Zelf overstappen uit Optios

Bijgewerkt op 2026-08-27

Je kan je volledige Optios-bestand zelf overzetten, zonder hulp van buitenaf. Dat doe je met de wizard onder Migratie → Overstappen uit Optios. Reken op een uur, waarvan het meeste wachten is — je kan ondertussen gewoon knippen.

Wat je nodig hebt

De Optios-login van de zaakvoerder: het e-mailadres en wachtwoord waarmee je op client.optios.net inlogt. Een login van een medewerker volstaat niet.
Een computer of tablet waarop je dit scherm een half uur tot een uur kan laten openstaan tijdens het ophalen.

Wat er meekomt, en wat niet

Meegenomen worden: klanten (met e-mail en gsm), kleurformules over alle jaren, afspraken (ook toekomstige!), diensten met hun inwerktijd, medewerkers (ook wie uit dienst is), producten, merken en voorraadstanden, werkuren en afwezigheden, en je boekingsinstellingen. Via een extra stap ook je leveranciers en leveringen — daarover verder meer.

Niet automatisch mee, en dat is telkens een bewuste keuze:

Kassabonnen en omzet. Je kassajournaal in HairConnect is een fiscaal document dat alleen vooruit schrijft; oude omzet uit een ander pakket hoort daar niet tussen. Je Optios-rapporten blijven raadpleegbaar zolang je Optios laat meelopen.
Cadeaubonnen. Dat is geld. Openstaande saldi zet je met de hand over en leg je naast het overzicht van Optios — dubbel gecontroleerd door jou, niet door een automaat.
De prikklok. Daarvoor biedt Optios geen bruikbare uitweg voor zelfbediening. Wil je je prikuren toch mee (drie jaar bewaarplicht), neem dan contact op — dat doen we begeleid.
Je salonadres, btw-nummer, telefoonnummer en e-mailadres. Optios geeft die niet mee. Ze komen dus leeg binnen, en dat is met opzet: liever leeg dan verzonnen. Vul ze in onder Instellingen → Het salon.

Stap 1 — Toestemming en verbinden

De wizard vraagt je Optios-login. Twee dingen moet je daarbij zeker weten:

Je inloggegevens worden niet opgeslagen. Niet in onze databank, niet in een logbestand. Ze worden één keer gebruikt om de verbinding te maken en daarna vergeten.
We halen alleen-lezen op. Er wordt bij Optios niets gewijzigd, niets verwijderd en niets opgezegd. Je Optios blijft gewoon werken.

Je vinkt daarvoor een uitdrukkelijke toestemming aan. Het moment van die toestemming wordt wél bewaard — wie, wanneer en welke tekst — want dat is jouw en ons bewijs dat dit met jouw akkoord gebeurde.

Stap 2 — Gegevens ophalen

Nu haalt de wizard alles op, soort per soort, met een teller per lijst: zoveel klanten binnen, zoveel afspraken, zoveel klantfiches. Laat dit scherm openstaan — het werk gebeurt in kleine stukjes zolang het tabblad open is.

Scherm toch dichtgeklapt of internet even weg? Geen ramp. Alles wat al binnen is, blijft binnen; de wizard gaat verder waar hij gebleven was.
"Je Optios-sessie is verlopen"? Dat gebeurt vanzelf na een tijd. Log gewoon opnieuw in via het formulier dat verschijnt — er is niets verloren.
Lukt een klantfiche of een maand niet, dan zie je dat meteen op het scherm én achteraf in je eindrapport. Er wordt nooit iets stil overgeslagen.

Stap 3 — Leveranciers en leveringen (optioneel)

Voor leveringen biedt Optios geen automatische weg. Wil je ze toch mee, dan doe je dat met opgeslagen pagina's:

Open in Optios de pagina Producten → Leveranciers. Kies in je browser Bestand → Pagina opslaan als… en dan "Alleen HTML". Het bestand komt meestal in je map Downloads terecht.
Doe hetzelfde op Producten → Merken en op Producten → Leveringen.
Sleep de opgeslagen bestanden in het vak in de wizard. Je hoeft niet te weten welk bestand welk is — dat zoekt de wizard zelf uit.

Wil je van een levering ook de regels (welke producten, hoeveel, aan welke prijs)? Open dan die levering in Optios en sla ook die pagina op. Doe dat gerust alleen voor je recente leveringen; de rest is geschiedenis.

Geen voorraadmodule, of geen zin? Sla deze stap over — je kan leveringen later altijd nog met de hand inboeken.

Stap 4 — Importeren

Eén druk op Start de import en alles wordt in je salon gezet. Dit loopt op de achtergrond door, ook als je het scherm sluit. Je ziet per soort een voortgangsbalk.

Gaat er iets mis, dan staat er wat er misging en staat er één knop: Probeer opnieuw. Dat is altijd veilig — alles wordt herkend aan het nummer dat het bij Optios had, dus een tweede keer draaien geeft nooit dubbels.

Stap 5 — Nakijken

Na afloop krijg je een eindrapport: wat er per soort is binnengehaald, wat er op de lijst Opkuisvoorstellen wacht en waarom, en wat er eventueel niet opgehaald raakte. De tijdelijke kopie van je Optios-gegevens wordt na de import automatisch verwijderd.

Loop daarna deze lijst af:

Migratie → Opkuisvoorstellen — werk de lijst leeg. Acht jaar bestand bevat altijd rommel: dubbele klanten, omgewisselde namen, een "droogkast levering" als klantfiche. De import verbetert nooit stil; jij beslist.
Instellingen → Het salon — vul je adres, btw-nummer, telefoonnummer en e-mailadres in.
Salon → Diensten — kijk vooral de inwerktijd na. Dat veld is wat je agenda vol krijgt.
Salon → Medewerkers — zet de volgorde goed en vink Moet prikken aan bij wie prikt. Zie je fiches als "Oud-medewerker #1234"? Dat zijn mensen die Optios zelf niet meer bij naam kent maar die nog aan oude afspraken hangen. Geef ze hun echte naam, of laat ze staan.
Salon → Afwezigheden — kijk lange verlofperiodes na.
Cadeaubonnen met openstaand saldo: met de hand overzetten en aftoetsen tegen het overzicht van Optios.

Proefdraaien mag — en is zelfs de bedoeling

Je kan de hele migratie gerust meerdere keren draaien: vandaag een proefronde, volgende week nog een, en op de overstapdag de definitieve. Niets wordt dubbel gezet. Bij elke nieuwe ronde wordt alleen het verschil bijgehaald:

Nieuw bij Optios (een klant erbij, een afspraak erbij) → komt erbij.
Gewijzigd bij Optios → wordt bijgewerkt.
Ongewijzigd → wordt met rust gelaten. Ook — en vooral — als jij er in HairConnect intussen zelf iets aan verbeterde: jouw verbetering blijft gewoon staan.
Aan twee kanten gewijzigd (jij paste iets aan in HairConnect én het veranderde intussen ook bij Optios) → dan kiest de import niet. Jouw versie blijft staan, en het geval komt bij de Opkuisvoorstellen te staan met beide waarden ernaast, zodat jij beslist.

Het eindrapport zegt na elke ronde precies wat er gebeurde: zoveel nieuw, zoveel bijgewerkt, zoveel ongewijzigd, zoveel botsingen.

De overstapdag

Doe de eigenlijke overstap bij voorkeur op een sluitingsdag:

Draai in de wizard nog één keer een ophaalronde ("Nog een keer ophalen"), zodat de laatste dagen ook binnen zijn. Ook dit geeft geen dubbels.
Leid je boekingslink om naar je eigen adres. Een flink deel van je afspraken komt binnen via de oude Optios-link in mails en QR-codes — die moet vanaf dag één naar jou wijzen. Zie De boekingslink delen.
Laat Optios nog één maand meelopen, alleen om te lezen.
Zeg pas daarna je abonnement op, en kijk je opzegtermijn na — het is doorgaans een jaarcontract.

Veelgestelde vragen

Kan ik de wizard twee keer draaien? Ja — zie Proefdraaien mag hierboven. Alles wordt herkend aan zijn Optios-nummer; een tweede ronde haalt alleen het verschil bij en zet nooit iets dubbel. Wat jij intussen in HairConnect verbeterde, blijft staan.

Mag een medewerker dit doen? Nee. De wizard staat alleen open voor de zaakvoerder: er komt het volledige klantenbestand mee, en er wordt om de login van een ander pakket gevraagd.

Ik zie "Dit Optios-account is al aan een ander salon gekoppeld". Dan is jouw vestigingsnummer al door een ander HairConnect-salon geclaimd — meestal een vergissing of een eerdere proef. Neem contact op; dit lossen we samen op.

Waar zijn mijn productfoto's en de foto's van mijn medewerkers? Die worden in de zelfbedieningsflow niet automatisch overgehaald. Vraag het ons gerust — dat is een kleine nabehandeling.