Le fonctionnement des rapports

Mis à jour le 2026-10-05

Chaque rapport possède le même en-tête : un choix de période, un bouton Downloaden (télécharger) et, en dessous, un ou plusieurs tableaux accompagnés éventuellement d'un graphique.

La période

En haut, deux éléments côte à côte :

Sous Dit kwartaal et Vorig kwartaal figure le trimestre concerné, par exemple 3e kwartaal 2026 (3e trimestre 2026). Une semaine commence le lundi. Le bouton de la période choisie est crème avec un bord cuivré.

Choisir vous-même deux dates

Cliquez sur le bouton des dates. Une fenêtre s'ouvre avec un calendrier et deux champs.

• Deux clics dans le calendrier. Le premier clic est le premier jour, le second le dernier. Si vous cliquez d'abord sur le dernier jour, vous obtenez la même période. Un seul jour ? Cliquez deux fois sur le même jour.
• Des mois entiers. Cliquez sur le nom du mois au-dessus du calendrier (Juli 2026). Vous voyez alors les douze mois de l'année : cliquez sur le premier mois puis sur le dernier. Juli puis september donne du 1er juillet au 30 septembre inclus.
• Taper. Tapez dans Van (du) et Tot en met (jusqu'au inclus) une date au format jj-mm-aaaa, par exemple 01-07-2026, puis appuyez sur Entrée ou sur Toepassen (appliquer). 1-7-2026, 01/07/26 et 01.07.2026 sont aussi compris. Une date qui n'existe pas (31-02-2026) est refusée avec un message ; rien n'est alors choisi.

Le calendrier montre toujours la première et la dernière semaine complètes du mois. Les jours du mois précédent et du mois suivant qui tombent dans ces semaines sont en gris clair et se cliquent normalement — vous choisissez ainsi lundi 29 juin au dimanche 5 juillet sans feuilleter. Le jour d'aujourd'hui a un fin bord cuivré.

Au clavier : les flèches avancent d'un jour ou d'une semaine, Début et Fin vont au début et à la fin de la semaine, Page précédente et Page suivante reculent ou avancent d'un mois, Entrée ou espace choisit le jour, Échap ferme la fenêtre.

La période reste en place

La période que vous choisissez reste en place quand vous passez à un autre rapport — par les onglets en haut, la barre latérale ou un lien. Si vous choisissez Vorig kwartaal dans le livre de caisse, les recettes journalières, le chiffre d'affaires et les transactions affichent ensuite aussi le trimestre précédent. Elle est toujours là après avoir rechargé la page.

• Elle figure dans l'adresse de la page (?van=2026-07-01&tot=2026-09-30). Un favori ou un lien transmis s'ouvre donc sur les mêmes jours.
• Elle vaut pour vous dans ce salon, et pour personne d'autre : un collègue sur le même iPad ou votre propre second salon a sa propre période.
• Un choix rapide reste un choix rapide : qui a choisi Vandaag voit demain le jour de demain.
• Si vous ouvrez un rapport sans rien choisir, il commence par son propre réglage : Dagontvangsten (recettes journalières) par aujourd'hui, les autres rapports par ce mois-ci.
• Si un rapport ne peut pas afficher la période choisie d'un seul coup, il le dit dans une barre jaune et affiche la période la plus proche qu'il peut afficher. Votre choix reste alors en place pour les autres rapports.

Le dernier jour compte entièrement, jusqu'à 23:59:59. Chaque rapport applique exactement les mêmes limites, de sorte qu'un ticket de 23 h 58 ne se retrouve jamais dans un rapport et pas dans l'autre.

Dans la barre du haut, la période choisie est écrite en toutes lettres : 1 juli 2026 – 30 september 2026.

Télécharger

En haut à droite se trouve le bouton Downloaden (télécharger). Cliquez dessus et choisissez le format :

Si le salon a un logo — chargé sous Instellingen → Het salon (Paramètres → Le salon), ou repris d'Optios — il figure en haut à droite du PDF, dans ses propres couleurs ; sans logo, seul le texte apparaît.

Chaque fichier contient exactement ce qui est à l'écran : les mêmes tableaux, les mêmes lignes, les mêmes montants. Rien n'est recalculé.

Le téléchargement est un lien ordinaire. Vous pouvez donc aussi le partager ou l'enregistrer. Le nom du fichier contient le rapport et la période : dagontvangsten-2026-07-01-2026-09-30.pdf.

Le téléchargement suit la période et les filtres choisis, pas la page visible. Seul qui peut voir les rapports peut les télécharger.

Vers le comptable

Sur Dagontvangsten, Kassaboek et Transacties figure un bouton Naar de boekhouder (vers le comptable) dès que vous renseignez l'adresse e-mail de votre comptable sous Instellingen → Het salon, que vous activez un logiciel comptable sous Instellingen → Koppelingen, ou que vous renseignez une adresse e-mail pour les factures de vente dans l'intégration ClearFacts. Un clic envoie la période choisie par chaque voie active, l'une à côté de l'autre :

• les trois rapports en pièces jointes CSV vers l'adresse de votre comptable, à vos couleurs et avec vous comme expéditeur — avec le même contenu que Downloaden → CSV. Les factures n'y sont pas ;
• chaque facture et note de crédit de la période qui ne se trouvait pas encore chez ClearFacts, chacune dans son propre e-mail vers l'adresse des factures de vente renseignée dans l'intégration ClearFacts. Exactement un document par e-mail : le PDF, ou la facture électronique (UBL) lorsqu'elle est partie via Peppol. D'habitude elles y sont déjà — une facture part vers ClearFacts au moment où elle part vers le client ou est émise — et ceci est le filet de sécurité. Une facture ne part jamais deux fois ; la liste Facturen (factures) montre quand elle est partie. Les factures issues d'Optios ne partent pas d'elles-mêmes : vous les envoyez vous-même depuis cette liste, si votre comptable ne les a pas encore. S'il n'y a pas d'adresse ClearFacts, les factures ne partent nulle part — plus non plus dans le mail à votre comptable — et la fenêtre le dit d'avance ;
• chaque journée de caisse clôturée de la période comme un seul document vers le logiciel comptable activé, ventilé par taux de TVA. Avec ClearFacts, cela ne se fait que si vous y avez activé Kassadagen ook als document naar ClearFacts (journées de caisse aussi comme document vers ClearFacts). Par défaut, c'est désactivé : le livre de caisse part alors seulement en CSV dans l'e-mail à votre comptable, et jamais jour par jour.

La fenêtre dit d'avance ce qui part. Combien de journées de caisse avec du chiffre d'affaires compte la période, vers quel logiciel et vers quelle adresse elles vont, quelles journées se trouvaient déjà chez le comptable — celles-là ne repartent pas, même si elles sont parties par l'autre voie — et qu'aujourd'hui et les jours suivants ne partent pas : une journée ne part que lorsqu'elle est passée. S'il n'y a rien à envoyer, il n'y a pas de bouton Versturen (envoyer) et la fenêtre explique pourquoi.

Après le clic, une notification dit ce qui est effectivement parti. Une journée que le logiciel n'a pas acceptée y figure en toutes lettres et reste affichée jusqu'à ce que vous la fermiez. Chaque envoi laisse une ligne dans le journal : Naar de boekhouder verstuurd (envoyé au comptable).

Regarder d'abord vous-même : Proefzending naar mezelf (envoi d'essai à moi-même). À côté de Naar de boekhouder, le gérant et le manager disposent d'un bouton Proefzending naar mezelf. Il envoie exactement le mail que votre comptable recevrait pour la période choisie — le même texte, les mêmes pièces jointes, les mêmes journées — à l'adresse e-mail avec laquelle vous êtes connecté. Seul l'objet commence par Proef – (essai –). S'il y a une adresse ClearFacts pour les factures de vente, vous recevez en plus chaque facture et note de crédit de la période dans un e-mail séparé, telles que ClearFacts les recevrait, elles aussi précédées de Proef –. Rien ne part vers le comptable, vers ClearFacts ni vers un logiciel comptable, et rien n'est fixé : une facture n'est pas marquée comme envoyée ensuite. Le bouton fonctionne aussi tant que l'adresse de votre comptable est encore vide : vous voyez ainsi ce qu'il recevrait avant de la renseigner. Envoyer vers une autre adresse n'est pas possible ; l'essai part toujours vers vous-même. Si vous ouvrez les recettes journalières sans rien choisir, la période est sur Vandaag (aujourd'hui), et aujourd'hui n'est pas encore clôturé : la fenêtre le dit alors et vous demande de choisir en haut une période déjà passée, par exemple Vorige maand ou Vorig kwartaal. Ce choix reste ensuite en place dans tous les rapports. Sans serveur mail, l'essai ne part pas non plus. Chaque essai laisse une ligne dans le journal : Proefzending naar de boekhouder (envoi d'essai au comptable), avec l'adresse.

Ou demandez-le à Hairlien. Dites maak alles klaar voor de boekhouder van het vorig kwartaal (préparez tout pour le comptable pour le trimestre précédent) dans la barre du haut. Elle vérifie d'abord ce qui reste ouvert — tickets ouverts, journées de caisse sans tiroir compté, ce qui est déjà chez le comptable, l'adresse du comptable, le serveur de mail — chacun avec un lien vers l'écran où vous le corrigez. Ensuite, après votre clic, elle vous envoie le même essai, et ce n'est qu'après un deuxième clic que tout part chez le comptable, par exactement le même chemin que ce bouton. Voir L'assistant.

Automatiquement, par période de TVA. Sous Instellingen → Het salon, mettez Automatisch doorsturen (transmettre automatiquement) sur Elke maand (chaque mois) ou Elk kwartaal (chaque trimestre) — selon votre déclaration de TVA — et le premier jour après la période, à six heures, il se passe exactement la même chose qu'avec le bouton, pour le mois ou le trimestre écoulé. Par défaut, c'est désactivé ; rien ne part de lui-même tant que vous ne le choisissez pas. Un tour manqué n'est pas rattrapé : dans ce cas, vous appuyez vous-même sur le bouton.

Ce que l'envoi fixe. Chaque journée de caisse qui part est notée comme chez le comptable. À partir de là, un ticket de cette journée ne peut plus être supprimé, seulement extourné : ce que votre comptable a en main ne peut pas changer ici en silence. Voir Extourner et la caisse.

Si aucun mail ne peut partir, les CSV ne partent pas — et rien n'est fixé par cette voie non plus. S'il n'y a pas encore de serveur mail configuré, la fenêtre le dit d'avance, avec le chemin (Instellingen → Koppelingen → Mailserver). Si un logiciel comptable est actif, les documents y partent quand même ; s'il n'y en a pas, il n'y a pas de bouton Versturen et vos tickets restent supprimables. Lors de la tournée automatique, un tel salon est passé pour le mail ; les autres salons partent normalement.

Comment les chiffres sont écrits

Les montants sont tenus en interne en centimes entiers et ne sont divisés par cent qu'au tout dernier moment, uniquement pour l'affichage. Jamais avant, jamais entre-temps.

Une cellule vide affiche —, jamais 0. Pas de donnée, ce n'est pas la même chose que zéro.

Dans la ligne de total, les nombres et les montants sont additionnés, mais jamais les pourcentages : une moyenne de pourcentages n'est pas un total. Les montants négatifs s'affichent en rouge — une contre-passation ou un manquant de caisse doit se voir sans que vous ayez à chercher le signe moins.

Quels tickets comptent

Dans chaque rapport financier, un ticket compte s'il est afgesloten (clôturé), s'il n'est pas contre-passé et s'il n'est pas lui-même une contre-passation.

L'original et la contre-passation disparaissent donc tous les deux. Si seul l'original disparaissait, la contre-passation négative resterait et le chiffre d'affaires du jour serait trop bas de ce montant.

Le temps de calcul en bas de page

Sous chaque rapport figure Deze maand · berekend in 42,7 ms (ce mois-ci · calculé en 42,7 ms). Ce n'est pas là par coquetterie : avec huit ans de tickets de caisse, vous voyez ce chiffre bondir dès que quelque chose déraille dans le calcul.

Les graphiques

Là où un graphique aide, il y en a un. Là où un tableau est plus clair, il n'y en a délibérément pas — c'est un choix par rapport, pas une fonction manquante.

Les graphiques sont dessinés dans la page elle-même, de sorte qu'ils suivent aussi à l'impression.

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