Producten opkuisen na de overstap

Bijgewerkt op 2026-10-01

Instellingen → Opkuis na de overstap → Producten. Na de overstap uit Optios staat elke productfiche in je lijst die daar ooit aangemaakt werd: ook de oude verpakkingen, de dubbels en de merken die je al jaren niet meer voert. Bij het eerste salon dat overstapte waren dat er 1.328, waarvan er ruim duizend al een jaar niet meer verkocht of gebruikt waren. Dit scherm brengt je lijst in vijf stappen terug tot wat je vandaag echt gebruikt.

Er wordt op dit scherm nooit iets gewist, en er gebeurt niets zonder dat jij op een knop drukt en bevestigt.

Stap 1: wat is nog in gebruik?

Je kiest twee datums:

• Verkocht sinds: een fiche die sinds die dag op een kasticket stond, is in gebruik.
• Verbruikt sinds: een fiche die sinds die dag verbruikt is aan de wasbak of in de kleurkeuken, is in gebruik. Dat is het verbruik dat in Optios uitgescand werd en mee overkwam.

Waarom twee datums? Verkopen en verbruik hebben een ander ritme. Een shampoo voor thuis gaat elke week over de toonbank; een kleur die je maar voor een paar klanten mengt, komt soms maar twee keer per jaar uit de kast. Met twee datums kan je de toonbank streng opkuisen en de kleurkast ruim houden.

Een fiche blijft zodra één van beide klopt: verkocht sinds de ene datum, óf verbruikt sinds de andere. Wat geen van beide deed, gaat in stap 4 naar het archief.

Standaard staan beide op het begin van het vorige boekjaar, zodat een product dat maar één keer per seizoen beweegt er niet uitvalt. Met de knoppen Begin vorig boekjaar en Begin dit boekjaar zet je ze snel. Je keuze wordt meteen bewaard.

Onder de datums zie je meteen wat ze betekenen: hoeveel fiches blijven, hoeveel er naar het archief gaan, en hoeveel van die laatste nog voorraad dragen, met het aantal stuks samen. Staan die flessen echt nog in je kast, kies dan een vroegere datum, of haal ze na het archiveren terug.

Stap 2: dubbels samenvoegen

Wanneer een leverancier de verpakking wijzigt, krijgt het product een nieuwe streepjescode. Optios maakte daar een tweede fiche van. Zo staat hetzelfde product twee keer in je lijst, met de verkopen en de voorraad over twee fiches verdeeld, en weet de kassa niet altijd welke van de twee bedoeld is.

Samenvoegen maakt er weer één fiche van. De fiche die blijft krijgt de streepjescode van de andere erbij, zodat oud en nieuw allebei scanbaar blijven: een fles met de oude verpakking die nog in de kast staat, scan je gewoon. Alle bonnen, leveringen, verbruik en voorraad verhuizen mee. De andere fiche gaat in de prullenmand, en de volgende ronde uit Optios maakt ze niet opnieuw aan.

De lijst toont paren met dezelfde streepjescode, of met dezelfde naam en inhoud. Per paar stellen we voor welke fiche blijft: de fiche die volgens stap 1 nog in gebruik is, anders de nieuwste fiche uit Optios.

• Ben je het eens, laat het paar dan aangevinkt en druk op Aangevinkte samenvoegen.
• Wil je het per paar doen, of zelf kiezen welke fiche blijft, gebruik dan Samenvoegen op die regel.
• Niet vooraf aangevinkt staan de twijfelgevallen: een paar waarvan één fiche geen inhoud heeft (dat kan dezelfde fles zijn, maar ook de literfles), en een paar waarvan de namen een plusteken verschillen (bij sommige merken is dat een andere formule). Kijk die na voor je ze aanvinkt.

Onder de lijst staan, alleen ter info, fiches die op elkaar lijken maar een iets andere inhoud hebben, zoals 95 ml naast 100 ml. Dat is een andere verpakking met een eigen voorraad, en die worden niet samengevoegd.

Samenvoegen is niet terug te draaien. Twijfel je over een paar, laat het dan gewoon staan.

Stap 3: de prijslijst van je leverancier

Wat in Optios bij een product stond (merk, artikelnummer, leverancier) is in de loop der jaren met de hand ingetypt, en verschilt vaak van fiche tot fiche. De prijslijst die je leverancier je stuurt, is de enige waarheid. Daaruit komen het merk, het artikelnummer, de streepjescode, de adviesprijs en de leverancier. Hoe Optios een merk vroeger opsplitste, telt niet meer.

1. Druk op Prijslijst opladen en laad het Excel-bestand van je leverancier op. Daar zie je ook welke prijzen er voorgesteld worden. Een verkoopprijs wordt daarbij nooit verlaagd en nooit op nul gezet.
2. Kom terug en druk op Merken opkuisen. Elk product krijgt het merk en de leverancier uit de lijst, merken die hetzelfde zijn gaan samen, en een merk waarvan sinds je datums geen enkel product verkocht of verbruikt is, wordt opgeborgen.

Een opgeborgen merk is niet weg: zijn producten, oude bonnen en leveringen wijzen er nog naar. Het staat alleen niet meer in de keuzelijsten. Terughalen doe je op Instellingen → Merken, met de filter Opgeborgen.

Stap 4: archiveren wat niet meer in gebruik is

Met één knop archiveer je alle fiches die volgens stap 1 niet meer in gebruik zijn. Je ziet vooraf hoeveel het er zijn, en hoeveel daarvan nog voorraad dragen.

Archiveren is geen verwijderen. Een gearchiveerde fiche verdwijnt uit de kassa, het bestelvoorstel en de keuzelijsten. Elke bon, levering, verbruiksregel en elk rapport van vroeger blijft precies zoals het was: je omzet van vorig jaar verandert niet. Wordt de streepjescode toch nog gescand, dan biedt de kassa aan om de fiche terug te halen.

Terughalen kan altijd, op Instellingen → Producten opkuisen: kies de groep Gearchiveerd, vink aan wat je terug wil en druk op Terughalen. Zie ook Producten.

Stap 5: samenvatting en afronden

Onderaan zie je hoe je lijst er nu bij staat: hoeveel fiches in gebruik zijn, hoeveel in het archief, hoeveel er in de prullenmand liggen (een samengevoegde fiche gaat daarheen), en hoeveel merken in gebruik of opgeborgen zijn.

Druk op Afgerond als je klaar bent. Dat verandert niets aan je fiches; het legt alleen vast dat deze stap van de opkuis gedaan is. Je kan altijd terugkomen.

Wat er nooit gebeurt

• Er wordt niets gewist. Archiveren zet een datum, samenvoegen legt de oude fiche in de prullenmand nadat alles verhuisd is, een merk opbergen zet een datum.
• Er gebeurt niets vanzelf. Ook niet na een jaar. Elke stap wacht op jouw knop en jouw bevestiging.
• Een bon van vroeger verandert niet: geen bedrag, geen btw, geen productnaam op het ticket.
• Een verkoopprijs gaat nooit omlaag en wordt nooit nul door een prijslijst.
• Voorraad verdwijnt niet uit de boeken: een gearchiveerde fiche houdt haar voorraad, en bij samenvoegen wordt de voorraad opgeteld.

Meer over de overstap zelf: Zelf overstappen uit Optios.