Berichten aan en van een klant

Bijgewerkt op 2026-10-05

Klantfiche → tab Berichten, en voor alle klanten samen Meer → Instellingen → Verstuurde berichten.

Alles wat er tussen je salon en één klant over en weer ging, staat op één plek, het nieuwste bovenaan. Niets op dit scherm verstuurt iets: je kijkt alleen.

Wat er in de tab Berichten staat

• Elke mail die de klant van je salon kreeg: de bevestiging, de herinnering, de verplaatsing, het bericht na een no-show, de annulatie, de wachtlijst, het kasticket, de factuur en de creditnota, de aanmeldcode voor het portaal en de mail om zijn e-mailadres te bevestigen. Ook een mail die er later bijkomt, komt hier vanzelf in.
• WhatsApp, heen en terug: de bevestigingen en herinneringen die vertrokken, en wat de klant zelf terugstuurde.
• Peppol: een factuur die als e-factuur vertrok, met het kenmerk van het toegangspunt.
• Wat de klant zelf stuurde via de boekingssite (de opmerking bij een online boeking) of het klantenportaal (een vraag om teruggebeld te worden, een vraag om zijn gegevens te verwijderen).
• Berichten uit Optios, als je met de wizard overstapte. Zie verder.

Per regel: wanneer, het kanaal (een icoontje), aan of van de klant, de soort, het onderwerp en de status.

Bovenaan filter je op kanaal en op soort. CSV en PDF downloaden de lijst zoals je ze ziet, met je filter erop.

Bekijken toont het bericht zoals het vertrok: de mail in de huisstijl van je salon, of de tekst van een WhatsApp-bericht. Bij een factuur haal je met Factuur-pdf de bijlage op. Een mail van vóór oktober 2026 heeft geen inhoud: toen werd die nog niet bewaard.

Wat de status betekent

Afgeleverd of alleen verstuurd: dat hangt van je mailserver af

Of je ooit Afgeleverd of Geweigerd ziet, hangt af van de mailserver waarlangs je salon mailt.

• Je eigen mailserver (Instellingen → Koppelingen → Mailserver), zoals een account bij Google Workspace, meldt niet terug of een mail aankwam. Je ziet dan Verstuurd, en verder niets. Een mail die geweigerd werd, komt als foutmelding in de mailbox van dat account terecht, niet in HairConnect.
• De mailserver van HairConnect meldt dat wél terug. Gebruik je geen eigen mailserver, dan zie je Afgeleverd of Geweigerd verschijnen.
• Mail via HairConnect (Instellingen → Koppelingen → Mail via HairConnect) laat je mails vertrekken via de mailserver van HairConnect, met je eigen adres als afzender. Dan zie je ook Afgeleverd, Uitgesteld of Geweigerd. Zie Mail via HairConnect.

Wat er voor jouw salon geldt, staat bovenaan Instellingen → E-mail, onder Opvolging.

Geopend en aangeklikt: alleen met het akkoord van de klant

Je kan bijhouden of een klant een mail opende en of hij een link aanklikte. Dat gebeurt met een onzichtbaar afbeeldinkje in de mail en met links die even langs HairConnect lopen. Volgens de Europese ePrivacy-regels (in België artikel 10/2 van de wet van 30 juli 2018) mag dat alleen met het akkoord van de klant. Daarom zijn er twee sloten, en ze moeten allebei open staan:

1. Jij zet het aan, onder Instellingen → E-mail → Opvolging. Het staat standaard uit. Zet het in je privacyverklaring voor je het aanzet. Wie het aan- of uitzet, staat in het logboek.
2. De klant gaat zelf akkoord. Dat kan op drie plaatsen, en het staat altijd standaard uit:
   • op de boekingssite, met een vinkje bij zijn gegevens (alleen zichtbaar als jij de opvolging aanzette);
   • in het klantenportaal, onder Voorkeuren, waar hij het ook weer kan uitzetten;
   • op de klantfiche, door jou, met Akkoord: zien of hij een mail opent, alleen als de klant het je vraagt. Dat wordt bewaard als op vraag van de klant, met je naam en de datum.

Op de fiche staat bij Akkoord opvolging mails wanneer en langs waar het akkoord gegeven werd.

Zonder akkoord komt er niets in de mail: geen afbeeldinkje, geen omgeleide links. Trekt de klant zijn akkoord later in, of zet jij de opvolging uit, dan wordt er vanaf dat moment niets meer geteld, ook niet voor mails die al vertrokken. De links in die mails blijven gewoon werken.

Nooit opvolging in een mail met een aanmeldcode, een link om een e-mailadres te bevestigen, de mail om een fiche na te kijken en het betaalverzoek na een te late annulatie. Die dragen een geheim, en een bedrijfsfilter dat de link vooraf opent, zou hem opgebruiken.

"Geopend" is een aanwijzing, geen bewijs

Apple Mail haalt de afbeeldingen van elke mail vooraf op, of de klant de mail nu opent of niet. Sommige bedrijfsfilters openen links om ze te keuren. Een opening die van zo'n plek komt, of die binnen een halve minuut na het versturen gebeurt, staat er als Mogelijk automatisch geopend. Opent de klant de mail later nog eens zelf, dan wordt het gewoon Geopend.

Het overzicht van alle berichten

Meer → Instellingen → Verstuurde berichten toont de mails aan al je klanten. Je filtert op soort, status en periode.

Geweigerde en mislukte mails staan bovenaan. Daar moet je iets mee: meestal klopt het adres niet. Adres rechtzetten brengt je meteen naar de fiche. Het cijfer naast Verstuurde berichten telt de geweigerde en mislukte mails van de voorbije maand.

Dit overzicht is er voor wie de rapporten mag openen.

Mail komt niet aan

Weigert de mailserver van een klant een mail, dan krijgt zijn adres de markering Mail komt niet aan: op de klantfiche naast het e-mailadres, in het bewerkvenster van de fiche, en in Verstuurde berichten onder het adres. Ga je er met de muis op staan, dan lees je wanneer het gebeurde en wat de mailserver van de klant zei, bijvoorbeeld 550 5.1.1 … does not exist.

HairConnect past het adres niet zelf aan. Het is het adres dat de klant gaf: vraag het hem na en zet het op de fiche recht. Dan verdwijnt de markering vanzelf, want het is een ander adres. Ze verdwijnt ook als een volgende mail naar hetzelfde adres wél aankomt, bijvoorbeeld nadat een volle mailbox geleegd is.

Je ziet deze markering alleen als je mailserver weigeringen terugmeldt: met Mail via HairConnect of met de mailserver van HairConnect, niet met je eigen mailserver.

Waar je het nog ziet

• In de agenda. Open een afspraak: onderaan staat de laatste mail over die afspraak, bijvoorbeeld Herinnering: verstuurd of Bevestiging: afgeleverd, geopend. Kwam ze niet aan, dan staat er een waarschuwingsteken bij.
• Bij de facturen. Beweeg in de kolom Verstuurd over de envelop: daar staat wat er met de mail gebeurde. Een rode envelop is een mail die geweigerd werd.
• Bij de transacties. De kolom Kasticket gemaild (in te schakelen boven de tabel).
• Bij Hairlien. Vraag "Heeft mevrouw Pede de herinnering gelezen?". Hairlien zoekt het op in deze tab, verstuurt niets, en zegt eerlijk als het niet geweten kan worden, bijvoorbeeld omdat de klant geen akkoord gaf. Komt mail naar die klant niet aan, dan meldt Hairlien dat ook.

Berichten en akkoorden uit Optios

Stap je over met de wizard, dan komen ook de berichten mee die Optios aan je klanten stuurde, met (uit Optios) bij de status. Optios bewaart die maar zes maanden, dus ouder komt er niet bij.

• Afgeleverd en Geweigerd komen mee, met de reden van een weigering.
• Gelezen en aangeklikt komen bewust niet mee. Optios hield dat bij zonder dat de klant er ooit akkoord voor gaf, en HairConnect doet het alleen met dat akkoord.
• De akkoorden van de fiche komen ook mee: e-mail, sms en nieuwsbrief. Optios bewaart er geen datum bij, dus staat er overgenomen uit Optios, datum onbekend. Een "ja" voor sms komt niet mee: in Optios staat sms standaard aan voor elke klant, en dat is geen akkoord van die klant.
• Wat de klant in HairConnect zelf gaf of introk, overschrijft een latere ronde niet. Zie Zelf overstappen uit Optios.