Als een klant te laat afzegt
Bijgewerkt op 2026-09-02
Een klant die de dag voordien afzegt, kost je een uur waarvoor je personeel wél betaald wordt en waarvoor niets binnenkomt. HairConnect kan dat uur laten aanrekenen — maar nooit vanzelf, en nooit voordat gebleken is dat het uur ook echt leeg gebleven is.
Deze functie staat standaard uit. Zet je ze aan, zet ze dan ook in je annulatievoorwaarden.
Aanzetten
Onder Instellingen → Online boeken, in het vak Als een klant te laat afzegt:
| Schakelaar | Wat hij doet |
|---|---|
| De behandeling kunnen aanrekenen | opent de hele regeling hieronder |
| Online boeken blokkeren tot betaald | een klant met een onbetaalde rekening kan niet opnieuw online boeken |
De tweede staat los van de eerste: je kan wel aanrekenen zonder de deur te sluiten.
De grens zelf verandert niet. Die staat in hetzelfde scherm bij Zelf annuleren tot en telt in werkdagen van jouw salon — ben je zondag en maandag dicht, dan ligt de grens voor een dinsdagafspraak op vrijdag.
Wat de klant merkt
Vóór de grens: niets verandert. Ze annuleert zelf, gratis, zoals altijd.
Na de grens: de knop verdwijnt niet meer. Ze kan nog steeds afzeggen, maar moet dan uitdrukkelijk aanvinken dat ze aanvaardt dat het aangerekend kan worden. Het bedrag staat erbij.
Dat lijkt losser dan vroeger, en het is strenger. Een klant die niet kan afzeggen, komt gewoon niet opdagen — en dan staat dat uur zeker leeg en weet jij het pas als ze er niet is. Nu komt het meteen vrij in je agenda en is het zichtbaar voor iedereen die op dat ogenblik online boekt.
Meteen na het afzeggen krijgt ze een mail:
Wij zien ons genoodzaakt om je de behandeling van € 86,00 aan te rekenen indien niemand het door jou geannuleerde uur inboekt, of niemand van de wachtlijst je plaats kan innemen. Die betalingsaanvraag wordt, afhankelijk daarvan, verstuurd op de dag van je afspraak. Raakt het uur ingevuld, dan hoor je niets meer van ons.
Er vertrekt op dat moment geen rekening.
Wat er 's nachts gebeurt
Elke ochtend om half zes kijkt HairConnect elk openstaand dossier na waarvan de afspraak intussen aangebroken is:
- Is alles opnieuw geboekt — door de wachtlijst, door de boekingspagina, door jou aan de balie — dan vervalt het dossier. Er is geen schade en de klant hoort niets meer.
- Bleef er iets leeg, dan komt het dossier op je werklijst, met daarbij hoeveel er leeg bleef.
Er wordt gekeken naar het uur van dezelfde medewerker. Dat je collega ernaast vol zit, maakt dat uur niet goed.
Een half gevuld gat
Er wordt per dienst geteld, niet per afspraak. Kwam een klant voor een coupe én een kleuring en vond je nog iemand voor de coupe maar niet voor de kleuring, dan vervalt het dossier niet — je bent dat kleuruur wel degelijk kwijt — maar het voorgestelde bedrag is alleen dat van de kleuring. Op de werklijst staat dan deels opgevuld, rest bleef leeg, met het lagere bedrag groot en de volle behandeling eronder.
Werk je met menu's, dan wordt er niet gesplitst
Een pakket is geen optelsom. Bij coupe en kleuring wordt er één keer gewassen en één keer gestyled, en daarom kost het pakket minder dan de twee diensten apart. De prijzen die in de agenda bij de losse diensten van een pakket staan, zijn een verdeling van die pakketprijs — geen tarieven. "De kleur van dat pakket" heeft dus geen prijs.
HairConnect splitst een pakket daarom nooit:
- raakt alles opnieuw geboekt, dan vervalt het dossier zoals altijd;
- blijft er iets leeg, dan is het voorstel de hele pakketprijs.
Wat je er wél bij ziet, is dat een deel van de tijd opgevangen raakte — op de werklijst als pakket: tijd deels opgevangen, en in het venster als "Een deel van de tijd raakte wél opnieuw ingevuld; kies zelf wat u daarvan aftrekt." Jij trekt dan af wat je juist vindt. Een berekend deelbedrag zou eerlijker lijken dan het is.
De werklijst
In de zijbalk onder Klanten → Annuleringen. Staat er iets te beslissen, dan draagt dat menu-item een oranje badge.
Alleen de zaakvoerder en een manager zien dit scherm: hier gaat geld naar een klant.
Vier tabbladen: Te beslissen (waar je begint), In afwachting, Openstaand en Alles.
| Kolom | Wat je ziet |
|---|---|
| Klant | naam en e-mailadres; de naam is een link naar de fiche |
| Afspraak | het verloren uur, en eronder wanneer ze afzegde |
| Behandeling | waarvoor ze geboekt stond: de pakketnaam met de diensten eronder, of de losse diensten met een + ertussen |
| Bedrag | wat er aangerekend zou worden; staat er van € … onder, dan is dat de volle behandeling en raakte een deel van het uur opnieuw ingevuld |
| Status | met eronder waaróm hij daar staat |
De behandeling wordt vastgeklikt op het moment van afzeggen en niet opnieuw berekend. Pas je later je tarieven aan, dan krijgt deze klant nog altijd het bedrag dat op haar afspraak stond.
Wat je pas aan de kassa op de bon zet — een extra behandeling, een extra dosis verf, een product uit het rek — telt niet mee. Dat staat nooit vooraf in de agenda, en wie niet gekomen is heeft het ook niet gekregen.
Beslissen
Drie knoppen per rij.
Aanrekenen opent een venster met één invulveld: het bedrag. Er staat al een voorstel in — wat er leeg bleef — en eronder waar dat vandaan komt. Dat bedrag mag je aanpassen, ook naar beneden: de teller kent de dag niet en jij wel. Wat jij invult, is wat de klant te zien krijgt en wat er via de link betaald wordt; ligt het lager dan de behandeling, dan zegt de mail er ook bij dat een deel van het uur opgevangen raakte.
Daarna maakt HairConnect de betaallink via Mollie, stuurt de klant een mail met die link, en zet het dossier op Openstaand. In die volgorde — mislukt de link, dan gebeurt er níets: geen mail, geen statuswijziging, en de knop blijft staan met de reden erbij.
Wil je helemaal niets aanrekenen, gebruik dan Kwijtschelden. Nul euro invullen kan niet: dan blijft achteraf niet zichtbaar dat je die keuze bewust gemaakt hebt.
Kwijtschelden vraagt naar een reden. Niet omdat het moet, maar omdat er de volgende keer misschien iemand anders voor deze klant staat en die wil weten wat er toen besloten is. De klant ziet die reden niet.
Betaald duid je zelf aan bij een overschrijving of een betaling aan de balie. Betaalt de klant via de link, dan wordt dat vanzelf herkend en hoef je niets te doen.
Er vertrekt nooit een rekening zonder dat iemand hier op de knop duwt. Dat is geen omslachtigheid maar het punt: er zijn redenen om coulant te zijn die geen enkele regel kent — een sterfgeval, een ziekenhuis, een klant die al twintig jaar komt.
De blokkade
Staat Online boeken blokkeren tot betaald aan, dan krijgt een klant met een openstaande rekening op je boekingspagina te lezen dat er nog een betaling openstaat en dat ze daarna weer kan boeken. Ze wordt níét naar het salon verwezen: ze kan dit zelf oplossen, en de mail met de link staat in haar mailbox.
Zodra ze betaalt, valt de blokkade weg. Ook wanneer jij het dossier op Betaald zet.
Alleen een verstuurde rekening blokkeert. Een dossier dat nog in afwachting staat of nog beslist moet worden, houdt niemand tegen — anders straf je iemand voor een beslissing die jij nog niet genomen hebt.
Wat je nodig hebt
Voor de betaallink heb je Mollie ingesteld onder Instellingen → Koppelingen. Zonder betaalkoppeling zegt de knop dat, en er vertrekt niets.
Zonder Mollie werkt de rest wel gewoon: de klant wordt verwittigd, het dossier komt op je werklijst, en je kan kwijtschelden of met de hand op betaald zetten.
Als er geen mail vertrok
Heeft een klant geen e-mailadres, of wil ze geen post, dan staat dat bij het dossier: klant niet verwittigd. Reken je haar dan toch aan, dan waarschuwt het bevestigingsvenster dat deze rekening onaangekondigd komt. De betaallink blijft bij het dossier staan zodat je hem zelf kan doorgeven.