Je privacyverklaring
Bijgewerkt op 2026-10-07
Instellingen → Privacyverklaring. De paginatitel luidt Uw privacyverklaring.
Wat uw klanten lezen over wat u met hun gegevens doet. Ze staat op uw boekingspagina, in het klantenportaal en onder elke mail.
Je bent als salon verantwoordelijk voor de gegevens van je klanten: in de taal van de wet ben je de verwerkingsverantwoordelijke, en HairConnect is de verwerker. Daar hoort een privacyverklaring bij. HairConnect stelt ze voor je op uit wat het over je salon weet en wat het pakket werkelijk doet, en houdt ze bij wanneer daar iets aan verandert.
Het is een vertrekpunt, geen juridisch advies. Het scherm zegt dat bovenaan, en het is zo bedoeld: jij blijft verantwoordelijk voor wat erin staat. Lees ze na, laat ze nalezen als je twijfelt, en vul aan wat je buiten HairConnect doet.
Waar je klant ze vindt
De verklaring staat op de boekingssite, op het adres van je salon met /privacy erachter, bijvoorbeeld boeken.hairconnect.be/nl/jouwsalon/privacy. Er is een versie in het Nederlands, het Frans, het Engels en het Bulgaars; je klant krijgt de taal die hij op de boekingspagina koos. Bovenaan het scherm staat een link naar elk van de vier.
Je klant komt erop uit langs vier wegen:
- onderaan elke pagina van de boekingssite en het klantenportaal, met de link Privacyverklaring;
- in de laatste stap vóór het boeken, onder Voor je bevestigt: Door te boeken ga je akkoord met de privacyverklaring van gevolgd door de naam van je salon. Dat is een mededeling en geen vinkje: er komt geen extra klik bij om te boeken;
- in het klantenportaal, onder Voorkeuren → Mijn gegevens;
- onderaan elke mail aan een klant, in de taal van die mail. Die link wordt nooit gevolgd, ook niet als je de opvolging van mails aanzette. Een bestelling bij je leverancier of de cijfers voor je boekhouder krijgen hem niet: dat zijn geen klanten.
Wat er vanzelf in staat
Het scherm toont onder Wat er vanzelf in staat wat HairConnect zelf invult, zodat je kunt nagaan of het klopt.
| Onderdeel | Waar het vandaan komt |
|---|---|
| Wie verantwoordelijk is | De naam, het adres, het btw-nummer, het e-mailadres en de telefoon onder Het salon. Een veld dat je daar leeg liet, staat ook niet in de verklaring — er komt geen "onbekend" en zeker geen adres dat er aannemelijk uitziet. Het scherm noemt welke velden nog leeg zijn. |
| Welke gegevens je bijhoudt | Wat het pakket kan bewaren: de klantfiche, afspraken, wachtlijst en terugbelverzoeken, kleurformules, kassabonnen, facturen, cadeaubonnen en tegoed, een kopie van de mails die je stuurt, en de aanmeldcodes van het portaal. Rekent je salon laattijdig annuleren aan, of gebruik je WhatsApp, dan staat dat er ook bij. |
| Langs wie de gegevens lopen | Alleen de koppelingen die bij jou aanstaan en werken (Instellingen → Koppelingen): je mailserver (bij Google Workspace met die naam, anders met de naam van de server), WhatsApp, de assistent op de boekingspagina, je betaalterminal, je boekhoudpakket, e-facturen via Peppol. Daarnaast altijd HairConnect zelf en VIES, waar een btw-nummer nagekeken wordt bij een factuur op naam van een onderneming. Vulde je het adres van je boekhouder in, of zet je afspraken ook in Optios, dan staat dat er ook. |
| Opvolging van mails | Alleen als je ze aanzette onder E-mail. Zie hieronder. |
| Hoe lang | Twee termijnen die het pakket zelf afdwingt: een aanmeldcode voor het portaal blijft 15 minuten geldig, de link om een online boeking te bevestigen 24 uur. Voor kassabonnen en facturen zegt de verklaring dat ze bewaard blijven zolang de boekhoud- en btw-wetgeving het oplegt, zonder een getal: dat hangt af van het stuk en van het jaar. |
| Je rechten | Inzage, verbetering, wissen, beperking, bezwaar en meenemen, met de knoppen in het klantenportaal (Voorkeuren en privacy), de termijn van een maand om te antwoorden, en de Gegevensbeschermingsautoriteit als plaats om klacht in te dienen. Staat je salon niet in België, dan noemt de verklaring de autoriteit van het land in het algemeen. |
| Deze boekingspagina | Dat de pagina alleen de nodige cookies zet, en — alleen op boeken.hairconnect.be — dat HairConnect vraagt of het mag tellen hoe de pagina gebruikt wordt, met een link naar de privacyverklaring van HairConnect. |
De opvolging van mails
Zet je onder Instellingen → E-mail → Opvolging aan dat je bijhoudt of een klant een mail opende of een link aanklikte, dan krijgt de verklaring een eigen deel daarover: wat er bijgehouden wordt (wanneer de mail geopend werd en hoe vaak, wanneer er een link aangeklikt werd), dat het IP-adres en de browser niet bewaard worden, dat "geopend" een aanwijzing is en geen bewijs, waarom je het doet, en dat een mail met een aanmeldcode, een bevestigingslink of een betaallink nooit gevolgd wordt.
Wat er over de klant zelf staat, hangt af van je tweede schakelaar:
- alleen met akkoord (standaard): de verklaring zegt dat het enkel gebeurt bij wie ermee akkoord ging, en hoe hij dat akkoord intrekt — onder Voorkeuren in het portaal of door het jou te vragen;
- Ook bijhouden bij klanten die er niet apart mee instemden: de verklaring zegt dat je het bij elke klant doet zonder het eerst te vragen, en hoe hij er bezwaar tegen maakt — op dezelfde twee manieren.
Zet je de opvolging uit, dan verdwijnt dat deel weer.
Wat alleen jij kunt schrijven
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| E-mailadres voor privacyvragen | Leeg = het e-mailadres onder Het salon. Staat dat ook leeg, dan vraagt de verklaring je klant om het in het salon te vragen. |
| Hoe lang u gegevens bewaart | Per taal. Bijvoorbeeld hoe lang een klantfiche blijft staan nadat iemand niet meer kwam. Schrijf alleen wat je echt zo doet: HairConnect wist uit zichzelf geen klantfiches. Laat je het leeg, dan zegt de verklaring dat jij dat beslist. |
| Wat u er nog aan wil toevoegen | Per taal. Komt letterlijk onderaan de verklaring, bijvoorbeeld over camerabewaking in het salon of een nieuwsbrief die je buiten HairConnect verstuurt. |
De tabbladen Nederlands, Français, English en Български houden elk hun eigen tekst. Vul je een taal niet in, dan ziet een klant in die taal je tekst in de taal van je salon.
Wat je best nakijkt
- Staan je naam, adres en btw-nummer onder Het salon zoals ze op je facturen horen?
- Klopt de lijst van partijen? Gebruik je iets wat HairConnect niet kent — een eigen nieuwsbrief, een boekhouder die je bonnen op papier krijgt, camera's — zet het dan bij Wat u er nog aan wil toevoegen.
- Volg je mails op zonder apart akkoord? Dat is jouw keuze als verantwoordelijke; ga na of ze voor jouw salon klopt.
- Heb je bewaartermijnen afgesproken met je boekhouder of je sector? Schrijf ze bij Hoe lang u gegevens bewaart.
Versies en het logboek
Bovenaan het scherm en op de pagina zelf staat Laatst bijgewerkt op met een datum en een versienummer. Verandert er iets waaruit de verklaring gebouwd wordt — je adres, een koppeling die je aan- of uitzet, de opvolging, je eigen tekst — dan krijgt ze een nieuwe versie met de datum van dat moment.
Elke nieuwe versie staat in het logboek, onder de soort Privacy, als Privacyverklaring gewijzigd, met wat er veranderde. Bewaar je zelf iets op dit scherm, dan staat er wie het deed. Schoof de verklaring mee met iets anders, dan zegt de regel dat: De privacyverklaring veranderde mee met de gegevens van het salon.