Aankoopfacturen per mail
Bijgewerkt op 2026-10-14
Je salon krijgt een eigen mailadres voor aankoopfacturen. Wat je daarheen stuurt, staat in PaidOnce en gaat meteen door naar je boekhouder.
Instellingen → Koppelingen → Boekhouding → Aankoopfacturen naar de boekhouder. De facturen zelf staan in PaidOnce → Aankoopfacturen.
Aanzetten
Open Instellen en vul in:
| Veld | Wat erin hoort |
|---|---|
| Doorstuuradres aankoopfacturen | Het e-mailadres waar je boekhouder aankoopfacturen ontvangt. Bij ClearFacts is dat het adres van het aankoopboek, niet dat van de verkopen. Je boekhouder weet welk. Een adres van HairConnect zelf wordt geweigerd. |
| Bij een e-factuur ook de pdf als aparte bijlage | Staat aan. Zat er in een e-factuur een pdf, dan gaat die als tweede bijlage mee. Maakt je boekhoudpakket daar twee documenten van, zet dit dan uit. |
Zet daarna de schakelaar aan. Je salon krijgt dan een eigen aankoopadres.
Dezelfde koppeling stuurt ook de facturen door die via Peppol binnenkomen (zie Aankoopfacturen ontvangen via Peppol). Peppol hoeft er niet voor aan te staan.
Je aankoopadres
Het staat bovenaan PaidOnce → Aankoopfacturen, met een knop Kopiëren. Het ziet er zo uit: info+aankoop-…@hairconnect.be, met op de puntjes een lange code van letters en cijfers die alleen jouw salon heeft.
Dat adres is de sleutel. Wie het heeft, kan er een factuur naartoe sturen die in jouw PaidOnce komt en naar je boekhouder vertrekt. Van wie de mail komt, kijkt HairConnect niet na: een afzender is te vervalsen, het adres niet te raden. Geef het dus alleen aan wie jou facturen stuurt — jezelf om door te sturen, of een leverancier.
Alleen de zaakvoerder en de boekhouder zien het adres. Een manager of medewerker die PaidOnce mag openen, ziet de lijst, niet het adres.
Een nieuw adres maken
Gaat het adres te ver rond, druk dan rechtsboven op Nieuw aankoopadres. Het oude adres werkt meteen niet meer: wat daar nog naartoe gaat, komt nergens aan. Geef het nieuwe adres daarna door.
Wat er gebeurt met een mail
- Elke pdf en elke e-factuur (een UBL-bestand,
.xml) in bijlage wordt een eigen aankoopfactuur in PaidOnce. Een logo of een ander bestand wordt overgeslagen. Twee keer dezelfde pdf in één mail is één factuur. - Bij een e-factuur leest HairConnect de leverancier, het nummer, de datums, het bedrag, de mededeling en het rekeningnummer uit het bestand. Bij een pdf leest HairConnect niets uit: die velden blijven leeg. Er wordt niets geraden.
- Meteen daarna gaat elke factuur in een eigen mail naar het doorstuuradres, met het bestand ongewijzigd in bijlage.
- Pas wanneer de mailserver die mail aannam, staat de factuur als Doorgestuurd.
Dezelfde mail twee keer ontvangen geeft geen tweede factuur.
Wat je ziet in PaidOnce
In de lijst staat bij elke factuur de bron (Mail of Peppol), en bij een mail van wie ze kwam, met het onderwerp en de naam van het bestand. De stand van het doorsturen is dezelfde als bij Peppol: Doorgestuurd, Nog niet, Mislukt met de reden, en een knop Doorsturen.
Kwam er een mail binnen waar niets bruikbaars in zat, dan staat ze onder Mails zonder factuur, met de reden:
- Geen pdf of e-factuur in bijlage — bijvoorbeeld een vergeten bijlage.
- Geweigerd — de mail kwam van HairConnect zelf, was een foutmelding van een mailserver, of de koppeling stond uit. Er werd niets doorgestuurd.
Geen lussen
Een mail die HairConnect zelf naar je boekhouder stuurde en die toch terugkomt op je aankoopadres, wordt niet nog eens doorgestuurd. En als doorstuuradres kan je geen adres van HairConnect zelf invullen.
Wat er (nog) niet is
- Geen uitlezen van pdf's. Leverancier, bedrag en nummer van een pdf blijven leeg.
- Geen betaalstatus. Of een factuur betaald is, toont PaidOnce nog niet.