De mailassistent voor afspraken
Bijgewerkt op 2026-10-22
Mails van klanten over hun afspraak worden nagekeken. U krijgt een voorstel en een antwoord; u bevestigt, en het antwoord verstuurt u zelf of laat u HairConnect versturen.
Instellingen → Koppelingen → Communicatie → Mailassistent voor afspraken → Instellen. Alleen de zaakvoerder kan dit.
Wat het doet
Een klant mailt "ik moet mijn afspraak van morgen annuleren, kan het volgende dinsdag of woensdag?". De mailassistent:
- zoekt de klant op haar e-mailadres, en haar komende afspraak;
- leest wat ze vraagt: annuleren, verzetten, een nieuwe afspraak, of iets anders;
- bij verzetten: zoekt een vrij moment op de gevraagde dagen. Het knippen blijft bij wie het nu doet; een kleuring mag bij elke medewerker die ze kan. Zit het die dagen vol, dan stelt hij het eerste vrije moment daarna voor;
- zet een voorstel en een conceptantwoord klaar onder Klanten → Mails over afspraken.
Er verandert niets in de agenda en er vertrekt niets voor een medewerker op Bevestigen duwt. Na het bevestigen opent de knop Antwoord openen in uw mailprogramma het antwoord in uw eigen mailprogramma; u verstuurt het zelf, vanuit de mailbox van het salon. Laat u HairConnect het antwoord versturen (zie hieronder), dan vertrekt het meteen na het bevestigen.
Is niet duidelijk wat de klant vraagt, is er geen klant met dat adres, of passen er meer afspraken: dan staat er alleen een melding, zonder knop om iets uit te voeren.
Het antwoord laten versturen door HairConnect
In het venster Instellen staat de schakelaar Antwoord versturen vanuit HairConnect. Standaard staat hij uit: dan werkt alles zoals hierboven.
Staat hij aan, dan gebeurt er bij Bevestigen dit:
- het bevestigvenster toont het antwoord. U leest het na en verbetert het waar nodig; de tekst in het venster is wat vertrekt;
- de agenda verandert;
- HairConnect verstuurt het antwoord naar wie de mail stuurde, met het adres van uw salon als afzender en uw salonadres als antwoordadres, met "Re:" voor het onderwerp, in dezelfde draad als de mail van de klant;
- het bericht staat daarna bij de klant onder Berichten, zoals elke andere mail die HairConnect verstuurde.
Het antwoord vertrekt langs de mailserver die onder Instellingen → Koppelingen aan staat: Mail via HairConnect of uw eigen mailserver. Staat geen van de twee aan, dan vertrekt er niets.
Verstuurd staat er pas als de mailserver de mail aannam. Lukt het niet, dan blijft de wijziging in de agenda staan, en toont het voorstel in het rood Niet verstuurd met de reden. De knop Antwoord openen in uw mailprogramma staat er dan nog: verstuur het van daar. Een antwoord vertrekt nooit twee keer, ook niet als iemand twee keer op Bevestigen duwt.
Deze schakelaar geldt alleen voor dit antwoord. Bevestigingen, herinneringen, kastickets en andere berichten aan klanten blijven zoals ze ingesteld staan. Er vertrekt langs deze weg nooit een sms of een WhatsApp.
Wat er nodig is
De schakelaar gaat pas om als alles er is. Ontbreekt er iets, dan zegt het scherm wat.
| Wat | Waar |
|---|---|
| Het adres waarop uw klanten mailen | in het venster Instellen van deze koppeling |
| De module Assistent, aan, met Claude en een Anthropic-sleutel | Instellingen → Koppelingen → Assistent |
Na het aanzetten toont de proefknop het doorstuuradres. Zet in uw eigen mailbox een doorstuurregel van uw salonadres naar dat adres. Of die regel werkt, kan HairConnect niet nakijken zonder dat er een mail binnenkomt.
Na het rooster nog boekbaar
Op de fiche van een medewerker staat Na het rooster nog intern boekbaar tot. Leeg betekent: alleen binnen het rooster. Vult u bijvoorbeeld 18:30 in bij de zaakvoerder, dan mag de mailassistent hem tot 18:30 plannen, ook al eindigt zijn rooster om 17:00 — later niet. Online boeken kijkt hier nooit naar: klanten zien dat uur niet.
Een kleuring zet de mailassistent niet na het uur dat u onder Instellingen → Online boeken → Kleurwerk invult, ook niet in die extra ruimte: die is er voor de coupe.
Wat er naar buiten gaat
De tekst van de mail gaat naar Anthropic om gelezen te worden, met de sleutel van uw module Assistent. Wat de assistent erin las, staat bij de mail; het antwoord wordt door HairConnect zelf opgebouwd uit uw agenda, niet door het taalmodel geschreven.
Bevestigen doet wat er op het scherm staat. Is de afspraak intussen veranderd of het nieuwe moment bezet, dan gebeurt er niets en ziet u waarom.