Een factuur maken

Bijgewerkt op 2026-10-05

De meeste klanten krijgen een kasticket. Een klant die op naam van haar zaak betaalt, vraagt een factuur — met haar btw-nummer erop, en met dat van jou. Die maak je vanuit de bon die je net afsloot.

Een factuur is geen tweede verkoop. Ze is hetzelfde geld, op een ander blad papier.

Wat er eerst moet klaarstaan

Zonder deze drie dingen maakt HairConnect geen factuur, en vult het er ook niets bij:

Ontbreekt er iets, dan zegt het venster aan de kassa precies wát en wáár — en er gebeurt niets. Dat is met opzet: een factuur is een fiscaal document, en een aannemelijk verkeerd adres erop is erger dan een leeg vak.

De klant hoort op de bon te staan vóór je hem afsluit. Ook bij een losse verkoop: tik bovenaan de open bon op Losse verkoop en zoek de klant op naam of gsm — zie Een bon maken. Daarna is het te laat, want een afgesloten bon wijzigt niet meer; dan blijft alleen tegenboeken en opnieuw aanslaan. Staat er geen klant op, dan zegt het venster dat ook: de klant — de bon: zet de klant erop vóór je afsluit.

Betaalt de klant op naam van haar vennootschap, vul dan haar facturatiegegevens in op de fiche — zie Een klantfiche aanmaken. Die gegevens winnen van haar woonadres. Staan ze er niet, dan komt haar gewone naam en adres op de factuur.

Aan de kassa

1. Zoek de afgesloten bon op (kolom Afgesloten aan de rechterkant).
2. Druk op Factuur maken.
3. Het venster toont wat er op de factuur komt: van wie, aan wie, de regels, de btw per tarief en het totaal. Onderaan staat ook hoe ze straks vertrekt: via Peppol (de klant heeft een Belgisch btw-nummer, het toegangspunt is ingesteld en ze staat in het Peppol-netwerk) — met de reden erbij als dat niet kan — en per mail als pdf.
4. Bevestigen.

Pas bij Bevestigen krijgt de factuur haar nummer. Zolang je in het venster staat, is er nog niets: geen document, geen nummer, geen gat in de reeks als je afbreekt.

Meteen daarna vraagt de kassa of de factuur mag vertrekken, via Peppol én per mail: het venster Factuur versturen toont het ondernemingsnummer en het toegangspunt (of waarom het niet via Peppol kan), en het e-mailadres van de klant, vooraf ingevuld met dat van de fiche. Staat daar niets, dan vraag het venster erom; zonder adres is er geen knop. Geef je de factuur op papier mee, kies dan Nu niet. Je kan het ook later doen: op de afgesloten bon staat de knop Versturen zolang ze niet gemaild én via Peppol vertrokken is. Zie Via Peppol hieronder.

De nummering loopt per salon en per boekjaar — 2026/0001, 2026/0002 — zonder gaten. Twee kassa's die op dezelfde seconde een factuur maken, krijgen nooit hetzelfde nummer.

Eén factuur per bon. Is er al een gemaakt, dan zegt het venster welke. Klopt ze niet, dan maak je een creditnota; je maakt geen tweede.

Een bon met een factuur blijft staan. Zodra er een factuur op een bon gemaakt is, kan die bon niet meer verwijderd worden — ook niet nadat de factuur gecrediteerd is. De factuur is een genummerd fiscaal document en de bon is de bron van haar bedragen; verdwijnt de bon, dan is er niets meer om ze tegen na te rekenen. Tegenboeken kan wél, maar pas ná de creditnota: eerst zet je de factuur recht, dan boek je de bon tegen. Andersom staat de kassa op nul terwijl de facturatie nog het volle bedrag draagt, en dat verschil valt pas bij de boekhouder op. Het scherm zegt telkens om welke factuur het gaat, met haar nummer.

Of gewoon zeggen tegen Hairlien

Hetzelfde kan met een zin in het tekstvak van de assistent, op elk scherm:

• stuur Thomas een factuur
• maak een factuur voor mevrouw Peeters
• factuur voor de bon van deze morgen van Christine
• stuur de factuur van gisteren naar Christine

Zonder dag genoemd neemt ze de laatst afgesloten bon van die klant waar nog geen factuur op staat. Bestaan er twee klanten met dezelfde naam, dan vraagt ze welke — met hun namen erbij, en zonder te raden. Is er geen bon, dan zegt ze dat en maakt ze er geen: een factuur ontstaat uit een bon.

Je krijgt hetzelfde te zien als in het venster hierboven: de bon, de klant met het adres waar de factuur naartoe gaat, de regels met de btw per regel, het totaal, en twee regels over het versturen: Via Peppol en Mailen. Er vertrekt en ontstaat niets tot je op Bevestigen duwt. Vroeg je om te sturen en staat de weg via Peppol open, dan vertrekt de factuur als e-factuur én als pdf per mail — allebei, elk apart. Staat Peppol dicht, dan zegt die regel waarom en gaat alleen de pdf per mail. Vroeg je niet om te sturen of te mailen, dan staat er nee bij allebei en gaat er niets weg; staat er geen e-mailadres op de fiche of nog geen mailserver, dan zegt het voorstel dat vooraf.

Ontbreekt er iets — het btw-nummer of het adres van je salon, de naam van de klant — dan krijg je geen voorstel maar de lijst van wat er ontbreekt en waar je het invult. Staat er al een factuur op de bon, of ging die kassadag al naar je boekhouder, dan zegt ze dat in gewone taal en noemt ze de weg die dan wél open staat. Het recht Facturen maken geldt ook hier.

Zie De assistent.

Wat er op de factuur staat

De regels komen letterlijk van de bon: dezelfde omschrijvingen, dezelfde prijzen, dezelfde btw per regel. Ook een korting staat er als eigen regel op. Zo komt de factuur tot de cent overeen met het kasticket dat de klant al in handen heeft.

Onderaan staat het btw-overzicht per tarief: maatstaf en btw-bedrag, opgeteld uit de regels.

Was de bon aan de kassa al betaald — en dat is bijna altijd zo — dan staat dat er ook op: Betaald op … — Bancontact € 45,00. De factuur vraagt dan geen geld dat je al hebt.

Behalve bij een overschrijving. Werd de bon (deels) met Overschrijving afgerekend, dan is dat geld er nog niet. De factuur zegt dan Te betalen tegen … met de mededeling die de klant bij zijn overschrijving vermeldt, en gaat pas op betaald als je de overschrijving tegen je bankuittreksel afpunt. Zie Overschrijvingen afpunten.

Het rekeningnummer van het salon. Staat het ingevuld onder Instellingen → Het salon, dan komt het onder de totalen, met de BIC als die er is en — zolang er iets te betalen is — de gestructureerde mededeling. In de e-factuur via Peppol staat het als betaalwijze (een SEPA-overschrijving naar die rekening). Zonder rekeningnummer staat er niets, zoals voordien.

De gegevens worden bevroren. Verhuis je volgend jaar, of wijzigt de klant haar bedrijfsnaam, dan verandert er niets aan de facturen van vandaag. Ze tonen wat er toen op stond.

Waar vind ik ze terug?

Meer → Rapporten → Facturen. Daar staan ze allemaal, nieuwste bovenaan, met filters op periode, status en herkomst.

De lijst past op je scherm, ook met de zijbalk open. Per factuur zie je:

Met het icoon met de kolommen rechts boven de lijst verberg je de kolom Verstuurd als je ze niet nodig hebt.

Aan het einde van elke rij staan twee knoppen als icoon — beweeg erover voor hun naam — en een menu Meer (de drie puntjes) met de rest:

Kan een knop op dit moment niet, dan staat ze er uitgeschakeld bij — ook in het menu — en zegt ze waarom als je erover beweegt.

Mailen gebeurt nooit vanzelf. Er vertrekt pas iets als je op de knop duwt en het venster bevestigt. Staat er geen e-mailadres op de fiche, dan is de knop uitgeschakeld — HairConnect leidt geen adres af.

Kan er geen mail vertrekken, dan vertrekt er niets — en dan heet de factuur ook niet verstuurd. Is er nog geen mailserver ingesteld, dan is de knop Mailen uitgeschakeld en zegt ze waarom, met de weg erbij (Instellingen → Koppelingen → Mailserver). De factuur blijft staan zoals ze is: geen envelop bij Verstuurd, geen regel in het logboek, en ze is dus nog altijd een factuur die verstuurd of meegegeven moet worden. Vraag je het aan de assistent, dan staat er nee bij Mailen met dezelfde reden — de factuur zelf maakt hij wel.

De mail komt van jouw salon, in jouw kleuren, met jouw adres als antwoordadres, en in de taal van de klant. De klant leest nergens iets over HairConnect.

Elke weg apart. Bij Versturen vertrekken de e-factuur en de mail elk op zichzelf: mislukt de ene, dan gaat de andere toch, en de melding zegt wat niet lukte en waarom. In de kolom Verstuurd verschijnt de envelop pas als de mailserver de mail aannam, het vliegtuigje van Peppol pas na de bevestiging van het toegangspunt. Druk je later nog eens op Versturen, dan gaat alleen wat toen niet lukte.

Naar je eigen boekhouding: ClearFacts. Vulde je in de ClearFacts-koppeling een e-mailadres voor de verkoopfacturen in, dan gaat elke factuur en creditnota daar vanzelf in een eigen mail heen: op het moment dat ze naar de klant vertrekt (de e-factuur als ze via Peppol ging, anders de pdf), of bij het uitgeven als ze nergens heen vertrekt. Het icoon van ClearFacts in de kolom Verstuurd zegt dat ze er ligt; beweeg erover voor datum, uur en adres. Een factuur gaat nooit vanzelf twee keer. Met Opnieuw naar ClearFacts stuur je er één bewust nog eens; het venster zegt vooraf dat ClearFacts er dan een tweede document van maakt. Facturen uit Optios gaan niet vanzelf: je boekhouder heeft ze misschien al. Heeft hij ze niet, stuur ze dan als stapel met Naar ClearFacts.

Downloaden, per stuk of als stapel

• Pdf per factuur, zoals hierboven. Bij een factuur die je in HairConnect maakte, staat onder Meer ook UBL downloaden: dezelfde factuur als e-factuurbestand (Peppol BIS Billing 3.0), uit dezelfde bevroren regels. Handig voor een boekhouder die liever inleest dan overtypt.
• Een stapel. Vink facturen aan en kies onderaan Downloaden (pdf's en lijst), of druk bovenaan op Download wat de lijst toont voor alles wat de filters nu tonen, bijvoorbeeld een heel kwartaal. Je krijgt een zip met per document de pdf, en een bestand facturen.csv met nummer, soort, herkomst, datum, klant, btw-nummer, excl. btw, btw, totaal, status en of de factuur op een kassabon staat. Die lijst opent in Excel zoals de rapporten: puntkomma tussen de kolommen, komma in de bedragen.

Facturen uit Optios

Stap je over uit Optios, dan staan je facturen en creditnota's van Optios ook in deze lijst. Ze komen mee met de overstapwizard en met elke bijwerkronde — zie Zelf overstappen uit Optios.

• Vanaf welke datum, kies je zelf: op het scherm van de overstap (Instellingen → Overstappen uit Optios) staat bovenaan Facturen: alle overnemen. Zet je daar een datum — bijvoorbeeld het begin van je boekjaar — dan blijven de facturen van daarvóór in Optios: ze worden niet opgehaald, niet ingevoerd en komen niet op de opkuislijst. Een creditnota volgt haar factuur. Leeg betekent alles; wat al binnen is, blijft staan.
• Ze houden hun nummer uit Optios, letterlijk zoals het op het blad staat: D2627 -28, CRED-D2627 -1. Eronder staat uit Optios; met de filter Herkomst zie je alleen die.
• Pdf geeft het blad van Optios zelf, zoals je klant het kreeg. HairConnect maakt er geen nieuwe versie van.
• Twee reeksen naast elkaar. Een factuur die je in HairConnect maakt, krijgt een nummer uit de reeks van HairConnect (2026/0001, 2026/0002 …). Die reeks telt niet verder op de nummers van Optios: zolang je Optios nog gebruikt, nummert Optios zelf door, en dan zouden twee facturen hetzelfde nummer kunnen krijgen. Zeg je boekhouder dat er tijdens de overstap twee reeksen lopen.
• Ze vertrekken nooit opnieuw via Peppol, en crediteren of op betaald zetten doe je in Optios: de creditnota en de betaalstatus komen bij de volgende ronde vanzelf mee. Mailen en downloaden kan wel.
• Op een bon of niet. Stond de factuur in Optios op een kassabon, dan hangt ze hier aan diezelfde bon, en telt haar omzet niet nog eens — die zit al in de bon. Een factuur zonder bon telt mee in de omzet van haar datum, en een creditnota trekt af op de hare. Staat de bon zelf hier niet (ouder dan de drie jaar kassabonnen die meekomen), dan telt de factuur niet als omzet buiten de kassa; ze staat op de opkuislijst.

Via Peppol: de e-factuur

Sinds 1 januari 2026 moet een factuur tussen twee Belgische ondernemingen als gestructureerde e-factuur over het Peppol-netwerk gaan — een pdf per mail volstaat dan niet meer. Een klant die op naam van haar zaak betaalt, verwacht de factuur dus in haar boekhoudpakket, niet in haar mailbox.

HairConnect bouwt die e-factuur zelf (UBL, Peppol BIS Billing 3.0) uit exact dezelfde regels als de pdf: dezelfde omschrijvingen, dezelfde bedragen, dezelfde btw per regel, hetzelfde nummer. Er wordt niets herrekend, dus wat bij de boekhouder van de klant aankomt, sluit tot de cent op het kasticket. Het versturen zelf gebeurt door een toegangspunt — Recommand, met één account dat HairConnect beheert. Jij zet alleen de koppeling E-facturen via Peppol aan onder Instellingen → Koppelingen → Boekhouding; daarbij wordt je salon daar als afzender geregistreerd. Zie E-facturen via Peppol.

Wat er moet kloppen, in deze volgorde:

Ontbreekt er iets, dan is de knop uitgeschakeld en zegt hij precies wat en waar. Antwoordt het toegangspunt niet op die vraag, dan wordt er niet gegokt: de knop zegt dat je het straks opnieuw probeert, of de pdf per mail stuurt. Een buitenlands btw-nummer kan vandaag niet: alleen een Belgisch ondernemingsnummer dient hier als Peppol-adres.

Versturen gebeurt nooit vanzelf. Aan de kassa vraagt het scherm het meteen na het maken; in de lijst staat de knop Versturen. Het venster toont vooraf naar welk ondernemingsnummer, via welk toegangspunt en wat er vertrekt, en naar welk e-mailadres de pdf gaat. Pas als het toegangspunt de zending bevestigt, verschijnt het vliegtuigje van Peppol in de kolom Verstuurd — met de datum en het kenmerk van de zending als je erover beweegt — en komt er een regel in het logboek. Weigert het toegangspunt, dan blijft de factuur op dat vlak staan zoals ze was, gaat de mail toch, en zegt het scherm wat er niet lukte.

Eén keer. Een factuur die via Peppol vertrokken is, vertrekt niet nog eens via Peppol: het venster zegt dan wanneer en met welk kenmerk. De mail gaat daarnaast — de e-factuur voor haar boekhouding, de pdf voor de klant zelf — en dat zijn twee aparte sporen. Nog eens mailen kan altijd met Mailen, onder Meer.

Een creditnota gaat dezelfde weg, als e-creditnota met een verwijzing naar de factuur die ze rechtzet.

Wanneer gaat alleen de pdf per mail? Voor een particuliere klant zonder btw-nummer, voor een klant met een buitenlands nummer, zolang er geen toegangspunt ingesteld is, en wanneer de klant (nog) niet in het Peppol-netwerk staat. Het venster zegt dat telkens vooraf.

Een factuur rechtzetten

Verwijderen kan niet. Een uitgegeven factuur ligt bij de klant en bij zijn boekhouder; ze stilletjes laten verdwijnen zou betekenen dat hun papier en jouw boek elkaar tegenspreken.

Wat wél kan is Crediteren. Dat maakt een apart document — een creditnota — met dezelfde regels maar negatieve bedragen, een eigen nummer uit dezelfde reeks en een verwijzing naar de factuur die ze rechtzet. De reden is verplicht en staat op de creditnota én in het logboek.

Eén keer, en niet meer. Een factuur wordt hoogstens één keer gecrediteerd. Daarna verdwijnt de knop.

De verkoop zelf verandert hier niet door: de bon blijft staan en de omzet blijft geteld. Klopt de verkoop niet — verkeerde dienst, verkeerd bedrag — dan is het de bon die tegengeboekt moet worden, aan de kassa. Zie Tegenboeken en de kasla.

Eén uitzondering: een proeffactuur. Maakte je een factuur om te proberen en crediteerde je ze meteen, dan kan de zaakvoerder of een manager het paar samen laten verdwijnen met Proeffactuur verwijderen, onder Meer in de rij van de factuur of van haar creditnota in Meer → Rapporten → Facturen. Dat kan alleen als alles hiervan klopt:

• de factuur werd in HairConnect gemaakt, niet in Optios, en ze is gecrediteerd — samen komen de twee op nul;
• geen van beide ging ooit ergens heen: niet gemaild, niet via Peppol, niet naar ClearFacts, en er is geen overschrijving tegen afgepunt;
• hun dag en hun kwartaal liggen nog niet bij je boekhouder;
• het zijn de laatste nummers van de reeks: na de creditnota werd nog geen andere factuur gemaakt.

Waarom alleen dan: wat al bij een klant, een boekhouder of op het Peppol-netwerk ligt, mag hier niet verdwijnen, en de nummering moet zonder gaten doorlopen. Daarom telt de reeks na het verwijderen verder vanaf het hoogste nummer dat overblijft — waren het 2026/0001 en 2026/0002, dan krijgt je volgende factuur opnieuw 2026/0001. Klopt één voorwaarde niet, dan is de knop uitgeschakeld en zegt hij waarom. De bon waarop de factuur stond, blijft zoals hij is, en in het logboek komt een regel met wie het deed en welke nummers verdwenen.

Telt de omzet nu dubbel?

Nee. De omzet staat op de bon en blijft daar. De dagontvangsten, het omzetrapport, de btw-samenvatting en wat er naar je boekhouder gaat, tellen uitsluitend kassabonnen op. Een factuur is een document over een verkoop die al geteld is, geen tweede verkoop.

In het kassaboek staat ze wél apart. Wat op factuur gaat, is geen kasontvangst: die bon valt uit de kolom Contant ontvangen, en het factuurtotaal van die dag komt in een eigen kolom Gefactureerd. Betaalde de klant aan de kassa toch contant, dan blijft dat geld meetellen voor de lade — het ligt er — onder Contant op factuur. Zie Kassaboek en transacties.

En in de dagontvangsten staat ze vermeld. Onderaan dat rapport verschijnt het blok Facturen in deze periode: per document het nummer, de bon waarover het gaat en het bedrag. Daarnaast telt de kolom Gefactureerd per dag hoeveel bonnen van die dag een factuur kregen. Allebei zijn het vermeldingen — er verschuift geen cent, de omzet blijft staan waar ze stond. Ze bestaan omdat je boekhouder twee stapels krijgt: de dagontvangsten en je verkoopdagboek. Zonder die vermelding ziet hij nergens dat het over dezelfde verkoop gaat, en boekt hij ze twee keer. Zie Dagontvangsten en btw.

Daarom kan een factuur ook alleen uit een afgesloten bon ontstaan, en niet uit een leeg formulier.

Een afgesloten kwartaal

Elk kwartaal vertrekt alles naar je boekhouder. Is een kwartaal voorbij en volledig doorgestuurd, dan ligt het vast: aan een factuur uit die periode verandert er niets meer, en er komt ook geen nieuwe factuur meer bij op een bon van toen — die zou het kassaboek achteraf nog verschuiven. Het scherm noemt het kwartaal bij naam: "Q2 2026 is afgesloten en naar de boekhouder gestuurd."

Wat wél kan, is crediteren. De creditnota draagt de datum van vandaag en een nummer uit het lopende boekjaar, en valt dus in het kwartaal dat nu loopt. Het afgesloten kwartaal blijft staan zoals het naar je boekhouder ging.

En daarna maak je de juiste factuur. Zodra de oude factuur gecrediteerd is, gaat op diezelfde bon de knop Nieuwe factuur maken weer open — ook al is het kwartaal dicht. Er verschuift dan namelijk niets meer: het kassaboek van die dag telde die bon toen al als gefactureerd, en dat blijft zo. De nieuwe factuur draagt de datum van vandaag en een nummer uit het lopende boekjaar.

Die twee documenten — de creditnota en de factuur die in de plaats komt — verschijnen samen in een apart blok Correcties op een vorige periode, in het kassaboek én in de dagontvangsten van het lopende kwartaal, met het kwartaal en jouw reden erbij. Ze heffen elkaar op, en ze zijn allebei te zien: een netto nul in een totaalkolom zou eruitzien alsof er niets gebeurd is.

Voor een bon werkt het net zo: tegenboeken kan nog altijd, en die tegenboeking valt ook in het lopende kwartaal, in datzelfde blok. Zie Tegenboeken en de kasla.

Instellen

Instellingen → Het salon → Facturen aan uw klanten. Daar staat de vervaltermijn in dagen; standaard veertien. Bij een factuur die aan de kassa al betaald is, staat de datum er wel maar vraagt ze niets.

Wie mag dit?

Het recht heet Facturen maken en staat op de medewerkerfiche, onder Rechten. Het is standaard aan voor iedereen die aan de kassa staat: een zakelijke klant vraagt haar factuur aan de balie, op het moment zelf.

Wil je het bij één iemand houden, zet het vinkje dan per persoon uit — zie Een medewerker toevoegen.

De lijst met facturen zit achter het recht Rapporten, samen met de andere schermen waar bedragen op staan.

Veelgestelde vragen

Kan ik een factuur maken zonder bon? Nee. Een factuur ontstaat uit een afgesloten kassabon. Zo staat er nooit een factuur tegenover omzet die nergens geboekt is.

Kan ik het nummer zelf kiezen? Nee. Het nummer komt uit de reeks van je salon en loopt zonder gaten door. Een ontbrekend nummer leest bij een controle als een weggemoffelde factuur.

Kan ik de factuur naar een ander adres sturen dan dat van de klant? Niet vanuit het scherm. Download de pdf en stuur ze zelf door.

Verstuurt HairConnect e-facturen (Peppol / UBL)? Ja, sinds september 2026. Een factuur aan een klant met een Belgisch btw-nummer vertrekt als UBL (Peppol BIS Billing 3.0) over het Peppol-netwerk, via het toegangspunt dat je instelde — zie Via Peppol hierboven. Zonder btw-nummer of zonder toegangspunt blijft de pdf per mail de weg, en het scherm zegt dat vooraf.

Moet ik daarvoor zelf een Peppol-toegangspunt nemen? Nee. HairConnect verstuurt via zijn eigen toegangspunt (Recommand) en registreert je salon daar wanneer je de koppeling aanzet. Je hoeft nergens anders een account te maken.