Een factuur maken

Bijgewerkt op 2026-09-04

De meeste klanten krijgen een kasticket. Een klant die op naam van haar zaak betaalt, vraagt een factuur — met haar btw-nummer erop, en met dat van jou. Die maak je vanuit de bon die je net afsloot.

Een factuur is geen tweede verkoop. Ze is hetzelfde geld, op een ander blad papier.

Wat er eerst moet klaarstaan

Zonder deze drie dingen maakt HairConnect geen factuur, en vult het er ook niets bij:

Ontbreekt er iets, dan zegt het venster aan de kassa precies wát en wáár — en er gebeurt niets. Dat is met opzet: een factuur is een fiscaal document, en een aannemelijk verkeerd adres erop is erger dan een leeg vak.

Betaalt de klant op naam van haar vennootschap, vul dan haar facturatiegegevens in op de fiche — zie Een klantfiche aanmaken. Die gegevens winnen van haar woonadres. Staan ze er niet, dan komt haar gewone naam en adres op de factuur.

Aan de kassa

1. Zoek de afgesloten bon op (kolom Afgesloten aan de rechterkant).
2. Druk op Factuur maken.
3. Het venster toont wat er op de factuur komt: van wie, aan wie, de regels, de btw per tarief en het totaal.
4. Bevestigen.

Pas bij Bevestigen krijgt de factuur haar nummer. Zolang je in het venster staat, is er nog niets: geen document, geen nummer, geen gat in de reeks als je afbreekt.

De nummering loopt per salon en per boekjaar — 2026/0001, 2026/0002 — zonder gaten. Twee kassa's die op dezelfde seconde een factuur maken, krijgen nooit hetzelfde nummer.

Eén factuur per bon. Is er al een gemaakt, dan zegt het venster welke. Klopt ze niet, dan maak je een creditnota; je maakt geen tweede.

Of gewoon zeggen tegen Hairlien

Hetzelfde kan met een zin in het tekstvak van de assistent, op elk scherm:

• stuur Thomas een factuur
• maak een factuur voor mevrouw Peeters
• factuur voor de bon van deze morgen van Christine
• stuur de factuur van gisteren naar Christine

Zonder dag genoemd neemt hij de laatst afgesloten bon van die klant waar nog geen factuur op staat. Bestaan er twee klanten met dezelfde naam, dan vraagt hij welke — met hun namen erbij, en zonder te raden. Is er geen bon, dan zegt hij dat en maakt hij er geen: een factuur ontstaat uit een bon.

Je krijgt hetzelfde te zien als in het venster hierboven: de bon, de klant met het adres waar de factuur naartoe gaat, de regels met de btw per regel, het totaal, en of ze gemaild wordt. Er vertrekt en ontstaat niets tot je op Bevestigen duwt. Vroeg je niet om te sturen of te mailen, dan staat er nee bij Mailen en gaat er ook niets weg; staat er geen e-mailadres op de fiche, dan zegt het voorstel dat vooraf.

Ontbreekt er iets — het btw-nummer of het adres van je salon, de naam van de klant — dan krijg je geen voorstel maar de lijst van wat er ontbreekt en waar je het invult. Staat er al een factuur op de bon, of ging die kassadag al naar je boekhouder, dan zegt hij dat in gewone taal en noemt hij de weg die dan wél open staat. Het recht Facturen maken geldt ook hier.

Zie De assistent.

Wat er op de factuur staat

De regels komen letterlijk van de bon: dezelfde omschrijvingen, dezelfde prijzen, dezelfde btw per regel. Ook een korting staat er als eigen regel op. Zo komt de factuur tot de cent overeen met het kasticket dat de klant al in handen heeft.

Onderaan staat het btw-overzicht per tarief: maatstaf en btw-bedrag, opgeteld uit de regels.

Was de bon aan de kassa al betaald — en dat is bijna altijd zo — dan staat dat er ook op: Betaald op … — Bancontact € 45,00. De factuur vraagt dan geen geld dat je al hebt.

De gegevens worden bevroren. Verhuis je volgend jaar, of wijzigt de klant haar bedrijfsnaam, dan verandert er niets aan de facturen van vandaag. Ze tonen wat er toen op stond.

Waar vind ik ze terug?

Meer → Rapporten → Facturen. Daar staan ze allemaal, nieuwste bovenaan, met filters op periode en status.

Mailen gebeurt nooit vanzelf. Er vertrekt pas iets als je op de knop duwt en het venster bevestigt. Staat er geen e-mailadres op de fiche, dan is de knop uitgeschakeld — HairConnect leidt geen adres af.

De mail komt van jouw salon, in jouw kleuren, met jouw adres als antwoordadres. De klant leest nergens iets over HairConnect.

Een factuur rechtzetten

Verwijderen kan niet. Een uitgegeven factuur ligt bij de klant en bij zijn boekhouder; ze stilletjes laten verdwijnen zou betekenen dat hun papier en jouw boek elkaar tegenspreken.

Wat wél kan is Crediteren. Dat maakt een apart document — een creditnota — met dezelfde regels maar negatieve bedragen, een eigen nummer uit dezelfde reeks en een verwijzing naar de factuur die ze rechtzet. De reden is verplicht en staat op de creditnota én in het logboek.

Eén keer, en niet meer. Een factuur wordt hoogstens één keer gecrediteerd. Daarna verdwijnt de knop.

De verkoop zelf verandert hier niet door: de bon blijft staan en de omzet blijft geteld. Klopt de verkoop niet — verkeerde dienst, verkeerd bedrag — dan is het de bon die tegengeboekt moet worden, aan de kassa. Zie Tegenboeken en de kasla.

Telt de omzet nu dubbel?

Nee. De omzet staat op de bon en blijft daar. De dagontvangsten, het omzetrapport, de btw-samenvatting en wat er naar je boekhouder gaat, tellen uitsluitend kassabonnen op. Een factuur is een document over een verkoop die al geteld is, geen tweede verkoop.

In het kassaboek staat ze wél apart. Wat op factuur gaat, is geen kasontvangst: die bon valt uit de kolom Contant ontvangen, en het factuurtotaal van die dag komt in een eigen kolom Gefactureerd. Betaalde de klant aan de kassa toch contant, dan blijft dat geld meetellen voor de lade — het ligt er — onder Contant op factuur. Zie Kassaboek en transacties.

Daarom kan een factuur ook alleen uit een afgesloten bon ontstaan, en niet uit een leeg formulier.

Een afgesloten kwartaal

Elk kwartaal vertrekt alles naar je boekhouder. Is een kwartaal voorbij en volledig doorgestuurd, dan ligt het vast: aan een factuur uit die periode verandert er niets meer, en er komt ook geen nieuwe factuur meer bij op een bon van toen — die zou het kassaboek achteraf nog verschuiven. Het scherm noemt het kwartaal bij naam: "Q2 2026 is afgesloten en naar de boekhouder gestuurd."

Wat wél kan, is crediteren. De creditnota draagt de datum van vandaag en een nummer uit het lopende boekjaar, en valt dus in het kwartaal dat nu loopt. Het afgesloten kwartaal blijft staan zoals het naar je boekhouder ging.

En daarna maak je de juiste factuur. Zodra de oude factuur gecrediteerd is, gaat op diezelfde bon de knop Nieuwe factuur maken weer open — ook al is het kwartaal dicht. Er verschuift dan namelijk niets meer: het kassaboek van die dag telde die bon toen al als gefactureerd, en dat blijft zo. De nieuwe factuur draagt de datum van vandaag en een nummer uit het lopende boekjaar.

Die twee documenten — de creditnota en de factuur die in de plaats komt — verschijnen samen in een apart blok Correcties op een vorige periode, in het kassaboek én in de dagontvangsten van het lopende kwartaal, met het kwartaal en jouw reden erbij. Ze heffen elkaar op, en ze zijn allebei te zien: een netto nul in een totaalkolom zou eruitzien alsof er niets gebeurd is.

Voor een bon werkt het net zo: tegenboeken kan nog altijd, en die tegenboeking valt ook in het lopende kwartaal, in datzelfde blok. Zie Tegenboeken en de kasla.

Instellen

Instellingen → Het salon → Facturen aan uw klanten. Daar staat de vervaltermijn in dagen; standaard veertien. Bij een factuur die aan de kassa al betaald is, staat de datum er wel maar vraagt ze niets.

Wie mag dit?

Het recht heet Facturen maken en staat op de medewerkerfiche, onder Rechten. Het is standaard aan voor iedereen die aan de kassa staat: een zakelijke klant vraagt haar factuur aan de balie, op het moment zelf.

Wil je het bij één iemand houden, zet het vinkje dan per persoon uit — zie Een medewerker toevoegen.

De lijst met facturen zit achter het recht Rapporten, samen met de andere schermen waar bedragen op staan.

Veelgestelde vragen

Kan ik een factuur maken zonder bon? Nee. Een factuur ontstaat uit een afgesloten kassabon. Zo staat er nooit een factuur tegenover omzet die nergens geboekt is.

Kan ik het nummer zelf kiezen? Nee. Het nummer komt uit de reeks van je salon en loopt zonder gaten door. Een ontbrekend nummer leest bij een controle als een weggemoffelde factuur.

Kan ik de factuur naar een ander adres sturen dan dat van de klant? Niet vanuit het scherm. Download de pdf en stuur ze zelf door.

Verstuurt HairConnect e-facturen (Peppol / UBL)? Nog niet. Er gaat een pdf per mail; er wordt geen gestructureerde factuur naar een netwerk gestuurd.