Sluitingsdagen
Bijgewerkt op 2026-10-02
Instellingen → Sluitingsdagen.
Hier zet u de dagen waarop het hele salon dicht is. De boekingspagina biedt die dagen niet meer aan, en de agenda zet de naam van de sluiting boven de dag.
Waarvoor dit dient
Openingsuren gelden per weekdag: elke dinsdag open van 9 tot 18. Een sluitingsdag geldt voor een datum — het collectief verlof, de kermismaandag, de dag dat de vloer vernieuwd wordt.
| Openingsuren | Sluitingsdagen | |
|---|---|---|
| geldt per | weekdag | datum of periode |
| gebruikt voor | uw gewone week | verlof, feestdagen, verbouwing |
| klant kan die dag boeken | ja, binnen de uren | nee |
Een sluiting toevoegen
Klik Nieuw. Drie velden:
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Naam | Deze naam komt zo in de agenda te staan. Schrijf hem zoals u hem uw klant zou zeggen: "Collectief verlof", niet "verlof2". |
| Van | de eerste dag dat u dicht bent |
| Tot en met | de laatste dag dat u dicht bent — die dag hoort er nog bij |
Sluit u maar één dag? Zet dezelfde datum in beide velden. Vult u Van in, dan schuift Tot en met vanzelf mee; u past hem alleen aan bij een langere periode.
Wie 20/07 tot en met 02/08 invult, is ook op 2 augustus nog dicht en gaat op 3 augustus weer open.
De Belgische feestdagen overnemen
De knop Belgische feestdagen bovenaan toont de tien wettelijke feestdagen van een jaar — inclusief Paasmaandag, O.L.H.-Hemelvaart en Pinkstermaandag, die elk jaar op een andere datum vallen.
U vinkt zelf aan welke u sluit. Dat is bewust zo:
Een feestdag sluit een kapsalon niet vanzelf. Op 15 augustus wordt er getrouwd, en de zaterdag voor Kerstmis is de drukste dag van het jaar. Wie zou aannemen dat u dicht bent, sluit uw agenda op een dag dat u openstaat — en dat merkt u niet, want er belt dan gewoon niemand.
Wat u niet aanvinkt, blijft gewoon boekbaar. De naam van de feestdag verschijnt er hoe dan ook in de agenda.
Feestdagen die al onder een sluiting vallen — bijvoorbeeld 21 juli binnen uw zomerverlof — staan niet meer in de lijst. U kan dus geen dubbele sluiting maken.
De keuzelijst Jaar toont dit jaar en de twee volgende.
De lijst
| Kolom | Wat u ziet |
|---|---|
| Sluiting | de naam; is het ook een wettelijke feestdag, dan staat die eronder |
| Van / Tot en met | de eerste en de laatste dag |
| Dagen | hoeveel dagen de sluiting beslaat, grenzen inbegrepen |
| het badge rechts | nu dicht, komt eraan of voorbij |
De schakelaar Voorbije sluitingen verbergen staat aan. Zet hem uit om uw geschiedenis te zien; er wordt niets gewist.
Wijzigen en verwijderen
Klik een rij aan om ze aan te passen. Verwijderen kan met Verwijderen, op de rij of bovenaan het wijzigscherm.
Verwijdert u een sluiting, dan gaat die dag meteen weer open voor online boekingen. Controleer dus even of dat is wat u wil.
Wat er meteen verandert
- De boekingspagina biedt die dagen niet meer aan, ook niet als er iemand ingeroosterd staat.
- De agenda krijgt een rode strook bovenaan met Gesloten en de naam.
- De zoeker naar vrije momenten slaat die dagen over.
Afspraken die in de sluiting vallen
Moet u onverwacht dicht, dan staan er vaak al klanten in de agenda. Terwijl u Van en Tot en met kiest, toont het formulier onder Afspraken in deze periode meteen wie: dag en uur, klant, behandeling, medewerker en of de klant een e-mailadres heeft — zo niet, met zijn gsm-nummer.
Bewaart u een sluiting waarin afspraken vallen, dan komt u meteen op het scherm Afspraken tijdens …. U vindt het later terug via de kolom Afspraken in de lijst, of met de knop Afspraken en berichten bovenaan het wijzigscherm.
Er vertrekt niets vanzelf. Het bewaren van een sluiting stuurt geen enkele mail en annuleert geen enkele afspraak. U beslist per klant.
Klanten verwittigen per mail
Het scherm toont eerst de klanten die een mail kunnen krijgen.
| Knop | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Voorbeeld | de mail zoals de klant ze krijgt, in zijn eigen taal; er vertrekt niets |
| Mail versturen | toont het voorbeeld nog eens en vraagt een bevestiging; daarna vertrekt de mail en wordt de afspraak geannuleerd |
| Aangevinkte versturen | vink de klanten aan die u wil verwittigen, en verstuur ze in één keer; elke klant krijgt zijn eigen mail |
De mail zegt dat het salon die dag gesloten is en dat de afspraak daarom geannuleerd is, met datum, uur, alle behandelingen van die afspraak en wie ze doet. Daaronder staan drie vrije momenten vanaf vandaag, vóór of na de sluiting maar nooit erin, elk op een andere dag en in volgorde van datum, uit dezelfde zoeker als de boekingspagina: het rooster en het verlof van wie er werkt, uw openingsuren, gesloten dagen, extra openingen (bv. een maandagnamiddag die u uitzonderlijk open bent), agendablokken, de minimale termijn vooraf van online boeken, wat er al in de agenda staat, en de volledige reeks van de behandeling (bv. kleuren, inwerken, spoelen en knippen, bij wie dat doet). Eerst bij dezelfde medewerker; heeft die van vandaag tot twee weken na de sluiting niets vrij, dan bij een collega die dezelfde behandeling doet, en dan zegt de mail dat ook. Onderaan staat een knop Kies zelf een nieuw moment. De mail staat in de taal van de klantfiche (Nederlands, Frans, Engels of Bulgaars) en draagt de huisstijl van uw andere mails.
Pas nadat de mail vertrokken is, wordt de afspraak geannuleerd met als reden Salon gesloten. Dat is geen no-show en geen laattijdige annulering: er wordt niets aangerekend. Neemt de mailserver de mail niet aan, dan blijft de afspraak gewoon staan en ziet u bij de klant waarom het mislukte.
Is er nog geen mailserver ingesteld, dan zegt het scherm dat bovenaan, en kan er geen mail vertrekken. Zie Koppelingen.
Klanten zonder e-mail
Klanten zonder e-mailadres, of die geen mail willen ontvangen, staan apart onder Zonder e-mail: bellen, met hun gsm-nummer. Op een telefoon kan u erop tikken om te bellen.
- Gebeld — annuleren: u hebt de klant gesproken. Er vertrekt niets; de afspraak wordt geannuleerd met dezelfde reden. Spreekt u meteen een nieuw moment af, zet het dan gewoon in de agenda.
- WhatsApp sturen: alleen als de module WhatsApp aan staat. De klant krijgt een kort bericht in zijn eigen taal, met dezelfde persoonlijke link. Ook hier wordt pas na het versturen geannuleerd.
Wat de klant met zijn link kan
De link in de mail is persoonlijk en blijft 30 dagen geldig. Hij opent de boekingspagina van het salon met zijn eigen behandeling al ingevuld:
- klikt hij op een voorgesteld moment, dan krijgt hij dat ene moment te zien met één knop Bevestig dit moment;
- anders kiest hij uit alle vrije momenten vanaf vandaag, standaard bij dezelfde medewerker en met één klik ook bij de anderen.
De voorstellen op die pagina worden bij elk openen opnieuw berekend. Opent de klant de mail pas na een paar dagen, dan krijgt hij een moment dat intussen voorbij is niet meer als keuze te zien: de pagina zegt dat, en toont de momenten die nu nog vrij zijn.
Met de link kan maar één keer geboekt worden, alleen voor die klant en alleen voor die behandeling. De nieuwe afspraak staat meteen in de agenda en de klant krijgt de gewone bevestigingsmail. Op het scherm van de sluiting ziet u onder Verwittigd wie al opnieuw boekte, en wanneer.
De voorgestelde momenten worden niet vastgehouden: wie het eerst kiest, heeft de plaats. Staat een moment intussen niet meer vrij, dan zegt de pagina dat en kiest de klant een ander.
Ook in Optios annuleren
Werkt u nog naast Optios, dan blijft een afspraak die u hier annuleert in Optios staan, zolang het terugschrijven van afspraken naar Optios niet aanstaat. Na het annuleren toont het scherm daarom de lijst Ook in Optios annuleren, met datum, uur en klant. Schrap ze in Optios met de hand en klik Geschrapt in Optios.
Na het versturen van een sluitingsmail zegt de melding wat er in Optios gebeurt. Staat het doorboeken naar Optios aan, of staat de annulering al klaar, dan leest u Ze wordt ook in Optios geschrapt. en hoeft u niets te doen. Anders leest u Vergeet ze niet ook in Optios te schrappen.
De volgende bijwerkronde zet een afspraak die u hier om deze reden annuleerde, niet terug actief, ook niet zolang ze in Optios nog staat. Verplaatste u ze in Optios naar een andere dag, dan krijgt u daarover een opkuisvoorstel in plaats van een stille wijziging.
Een klant die via zijn link opnieuw boekte, komt vanzelf op Nog in Optios te zetten.
Sluitingen uit Optios
De bijwerkronde haalt ook de sluitingen op die u in Optios ingaf (in Optios heten ze algemene afwezigheid), van vandaag tot anderhalf jaar vooruit. Ze krijgen in de lijst het label uit Optios.
- Staat er op die dagen al een sluiting in HairConnect, dan blijft die staan en komt er geen tweede bij.
- Past u een sluiting uit Optios hier aan, dan is ze vanaf dan van HairConnect en raakt de bijwerkronde ze niet meer aan.
- Verdwijnt een sluiting uit Optios, dan wordt ze hier niet gewist: u krijgt een opkuisvoorstel en beslist zelf.
- Een sluiting van maar een deel van een dag (bijvoorbeeld dicht vanaf vijf uur) wordt geen sluitingsdag: het salon is die dag gewoon open.
Hairlien
Zegt u tegen Hairlien dat het salon dicht is, en vallen er afspraken in die periode, dan zegt ze hoeveel en zet ze na uw bevestiging de mails klaar: u komt op het scherm met die afspraken. Versturen doet ze nooit zelf.
Wat dit niet doet
- Het geldt voor het hele salon. Is één medewerker afwezig maar blijft u open, gebruik dan Afwezigheden.
- Schoolvakanties staan er niet in. HairConnect kent ze niet en verzint ze niet; wilt u er rekening mee houden, geef ze dan zelf in als sluiting of laat ze open.