Welke mails je klant krijgt
Bijgewerkt op 2026-10-03
Alle communicatie met je klant loopt via e-mail. Elke mail draagt jouw naam, jouw logo en jouw kleuren; HairConnect komt er nergens in voor.
De vier afspraakmails
| Onderwerp | Wanneer | |
|---|---|---|
| Afspraakbevestiging | Je afspraak bij {salon} op {datum} om {uur} | na het boeken, standaard 5 minuten vertraagd |
| Herinnering | Herinnering: je afspraak bij {salon} op {datum} om {uur} | standaard 3 werkdagen vooraf |
| Verplaatsing | Je afspraak bij {salon} is verzet naar {datum} om {uur} | wanneer jij de afspraak verzet |
| Niet gekomen | Je afspraak bij {salon} van {datum} | wanneer je de status op no-show zet |
Elk van de vier heeft zijn eigen schakelaar onder Instellingen → E-mail.
De bevestiging draagt een agendabestand als bijlage (afspraak.ics) en een knop Mijn afspraken beheren.
De vertraging op de bevestiging bestaat met reden: wie meteen na het boeken merkt dat hij zich vergist heeft en annuleert, krijgt zo geen bevestiging van een afspraak die al niet meer bestaat. De taak kijkt bij het verzenden opnieuw en stuurt niets voor een intussen geannuleerde afspraak.
De herinnering vertrekt elk uur voor wie binnen het venster valt. Zet ze gelijk aan of iets ruimer dan je annuleertermijn: een klant die pas herinnerd wordt wanneer hij niet meer kosteloos kan annuleren, komt boos of niet.
De drie korte berichten
| Bericht | Onderwerp | Wanneer |
|---|---|---|
| Bevestig je e-mailadres | Bevestig je afspraak bij {salon} | bij online boeken met een nog niet bevestigd adres; één link, 24 uur geldig — pas na de klik bestaat de afspraak |
| Aanmeldcode | Je aanmeldcode voor {salon} | bij het aanmelden op het klantenportaal; 15 minuten geldig |
| Geannuleerd | Je afspraak bij {salon} van {datum} is geannuleerd | bij annuleren via het portaal, of door jou met de melding aan |
De annulatiemail draagt bewust geen agendabijlage.
De mail naar jezelf
Uzelf verwittigen van een online boeking — onderwerp Nieuwe online boeking — {datum} om {uur}. Dat is de enige mail die naar jou gaat in plaats van naar de klant, en de enige die de huisstijl van HairConnect draagt.
Handig zolang je de agenda niet de hele dag openhebt.
Onderaan elke mail
De annulatievoorwaarden die je instelde onder Instellingen → Online boeken. Staat daar niets, dan valt de mail terug op Annuleren of verplaatsen kan tot 2 werkdagen vooraf.
De taal
De mail volgt de taal van de klantfiche: Nederlands, Frans, Engels of Bulgaars.
Wat er niet verstuurd wordt
Geen sms. Er is een vinkje Mag sms ontvangen op de klantfiche, maar er is geen sms-verzending in het pakket.
Afspraken die aan de toog in Optios geboekt worden
Zolang je Optios en HairConnect naast elkaar gebruikt, kan HairConnect ook de bevestiging sturen voor een afspraak die aan de toog in Optios geboekt wordt, en de verplaatsing wanneer een afspraak in Optios naar een ander uur gaat. Dat staat standaard uit. Je kiest het moment vanaf wanneer het geldt onder Instellingen → Overstappen uit Optios, bij Bevestigingen enkel van HairConnect.
Het geldt alleen voor wat na dat moment in Optios gebeurt en in de toekomst ligt, en nooit twee keer voor dezelfde afspraak. Een klant die geen mail wil, krijgt niets. Online boekingen op de boekingspagina van Optios bevestigt Optios zelf. Het bericht vertrekt binnen enkele minuten, zodra HairConnect de afspraak uit Optios inleest. Wat je daarna in Optios mag uitzetten, staat in Zelf overstappen uit Optios.
Veelgestelde vragen
De knop "Mijn afspraken beheren" staat niet in mijn mails. Dan is er geen adres voor het klantenportaal ingesteld. Vul Eigen adres van het klantenportaal in onder Instellingen → E-mail.
Ik wil niet dat er iets vertrekt. Zet Mails versturen uit onder Instellingen → E-mail. Dan verwacht wel iedereen dat je zelf belt.