Verwijderverzoeken
Bijgewerkt op 2026-08-22
Klanten → Verwijderverzoeken.
Een klant die in het klantenportaal op Verwijder mijn gegevens duwt, komt hier terecht. Er wordt op dat moment niets gewist: jij beslist wat er weg kan, en dit scherm is waar je dat doet.
Het cijfer naast de menu-ingang telt de openstaande verzoeken. Het wordt rood zodra er één langer dan een maand ligt.
Je hebt één maand
De AVG geeft je als verwerkingsverantwoordelijke één maand om op een verzoek te antwoorden. De kolom Ligt er al telt mee vanaf de dag van het verzoek en kleurt rood zodra die maand voorbij is. Dat is geen waarschuwing van HairConnect maar van de wet.
De lijst opent op het tabblad Open, met de oudste bovenaan.
Twee knoppen, en waarom er geen derde is
Fiche anonimiseren
Dit is de knop die je in bijna alle gevallen wil.
Wat weggaat:
- de kleurformules van die klant, met hun ontlede regels;
- je interne opmerkingen over die klant;
- de aanmeldcodes en de sessies van het klantenportaal;
- de lijst van mails die naar die klant vertrokken zijn;
- openstaande wachtlijstaanvragen en terugbelverzoeken;
- élk gegeven op de fiche zelf: voornaam, achternaam, e-mailadres, gsm-nummer, vast nummer, straat, postcode, gemeente, land, geslacht, geboortedatum, taal en vaste medewerker.
Wat blijft staan:
- de kassabonnen, de bonregels, de betalingen en het kassajournaal. Die moet je in België zeven jaar bewaren, en het journaal is bovendien een hashketting: één bon achteraf wijzigen breekt de ketting van alle bonnen erna;
- de cadeaubonnen en het tegoed. Dat is geld dat je die klant nog schuldig bent;
- de afspraken met hun blokken, zodat je agenda van vorig jaar geen gaten krijgt.
Die vier wijzen na de bewerking naar een lege fiche. De naam staat er niet meer op, dus de bon zegt nog wel wat er verkocht is, maar niet meer aan wie.
De fiche blijft in je klantenlijst staan onder de naam Verwijderde klant. Dat is met opzet: een fiche die helemaal verdwijnt, neemt de bonnen mee.
Het logboek is de uitzondering. Onder Instellingen → Logboek blijft de naam van de klant staan in de regels die over hem gaan. Het logboek is append-only — de databank zelf weigert er een wijziging in — en die regels verdwijnen pas als hun eigen bewaartermijn van zeven jaar afloopt. Daar kan niemand iets aan veranderen, ook wij niet. Vertel dat aan je klant als hij ernaar vraagt; het is eerlijker dan hem te laten geloven dat elk spoor weg is.
Dit kan niet ongedaan gemaakt worden.
Afhandelen zonder te anonimiseren
Voor het geval waarin je beslist dat de gegevens moeten blijven staan: een openstaand tegoed, een cadeaubon die nog ingeruild kan worden, een lopend geschil. De reden is verplicht, want dat is precies wat je achteraf moet kunnen uitleggen.
Waarom er geen "definitief verwijderen" is
Zo'n knop zou het tegoedgrootboek van die klant weggooien — geld dat je hem nog schuldig bent — en de bonnen van hun klant losmaken, waardoor je omzetrapporten van vorige jaren niet meer sommeren zoals toen. Hij zou dus meer stukmaken dan hij wist, want naam en adres staan alleen op de fiche en nergens anders. Anonimiseren wist evenveel persoonsgegevens en laat je boekhouding heel.
Wat er in het logboek komt
Beide knoppen schrijven een regel onder Instellingen → Logboek, soort Privacy:
- Klantenfiche geanonimiseerd, met daarbij hoeveel er van elk soort gewist is;
- Verwijderverzoek afgehandeld, met de reden die je typte.
Samen met de regel Verwijderverzoek die het portaal zelf schreef, heb je zo de volledige keten: wanneer het binnenkwam, wat je deed en wanneer.
Waar dit niet over gaat
Een klant die gewoon uit je lijst mag maar niets vroeg, archiveer je op zijn fiche — zie Een klantfiche aanmaken. Dat is iets anders: een gearchiveerde fiche houdt al zijn gegevens.
Eén ding om te weten na een migratie
Anonimiseren wist ook het Optios-nummer op de fiche. Wordt de Optios-export daarna nóg eens ingelezen, dan maakt de import een nieuwe, volledig ingevulde fiche aan voor diezelfde persoon. Lees een export dus niet opnieuw in nadat je verwijderverzoeken behandeld hebt.