Een klantfiche aanmaken

Bijgewerkt op 2026-10-05

Waar vind ik het?

In het menu onder Klanten → Klanten. Rechtsboven staat de knop om een nieuwe klant toe te voegen.

Je kan een klant ook in één beweging maken vanuit de agenda: typ in het venster Nieuwe afspraak gewoon een naam in het klantveld. Die naam wordt de voornaam van een nieuwe fiche; de rest vul je later hier aan.

Het formulier

Geen enkel veld is verplicht. Je kan dus een fiche bewaren met alleen een voornaam. Een fiche zonder naam heet in de lijst Naamloze klant.

Wie

Contact

De taal bepaalt in welke taal de klant zijn mails krijgt, en in welke taal het klantenportaal opent.

De klant kijkt zijn fiche zelf na

Bewaar je een nieuwe klant mét e-mailadres, dan krijgt die klant meteen een mail Kijk je gegevens bij [jouw salon] even na, met daarin wat je invulde: naam, e-mail, nummers, adres, geboortedatum. Eén knop brengt hem naar een pagina waar hij dat nog eens ziet, rechtzet wat niet klopt (naam, gsm, vast nummer, adres, verjaardag — zijn e-mailadres niet, want dat is het adres waarop de mail aankwam). Verplicht op die pagina zijn naam, gsm en de verjaardag als dag en maand; het jaar en het adres mag hij leeg laten en bevestigt met Ja, dit klopt. Wat hij veranderde, staat op de fiche en in het logboek; op de fiche lees je Door de klant bevestigd met datum en uur.

Die klik doet twee dingen tegelijk: de fiche staat als door de klant bevestigd, én zijn e-mailadres geldt als bewezen. Boekt hij daarna voor het eerst online, dan hoeft hij zijn adres niet meer te bevestigen — zijn afspraak staat meteen in de agenda. De link blijft twee weken geldig. Zonder e-mailadres vertrekt er niets, en het geldt niet voor klanten die uit Optios komen of die zichzelf online aanmaken (die bewijzen hun adres al bij het boeken).

Dit staat aan; uitzetten kan onder Instellingen → Online boeken, bij Nieuwe klantfiche laten nakijken.

Dezelfde mail gaat ook naar klanten over wie echt twijfel bestaat: de naam in het e-mailadres wijkt af van de fiche, maar de fiche bleef staan omdat haar schrijfwijze bij vijf of meer andere klanten voorkomt en die van het adres bij niemand (zie Migratie → Opkuisvoorstellen, zekerheid Middel). Staat de naam gewoon anders in het adres dan op de fiche, dan is dat geen vraag: de klant schreef zijn adres zelf en de fiche neemt die schrijfwijze over. De klant ziet dan de naam zoals ze nu staat én wat er eerst stond, en kiest zelf.

Adres

Drie velden — Straat en nummer, Postcode, Gemeente — in een sectie die standaard ingeklapt staat.

Facturatiegegevens

Voor klanten die op naam van hun zaak betalen. Het blok staat ingeklapt zolang er niets in staat, en gaat vanzelf open bij een klant die al een btw-nummer of een facturatienaam heeft.

Deze velden staan los van het adres hierboven. Dat blijft het adres waar de klant woont; het adres van haar vennootschap is iets anders.

De vorm van het btw-nummer wordt nagekeken op het scherm zelf, zonder internet. Klopt hij niet, dan lees je Dit is geen geldig btw-nummer en wordt de fiche niet bewaard.

Gegevens ophalen

Naast het btw-nummer staat de knop Gegevens ophalen. Die vraagt aan VIES — de dienst van de Europese Commissie die btw-nummers bevestigt — van wie dit nummer is.

Er wordt nooit stil ingevuld. Wat VIES teruggeeft, verschijnt eerst als voorstel naast wat er nu op de fiche staat, met twee knoppen: Overnemen en Laat maar. Pas als je Overnemen kiest, verandert er iets aan de fiche — en daarna bewaar je ze nog zelf.

Het adres komt als één regel binnen. VIES levert het per lidstaat in een andere vorm aan; er straat, postcode en gemeente uit snijden zou vroeg of laat een adres opleveren dat niemand ooit ingetikt heeft. Wil je het opgesplitst, typ dan zelf postcode en gemeente erbij.

Drie antwoorden zijn mogelijk:

Dat laatste is geen afkeuring: VIES ligt er geregeld uit, en een dienst die niet antwoordt zegt niets over het btw-nummer van je klant. Je vult in dat geval gewoon zelf in.

Onder het btw-nummer staat Laatst nagekeken: wanneer er voor het laatst gevraagd is en wat eruit kwam. Sommige lidstaten bevestigen wel het nummer maar geven naam noch adres vrij; dan lees je Deze lidstaat geeft geen naam of adres vrij en vul je ze zelf in.

Het btw-nummer uit Optios, en alle klanten tegelijk nakijken

Kom je uit Optios, dan staat het btw-nummer van je zakelijke klanten op de facturen die je daar maakte. Bij elke overname van de facturen zet HairConnect dat nummer op de fiche van de klant aan wie de factuur gericht was — alleen het nummer. Naam en adres zoals ze in Optios getypt stonden, gaan niet mee: die schrijfwijze is vaak niet die van de vennootschap.

Drie gevallen komen niet op de fiche, maar als voorstel onder Instellingen → Opkuisvoorstellen:

• de fiche draagt al een ander btw-nummer — dat wordt nooit overschreven;
• de factuur hangt aan geen klantfiche — HairConnect zoekt die klant niet op naam;
• het nummer op de factuur heeft de vorm van een btw-nummer niet.

Een controleronde legt daarna elke klant met een btw-nummer naast het btw-register (VIES). Verschillen de naam of het adres van wat op de fiche staat, dan komt er een opkuisvoorstel met beide versies naast elkaar en de knop Overnemen — hetzelfde als Gegevens ophalen, maar voor al je klanten tegelijk. Hoofdletters, leestekens en bus tegenover / tellen niet als verschil. Er wordt niets ingevuld zolang jij niet op Overnemen klikt. Overnemen zet de naam in Naam op de factuur en de adresregel ongesplitst in Adres; postcode en gemeente blijven wat ze waren.

Zegt VIES dat het nummer niet bestaat, dan lees je dat in een voorstel en verandert er niets aan de fiche. Antwoordt VIES niet — het knijpt af wanneer er te veel vragen tegelijk komen — dan staat er bij Laatst nagekeken Btw nog niet nagekeken en vraagt de volgende ronde het opnieuw. Daar komt geen voorstel van: een dienst die niet antwoordt, zegt niets over het nummer.

Facturen die al vertrokken zijn, veranderen niet. Ze zijn een fiscaal document. Wat je overneemt, geldt vanaf de volgende factuur. Wil je een factuur die al weg is rechtzetten, dan maak je een creditnota en een nieuwe factuur — dat beslis jij.

Staat er in dit blok alleen een btw-nummer en geen adres, dan blijft het adres op de factuur leeg — het woonadres van de klant wordt er nooit vanzelf op gezet, want dat is vaak niet het adres van haar vennootschap. Op het scherm Nieuwe factuur staat dan bij Adres in het oranje Er staat geen adres op deze factuur, met de verwijzing naar Gegevens ophalen naast het btw-nummer.

Hier dienen deze velden voor: ze komen op de factuur die je van een afgesloten bon maakt. Wat hier staat wint van het adres hierboven, en het wordt op het moment van uitgifte bevroren — wijzigt de fiche later, dan verandert er niets aan facturen die al bestaan. Zie Een factuur maken.

Het btw-nummer is ook het Peppol-adres. Een Belgisch btw-nummer is een ondernemingsnummer, en dat is het adres waarop een e-factuur over het Peppol-netwerk aankomt. Staat het hier, dan kan de factuur van deze klant als e-factuur vertrekken in plaats van als pdf per mail — zie Via Peppol. Daarom is de vormcontrole streng: een nummer met een tikfout is geen adres.

Aan de kassa zie je op de bon Factuurgegevens bekend zodra hier iets ingevuld is — zie Een bon maken.

Rekeningnummer

Ingeklapt zolang het leeg is. Alleen nodig om tegoed per overschrijving terug te betalen. Vul enkel in wat de klant zelf opgaf: het nummer wordt nagekeken op het controlecijfer, en dat vangt een tikfout, niet een verkeerd nummer. Zie De fiche lezen.

Afspraken maken

Let op: HairConnect verstuurt géén sms. Het vinkje bewaart de toestemming van de klant, meer niet.

Ook het vinkje Voorschot verplicht wordt vandaag nergens afgedwongen in de online boeking. Het is een notitie voor jezelf.

Zet je Geblokkeerd voor online boeken aan, dan leest die klant op de boekingspagina: Online boeken lukt niet voor dit adres. Neem contact op met het salon.

De lijst

Standaard alfabetisch op achternaam — zo zoek je aan de balie. Heeft een fiche geen achternaam, dan telt de voornaam mee op diezelfde plaats in het alfabet; een fiche zonder enige naam staat achteraan.

Zoeken kan op voornaam, achternaam en e-mailadres.

Filters: Geblokkeerd voor online boeken, Topklant, Zonder e-mail én gsm — handig om je bestand op te kuisen — en Gearchiveerd, om een gearchiveerde fiche terug te vinden.

Een rij aanklikken opent de fiche, niet het formulier. Negen van de tien keer wil je de kleurformule zien, niet iets wijzigen. Voor het formulier gebruik je Bewerken.

Een klant weg doen

Naast elke regel in de klantenlijst staat een vuilbakje, en dezelfde knop staat bovenaan de bewerkpagina. Alleen de zaakvoerder ziet hem — een manager of een medewerker krijgt hem niet te zien, ook niet grijs.

De knop heet Archiveren, en hij doet altijd hetzelfde: de fiche gaat naar het archief. Ze verdwijnt uit de klantenlijst en uit het zoekveld aan de kassa, maar er wordt niets gewist. Naam, gegevens, kleurformules en opmerkingen blijven staan.

Heeft de klant afspraken, kassabonnen, facturen, cadeaubonnen of tegoed, dan zegt het venster dat vóór je klikt: "deze klant heeft 34 afspraken en 12 kassabonnen". Die blijven staan en dragen de naam van de klant zoals voordien — ook in de rapporten.

Heeft de klant nog tegoed, haal de fiche dan terug vóór je dat aan de kassa wil gebruiken: in het zoekveld van de kassa vind je een gearchiveerde klant niet.

Terughalen. Zet in de klantenlijst het filter Gearchiveerd op Met gearchiveerde of Alleen gearchiveerde, en kies Herstellen naast de fiche. Dezelfde knop staat bovenaan een gearchiveerde fiche. De fiche staat daarna weer in de lijst, met alles erop.

Een fiche definitief verwijderen kan niet. Een verzoek dat een klant zelf via het klantenportaal indient, behandel je onder Verwijderverzoeken.

Wat er in het logboek komt

Het wijzigen en verwijderen van een fiche wordt vastgelegd, met welke velden veranderden — ook de facturatiegegevens: die staan straks op een fiscaal document. Het aanmaken niet — dat gebeurt bij elke nieuwe klant en zegt niets.

Kleurformules komen niet in het logboek. Dat zijn de gevoeligste gegevens in het pakket, en ze naar een tweede tabel kopiëren zou ze een andere bewaartermijn geven — precies wat je niet wil wanneer een klant vraagt om gewist te worden.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere klanten tegelijk bewerken of verwijderen? Nee. Er zijn geen bulkacties op de klantenlijst.

Waarom staat er een klant met een vreemde naam als "levering droogkast" in mijn bestand? Die komt uit Optios, waar zulke dingen als klantfiche genoteerd werden. Kijk bij Instellingen → Opkuisvoorstellen: HairConnect stelt daar voor om ze te archiveren, met behoud van de agendablokken die eraan hangen.