WhatsApp-bevestigingen en -herinneringen
Bijgewerkt op 2026-08-30
Bevestigingen en herinneringen via WhatsApp, zonder kost per bericht. Alleen voor klanten die het zelf aanvinken; anders blijft het bij e-mail.
Instellingen → Koppelingen → Communicatie → WhatsApp → Instellen. Alleen de zaakvoerder kan dit.
Wat het doet
Twee berichten kunnen via WhatsApp gaan in plaats van per e-mail: de afspraakbevestiging en de herinnering. De teksten zeggen hetzelfde als de mails — jouw salonnaam, de datum, het uur, de diensten en de link naar het klantenportaal — maar ze komen aan waar je klant toch al zit.
De berichten vertrekken via de eigen berichteninfrastructuur van HairConnect. Er hangt geen prijs per bericht aan: honderd herinneringen kosten je evenveel als geen enkele. Het WhatsApp-nummer is dat van jouw salon, dus je klant kan het opslaan en herkennen.
De andere berichten — verplaatsing, no-show en alle korte mails zoals de aanmeldcode — blijven e-mail.
De velden
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| TextMeFlow-sleutel | ja | de sleutel van het WhatsApp-nummer van jouw salon; die krijg je bij het aansluiten |
| Bevestiging via WhatsApp | nee | staat standaard aan |
| Herinnering via WhatsApp | nee | staat standaard aan |
Wat uw klanten terugsturen
Tot nu ging WhatsApp één richting uit. Wat een klant terugtypte, kwam nergens aan.
Vult u de twee velden hieronder in, dan komt een bericht van een klant wél binnen en wordt het bij haar fiche bewaard — herkend aan haar gsm-nummer. Schrijft ze vanaf een nummer dat u nog niet kent, dan blijft het bericht staan zonder fiche; dat is het beginpunt van een nieuwe klant, geen fout.
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| WhatsApp-nummer van dit salon | Het nummer waarop uw klanten u bereiken, als +32…. Hieraan wordt herkend dat een bericht bij úw salon hoort — zonder dit veld komt er een bericht binnen dat bij niemand past. Het veld aanvaardt alleen die vorm: met een +, de landcode en geen spaties of streepjes. |
| Webhookgeheim | De 64 tekens die TextMeFlow toont wanneer u bij hen het adres van de webhook bewaart. Zonder dit worden binnenkomende berichten geweigerd. |
Het geheim is geen formaliteit. Het adres van de webhook staat open op het internet; die 64 tekens zijn het enige verschil tussen een bericht van uw klant en een bericht van iemand anders.
Er wordt nog niets automatisch teruggestuurd. Berichten worden aangenomen en bewaard; antwoorden is een aparte stap, want dat verstuurt iets naar een echte telefoon.
Wie krijgt WhatsApp — en wie niet
Alleen klanten die er zelf om vroegen. Het vinkje Herinner me via WhatsApp staat op drie plaatsen:
- in de boekingsflow, vlak onder het gsm-veld;
- in het klantenportaal, onder Voorkeuren — daar kan je klant het ook weer uitzetten;
- op de klantfiche (Mag WhatsApp ontvangen), voor wie het aan de balie vraagt.
Staat het vinkje uit, of staat er geen bruikbaar gsm-nummer op de fiche, dan verandert er niets: die klant krijgt zijn gewone e-mail. De module aanzetten stuurt dus nooit zomaar berichten naar je hele klantenbestand — niemand heeft daar ja op gezegd, en ongevraagde WhatsApp is precies het soort verrassing dat klanten kost.
Het verzendlogboek
Onder Klanten → WhatsApp-berichten zie je elk bericht: wanneer, aan wie, de volledige tekst, en of het gelukt is. Een bericht dat niet vertrok, staat er ook, met de reden erbij — een rood cijfer in het menu telt de mislukkingen van de voorbije week.
Bij elk bericht staat ook wat er ná het versturen mee gebeurd is: afgeleverd, gelezen of mislukt. HairConnect vraagt dat elk kwartier na, tot twee dagen na het versturen.
Een mislukt bericht wordt drie keer opnieuw geprobeerd. Lukt het dan nog niet, dan vertrekt alsnog de gewone e-mail: je klant blijft niet zonder bevestiging staan omdat een koppeling hapert.
Veelgestelde vragen
Kan mijn klant antwoorden op het bericht? Het bericht komt van het WhatsApp-nummer van jouw salon, dus een antwoord komt op de telefoon van het salon aan — niet in HairConnect. Boekingen aannemen via WhatsApp-chat bestaat (nog) niet.
Verandert het venster van de herinnering? Nee. De herinnering volgt dezelfde instelling als de mailherinnering (Instellingen → E-mail, standaard 3 werkdagen vooraf). Zie Welke mails je klant krijgt.
Wat als mijn klant zijn nummer verandert? Het bericht gaat altijd naar het gsm-nummer op de klantfiche. Pas dat aan en de volgende berichten volgen vanzelf.