Leveranciers

Bijgewerkt op 2026-09-12

Waar vind ik het?

Instellingen → Leveranciers.

Het formulier

Eén sectie, Leverancier.

De lijst

Leverancier (met het klantnummer eronder), E-mail en Telefoon (beide met kopieerknop), Producten en Leveringen — de aantallen die aan deze leverancier hangen.

Is er nog niets: Nog geen leveranciers — Voeg de groothandel toe waar je bestelt, dan kan je leveringen inboeken op de voorraad.

De papieren van een groothandel

Open een fiche met Bewerken. Onder het formulier staat Documenten: daar bewaar je wat er met deze groothandel op papier is afgesproken — het getekende contract, de handelsvoorwaarden, een prijslijst. Ze staan dan op de plek waar je ze zoekt, bij de leverancier zelf, en niet meer in een mailbox van augustus.

Klik op Document toevoegen:

De lijst toont de naam met de notitie eronder, de soort, de einddatum en de grootte van het bestand. Openen haalt het bestand op; Bewerken en Verwijderen staan ernaast.

Is er nog niets: Nog geen documenten — Zet hier het getekende contract en de handelsvoorwaarden van deze groothandel. Dan hoef je ze niet meer terug te zoeken in je mailbox op de dag dat er discussie is.

Een lege einddatum betekent niet "verlopen"

Een contract zonder afgesproken einddatum loopt door. Geldig tot en met blijft dan leeg en in de lijst staat geen einde — geen datum die niemand ooit afgesproken heeft. Vul die datum alleen in als ze in het contract staat.

Het bestand staat privé

Wat je hier oplaadt, komt op de beveiligde schijf van de server terecht en niet in een openbare map. Er is dus geen vast webadres van je contract dat je kan doorsturen: wie het wil inzien, moet aangemeld zijn in de backoffice van dit salon en het met Openen ophalen. Moet je boekhouder het contract hebben, dan open je het en stuur je het bestand zelf mee.

Twee fiches samenvoegen

Kom je van Optios, dan staan er bijna zeker dubbels tussen. Dat komt door de manier waarop de import werkt: van een oude levering kent Optios alleen nog de náám van de leverancier, dus die naam wordt een fiche. Zo staan Wella en Wella best naast elkaar zonder dat iemand daarom vroeg. Bij het eerste salon dat overstapte, waren er vier fiches van dezelfde groothandel.

Klik op de rij van de fiche die je kwijt wil op Samenvoegen met een andere fiche (of open ze met Bewerken; de knop staat daar ook bovenaan) en kies de fiche die moet blijven. De fiche waar je op staat, is de fiche die verdwijnt.

Het venster toont eerst wat er verhuist:

• de producten die aan deze fiche hangen, ook de gearchiveerde;
• de merken waar deze fiche als leverancier op staat — de producten van die merken volgen mee;
• de leveringen, ook die van vorige jaren;
• de documenten van de fiche — contract, voorwaarden en prijslijsten verhuizen mee.

De geschiedenis verhuist mee. Een levering van 2023 bij Wella staat daarna bij Wella best, en zo verschijnt ze ook in je rapporten. Dat is de bedoeling — het is dezelfde groothandel — maar het herschrijft wel wat er toen op je scherm stond. Aan de datums, de regels en de aantallen van die leveringen verandert niets.

Dit kan niet ongedaan gemaakt worden. Er is geen prullenmand: de fiche is weg. Wat ze droeg, blijft wél in het logboek staan onder Leveranciersfiches samengevoegd — haar naam, haar e-mailadres, haar klantnummer, en hoeveel producten, merken en leveringen er verhuisd zijn. Daarmee kan je ze desnoods met de hand opnieuw maken.

Drie dingen om te weten:

• De gegevens van de verdwenen fiche verhuizen niet mee. E-mail, kopieadres, klantnummer en notitie van de fiche die blijft, blijven staan zoals ze stonden. Kijk ze na na het samenvoegen — vooral het e-mailadres, want daar vertrekt je bestelling naartoe.
• De Wella-koppeling wordt vanzelf bijgewerkt. Duidde je de verdwijnende fiche aan bij Koppelingen, dan neemt de fiche die blijft haar plaats in. Zonder dat zouden de producten die net verhuisd zijn buiten je Wella-bestelling vallen.
• Lees je later de Optios-export opnieuw in, dan blijft de samenvoeging staan. HairConnect onthoudt dat het nummer en de naam van de verdwenen fiche bij deze fiche horen: de dubbel komt niet terug, en de gegevens van deze fiche worden niet overschreven met wat er bij Optios op de oude fiche stond. Paste je hier een e-mailadres of een telefoonnummer aan en veranderde datzelfde veld intussen ook bij Optios, dan blijft jouw waarde staan en komt het geval bij de Opkuisvoorstellen te staan met beide waarden ernaast.

Heb je drie of vier dubbels, dan doe je het gewoon een paar keer na elkaar: telkens één fiche naar de fiche die blijft.

Een leverancier aan een product hangen

Dat doe je op het product zelf: Voorraad → Producten, sectie Voorraad, veld Leverancier. Daarna kan je in de productenlijst filteren op merk en categorie om je bestelbon samen te stellen.

Met de assistent

Noem je de assistent een leverancier bij naam, dan komt de bestelling bij hem terecht: zet 2 dozen folie op de bestelling bij Coiffure Pro zet het product op de open bestelling bij die leverancier, of maakt er een. De bestelling van Coiffure Pro is toegekomen boekt zijn openstaande bestelling in. Staan er bij een leverancier meerdere bestellingen open, dan vraagt de assistent welke, met hun referentie. Zie Leveringen inboeken.

Een leveranciersfiche weg doen

Naast elke regel staat een vuilbakje, en dezelfde knop staat bovenaan de bewerkpagina. Een fiche waar niets aan hangt — geen product, geen levering, geen merk, geen document en geen actie — verdwijnt definitief: een leveranciersfiche is niet te archiveren en niet terug te halen.

Hangt er wél iets aan, dan gaat het venster open en zegt het waarom er niets gebeurt, met de cijfers erbij. Gebruik in dat geval Samenvoegen om de fiche in een andere te laten opgaan: dan verhuist alles mee, ook de merken die naar deze fiche wezen.