Klanten opkuisen

Bijgewerkt op 2026-10-01

Instellingen → Opkuis na de overstap → Klanten opkuisen. Een stap die je één keer doorloopt, kort nadat je uit Optios bent overgestapt.

Waarom deze stap

Uit Optios komt elke klantfiche mee die er ooit stond. Ook wie tien jaar geleden één keer langskwam, dubbels, en fiches die eigenlijk een notitie in de agenda waren, zoals "levering" of "opleiding". Bij het eerste salon dat overstapte, waren dat er bijna zesduizend, waarvan er maar veertienhonderd het voorbije anderhalf jaar nog een afspraak of een kassabon hadden.

Zo'n lange lijst maakt elke zoekopdracht trager en elke keuzelijst langer. Daarnaast stonden er in Optios namen anders gespeld dan in het e-mailadres van de klant, postcodes in het gemeenteveld en tekst in het telefoonveld.

Deze stap kuist dat op in vier delen, van boven naar onder.

1. Een datum kiezen

Je kiest vanaf wanneer iemand voor jou nog klant is. Wie sindsdien een afspraak (een geannuleerde telt niet) of een kassabon had, blijft. Wie niet, kan je in het volgende deel archiveren.

Er zijn twee knoppen en een vrij datumveld:

• Begin vorig boekjaar. Dat is ons voorstel. Een klant die één keer per jaar komt, valt er dan niet uit.
• Begin huidig boekjaar. Strenger: alleen wie dit jaar al kwam.
• Een vrije datum. Voor wie het anders wil, of wiens boekjaar niet op 1 januari begint. HairConnect telt een boekjaar als een kalenderjaar.

Een datum in de toekomst kan niet. Zodra je een datum kiest, zie je meteen hoeveel klanten er sindsdien kwamen en hoeveel niet. Je keuze wordt bewaard.

2. Archiveren wie niet meer komt

Archiveren is geen wissen. De fiche verdwijnt uit je klantenlijst en uit de keuzelijsten van de agenda en de kassa. Alles wat aan die klant hangt, blijft staan: afspraken, kassabonnen, facturen, kleurformules. Je omzetcijfers van vorig jaar veranderen dus niet.

Er wordt niets gearchiveerd voor je op de knop drukt. Op de knop staat het aantal, en je bevestigt nog een keer.

Vier soorten klanten blijven altijd staan, ook zonder bezoek sinds je datum:

• wie een afspraak in de toekomst heeft;
• wie nog een tegoed heeft openstaan;
• wie een cadeaubon heeft waar nog geld op staat;
• wie na je datum hier nieuw is aangemaakt, dus niet uit Optios kwam.

Bij elke gearchiveerde fiche staat in het Logboek waarom: "geen bezoek sinds 1 januari 2025".

Terughalen. Onder de knop staat elke archiveerbeurt met haar datum en aantal, en een knop Alles terughalen. Wil je één klant terug, typ dan zijn naam in het zoekveld eronder en klik op Terughalen. Die klant staat meteen terug in je lijst, zoals hij was.

En Optios? Komt Optios bij een volgende bijwerkronde met een gearchiveerde klant af, dan blijft die klant gearchiveerd. Er gaat ook niets van deze stap naar Optios.

3. Namen en adressen rechtzetten

Voor de klanten die blijven, staan voorstellen klaar in vier groepen. Per groep zie je hoeveel er open staan, en één zin waarom:

Per voorstel klik je op Toepassen of Afwijzen. Afwijzen betekent: het voorstel klopt niet, laat de fiche zoals ze is. Een afgewezen voorstel komt niet terug.

Is een groep groot, dan kan je met één knop alle zekere voorstellen in één keer toepassen. Je ziet eerst hoeveel het er zijn. Alleen wat met grote zekerheid te zeggen valt, gaat mee; de rest blijft staan om per stuk te bekijken. Hier zie je de eerste 25 per groep; de rest staat op Opkuisvoorstellen.

Opnieuw nakijken zoekt de fiches opnieuw af, bijvoorbeeld nadat je zelf een paar fiches rechtzette. Het verandert niets aan een fiche: het zet alleen voorstellen klaar, en sluit wat intussen in orde is.

Wat er nooit gebeurt

• Een e-mailadres wordt nooit gewijzigd. Het is de sleutel waarmee de klant online boekt en zijn eigen gegevens bekijkt. Het e-mailadres beslist mee over de spelling van de naam, maar wordt zelf nooit aangeraakt.
• Er wordt niets gewist. Archiveren kan je terugdraaien, en een voorstel dat je afwijst, laat de fiche zoals ze was.
• Er wordt niets verzonnen. Een adres wordt alleen aangevuld uit publieke bronnen: de postcodelijst van bpost en het Vlaamse adresregister. Kan een postcode bij twee gemeenten horen (9050 is Gentbrugge óf Ledeberg), dan kiezen wij niet en blijft het veld leeg tot jij het invult.
• Een deelgemeente blijft een deelgemeente. Wie in Gentbrugge of Afsnee woont, wordt geen "Gent".
• Er gaat niets naar Optios. Deze stap kuist op in HairConnect. Wat in Optios staat, blijft zoals het was.

4. De samenvatting

Onderaan staat wat deze stap gedaan heeft: hoeveel klanten gearchiveerd zijn, hoeveel fiches rechtgezet zijn, en hoeveel voorstellen nog open staan.

Daar staat ook bij hoeveel klanten er iets veranderde dat de klant zelf zou merken: een andere spelling van zijn naam, een ander huisnummer, een telefoonnummer dat wegviel. Een hoofdletter, een spatie of een postcode bij een gemeente die er al stond, telt niet mee. Die klanten kan je in de stap Klanten laten bevestigen vragen om hun fiche na te kijken.

Ben je klaar, klik dan op Deze stap is afgerond. Dat vinkt de stap af in het overzicht van de opkuis. Het verandert niets aan je gegevens, en je kan de stap later altijd opnieuw openen. Voorstellen die nog open staan, blijven gewoon op Opkuisvoorstellen staan.

Wie mag dit

Alleen de zaakvoerder en de salonmanager. Een medewerker ziet deze stap niet.