De voorraad opnemen

Bijgewerkt op 2026-09-08

Vroeg of laat klopt je voorraad niet meer. Een levering die niemand inboekte, een fles die brak, een tube die zonder scannen opging — en na een paar jaar staan er producten op een negatieve stand. Fysiek kan dat niet: min vier flessen bestaan niet.

Met een voorraadopname tel je wat er werkelijk in de kast staat en laat je HairConnect het verschil boeken. Je vindt ze onder Instellingen → Voorraadopname.

Waarom het scherm daar staat

Een opname doe je een paar keer per jaar. Ze staat daarom niet in de dagelijkse zijbalk maar achter Instellingen, naast Producten opkuisen — hetzelfde soort werk aan dezelfde soort rommel.

Een opname starten

Druk op Opname starten. Je mag ze een naam geven — Najaar 2026 — maar dat hoeft niet; zonder naam heet ze naar de dag waarop je begon.

Er kan er maar één tegelijk lopen. Twee tellingen naast elkaar zouden hetzelfde rek twee keer tellen en bij het afsluiten twee keer hetzelfde verschil boeken; dan staat er achteraf méér scheef dan ervoor.

Tellen

Het tellen gaat in twee stappen, en allebei met enter:

Scan het product of typ een stuk van de naam, en druk op enter.
Vul in hoeveel er liggen, en druk opnieuw op enter.

Daarna springt de aanwijzer vanzelf terug naar het scanveld, zodat je een heel rek doortelt zonder de muis aan te raken.

Er wordt gezocht op alle streepjescodes van een product, ook de oude. Past je zoekterm op meer dan één product, dan krijg je de namen te zien en kies je zelf — er wordt nooit geraden. Gearchiveerde producten doen niet mee: die zijn uit je catalogus.

Nul mag. Is het rek leeg, tik dan 0. Dat is een echte telling. Een leeg veld is dat níet: dan gebeurt er niets, want "ik heb niets ingevuld" en "er liggen er nul" zijn twee verschillende dingen.

Je ziet niet wat het systeem verwacht. Dat is met opzet: een getal dat op je scherm staat, vink je af in plaats van te tellen. Het verschil verschijnt meteen nadat je bewaard hebt, in de lijst eronder.

Wat je niet telt, blijft ongemoeid

Dit is de belangrijkste regel van dit scherm. Een product zonder telling verandert niet. Het gaat niet op nul, het krijgt geen beweging, er gebeurt niets mee.

Je hoeft dus niet alles te tellen. Eén rek, één merk, of enkel die 126 producten die op een negatieve stand staan: wat je telt, wordt rechtgezet, en de rest blijft precies zoals hij stond.

De lijst onder het scherm laat op elk moment zien wat er al geteld is, en de teller bovenaan zegt hoeveel producten van je catalogus dat zijn.

Waar begin je? In de productenlijst staat het filter Negatieve voorraad. Wat daarin staat, kan fysiek niet en is dus de kortste weg naar een voorraad die weer klopt.

Een opname over meerdere dagen

Duizend producten tel je niet in één zit, en dat hoeft ook niet. De opname blijft openstaan tot je haar afsluit. Tel vandaag de kleurkeuken, sluit je browser, ga morgen verder met de verkoopkast.

Intussen loopt de winkel gewoon door — er wordt verkocht en uitgescand. Dat zit goed, en het is de moeite om te begrijpen waarom:

Je telt om negen uur 's ochtends tien flessen shampoo, terwijl het systeem er ook tien verwacht. Er is dus geen verschil. In de loop van de dag verkoop je er twee, en 's avonds sluit je de opname af. De voorraad staat dan op acht, en dat is juist.

HairConnect bewaart bij elke telling wat het systeem op dát ogenblik zei. Het verschil is dus een uitspraak over het moment van tellen — "de kast en de computer liepen hier twee stuks uiteen" — en dat blijft waar, ook drie dagen later. Bij het afsluiten wordt dat verschil opgeteld bij de stand van dán, die de verkopen van tussendoor al bevat.

Tweede geval: je telt om negen uur twaalf flessen terwijl het systeem er tien verwacht — verschil twee erbij. Daarna gaan er drie op aan de backbar, dus de stand zakt naar zeven. Bij het afsluiten wordt het op negen gezet: zeven plus de twee die je te veel vond. Je verbruik van die dag blijft staan, en je telfout is rechtgezet.

Daarom staat er in de lijst Verwacht bij het tellen en niet gewoon "voorraad": dat getal is bevroren op het ogenblik dat je telde.

Vergissen mag

Opnieuw tellen. Scan het product gewoon nog eens en vul het juiste aantal in. De regel wordt overschreven — de laatste telling is de telling — met een verse stand erbij. Dat er hergeteld is, blijft in de lijst staan.

Van het blad halen. Heb je per ongeluk het verkeerde product geteld, dan haal je die regel weg met de knop naast de regel. Zolang de opname openstaat, is er nog niets geboekt: het product valt terug op "niet geteld" en houdt zijn stand. Na het afsluiten kan dat niet meer — dan hangt er een voorraadbeweging aan, en die zet je recht met een nieuwe telling, niet met een gum.

De hele opname afbreken. Loopt het helemaal fout, dan breek je ze af. Er wordt niets geboekt en niets gewist: je tellingen blijven staan, en je kan opnieuw beginnen.

De waarde: wat dit je kost

Bovenaan het scherm staat, terwijl je telt, wat de verschillen samen waard zijn tegen aankoopprijs:

hoeveel producten je geteld hebt, en hoeveel er anders lagen dan verwacht;
hoeveel stuks erbij komen en hoeveel er afgaan;
wat dat samen kost of oplevert.

Een opname die er achthonderd euro aan voorraad afhaalt, is een cijfer voor je boekhouder. Je ziet het dus vóór je afsluit, en het staat nog eens in het bevestigingsvenster.

Producten zonder aankoopprijs tellen niet mee in dat bedrag. Ze tellen wel in het aantal, en eronder staat hoeveel het er zijn. Nul invullen zou een bedrag verzinnen dat niemand berekend heeft.

Het bedrag verandert niet meer nadat je geteld hebt: HairConnect klikt de aankoopprijs van het moment van tellen vast. Komt er tussen tellen en afsluiten een nieuwe prijslijst binnen, dan blijft het bedrag op je scherm hetzelfde als het bedrag dat je achteraf terugvindt.

Afsluiten

Druk op Opname afsluiten. Je krijgt eerst de samenvatting te zien; pas daarna wordt er geboekt.

Wat er dan gebeurt:

elk verschil wordt een voorraadbeweging met reden Correctie, met de getelde en de verwachte stand in de notitie, plus het uur waarop je telde;
een product dat klopte, krijgt geen beweging — anders zou de geschiedenis van elk product vollopen met regels die niets zeggen;
een product dat je niet telde, wordt niet aangeraakt.

De voorraad wordt dus nooit overschreven. Elk verschil is te herleiden: je ziet wie telde, wanneer, hoeveel er lag en hoeveel het systeem verwachtte. Dat is precies waarom je bij die min vier van vroeger niet meer weet wat er gebeurd is, en bij deze correctie wel.

Een correctie is geen verbruik. Ze telt niet mee in Rapporten → Verbruik en niet in Bestellen wat verkocht is. Een voorraadopname blaast je bestelvoorstel dus niet op.

Afgesloten opnames blijven onderaan het scherm staan, met wat er geteld en geboekt is.

Wie dit mag

Een voorraadopname zit achter een eigen recht: Voorraad tellen, op de medewerkerfiche onder Team → Medewerkers. De zaakvoerder en een manager hebben het altijd; een gewone medewerker krijgt het van de zaakvoerder.

Tellen is werk dat je uitbesteedt aan wie in het rek staat, maar afsluiten boekt correcties met een waarde in euro. Daarom staat het vinkje standaard uit en geef je het bewust.