Как работят отчетите

Обновено на 2026-10-07

Всеки отчет има една и съща заглавна част: избор на период, бутон Downloaden (изтегляне), а под тях една или повече таблици, евентуално с графика.

Периодът

Най-горе има две неща едно до друго:

Под Dit kwartaal и Vorig kwartaal пише кое тримесечие е, например 3e kwartaal 2026 (3-то тримесечие на 2026). Седмицата започва в понеделник. Бутонът на избрания в момента период е кремав с меден кант.

Сами избирате две дати

Кликнете върху бутона с датите. Отваря се прозорец с календар и две полета.

• Две кликвания в календара. Първото кликване е първият ден, второто — последният. Ако първо кликнете последния ден, получавате същия период. Един ден? Кликнете два пъти върху същия ден.
• Цели месеци. Кликнете върху името на месеца над календара (Juli 2026). Тогава виждате дванадесетте месеца на годината: кликнете първия месец, а после последния. Juli, а после september е от 1 юли до 30 септември включително.
• Въвеждане. Въведете в Van (от) и Tot en met (до, включително) дата във вида дд-мм-гггг, например 01-07-2026, и натиснете Enter или Toepassen (приложи). 1-7-2026, 01/07/26 и 01.07.2026 също се разбират. Дата, която не съществува (31-02-2026), се отказва със съобщение; тогава нищо не се избира.

Календарът винаги показва цялата първа и последна седмица на месеца. Дните от предишния и следващия месец, които попадат в тези седмици, са в светлосиво и се кликват като всеки друг ден — така избирате понеделник 29 юни до неделя 5 юли, без да прелиствате. Днешният ден има тънък меден кант.

С клавиатурата: стрелките преместват с ден или седмица, Home и End отиват в началото и края на седмицата, Page Up и Page Down — месец назад или напред, Enter или интервал избира деня, Escape затваря прозореца.

Периодът остава

Периодът, който изберете, остава, когато отидете в друг отчет — през разделите горе, страничната лента или връзка. Изберете ли Vorig kwartaal в касовата книга, дневните постъпления, оборотът и транзакциите след това също показват миналото тримесечие. Той остава и след презареждане на страницата.

• Той е в адреса на страницата (?van=2026-07-01&tot=2026-09-30). Отметка или препратена връзка се отваря на същите дни.
• Той важи за вас в този салон и за никого другиго: колега на същия iPad или вашият собствен втори салон има свой период.
• Бързият избор остава бърз избор: който е избрал Vandaag, утре вижда утрешния ден.
• Отворите ли отчет, без да избирате нищо, той започва от своята настройка: Dagontvangsten (дневни постъпления) от днес, другите отчети от този месец.
• Ако един отчет не може да покаже избрания период наведнъж, той казва това в жълта лента и показва най-близкия период, който може да покаже. Вашият избор остава за другите отчети.

Крайният ден се брои изцяло, до 23:59:59. Всеки отчет прилага точно същите граници, така че бон от 23:58 никога не попада в единия отчет, а в другия не.

В горната лента избраният период е изписан изцяло: 1 juli 2026 – 30 september 2026.

Изтегляне

Горе вдясно стои бутонът Downloaden (изтегляне). Кликнете върху него и изберете формата:

Ако салонът има лого — качено в Instellingen → Het salon (Настройки → Салонът) или пренесено от Optios — то стои горе вдясно в PDF файла, в собствените си цветове; без лого има само текст.

Във всеки файл стои точно това, което е на екрана: същите таблици, същите редове, същите суми. Нищо не се преизчислява.

Изтеглянето е обикновена връзка. Значи можете и да я споделите или запазите. Името на файла съдържа отчета и периода: dagontvangsten-2026-07-01-2026-09-30.pdf.

Изтеглянето следва избрания период и филтрите, а не видимата страница. Само който има право да вижда отчетите, може да ги изтегля.

Към счетоводителя

На Dagontvangsten, Kassaboek и Transacties има бутон Naar de boekhouder (към счетоводителя), щом попълните имейл адреса на счетоводителя си под Instellingen → Het salon, включите счетоводен пакет под Instellingen → Koppelingen или попълните имейл адрес за фактурите за продажби в интеграцията ClearFacts. Едно щракване изпраща избрания период по всеки включен път, един до друг:

• трите отчета като CSV прикачени файлове към адреса на счетоводителя ви, във вашия стил и с вас като подател — със същото съдържание като Downloaden → CSV. Фактурите не са в него;
• всяка фактура и кредитно известие от периода, които още не са били в ClearFacts, всяко в отделен имейл до адреса за фактури за продажби, който сте попълнили в интеграцията ClearFacts. Точно един документ на имейл: PDF файлът или е-фактурата (UBL), когато е изпратена чрез Peppol. Обикновено те вече са там — една фактура отива към ClearFacts в момента, в който заминава към клиента или бъде издадена — а това е предпазната мрежа. Една фактура никога не заминава два пъти; списъкът Facturen (фактури) показва кога е заминала. Фактурите от Optios не заминават сами: тях изпращате сами от този списък, ако счетоводителят ви още ги няма. Ако няма адрес за ClearFacts, фактурите не отиват никъде — вече и не в имейла до счетоводителя ви — и прозорецът казва това предварително;
• всеки приключен касов ден от периода като един документ към включения счетоводен пакет, разбит по ставка на ДДС. При ClearFacts това става само ако там сте включили Kassadagen ook als document naar ClearFacts (касовите дни и като документ към ClearFacts). По подразбиране е изключено: тогава касовата книга отива само като CSV в имейла до счетоводителя ви и никога ден по ден.

Прозорецът казва предварително какво заминава. Колко касови дни с оборот съдържа периодът, към кой пакет и към кой адрес отиват, кои дни вече са били при счетоводителя — те не заминават отново, дори когато са тръгнали по другия път — и че днес и следващите дни не заминават: един ден заминава едва когато е отминал. Ако няма какво да се изпрати, няма бутон Versturen (изпращане) и прозорецът обяснява защо.

Нищо отпреди старта в HairConnect. Това, което е преди деня, в който салонът ви започна да води книгите си в HairConnect, никога не отива при счетоводителя: той вече има тези данни чрез предишната ви касова система, а ако ги получи втори път, ще ги осчетоводи двойно. Този ден е датата под Facturen vanaf (фактури от) в Instellingen → Overstappen uit Optios. Ако там няма дата и салонът ви идва от Optios, това е денят на първата бележка, приключена в самия HairConnect; без такава бележка салонът ви още не е започнал тук и нищо не заминава. Салон, който никога не е идвал от друга система, няма граница. Ако избраният период е изцяло преди старта, няма бутон Versturen (изпрати) и прозорецът казва защо. Ако е отчасти преди него, заминава само частта от старта нататък — и в CSV файловете, и само тези дни се заключват — а прозорецът посочва пропуснатата част. Същото важи за Automatisch doorsturen: месец или тримесечие преди старта не изпраща нищо. Броят касови дни в прозореца е преброен така, както ги показват CSV файловете, заедно с бележките от Optios; ден само с бележки от Optios отива в CSV файловете, но не и като документ към счетоводна програма.

След щракването известие казва какво реално е заминало. Ден, който пакетът не е приел, е посочен изрично и остава на екрана, докато не го затворите. Всяко изпращане оставя ред в дневника: Naar de boekhouder verstuurd (изпратено към счетоводителя).

Първо погледнете сами: Proefzending naar mezelf (пробно изпращане до мен). До Naar de boekhouder собственикът и мениджърът имат бутон Proefzending naar mezelf. Той изпраща точно имейла, който счетоводителят ви би получил за избрания период — същия текст, същите прикачени файлове, същите дни — до имейл адреса, с който сте влезли. Само темата започва с Proef – (проба –). Ако има адрес на ClearFacts за фактури за продажби, получавате и всяка фактура и кредитно известие от периода в отделен имейл, както би ги получил ClearFacts, също с Proef – отпред. Нищо не отива към счетоводителя, към ClearFacts или към счетоводен пакет и нищо не се заключва: след това фактурата не е отбелязана като изпратена. Бутонът работи и докато адресът на счетоводителя ви още е празен: така виждате какво би получил, преди да го попълните. Изпращане до друг адрес не е възможно; пробата винаги отива до вас. Отворите ли дневните постъпления, без да изберете нищо, периодът е Vandaag (днес), а днешният ден още не е приключен: тогава прозорецът казва това и ви моли да изберете горе период, който вече е минал, например Vorige maand или Vorig kwartaal. Този избор след това остава във всички отчети. Без пощенски сървър пробата също не тръгва. Всяка проба оставя ред в дневника: Proefzending naar de boekhouder (пробно изпращане към счетоводителя), с адреса. Пробата може да обхваща всеки период, дори преди старта в HairConnect: да се гледа е позволено. Ако периодът е (отчасти) преди старта, пробният имейл и известието след него го казват, за да не приемете пробата за това, което счетоводителят ще получи.

Или попитайте Hairlien. Кажете maak alles klaar voor de boekhouder van het vorig kwartaal (подгответе всичко за счетоводителя за предишното тримесечие) в лентата най-горе. Тя първо проверява какво още е отворено — отворени бележки, касови дни без преброено чекмедже, какво вече е при счетоводителя, адреса на счетоводителя, пощенския сървър — всяко с връзка към екрана, където го поправяте. След това, след вашето щракване, ви изпраща същата проба, и едва след второ щракване всичко отива при счетоводителя, по точно същия път като този бутон. Вижте Асистентът.

Автоматично, по период на ДДС. Под Instellingen → Het salon сложете Automatisch doorsturen (автоматично препращане) на Elke maand (всеки месец) или Elk kwartaal (всяко тримесечие) — според вашата справка-декларация по ДДС — и на първия ден след периода, в шест часа, се случва точно същото като с бутона, за изминалия месец или изминалото тримесечие. По подразбиране това е изключено; нищо не тръгва само, докато не го изберете. Пропуснат ред не се наваксва: тогава натискате бутона сами.

Какво заключва изпращането. Всеки касов ден, който заминава, се отбелязва като при счетоводителя. Оттогава бон от такъв ден вече не може да бъде изтрит, а само сторниран: това, което счетоводителят държи в ръцете си, не бива да се променя тук незабелязано. Вижте Сторниране и касата.

Ако не може да тръгне никакъв имейл, CSV файловете не заминават — и по този път нищо не се заключва. Ако още няма настроен пощенски сървър, прозорецът казва това предварително, заедно с пътя (Instellingen → Koppelingen → Mailserver). Ако е включен счетоводен пакет, документите все пак отиват там; ако няма включен, няма бутон Versturen и боновете ви остават изтриваеми. При автоматичната обиколка такъв салон се пропуска за имейла; останалите салони продължават нормално.

Как са изписани числата

Сумите се поддържат вътрешно в цели центове и се делят на сто едва в последния момент, само за показване. Никога преди това, никога междинно.

Празна клетка показва —, никога 0. Липсата на данни е нещо различно от нула.

В реда с общи суми броевете и сумите се сумират, но процентите никога: средно от проценти не е обща сума. Отрицателните суми стоят в червено — сторниране или касов недостиг трябва да се вижда, без да търсите знака минус.

Кои бонове се броят

Във всеки отчет за пари един бон се брои, ако е приключен, не е сторниран и самият той не е сторниране.

Значи отпадат както оригиналът, така и сторнирането. Ако отпадаше само оригиналът, отрицателното сторниране би останало и дневният оборот би излязъл с тази сума твърде нисък.

Времето за изчисление отдолу

Под всеки отчет стои Deze maand · berekend in 42,7 ms (този месец · изчислено за 42,7 ms). Това не стои там за украса: с осем години касови бонове веднага виждате това число да подскача, когато нещо се обърка в изчислението.

Графиките

Където графика помага, има графика. Където таблицата е по-ясна, съзнателно нямa — това е избор за всеки отчет поотделно, а не липсваща функция.

Графиките се чертаят като рисунка в самата страница, така че излизат и на разпечатка.

Деветте отчета