Zelf overstappen uit Optios

Bijgewerkt op 2026-10-07

Je kan je volledige Optios-bestand zelf overzetten, zonder hulp van buitenaf. Dat doe je met de wizard onder Instellingen → Overstappen uit Optios. Reken op een uur, waarvan het meeste wachten is — je kan ondertussen gewoon knippen.

We vragen je Optios-wachtwoord niet

Dat is nieuw sinds 28 augustus 2026, en het is een bewuste keuze.

Vroeger vroeg de wizard je Optios-login. Die weg werkt niet meer: het inlogadres van Optios geeft ons op elke poging een serverfout, wat we ook meesturen. Wij kunnen daar dus niet meer binnen — en eerlijk gezegd is dat maar goed ook, want het is nooit prettig om je wachtwoord van het ene pakket in het andere te typen.

Wat we in de plaats doen: jij bent in je eigen browser al bij Optios aangemeld. Het ophalen gebeurt dáár. Je sleept één knop naar je bladwijzerbalk en klikt erop in je Optios-venster; die knop haalt jouw gegevens op en stuurt ze naar HairConnect. Je wachtwoord en je aanmelding blijven op je eigen computer; wij zien ze nooit.

Wat je nodig hebt

• Een computer — geen tablet en geen gsm. Dit werkt met Chrome, Edge of Firefox. (Op Safari kan het ook, maar dan moet je voor de weg met de code eerst het menu Ontwikkelaar aanzetten; met Chrome of Edge ben je sneller klaar. De bladwijzerknop vraagt dat menu niet — alleen een zichtbare bladwijzerbalk.)
• Je gewone Optios-aanmelding als zaakvoerder. Je typt die in bij Optios zelf, zoals altijd — niet bij ons.
• Twee tabbladen die een half uur tot een uur open blijven staan: dit scherm, en je Optios.

Wat er meekomt, en wat niet

Meegenomen worden: klanten (met e-mail en gsm), kleurformules over alle jaren, afspraken (ook toekomstige!), diensten met hun inwerktijd, medewerkers (ook wie uit dienst is), producten, merken en voorraadstanden, werkuren en afwezigheden, je boekingsinstellingen, je leveranciers en leveringen, — nieuw sinds 4 september 2026 — je kassabonnen van de laatste drie jaar, en — nieuw sinds 16 september 2026 — wie welke dienst doet, met de afwijkende duur per medewerker. Sinds 5 oktober 2026 komen ook je kasbewegingen (stortingen naar de bank en andere uitnames) en de beginstand van je lade mee.

Dat laatste komt van de pagina Kennis bij je medewerker in Optios, en het is er niet altijd geweest: tot 16 september 2026 bleef die lijst leeg en kon een klant online een mannenkapsel boeken bij iemand die er geen doet. Wat er niet te koppelen viel, staat op de Opkuisvoorstellen — nooit geraden.

Niet automatisch mee, en dat is telkens een bewuste keuze:

• Kastellingen. De tellingen van je lade in Optios blijven daar. Je kasbewegingen en de stand van de lade waarmee je kassaboek begint, komen wél mee — zie hieronder.
• Cadeaubonnen. Dat is geld. Openstaande saldi zet je met de hand over en leg je naast het overzicht van Optios — dubbel gecontroleerd door jou, niet door een automaat.
• De prikklok. Daarvoor biedt Optios geen bruikbare uitweg voor zelfbediening. Wil je je prikuren toch mee (drie jaar bewaarplicht), neem dan contact op — dat doen we begeleid.
• Je salonadres, btw-nummer, telefoonnummer en e-mailadres. Optios geeft die niet mee. Ze komen dus leeg binnen, en dat is met opzet: liever leeg dan verzonnen. Vul ze in onder Instellingen → Het salon.

Wat er met je kassabonnen gebeurt

Optios heeft geen echte uitweg voor kassabonnen, alleen de daglijst en de bon zoals je ze op het scherm ziet. De wizard leest die dag per dag terug, drie jaar ver (of tot je eerste afspraak in Optios, als je korter bij Optios zat). Zo krijgt HairConnect een verkoopgeschiedenis: het bestelvoorstel ziet wat je verkocht, de rapporten hebben een verleden, en bij "wat kreeg deze klant de vorige keer" is er ook een antwoord voor bezoeken van vóór de overstap.

Een overgenomen bon is herkenbaar en blijft dat:

• Hij draagt de herkomst "Optios" en zijn Optios-kenmerk. Hij krijgt geen bonnummer uit jouw HairConnect-reeks.
• Hij telt mee in je rapporten (dagontvangsten, kassaboek, omzet), maar gaat niet als document naar een boekhoudpakket. Met Naar de boekhouder gaat hij alleen mee in de csv's als hij op of na de start van je boeken in HairConnect ligt — de datum bij Facturen vanaf. Wat daarvóór ligt, gaat nooit naar de boekhouder: die omzet is in de tijd van Optios al aangegeven. Zie Zo werken de rapporten.
• Hij verandert de voorraad niet. Je voorraadstand kwam als huidige stand uit Optios mee; de verkopen er nog eens aftrekken zou dubbel tellen.
• Een bon die al overgenomen is, volgt een rechtzetting in Optios niet vanzelf: komt die dag nog eens langs in een ronde, dan verschijnt hij op de Opkuisvoorstellen als gewijzigd in Optios — tenzij je hem hier al tegengeboekt of gecorrigeerd hebt.

Wat de wizard niet zeker weet, verzint hij niet:

• Een product staat bij Optios alleen met zijn naam op de bon. Komt die naam precies overeen met één product uit je Optios-productlijst, dan is de regel gekoppeld. Anders staat de regel er zonder product, en komt hij op de Opkuisvoorstellen.
• Een medewerker die HairConnect niet kent — ook niet op naam — maakt dat de hele bon niet ingevoerd wordt. Dat zie je op de Opkuisvoorstellen én in het eindrapport; niets verdwijnt stil.
• Een betaalmiddel dat op een bon staat maar in HairConnect nog niet bestond (Payconiq, overschrijving, cheque…), wordt aangemaakt. Het eindrapport zegt hoeveel.
• Stond een bon bij Optios op meerdere klanten (een moeder en een dochter die samen afrekenen), dan hangt hij hier aan de eerste gekende klant en staan de anderen als Samen met … op de bon zelf — zie Het kassajournaal. Daar komt geen opkuisvoorstel meer van.
• Komen de regels van een bon niet uit op het dagtotaal van Optios, dan wordt daar geen cent aan gewijzigd: de bon staat er zoals hij was, met een opkuisvoorstel erbij.
• Draaide Optios op een bon een betaling terug met een negatief bedrag van hetzelfde middel (Cash € 100,00 · Cash € -100,00 · Bancontact € 36,80, omdat er geen wisselgeld was), dan telt HairConnect per betaalmiddel wat er netto overblijft. Op die bon staat dan alleen Bancontact € 36,80: er kwam geen cash binnen.

Wat er met je kasbewegingen en de beginstand van de lade gebeurt

Sinds 5 oktober 2026 komt ook het geld mee dat buiten een bon om de lade in of uit ging — de storting naar de bank bijvoorbeeld — en de stand van de lade waarmee je kassaboek begint. Zonder die twee had het kassaboek in HairConnect geen uitnames en geen begin- of eindstand, en klopte wat naar je boekhouder ging niet.

• Elke storting apart. Op de daglijst van Optios staat elke uitname als een eigen kaartje (Cash uitname, met de reden, de kassa en wie ze intikte). De wizard leest die kaartjes van dezelfde daglijsten als de kassabonnen: drie stortingen op één dag worden drie regels, elk met zijn eigen bedrag. De reden bank heet hier Storting naar de bank (uit Optios); een andere reden komt er letterlijk bij.
• Wie ze intikte, staat erbij als die naam precies bij één medewerker hier past. Anders blijft de medewerker leeg en staat de naam uit Optios in het kassaboek, zoals Optios hem gaf.
• Een uur geeft Optios niet. In het kassaboek staat bij zo'n storting alleen de dag.
• De beginstand van de lade komt uit het kasboek van Optios: de stand bij het openen van de dag die je bovenaan bij Facturen vanaf koos — het begin van je boeken in HairConnect. Koos je niets, dan is het de eerste dag die de wizard ophaalde. In het kassaboek staat ze als Beginstand van de lade met uit het kasboek van Optios erbij — nooit als Getelde lade, want niemand heeft ze geteld. Je eerste eigen telling neemt het daarna over.
• Elke dag wordt nagekeken. De kasbewegingen van een dag moeten samen uitkomen op de ingaven en uitnames die het kasboek van Optios voor die dag geeft. Klopt dat niet, dan komt het op de Opkuisvoorstellen. Ziet het kasboek een storting op een dag van een vorig kwartaal die hier ontbreekt, dan haalt ook een bijwerkronde de daglijst van die ene dag nog eens op.
• Niets wordt overschreven of dubbel geboekt. Een ronde die nog eens loopt, herkent wat er al staat. Zegt Optios later iets anders over een dag die al binnen was, of over de beginstand, dan blijft wat hier staat en komt er een opkuisvoorstel. Een dag die al bij je boekhouder ligt, krijgt er niets meer bij.
• Een ingave (geld dat de lade in gaat, zoals wisselgeld) is bij Optios nog niet gezien, en hoe zo'n kaartje eruitziet is dus niet gemeten. Het wordt niet ingevoerd maar komt op de opkuislijst, met alles wat erop stond.

Wat er met je facturen gebeurt

Sinds 2 oktober 2026 komen ook je facturen en creditnota's uit Optios mee, van de eerste tot de laatste. Optios heeft er geen uitweg voor, alleen de lijst en de pdf per factuur. De wizard leest de lijst en haalt van elk document de pdf; uit die pdf leest HairConnect het nummer, de datum, de koper, de regels, de btw per tarief en de totalen, zoals ze op het blad staan. Niets wordt herrekend en niets krijgt een nieuw nummer.

• Wil je ze pas vanaf een bepaalde datum, bijvoorbeeld het begin van je boekjaar, zet die dan bovenaan dit scherm bij Facturen: alle overnemen. Wat ervóór ligt, blijft in Optios: niet opgehaald, niet ingevoerd, niet op de opkuislijst. Een creditnota volgt haar factuur. HairConnect leidt je boekjaar niet zelf af: Optios bewaart het nergens, en zijn nummerreeksen wisselen niet op een vaste dag.
• Je vindt ze onder Meer → Rapporten → Facturen, met uit Optios bij het nummer. Pdf geeft het blad van Optios zelf. Zie Een factuur maken.
• Een factuur op een bon hangt hier aan diezelfde bon, en haar omzet telt niet nog eens. Een factuur zonder bon telt mee in de omzet van haar datum, een creditnota trekt af.
• Een pdf reist als bestand, niet als tekst. Daarvoor is de bladwijzerknop of de Chrome-uitbreiding van na 2 oktober 2026 nodig. Met een oudere versie staat er bij de fouten De pdf kwam als tekst binnen; sleep de knop dan opnieuw of werk de uitbreiding bij, en de volgende ronde haalt die facturen opnieuw.
• Een blad dat HairConnect niet kan lezen, wordt niet ingevoerd en komt op de Opkuisvoorstellen — in Optios staat het nog. Klopt het bedrag in de lijst van Optios niet met dat op het blad, of tellen de bedragen op het blad niet op, dan wordt het blad ingevoerd zoals het is en staat er een bevinding bij.
• Een bijwerkronde kijkt in de facturenlijst een jaar terug (ongeveer wekelijks), een maand (de eerste ronde van de dag) of tot je vorige ronde (tussendoor). Een creditnota op een factuur van meer dan een jaar oud komt pas mee bij een volledige ronde.

Wat er met de berichten en akkoorden van je klanten gebeurt

Sinds 2 oktober 2026 haalt de wizard per klant ook de berichten op die Optios hem stuurde, en de akkoorden op zijn fiche (e-mail, sms en nieuwsbrief). Dat zijn twee vragen per klant; bij een salon met 6.000 klanten duurt die fase gemeten drie kwartier.

• Optios toont de berichten van de laatste zes maanden; ouder komt niet mee. Je vindt ze op de klantfiche, tab Berichten, met (uit Optios) bij de status.
• Afgeleverd en geweigerd komen mee, gelezen en aangeklikt bewust niet: Optios hield dat bij zonder akkoord van de klant.
• Een akkoord uit Optios komt binnen als overgenomen uit Optios, datum onbekend: Optios bewaart er geen datum bij. Een intrekking in Optios trekt het akkoord ook hier in.
• Wat de klant in HairConnect zelf deed, wint, als het nieuwer is. Optios geeft geen tijdstip, dus vergelijkt elke ronde met wat Optios de vorige keer zei: veranderde het daar niet, dan blijft staan wat hier staat. Veranderde het wél, en deed de klant hier sinds de vorige ronde zelf iets, dan wint dat — dat moment kennen we, dat van Optios niet.
• Een "ja" voor sms komt niet mee: in Optios staat sms standaard aan voor elke klant, en dat is geen akkoord van die klant. Een "nee" wel.
• Een bijwerkronde haalt dit alleen op voor de klanten die in die periode een afspraak hadden, en voor nieuwe klanten. Een akkoord dat een klant zonder afspraak in Optios veranderde, komt mee bij een volledige ronde.

Zie Berichten aan en van een klant.

Stap 1 — Toestemming

Het eerste scherm vertelt wat er gaat gebeuren en vraagt één vinkje. Er staat geen enkel invulveld op: geen e-mailadres, geen wachtwoord.

Twee dingen moet je daarbij zeker weten:

• Je geeft geen inloggegevens af. Nergens in HairConnect staat een veld voor je Optios-wachtwoord.
• Er wordt alleen gelezen. Bij Optios wordt niets verwijderd en niets opgezegd, en niets gewijzigd tenzij je er uitdrukkelijk om vraagt — zoals voor je verkoopprijzen (zie Verkoopprijzen terug naar Optios hieronder). Je Optios blijft gewoon werken.

Het moment van je toestemming leggen we wél vast — wie, wanneer en welke tekst je letterlijk las — want er verhuist een volledig klantenbestand, en dan hoort vast te staan dat jij daar ja op zei.

Klik op Start de overstap. Je komt op stap 2 terecht.

Stap 2 — Je gegevens ophalen

Dit is de enige stap waar je zelf iets doet, en er zijn twee wegen naartoe. Ze doen precies hetzelfde en je mag halverwege van de ene naar de andere overstappen: wat binnen is, blijft binnen.

De korte weg is de bladwijzerknop. Die sleep je één keer naar je bladwijzerbalk, en daarna klik je erop terwijl je in je Optios-venster staat. Eén klik per ronde, en er valt niets te kopiëren.

De weg met de code staat eronder. Die vraagt vijf handelingen in plaats van één, maar ze werkt altijd — ook als Optios ooit iets verandert waar een bladwijzer over valt.

De bladwijzerknop

1. Zet je bladwijzerbalk aan als die niet te zien is: Ctrl + Shift + B (Mac: Cmd + Shift + B). Er komt een smalle balk onder je adresbalk.
2. Sleep de knop Haal uit Optios van het HairConnect-scherm naar die balk. Dit is het enige dat je sleept, en je doet het één keer per ronde.
3. Open een nieuw tabblad op client.optios.net en meld je aan zoals je altijd doet. Je moet echt binnen zijn: je ziet je eigen agenda.
4. Klik in je bladwijzerbalk op Haal uit Optios. Rechtsonder in je Optios-venster verschijnt een donker strookje met HairConnect erin: We beginnen. Laat dit tabblad openstaan. Daarna zegt datzelfde strookje waar hij zit, bijvoorbeeld Klanten: 1.200 van 5.989.

De knop werkt alleen in je eigen Optios-venster. Klik je erop terwijl je in HairConnect staat, dan zegt hij dat ook en gebeurt er niets. Hij hoort ook bij deze ronde: begin je later een nieuwe ronde, dan sleep je de verse knop er nog eens naartoe. De oude doet dan niets meer — en dat is de bedoeling, want er zit een code in die hoogstens een halve dag geldig is.

Zie je na een klik niets gebeuren — geen strookje, geen enkele reactie — gebruik dan de weg met de code hieronder. Die werkt zeker.

De code plakken, als de knop niets doet

De code staat op hetzelfde scherm, onder Of plak de code met de hand. Het zijn vijf handelingen, en je hoeft niets te begrijpen van wat je plakt.

1. Open Optios in een nieuw tabblad

Ga naar client.optios.net en meld je aan zoals je altijd doet. Je moet echt binnen zijn: je ziet je eigen agenda.

2. Open het consolevenster

Druk in dát tabblad op:

• Windows: Ctrl + Shift + J
• Mac: Cmd + Option + J

Er schuift een venster open — meestal rechts of onderaan — met wat grijze tekst en onderaan een lege regel met een knipperende cursor. Dat is de console. Schrik niet van de rommel die er al staat: dat zijn interne meldingen van Optios en die mag je negeren.

Werkt de sneltoets niet? Klik dan rechts op de pagina, kies Inspecteren, en klik bovenaan dat nieuwe venster op het tabblad Console.

3. Kopieer de code in HairConnect

Ga terug naar het HairConnect-tabblad en klik op Kopieer de code. De knop bevestigt: Gekopieerd — plak ze nu in je Optios-venster.

Lukt kopiëren niet (dat gebeurt soms in oudere browsers)? Klik dan in het grijze vak eronder, selecteer alles met Ctrl + A (Mac: Cmd + A) en kopieer met Ctrl + C (Mac: Cmd + C).

4. Plak de code in de console en druk op Enter

Klik in Optios op de lege regel onderaan de console, plak met Ctrl + V (Mac: Cmd + V) en druk op Enter.

Vraagt je browser om eerst het woord sta toe of allow pasting te typen? Dat is een beveiliging van Chrome tegen mensen die je iets kwaadaardigs láten plakken — geen fout. Typ het woord letterlijk in de console, druk op Enter, en plak daarna opnieuw.

5. Laat het lopen

In de console verschijnt meteen een regel met een oranje HairConnect-label: We beginnen. Laat dit tabblad openstaan. Daarna komt er om de zoveel tijd een regel bij die zegt waar hij zit, bijvoorbeeld Klanten: 1.200 van 5.989.

Ga terug naar het HairConnect-tabblad. Daar zie je dezelfde voortgang als lijst, met een teller per soort:

Om niet nodeloos te staan wachten, vraagt de wizard meerdere dingen tegelijk op — hoogstens drie, zodat je Optios er geen last van heeft. Je merkt dat alleen aan de snelheid.

Bij Afspraken staat er iets anders dan een teller, namelijk 47 maanden nagekeken · 12.480 afspraken gevonden. Dat komt omdat we maand per maand terugkijken tot vóór je eerste afspraak, en de meeste van die maanden leeg zijn: een teller die alleen "maanden met afspraken" zou tellen, lijkt dan minutenlang stil te staan terwijl er wel degelijk gewerkt wordt.

Bij Kassabonnen net zo: 412 van 1.096 dagen nagekeken · 9.870 bonnen gevonden · 9.860 binnen. De meeste dagen zijn sluitingsdagen of verlof, en die kosten toch elk een pagina.

Verbruik gaat drie jaar terug, dag per dag. Niet uit de lijst Voorraad → Verbruik — dat is een werkblad van vijf weken — maar uit het rapport achter de knop Geschiedenis, dat elke periode aankan. Eén vraag per dag, want dan klopt élke periode die je later opvraagt: vorige week net zo goed als augustus. Dat is nagemeten — de dagen van een maand tellen samen exact op tot het maandtotaal.

Drie jaar is dezelfde grens als bij de kassabonnen. Verder terug bestaat, maar daar zitten ook cijfers die niet kunnen: op één product in 2019 stond een aantal van min twee miljard, een teller die bij Optios is overgelopen. Zulke waarden worden nooit ingevoerd; ze komen op de opkuislijst.

Wat er in die lijst staat is het product, het aantal en het tijdstip. Wie de tube uitscande, houdt Optios niet bij, dus dat kan hier ook niet meekomen.

Je mag ondertussen gerust in beide tabbladen verder werken, en je mag het HairConnect-tabblad zelfs sluiten en later terugkomen: het ophalen gebeurt in het Optios-tabblad. Dat tabblad moet wél openblijven, en je computer mag niet in slaap vallen.

Als er iets misloopt

Alles hieronder is te herstellen. Er gaat nooit iets verloren: wat binnen is, blijft binnen, en het ophalen gaat altijd verder waar het gebleven was.

"Je staat niet op je Optios." Je plakte de code in het verkeerde tabblad — waarschijnlijk in HairConnect zelf. Ga naar het Optios-tabblad en plak ze daar.

"Je bent hier niet aangemeld bij Optios." Het tabblad staat wel op Optios, maar je bent uitgelogd. Meld je aan en klik opnieuw op de bladwijzerknop, of plak de code opnieuw.

"Je aanmelding bij Optios is verlopen." Dat gebeurt vanzelf na een tijd, zeker bij een lange ronde. Meld je opnieuw aan op client.optios.net en klik daar nog een keer op de knop (of plak de code opnieuw).

"We hebben al een paar minuten niets meer ontvangen." Meestal is het Optios-tabblad dichtgeklapt of is de computer gaan slapen. Open Optios opnieuw en klik nog eens op de knop.

Na een klik op de bladwijzerknop gebeurt er niets. Kijk eerst of je wel in je Optios-venster staat en niet in HairConnect. Staat er dan nog niets — geen strookje rechtsonder — dan houdt Optios de knop tegen; gebruik de weg met de code, die valt daar niet onder. Laat het ons weten als dat gebeurt: dan is er bij Optios iets veranderd dat wij horen te weten.

"Deze koppelcode is verlopen." Een knop en een code gaan een halve dag mee. Ga naar het scherm, sleep de verse knop opnieuw naar je balk (of kopieer de verse code), en ga verder — er gaat niets verloren.

Je code is niet meer beschikbaar op dit scherm. Dat gebeurt als je ondertussen opnieuw bij HairConnect ingelogd bent. Klik op Toon een nieuwe code en gebruik die. Let op: de oude knop en de oude code werken daarna niet meer, dus sleep de nieuwe knop er echt opnieuw naartoe.

"Er staat een nieuwe, snellere versie van de code klaar." Je draait nog de code van een vorige keer. Sleep de knop opnieuw uit HairConnect naar je bladwijzerbalk en klik erop (of kopieer de code opnieuw en plak ze); wat al binnen is, blijft binnen en je hoeft niets over te doen.

Er staat een melding dat we gestopt zijn. Dan hebben we bewust afgebroken omdat Optios iets terugstuurde dat niet klopte — bijvoorbeeld twee keer dezelfde pagina producten. Dat is een halve lijst waard, en die willen we niet importeren. Probeer het later opnieuw; blijft het staan, laat het ons weten.

Een lijstje "Een paar dingen lukten niet". Dat is geen ramp en het houdt de rest niet tegen. Meestal is het een enkele klantfiche die Optios die seconde niet gaf. Het staat ook in je eindrapport, zodat je het nadien nog kan nakijken.

Stap 3 — Leveranciers en leveringen aanvullen

Meestal hoef je hier niets te doen: je leveringen kwamen bij stap 2 al mee. Kijk gewoon of het aantal leveringspagina's op het scherm klopt.

Staat het op nul, of ontbreekt er iets (bijvoorbeeld omdat je geen voorraadmodule hebt)? Dan kan je de pagina's alsnog met de hand aanleveren:

1. Open in Optios de pagina Instellingen → Leveranciers. Kies in je browser Bestand → Pagina opslaan als… en dan "Alleen HTML". Het bestand komt meestal in je map Downloads terecht.
2. Doe hetzelfde op Instellingen → Merken en op Voorraad → Bestellen.
3. Sleep de opgeslagen bestanden in het vak in de wizard. Je hoeft niet te weten welk bestand welk is — dat zoekt de wizard zelf uit.

Stap 4 — Importeren

Eén druk op Start de import en alles wordt in je salon gezet. Dit loopt op de achtergrond door, ook als je het scherm sluit — hiervoor hoeft er geen enkel tabblad meer open te staan. Je ziet per soort een voortgangsbalk.

Gaat er iets mis, dan staat er wat er misging en staat er één knop: Probeer opnieuw. Dat is altijd veilig — alles wordt herkend aan het nummer dat het bij Optios had, dus een tweede keer draaien geeft nooit dubbels.

Stap 5 — Nakijken

Na afloop krijg je een eindrapport: wat er per soort is binnengehaald, wat er op de lijst Opkuisvoorstellen wacht en waarom, en wat er eventueel niet opgehaald raakte. De tijdelijke kopie van je Optios-gegevens wordt na de import automatisch verwijderd.

Vond je het lang duren? Klap dan Waar de tijd heen ging open. Daar staat per soort hoeveel we opgehaald hebben en hoeveel milliseconden daarvan bij Optios lagen en hoeveel bij ons. Handig om te weten of het aan je verbinding lag, aan ons of aan Optios.

Onder het rapport staat Volgende stap: opkuis na de overstap, met een knop. Die brengt je naar drie stappen die je bestand op orde zetten: eerst je klanten, dan je producten, en pas daarna vraag je je klanten om hun gegevens te bevestigen. Hoe dat gaat, staat in Opkuis na de overstap. Het blok verdwijnt zodra de drie stappen afgerond zijn.

Loop daarna deze lijst af:

1. Instellingen → Opkuisvoorstellen — werk de lijst leeg. Acht jaar bestand bevat altijd rommel: dubbele klanten, omgewisselde namen, een "droogkast levering" als klantfiche. De import verbetert nooit stil; jij beslist.
2. Instellingen → Het salon — vul je adres, btw-nummer, telefoonnummer en e-mailadres in.
3. Diensten & prijzen → Diensten — kijk vooral de inwerktijd na. Dat veld is wat je agenda vol krijgt.
4. Team → Medewerkers — zet de volgorde goed en vink Moet prikken aan bij wie prikt. Zie je fiches als "Oud-medewerker #1234"? Dat zijn mensen die zelfs bij Optios geen naam meer hebben, maar die nog aan oude afspraken hangen. Wie Optios wél nog bij naam kent, krijgt die naam vanzelf. Geef de rest hun echte naam, of laat ze staan.
5. Team → Afwezigheden — kijk lange verlofperiodes na.
6. Cadeaubonnen met openstaand saldo: met de hand overzetten en aftoetsen tegen het overzicht van Optios.
7. Rapporten → Dagontvangsten — kies een dag van vorige maand en leg hem naast de daglijst van Optios. Klopt het totaal, dan zijn je bonnen goed overgekomen. De Opkuisvoorstellen zeggen welke bon niet thuis te brengen was.

Proefdraaien mag — en is zelfs de bedoeling

Je kan de hele migratie gerust meerdere keren draaien: vandaag een proefronde, volgende week nog een, en op de overstapdag de definitieve. Niets wordt dubbel gezet. Bij elke nieuwe ronde wordt alleen het verschil bijgehaald:

• Nieuw bij Optios (een klant erbij, een afspraak erbij) → komt erbij.
• Gewijzigd bij Optios → wordt bijgewerkt.
• Ongewijzigd → wordt met rust gelaten. Ook — en vooral — als jij er in HairConnect intussen zelf iets aan verbeterde: jouw verbetering blijft gewoon staan.
• Aan twee kanten gewijzigd → dat wordt per veld bekeken, niet per fiche. Verbeterde jij hier de voornaam en kwam er bij Optios intussen een adres bij, dan is dat geen botsing: het adres komt binnen en jouw voornaam blijft staan. Alleen een veld dat jij hier aanpaste én dat intussen ook bij Optios veranderde, is een botsing: daar kiest de import niet. Jouw versie blijft staan, en het geval komt bij de Opkuisvoorstellen te staan met beide waarden ernaast, zodat jij beslist. Het e-mailadres neemt de import nooit stil over, en een veld dat bij Optios leeg is of korter dan wat hier staat ("Kerkstraat" tegenover "Kerkstraat 4") komt niet binnen: dat blijft een botsing, want een huisnummer gooi je niet weg omdat de andere kant het kwijt is.

Het eindrapport zegt na elke ronde precies wat er gebeurde: zoveel nieuw, zoveel bijgewerkt, zoveel ongewijzigd, zoveel botsingen.

Twee soorten ronde: alles opnieuw, of alleen bijwerken

Vanaf je tweede ronde krijg je een keuze:

• Start de overstap — de gewone knop midden op het scherm. Die haalt alles opnieuw op: al je afspraken, al je klantfiches, drie jaar verbruik en kassabonnen. Reken weer op een half uur tot een uur. Dit is wat je doet bij je eerste overstap, op je overstapdag, en telkens als je twijfelt.
• Alleen bijwerken sinds … — de knop rechtsboven, met de datum van je vorige geslaagde ronde erbij. Die haalt alleen op wat sindsdien veranderd kan zijn. Reken op een halve minuut.

Die tweede knop is er voor de periode waarin je oude Optios en HairConnect naast elkaar lopen. Dat is de bedoeling — een maand dubbel draaien is de veiligste manier om over te stappen — maar dan wil je niet elke week een uur wachten voor een handvol gewijzigde afspraken.

Bij een bijwerkronde komen deze altijd volledig mee: je klanten, je medewerkers, je diensten, je prijzen en je producten. Optios geeft nergens door wat daaraan gewijzigd is, dus halen we ze telkens opnieuw — samen kost dat nog geen minuut.

Je productassortiment komt dus ook mee, elke ronde. Een product dat je bij Optios aanmaakt, staat na de eerstvolgende ronde ook hier — en dat is nodig: verbruik, leveringen en kassabonnen wijzen ernaar, en zolang het product hier ontbrak, kwamen die op de opkuislijst terecht. Wat je hier zelf aanpaste blijft staan: een fiche die je hernoemde, een merk of een leveranciersfiche die je samenvoegde, een product dat je archiveerde. Botst je aanpassing met wat Optios zegt, dan komt het bij de Opkuisvoorstellen te staan en kies jij. Samengevoegde merken en fiches komen niet terug. De leverancier van een levering, en het merk, het artikelnummer en de leverancier van een product bepaalt HairConnect zelf, volgens de prijslijst van de leverancier en niet volgens Optios: hoe Optios een levering of een merk opsplitst, of welke code Optios op een product zet, verandert hier niets en levert geen opkuisvoorstel op. Staat een artikelnummer of een leverancier hier nog leeg, dan vult de ronde die wel aan uit Optios.

En wat vastliep, komt vanzelf goed. Verbruik op een product dat er toen nog niet was, wordt alsnog geboekt zodra het product binnenkomt, en het voorstel daarover sluit vanzelf. Een bonregel die haar product niet vond, wordt alsnog gekoppeld — de bedragen op de bon veranderen daar niet door. Een levering met een regel naar zo'n product wordt elke ronde opnieuw nagekeken tot alle regels hun product hebben. Verbruik op een product dat Optios intussen verwijderde, vindt zijn fiche via de naam, een vroegere naam of een alias, maar alleen als precies één fiche past. Een kassabon die niet ingevoerd raakte omdat twee medewerkers dezelfde voornaam dragen, wordt opnieuw opgehaald, ook van een vorig kwartaal. Daarna komt hij binnen bij wie rond die dag afspraken had. Hadden ze dat allebei, of geen van beiden, dan blijft de bon een voorstel. Een oud-medewerker blijft uit dienst en staat met haar naam op haar bonnen, haar afspraken en in de rapporten. Het eindrapport van de ronde zegt hoeveel er zo goed kwam.

Wat er wél beperkt wordt, hangt af van hoe vaak je bijwerkt. Wie meermaals per dag een ronde draait, zou anders telkens dezelfde dagen opnieuw ophalen. Daarom zijn er drie standen, en HairConnect kiest zelf welke aan de beurt is. Je hoeft daar niets voor aan te vinken en niets voor te onthouden: het scherm zegt bij elke ronde welke er loopt.

Je agenda komt in elke ronde volledig mee, tot een jaar vooruit. Daar wordt niet op bespaard, ook niet tussendoor: een afspraak die je vandaag voor maart inboekt, hoort vanmiddag in HairConnect te staan en niet volgende week. Wat er korter wordt, is uitsluitend hoe ver we in het verleden terugkijken — daar zit de massa, en daar doet een dag uitstel niemand pijn.

Waarom drie dagen en niet één, bij de eerste ronde van de dag: een kapsalon is doorgaans twee dagen na elkaar dicht. Die eerste ronde moet dus tot de laatste werkdag daarvóór kunnen reiken.

Verkoopprijzen terug naar Optios

Draait je kassa nog in Optios, dan rekent die de prijs aan die daar staat. Krijgt een product in HairConnect een nieuwe verkoopprijs — met de hand, of uit de prijslijst van je leverancier — dan kan HairConnect die prijs ook in Optios zetten, zodat je klant aan beide kassa's hetzelfde betaalt.

Dat staat standaard uit. Het gebeurt alleen in een ronde waarvoor het uitdrukkelijk aangezet is; vraag het ons, er is geen knop voor. Een volgende ronde erft het niet.

Wat er dan gebeurt:

• Alleen de verkoopprijs. Naam, streepjescode, merk en leverancier blijven in Optios zoals ze zijn.
• Alleen waar de prijs hier gewijzigd is en Optios nog de oude aanrekent. Veranderde de prijs intussen in Optios zelf, dan wordt die niet teruggedraaid: de ronde neemt de Optios-prijs over, zoals altijd. Veranderde ze aan beide kanten, dan komt het bij de Opkuisvoorstellen te staan en kies jij.
• Nooit een prijs van € 0,00, en nooit een product met een open opkuisvoorstel over zijn prijs.
• Nooit lager dan in Optios. Rekent Optios meer aan dan HairConnect, dan blijft de duurdere prijs staan. Wil je ze echt verlagen, doe dat dan in Optios zelf.
• Na het bewaren wordt de prijs in Optios opnieuw gelezen. Pas als ze er echt staat, telt ze als teruggezet. Dan staat ze in het logboek onder Instellingen → Logboek als Verkoopprijs teruggezet in Optios, met de oude en de nieuwe prijs in Optios.

Het gebeurt tijdens de ronde, na de klanten en vóór de afspraken. In de voortgangslijst staat dan een regel Verkoopprijzen terug naar Optios met een teller, en het eindrapport zegt hoeveel prijzen teruggezet zijn en hoeveel niet. Wat niet lukte, staat in de foutenlijst met de reden erbij; bij Optios is er dan niets veranderd en staat de oude prijs er nog.

Afspraken van HairConnect ook in Optios

Zolang je in allebei werkt, boeken je klanten op twee plaatsen: via de boekingspagina van HairConnect, en via alles wat nog aan Optios hangt. Staat een afspraak die hier ontstond niet in Optios, dan ziet Optios daar een vrij uur en kan het dat aan een andere klant geven.

Daarom kan HairConnect die afspraken ook in Optios zetten. Dat staat standaard uit. Je zet het aan onder Instellingen → Overstappen uit Optios, bij Afspraken van HairConnect ook in Optios. Je krijgt eerst te lezen wat er gaat gebeuren, en pas na je bevestiging gebeurt er iets. Uitzetten kan daar altijd, met één klik.

Wat er dan gebeurt:

• Elke afspraak die hier ontstaat — online geboekt, in de agenda gezet, of via de herboeklink in een sluitingsmail — wordt ook in Optios gezet: dezelfde klant, dezelfde medewerker, dezelfde diensten of hetzelfde menu, op hetzelfde uur. Een kleuring met inwerktijd staat in Optios zoals Optios dat zelf doet: de kleur, dan een gat waarin ze intrekt, dan de volgende dienst.
• Vóór er iets aangemaakt wordt, kijkt HairConnect in Optios of dat uur bij die medewerker nog vrij is. Is het intussen bezet, dan wordt er niets aangemaakt en niets overschreven. Je ziet die botsing meteen op het overstapscherm, bij Hairlien bovenaan elk scherm en op de Opkuisvoorstellen — met de klant, het moment en zijn gsm-nummer, zodat je kan bellen of mailen. Verplaats je de afspraak hier, dan probeert HairConnect het opnieuw.
• Een sluiting of verlof telt ook als bezet. Is het salon op dat moment dicht, of is de medewerker afwezig — hier in HairConnect of in Optios — dan wordt er niets aangemaakt en niets verplaatst. Optios houdt zo'n afspraak zelf niet tegen; daarom kijkt HairConnect in je sluitingsdagen, in het goedgekeurde verlof en in het rooster van Optios. Je ziet het als botsing, met de reden erbij: het salon is dan gesloten, het salon is in Optios dicht of Ada is dan afwezig.
• Verwijder je een afspraak die al in Optios staat — terwijl het doorboeken aanstaat, of omdat HairConnect ze daar zelf zette — dan annuleert HairConnect ze eerst in Optios. Van de afspraak blijft hier niets over; alleen haar nummer in Optios wacht tot de annulering daar bewezen is, en verdwijnt dan ook. Lukt dat niet (een voorschot, een beurtenkaart), dan krijg je een opkuisvoorstel om ze in Optios zelf te schrappen.
• Verplaats of annuleer je zo'n afspraak hier, dan gebeurt dat in Optios ook. Staat er in Optios een voorschot of een beurtenkaart op, dan annuleert HairConnect ze daar niet: die keuze maak jij, in Optios zelf.
• Een afspraak die uit Optios komt, wordt daar nooit gewijzigd — met één uitzondering: zeg je een afspraak af met de sluitingsmail, dan wordt ze ook in Optios geannuleerd, zodat Optios die dag niet opnieuw volboekt.
• Pas na een controle telt het. Na elke wijziging leest HairConnect de dag in Optios opnieuw. Staat de afspraak er zoals bedoeld, dan is ze doorgeboekt; staat ze er anders, dan komt het verschil op de opkuisvoorstellen. Een afspraak gaat nooit twee keer.
• Kan een medewerker, dienst of menu niet aan Optios gekoppeld worden, dan vertrekt die afspraak niet en staat ze op de opkuisvoorstellen, met wat er ontbreekt. Een nieuwe klant die online boekte, wordt eerst in Optios opgezocht op zijn e-mailadres en gsm-nummer; pas als daar niemand past, wordt hij in Optios aangemaakt, met wat hij zelf invulde.

Het gebeurt vanaf een computer waarop je bij Optios aangemeld bent. Wij kunnen zelf niet bij Optios. Het doorboeken vertrekt uit een browser waarin jij daar aangemeld bent en de HairConnect-uitbreiding draait (zie Laat je computer het bijhouden hieronder). Het best is dat de computer aan de toog. Met versie 1.3.0 of nieuwer van de uitbreiding krijgt die computer een seintje zodra er hier geboekt, verplaatst of geannuleerd wordt, en vertrekt de afspraak meteen: ze staat binnen enkele seconden in Optios. Hoeveel seconden, hangt vooral van Optios af. HairConnect leest eerst de dag, het rooster en de klant na, zet dan de afspraak en leest de dag opnieuw om te controleren: vijf stappen na elkaar, waarvan de leesstappen bij Optios gemeten tussen 0,2 en 0,8 seconde duren. Met een oudere versie van de uitbreiding gebeurt het binnen twee minuten. Hoe je de nieuwe versie op de toog-pc zet, staat in De uitbreiding op de toog-pc. Tegelijk haalt de uitbreiding elke minuut je agenda van de komende vier weken uit Optios op, zodat de vrije momenten op je boekingspagina ook rekening houden met wat er net in Optios geboekt werd. Ook een ronde van de wizard boekt door, vóór ze de afspraken ophaalt.

Optios stuurt de klant ook zijn eigen bevestiging. Een afspraak die zo in Optios komt, behandelt Optios als een afspraak die aan de balie ingeboekt werd. Staat in Optios onder Instellingen → Communicaties Bevestiging afspraak sturen naar de klant via e-mail voor telefonische afspraken aan, dan krijgt de klant naast de bevestiging van HairConnect ook die van Optios; bij een verplaatsing geldt hetzelfde voor Klant op de hoogte stellen van tijdswijziging (verplaatsing). Per afspraak uitzetten kan in Optios niet: er bestaat geen veld voor in wat de agenda van Optios zelf verstuurt. Wil je maar één mail, zet die schakelaars dan in Optios uit — en weet dat ze dan ook niet meer gelden voor de afspraken die je in Optios zelf inplant.

Staat er nergens zo'n computer aan, dan wachten de afspraken. Er gaat niets verloren — zodra er weer een computer met Optios en de uitbreiding contact heeft, vertrekken ze — maar Optios ziet ze intussen niet. Op het overstapscherm staat hoeveel afspraken er wachten, wanneer de laatste bewezen in Optios stond en wanneer er het laatst een Optios-venster contact had; wachten er afspraken terwijl het al tien minuten stil is, dan zegt Hairlien het ook. Ons advies: laat op de computer aan de balie Chrome openstaan, aangemeld bij Optios, met de uitbreiding — ook 's nachts, want er wordt ook 's nachts online geboekt.

Bevestigingen enkel van HairConnect

Een afspraak die HairConnect in Optios zet, telt daar als een telefonische afspraak. Staat in Optios de bevestiging voor telefonische afspraken aan, dan krijgt je klant er twee: één van HairConnect en één van Optios.

Daarom kan HairConnect ook de bevestiging sturen voor een afspraak die aan de toog in Optios geboekt wordt, en een mail wanneer een afspraak in Optios naar een ander uur gaat. Je zet dat aan onder Instellingen → Overstappen uit Optios, bij Bevestigingen enkel van HairConnect, door een moment te kiezen. Leeg is uit, en dat is de standaard.

• Alleen wat na dat moment in Optios gebeurt. Optios geeft niet mee wanneer een afspraak er aangemaakt werd; HairConnect kijkt daarom naar het moment waarop het de afspraak voor het eerst inleest, en naar haar nummer in Optios, dat oploopt. Een afspraak die al lang in Optios stond en nu pas in beeld komt, krijgt niets.
• Alleen in de toekomst, nooit voor geschiedenis, en nooit twee keer voor dezelfde afspraak.
• Alleen wie mail wil. Een klant zonder e-mailadres of zonder akkoord krijgt niets; wie WhatsApp koos, krijgt het daar.
• Niet voor online boekingen in Optios. Wie op de boekingspagina van Optios boekt, krijgt zijn bevestiging van Optios zelf.
• Een verplaatsing in Optios geeft een verzetmail, ook voor een afspraak die al bestond: de verplaatsing zelf is wat na het moment gebeurde.
• Het bericht vertrekt binnen enkele minuten, zodra HairConnect de afspraak uit Optios inleest — via de uitbreiding of een ronde van de wizard.
• In het klantenportaal kan een klant een afspraak uit Optios niet zelf verplaatsen zolang het doorboeken aanstaat; annuleren kan wel, en dat schrapt HairConnect dan ook in Optios. Zie Mijn kleur en Mijn afspraken.

Zodra het moment gekozen is, toont het scherm hoeveel bevestigingen en verzetmails HairConnect sindsdien verstuurde, en welke instellingen je in Optios uitzet, onder Instellingen → Communicaties, met hun naam zoals ze daar staan:

• Bevestiging afspraak sturen naar de klant via e-mail voor telefonische afspraken
• Klant op de hoogte stellen van tijdswijziging (verplaatsing)

Laat de e-mailherinnering (48 uur vooraf) in Optios aan. HairConnect verstuurt de herinneringen nog niet; zolang dat zo is, komt de herinnering van Optios. Staat onder Instellingen → E-mail in HairConnect de afspraakbevestiging of de verplaatsing uit, dan zegt het scherm dat ook — laat de instellingen in Optios dan aanstaan, want van hier vertrekt er niets.

Wat je in Optios schrapt, verdwijnt hier ook

Annuleer of schrap je een afspraak in Optios, dan wordt ze hier bij de volgende ronde geannuleerd — niet verwijderd. Ze blijft in je agenda staan als geannuleerd, met de reden Bij Optios geschrapt of Bij Optios verdwenen, zodat je later nog kan zien waar die klant gebleven is.

Dat gebeurt alleen voor de dagen die deze ronde ook echt opgehaald heeft. Een ronde die een handvol maanden bekijkt, laat alles daarbuiten met rust — anders zou één korte ronde je hele geschiedenis als verdwenen bestempelen. En een afspraak die je in Optios naar een andere week verplaatste, wordt gewoon verplaatst: die is gezien, dus niet verdwenen.

Afspraken die je hier gemaakt hebt en die nog niet in Optios staan, blijven staan. Die horen thuis op Nog in Optios te zetten, of ze gaan vanzelf mee als je het doorboeken aanzette (zie hierboven).

Er zit bewust overlap in: we kijken telkens wat verder terug dan strikt nodig. Een no-show die pas 's avonds aangevinkt wordt, een notitie die er de dag nadien bij komt, een correctie op een bon van gisteren — die moeten er ook bij. Maar dat hoeft niet elk halfuur: één keer per dag is daarvoor ruim, en wat ook dán nog gemist wordt — een correctie op een afspraak van vorige maand, een klant die in december komt boeken — komt binnen de week mee met de wekelijkse ronde.

Laat je computer het bijhouden

Draai je Optios en HairConnect langere tijd naast elkaar, dan is er een weg waarbij je zélf niets meer hoeft te doen: de HairConnect-uitbreiding voor Chrome. Je installeert ze één keer, koppelt ze één keer aan je salon, en daarna werkt HairConnect zichzelf bij op de achtergrond — zolang je computer aanstaat en je in Chrome bij Optios aangemeld bent. Geen knop om te slepen, geen tabblad dat open moet blijven, geen code.

Zo koppel je ze:

1. Installeer de uitbreiding in Chrome. Ze staat in de Chrome Web Store als HairConnect — Optios bijhouden.
2. Ga hier naar Instellingen → Overstappen uit Optios en klap Laat je computer het bijhouden open: dat deel staat standaard dicht, klik op de titel. Vink het vakje met je toestemming aan en klik dan op Koppel deze computer. Je krijgt een code die tien minuten geldig is en één keer werkt. Zonder vinkje komt er geen code, en staat er in rood waarom.
3. Klik op het HairConnect-icoon naast je adresbalk, geef de code in en een naam voor deze computer ("de toog", "de laptop achteraan").

Stap voor stap, met wat je op het scherm ziet, en ook hoe je een nieuwe versie laadt voor ze in de winkel staat: De uitbreiding op de toog-pc.

En je hoeft nooit meer iets te slepen. Met de uitbreiding staat er op het ophaalscherm gewoon een knop Haal nu op. Eén klik en het loopt — ook voor een volledige ronde op je overstapdag. Je hoeft er zelfs geen Optios-tabblad voor open te hebben; aangemeld zijn in deze browser volstaat.

Daarna zie je op hetzelfde scherm staan welke computers gekoppeld zijn, welke versie van de uitbreiding ze draaien en wanneer ze zich voor het laatst gemeld hebben. Draait er geen enkele versie 1.3.0 of nieuwer, dan staat er bij Afspraken van HairConnect ook in Optios een waarschuwing: dan gaat een afspraak pas binnen twee minuten naar Optios. Loskoppelen kan er ook, met één klik; die computer werkt daarna niets meer bij.

Wat de uitbreiding niet doet, en met opzet:

• Ze start nooit uit zichzelf een volledige overstap. Dat duurt een half uur en raakt je hele salon, dus dat blijft een knop die jij indrukt. Het assortiment neemt ze, zoals elke ronde, wél mee.
• Ze leest alleen, tenzij je uitdrukkelijk vraagt om iets terug te zetten, zoals je verkoopprijzen of je afspraken (zie Afspraken van HairConnect ook in Optios hierboven). Er wordt bij Optios niets verwijderd en niets opgezegd.

Ben je in Chrome niet meer bij Optios aangemeld, dan kan ze niets ophalen. Dat staat dan in het paneeltje achter het icoon, en HairConnect houdt het bij — zodat het stilvallen niet onopgemerkt blijft.

Vandaag bijblijven

Gebruik je geen Chrome, of wil je de uitbreiding niet installeren, dan is er de tussenweg. Vink bij het starten Vandaag bijblijven aan: je sleept de knop één keer, klikt één keer in je Optios-venster, en daarna werkt HairConnect zichzelf ongeveer elk halfuur bij zolang dat tabblad openstaat. Ook het importeren gebeurt dan vanzelf — je hoeft niet meer terug te komen om op Importeren te drukken.

In de hoek van je Optios-venster staat een strookje dat zegt wat er gebeurt en wanneer de volgende ronde komt. Daar staat ook een knop Stoppen.

Het houdt in drie gevallen vanzelf op, en dat is met opzet:

• je klikt op Stoppen;
• je sluit het Optios-tabblad of meldt je af;
• de koppeling van vanochtend verloopt — die geldt een halve dag, en wordt onderweg nooit verlengd.

Een dagsessie blijft dus binnen de dag waarvoor je toestemming gaf. Morgen begin je opnieuw met één klik.

Eén ding kan een bijwerkronde niet zien: een kleurformule of een opmerking die je aanpaste bij een klant die in die periode niet langskwam. Optios geeft nergens door wanneer iets voor het laatst gewijzigd is — dat is nagemeten, er bestaat geen enkele filter voor. Mis je zoiets, of twijfel je: doe gewoon één volledige ronde. Dat mag altijd en kost je niets behalve tijd.

Je ziet altijd welke ronde loopt. Bovenaan het scherm staat het in woorden — ook of deze ronde bij de voorbije dagen blijft of verder terugkijkt — in de voortgangslijst staat een regel Soort ronde met de datum erbij, en in het eindrapport staat Bijwerkronde: dagen teruggekeken. Staat die regel er niet, dan is alles opnieuw opgehaald.

De overstapdag

Doe de eigenlijke overstap bij voorkeur op een sluitingsdag:

1. Draai in de wizard nog één keer een ophaalronde ("Nog een keer ophalen"), zodat de laatste dagen ook binnen zijn. Kies daarbij voor Start de overstap — de volledige ronde, dus niet Alleen bijwerken. Vandaag wil je zeker weten dat álles binnen is. Je krijgt een verse knop om te slepen (en een verse code, als je die liever plakt). Ook dit geeft geen dubbels.
2. Leid je boekingslink om naar je eigen adres. Een flink deel van je afspraken komt binnen via de oude Optios-link in mails en QR-codes — die moet vanaf dag één naar jou wijzen. Zie De boekingslink delen.
3. Laat Optios nog één maand meelopen, alleen om te lezen.
4. Zeg pas daarna je abonnement op, en kijk je opzegtermijn na — het is doorgaans een jaarcontract.

Veelgestelde vragen

Wat zit er in die knop, en wat plak ik daar eigenlijk? Hetzelfde: één leesbaar stukje code met bovenaan uitgeschreven wat het doet. Het doet drie dingen in een lus: aan HairConnect vragen wat er nog moet worden opgehaald, dat ene ding bij Optios ophalen, en het resultaat naar HairConnect sturen. Het schrijft niets bij Optios en het leest niets buiten Optios. Wil je zien wat er in de knop zit? Klik rechts op de bladwijzer en kies Bewerken; er staat precies dezelfde code in als in het vak op het scherm.

Is dat veilig? Ik leer mijn personeel net om nooit iets te plakken of te slepen dat iemand hen stuurt. Die reflex is goed en we willen hem niet afleren. Twee dingen daarom: haal de knop en de code altijd uit je eigen HairConnect-scherm en nooit uit een mail, een chatbericht of een telefoongesprek — wij sturen ze je nooit toe. En gebruik ze alleen in je Optios-venster, nergens anders.

Waarom is er een knop én een code? Omdat wij van buitenaf niet in jouw Optios kunnen: de enige plek waar jouw gegevens bereikbaar zijn, is jouw eigen browser, waar jij al aangemeld bent. De knop is de kortste weg die daar bestaat. Maar een bladwijzerknop draait ín de pagina van Optios en valt dus onder de beveiligingsregels die Optios aan die pagina hangt; verandert Optios daar iets, dan kan de knop van de ene dag op de andere stilvallen. De code die je in het consolevenster plakt, valt daar niet onder. Daarom staan ze er allebei: de knop omdat hij één klik is, de code omdat ze altijd werkt.

Moet ik die knop elke keer opnieuw slepen? Voor elke ophaalronde één keer, ja. In de knop zit een code die bij die ene ronde hoort en hoogstens een halve dag geldig is — precies zoals de code die je plakt. Binnen die ronde mag je er zo vaak op klikken als je wil: na een verbroken verbinding, na een nieuwe aanmelding bij Optios, of gewoon om verder te gaan. Een knop van vorige maand doet niets meer.

Mag ik het scherm sluiten? Het HairConnect-scherm wel. Het Optios-tabblad moet open blijven zolang het ophaalt, en je computer mag niet in slaap vallen. Gebeurt dat toch: open Optios en klik nog eens op de knop. Er gaat niets verloren.

Kan ik de wizard twee keer draaien? Ja — zie Proefdraaien mag hierboven. Alles wordt herkend aan zijn Optios-nummer; een tweede ronde haalt alleen het verschil bij en zet nooit iets dubbel. Wat jij intussen in HairConnect verbeterde, blijft staan.

Ik wil Optios en HairConnect een maand naast elkaar laten lopen. Moet ik dan elke week een uur wachten? Nee. Kies dan voor Alleen bijwerken sinds … — zie Twee soorten ronde hierboven. Dat duurt minuten. Op je overstapdag doe je nog één keer de volledige ronde.

Ik heb per ongeluk bijgewerkt in plaats van alles opnieuw op te halen. Geen probleem, en je ziet het: het staat bovenaan het scherm en in je eindrapport. Draai gewoon nog een ronde en kies deze keer Start de overstap. Er gaat niets verloren en er komt niets dubbel te staan.

Mag een medewerker dit doen? Nee. De wizard staat alleen open voor de zaakvoerder: er komt het volledige klantenbestand mee.

Ik zie "Dit Optios-account is al aan een ander salon gekoppeld". Dan is jouw vestigingsnummer al door een ander HairConnect-salon geclaimd — meestal een vergissing of een eerdere proef. Neem contact op; dit lossen we samen op.

Waar zijn mijn productfoto's en de foto's van mijn medewerkers? Die worden in de zelfbedieningsflow niet automatisch overgehaald. Vraag het ons gerust — dat is een kleine nabehandeling.