Van Optios naar HairConnect
Bijgewerkt op 2026-08-22
De overstap gebeurt in drie fasen: exporteren, importeren, nakijken. De eerste twee doet je begeleider; de derde doe jij, want alleen jij weet wat er in jouw bestand hoort te staan.
Wat er meekomt
| Klanten | volledig, na de opkuis |
| Kleurformules | integraal, over alle jaren |
| Afspraken | drie jaar leesbaar, ouder als archief |
| Kassabonnen | drie jaar leesbaar, ouder als archief (zeven jaar bewaarplicht) |
| Producten en voorraad | de huidige stand |
| Merken en leveranciers | volledig |
| Leveringen | de laatste twee jaar |
| Cadeaubonnen | die met een openstaand saldo |
| Werkuren en afwezigheden | volledig |
| Prikuren | de laatste drie jaar |
| Medewerkers | ook wie uit dienst is, want die hangt aan oude afspraken |
Wat je zelf moet invullen
Optios geeft het adres van je salon niet mee. Dat komt dus leeg binnen, en dat is met opzet: liever leeg dan verzonnen. Vul het in onder Instellingen → Het salon.
Hetzelfde geldt voor je btw-nummer, je telefoonnummer en je e-mailadres.
Wat de import nooit doet
De import corrigeert nooit stil. Alles wat verdacht is — een klantfiche die eigenlijk een leverancier is, een telefoonnummer dat nergens op slaat, een postcode met vrije tekst erin — komt op de lijst Opkuisvoorstellen en wacht op jouw oordeel.
Zo migreer je niet acht jaar rommel mee, en verlies je ook niets zonder dat iemand het gezien heeft.
Zie Opkuisvoorstellen.
De import mag opnieuw draaien
Alles wordt herkend aan het nummer dat het bij Optios had. Een tweede ronde overschrijft dus in plaats van te verdubbelen, en de lijst met opkuisvoorstellen blaast niet op.
De overstapdag
Doe het bij voorkeur op een maandag.
- Een laatste keer gegevens ophalen.
- De saldo's van de cadeaubonnen naast het overzicht van Optios leggen. Dat is het enige cijfer waar een klant je meteen op aanspreekt.
- Je boekingslink omleiden naar je eigen adres. Bijna de helft van de afspraken kwam binnen via de boekingslink van Optios — die link moet vanaf dag één naar jou wijzen. Zie De boekingslink delen.
- Optios nog één maand laten meelopen, alleen om te lezen.
- Pas daarna het abonnement opzeggen.
Na de import
Loop deze schermen in deze volgorde na:
- Migratie → Opkuisvoorstellen — werk de lijst leeg.
- Salon → Diensten — controleer vooral de Wachttijd. Dat veld bestond bij Optios niet op dezelfde manier, en het is wat je agenda vol krijgt.
- Salon → Medewerkers — sleep de lijst in de volgorde die je in de agenda wil, en zet Moet prikken aan bij wie prikt.
- Salon → Afwezigheden — kijk lange verlofperiodes na. Bij Optios wordt één afwezigheid herhaald onder elke dag die ze dekt, met telkens dezelfde sleutel; een week verlof kan er daardoor als één dag in staan.
- Salon → Prikklok-overzicht — vergelijk een paar weken met wat je uitbetaalde. Bij een geïmporteerde prikbeurt staat het rooster en het geprikt/goedgekeurd-verschil in de notitie.
- Instellingen → Het salon, Openingsuren, Online boeken, Huisstijl en E-mail — die zijn niet meegekomen.
- Voorraad → Producten — controleer de voorraadstanden en de foto's.
Een waarschuwing over het exportbestand
Na een geslaagde import staat er op de exportmap het volledige klantenbestand: naam, adres, telefoon, e-mail, kleurhistoriek. Versleutel die map of verwijder ze.
Veelgestelde vragen
Waarom staan er medewerkers in mijn lijst die ik niet ken, met een naam als "Oud-medewerker #1234"? Optios haalt oud-medewerkers uit zijn medewerkerslijst, maar hun naam hangt nog wel aan oude afspraken. Zonder die fiches zouden er duizenden agendablokken en lege afspraken verdwijnen. Ze staan onzichtbaar in de agenda en uit dienst. Vul de echte naam in, of laat ze staan.
Mijn voorraadstanden kloppen, maar de oude leveringen tellen niet mee. Dat is met opzet. De huidige stand kwam mee met de productexport; zouden acht jaar leveringen daar nog eens bij opgeteld worden, dan verdubbelt je voorraad. De historiek is hier boekhouding, geen voorraadbron.