Een klantfiche aanmaken
Bijgewerkt op 2026-08-22
Waar vind ik het?
In het menu onder Klanten → Klanten. Rechtsboven staat de knop om een nieuwe klant toe te voegen.
Je kan een klant ook in één beweging maken vanuit de agenda: typ in het venster Nieuwe afspraak gewoon een naam in het klantveld. Die naam wordt de voornaam van een nieuwe fiche; de rest vul je later hier aan.
Het formulier
Geen enkel veld is verplicht. Je kan dus een fiche bewaren met alleen een voornaam. Een fiche zonder naam heet in de lijst Naamloze klant.
Wie
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Voornaam | |
| Achternaam | |
| Geslacht | Vrouw of Man |
| Geboortedatum |
Contact
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Gsm | In internationaal formaat: +324… |
| Vast nummer | |
| het adres waarop bevestigingen en herinneringen aankomen | |
| Taal | Nederlands, Frans of Engels; standaard Nederlands |
De taal bepaalt in welke taal de klant zijn mails krijgt, en in welke taal het klantenportaal opent.
Adres
Drie velden — Straat en nummer, Postcode, Gemeente — in een sectie die standaard ingeklapt staat.
Afspraken maken
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Vaste medewerker | wordt voorgesteld bij het online boeken |
| Topklant | een markering voor jezelf |
| Voorschot verplicht | Voor klanten die eerder niet kwamen opdagen. |
| Geblokkeerd voor online boeken | deze klant kan niet meer zelf boeken |
| Mag e-mail ontvangen | standaard aan; uit betekent geen bevestiging en geen herinnering |
| Mag sms ontvangen | standaard uit |
Let op: HairConnect verstuurt géén sms. Het vinkje bewaart de toestemming van de klant, meer niet.
Ook het vinkje Voorschot verplicht wordt vandaag nergens afgedwongen in de online boeking. Het is een notitie voor jezelf.
Zet je Geblokkeerd voor online boeken aan, dan leest die klant op de boekingspagina: Online boeken lukt niet voor dit adres. Neem contact op met het salon.
De lijst
Standaard gesorteerd op achternaam — zo zoek je aan de balie.
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Klant | achternaam eerst, met het e-mailadres eronder |
| Gsm | met een kopieerknopje |
| Gemeente | |
| Bezoeken | het aantal afspraken |
| Vaste medewerker | |
| Top en Geblokkeerd online | standaard verborgen; aan te zetten via het kolommenmenu |
Zoeken kan op voornaam, achternaam en e-mailadres.
Filters: Geblokkeerd voor online boeken, Topklant en Zonder e-mail én gsm — die laatste is handig om je bestand op te kuisen.
Een rij aanklikken opent de fiche, niet het formulier. Negen van de tien keer wil je de kleurformule zien, niet iets wijzigen. Voor het formulier gebruik je Bewerken.
Een klant archiveren
De knop Verwijderen op de bewerkpagina archiveert de fiche: ze verdwijnt uit de lijst, maar acht jaar afsprakenhistoriek blijft staan. Op de fiche van een gearchiveerde klant lees je Deze fiche is gearchiveerd via het migratie-overzicht.
Wil je écht wissen, dan gebruik je Definitief verwijderen. Herstellen haalt een gearchiveerde fiche terug.
Wat er in het logboek komt
Het wijzigen en verwijderen van een fiche wordt vastgelegd, met welke velden veranderden. Het aanmaken niet — dat gebeurt bij elke nieuwe klant en zegt niets.
Kleurformules komen niet in het logboek. Dat zijn de gevoeligste gegevens in het pakket, en ze naar een tweede tabel kopiëren zou ze een andere bewaartermijn geven — precies wat je niet wil wanneer een klant vraagt om gewist te worden.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere klanten tegelijk bewerken of verwijderen? Nee. Er zijn geen bulkacties op de klantenlijst.
Waarom staat er een klant met een vreemde naam als "levering droogkast" in mijn bestand? Die komt uit Optios, waar zulke dingen als klantfiche genoteerd werden. Kijk bij Migratie → Opkuisvoorstellen: HairConnect stelt daar voor om ze te archiveren, met behoud van de agendablokken die eraan hangen.