De fiche lezen
Bijgewerkt op 2026-10-02
Klik in Klanten → Klanten op een rij. Je komt op de fiche, met de naam van de klant als paginatitel. Rechtsboven staat Bewerken.
De volgorde van de blokken is niet willekeurig: wat je moet weten vóór je begint, staat bovenaan.
Let op
Dit rode blok verschijnt alleen wanneer er minstens één opmerking vastgezet is — een allergie, een gevoelige hoofdhuid, een eerdere klacht. Per opmerking lees je de tekst, met eronder wie ze noteerde en wanneer.
Staat er niets, dan staat er ook geen leeg kader. Een lege gele balk leert je afkijken, en dan mis je de keer dat er wél iets staat.
Zie Opmerkingen.
Klant
Naam, Gsm, E-mail (beide met kopieerknop), Adres, Postcode, Gemeente, Geboortedatum, Vaste medewerker (of Geen voorkeur) en Taal.
Bezoeken
| Veld | Wat het betekent |
|---|---|
| Bezoeken | het aantal afspraken, live geteld |
| Laatste bezoek | de laatste afspraak in het verleden, of Nog nooit geweest |
| Tegoed | het openstaande tegoed van deze klant |
| Klant sinds | de maand van de eerste afspraak |
Het aantal bezoeken wordt uit de afspraken zelf geteld en niet uit een bewaard cijfer. Zo klopt het altijd met wat er werkelijk in de agenda staat — een geteld cijfer kan niet verouderen of scheefgroeien.
Tegoed bijzetten en terugbetalen
Bovenaan de fiche staan voor de zaakvoerder en de manager twee knoppen. Een medewerker ziet ze niet.
Tegoed bijzetten. Kies waarom, het bedrag, eventueel de bon waar het over gaat, en schrijf een toelichting — die is verplicht: zonder uitleg weet niemand later waar het tegoed vandaan kwam.
| Waarom | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Te veel betaald | De klant betaalde meer dan hij verschuldigd was. Het tegoed komt op de fiche, de bon blijft zoals hij is. Omzet en btw veranderen niet — ook de dagontvangsten niet. |
| Commerciële tegemoetkoming | Een gebaar naar de klant: de verkoop wordt achteraf goedkoper. Dat verlaagt wél de omzet. Een afgesloten bon wijzigt nooit, dus komt er een correctiebon van vandaag: een korting per btw-tarief van de gekozen bon (naar rato, zoals een korting aan de kassa) en een regel Tegoed bijgezet voor hetzelfde bedrag. Totaal nul: er gaat geen geld over de toog. De omzet en de btw dalen op de dag van het gebaar, in de rapporten en in wat naar de boekhouder gaat. De bon is hier verplicht. |
Terugbetalen per overschrijving. Alleen zichtbaar als de klant tegoed heeft dat nog niet in een terugbetaling staat. Je kiest het bedrag en vult het rekeningnummer in dat de klant je gaf; het wordt nagekeken op het controlecijfer en komt ook op de fiche. HairConnect schrijft niets over: dat doe je zelf in je bank, met de mededeling die het scherm je geeft.
Het tegoed gaat pas af als je de terugbetaling bevestigt: door de uitgaande regel op je uittreksel af te punten, of met de hand. Zie Overschrijvingen afpunten.
Onder Tegoed en terugbetalingen op de fiche zie je wat er met de hand bijkwam, waarom, en hoe elke terugbetaling ervoor staat. Op de bon in de kassa staat het ook.
Afspraken maken
Een ingeklapt blok met vijf vinkjes: Topklant, Geblokkeerd online (rood wanneer aan), Voorschot verplicht, Mag e-mail en Mag sms.
De drie tabbladen
Onderaan de fiche staan drie tabbladen, in de leesvolgorde van een kapper: eerst waarvoor je de fiche opent, dan wat afgesproken is, dan de historiek.
- Kleurformules
- Opmerkingen
- Afspraken
Het tabblad Afspraken
De bezoekhistoriek: Datum (met het uur eronder), Diensten, Door en Status.
Kijken, niet wijzigen. Er staan hier geen knoppen: afspraken verplaats je in de agenda, niet in een tabel. Wel kan je filteren op status: Geboekt, Bevestigd, Aanwezig, Afgewerkt, Niet gekomen, Geannuleerd.
Is er nog niets: Nog geen afspraken — Zodra deze klant in de agenda staat, verschijnt het bezoek hier.