Mail via HairConnect

Bijgewerkt op 2026-10-02

Uw mails vertrekken via HairConnect, met uw adres als afzender. U ziet dan bij elk bericht of het aankwam of geweigerd werd.

Instellingen → Koppelingen → Communicatie → Mail via HairConnect → Instellen.

Waarom

Mailt je salon langs je eigen mailserver, bijvoorbeeld een account bij Google Workspace, dan weet HairConnect alleen dat een mail vertrok. Google meldt niet terug of ze aankwam.

Met deze koppeling vertrekken je mails via de mailserver van HairConnect, en die meldt het wél: Afgeleverd, Uitgesteld of Geweigerd, bij elk bericht op de klantfiche en in Verstuurde berichten. Zie Berichten aan en van een klant.

Je klant merkt er niets van. De mail komt van jouw adres, met de naam van je salon, en wie op beantwoorden duwt, komt bij jou uit.

Wat je invult

De naam erbij en het antwoordadres staan onder Instellingen → E-mail. Staat daar geen antwoordadres en ook geen e-mailadres bij Het salon, dan gaan antwoorden naar het afzenderadres.

De drie stappen

Een mail van jouw adres die vertrekt vanaf een server die jouw domein niet kent, belandt bij Gmail en Outlook in spam of wordt geweigerd. Daarom moet je domein HairConnect eerst toelaten. Het instelvenster toont waar je staat.

1. HairConnect meldt je domein aan bij zijn mailserver. Dat kan je niet zelf: vraag het aan HairConnect. In het instelvenster lees je of het al gebeurd is.
2. Jij, of wie je domein beheert, zet twee regels in het DNS van je domein. Het instelvenster toont ze letterlijk, om te kopiëren:
   • SPF: een TXT-regel op het domein zelf, die de mailserver van HairConnect toelaat. Staat er al een SPF-regel (ze begint met v=spf1), dan komt er één stuk bij. Er mag nooit een tweede SPF-regel naast staan: met twee weigert een ontvanger ze allebei. Staat er nog geen, dan stelt HairConnect de volledige regel voor. Staan je mailboxen bij Google of Microsoft, dan staat die er ook in, anders geldt mail die je daar zelf verstuurt als verdacht.
   • DKIM: een TXT-regel op een naam als postal-…._domainkey.jouwdomein.be, met de sleutel waarmee HairConnect je mails ondertekent.
3. Druk op Controleer DNS. Pas als die groen is, kan de schakelaar aan.

Een DNS-wijziging is niet altijd meteen overal zichtbaar; soms duurt het een uur. Is de controle nog rood, probeer dan later opnieuw.

Controleer DNS

Bij deze koppeling heet de proefknop Controleer DNS. Hij verstuurt niets: hij leest het DNS van je domein en zegt per regel In orde, Ontbreekt of Klopt niet, met wat er moet staan en wat er nu staat. De uitkomst staat daarna ook in het instelvenster.

Als het niet (meer) klopt

• Zolang de controle niet groen is, blijft alles zoals het was. Je mails vertrekken langs je eigen mailserver, met dezelfde instellingen.
• Elke nacht wordt het DNS opnieuw nagekeken. Verdwijnt een regel, bijvoorbeeld omdat je domein verhuisde, dan vallen je mails vanzelf terug op je eigen mailserver. De reden staat bij de koppeling, met de badge Aan, maar onvolledig. Zet je de regel terug en druk je op Controleer DNS, dan gaat het weer via HairConnect.
• Verander je het afzenderadres naar een ander domein, dan geldt de vorige controle niet meer. Druk opnieuw op Controleer DNS.

Laat je eigen mailserver dus best ingesteld staan: hij is de terugval.

Welke mails deze weg nemen

Alle mails van je salon: bevestigingen, herinneringen, facturen, kastickets, portaalcodes, en ook de mails aan je boekhouder en je bestellingen bij een leverancier. Alleen de mails aan klanten komen in Verstuurde berichten.

Geopend en aangeklikt

Daar verandert niets aan. De mailserver van HairConnect houdt zelf nooit bij of een mail geopend werd. Dat gebeurt alleen als jij het aanzet onder Instellingen → E-mail → Opvolging én de klant ermee akkoord ging.

Mail komt niet aan

Weigert de mailserver van een klant je mail, dan krijgt zijn adres op de klantfiche en in Verstuurde berichten de markering Mail komt niet aan, met wat de server van de klant zei. Het adres zelf wordt niet aangepast: vraag het de klant na en zet het op de fiche recht.