de fiche aangevinkt staan. Nooit een bon verwijderen, geen prikbeurten corrigeren, geen werkschema's openen, geen rapporten bekijken en niets instellen, ook niet wanneer dat op de fiche wél aan staat.

Daarbij komt Afspraken wijzigen, zoals het op de fiche staat: aan, tenzij de zaakvoerder het daar uitzette.

Wat je op de medewerkerfiche buiten de kassa aanvinkt, geldt níet voor de werklogin. Prikklok, werkschema's, rapporten en instellingen horen bij het beheeraccount. Dat is precies waarvoor een werklogin bedoeld is: het toestel aan de toog kan de toog bedienen en niets anders, ook wanneer de eigenaar van de fiche alles mag.

In de lijst met gebruikers staat werklogin onder de agendakolom, zodat twee regels met dezelfde naam niet als een dubbel lezen. Een account met de rol Zaakvoerder kan geen werklogin zijn: die rol mag per definitie alles.

De lijst

Portret, Naam (met het e-mailadres eronder), Rol als badge, Agendakolom en Laatst ingelogd (of nooit).

Filter op Rol.

Is er nog niets: Nog geen gebruikers — Maak een account aan voor iedereen die met het pakket werkt.

Wat je niet kan

• Je eigen account verwijderen. De knop is verborgen bij je eigen regel: jezelf buitensluiten mag niet per ongeluk.
• Een account aan een salon hangen waar je zélf geen zaakvoerder bent. Een nieuwe gebruiker hoort automatisch bij het salon waar je op dat moment staat.

Werken in twee salons

Heb je meer dan één zaak, dan heb je daar één login voor. Bovenaan, naast de naam van het salon, staat een keuzelijst met de salons waar je account aan hangt; kies er een en druk op Wissel. De hele backoffice — agenda, kassa, klanten, rapporten — toont vanaf dan dat salon.

Twee dingen om te weten:

• Je rol kan per salon verschillen. In je eigen zaak ben je zaakvoerder, bij een vennoot misschien medewerker. Wat je mag, volgt het salon waar je op dat moment staat en niet de zwaarste rol die je ergens hebt.
• Klantenfiches worden niet gedeeld. Elk salon houdt zijn eigen klanten, bonnen en cijfers. Dat is geen tekortkoming maar de wet: twee salons zijn twee verwerkingsverantwoordelijken.

Een tweede salon geef je aan een account onder Werkt ook in op het gebruikersformulier. Daar staan alleen salons waar je zelf zaakvoerder bent, en wie er nieuw bijkomt, begint er als medewerker; de rol zet je daarna in dat salon zelf.

Op de iPad en de telefoon staat die keuzelijst niet: daar hangt het salon aan het toestel-token, en wisselen doe je door opnieuw aan te melden. Dat is met opzet de omslachtige kant — een bon in het verkeerde salon is een fiscaal document dat je niet meer verplaatst.

Wat er in het logboek komt

Het aanmaken, wijzigen en verwijderen van een account, met de naam, het e-mailadres, de rol en de gekoppelde medewerker.

Ook elke wissel van salon, in het logboek van het salon waar je binnenkwam: "Kris kwam vanuit Kapsalon Meander in Diargo werken, als medewerker."

Een wachtwoordwissel niet. Dat is de bewuste prijs voor de zekerheid dat er nooit een wachtwoordafdruk in een tabel belandt die zeven jaar bewaard blijft.

Veelgestelde vragen

Iemand krijgt "onjuiste inloggegevens" terwijl het wachtwoord klopt. Dan hangt dat account waarschijnlijk niet aan een salon. Kijk de fiche na, of maak het account opnieuw aan vanuit een gebruiker die wél bij het salon hoort.