Een medewerker toevoegen

Bijgewerkt op 2026-10-02

Een medewerker in HairConnect is alles wat een kolom in de agenda krijgt: een kapper, maar evengoed een cabine of een wasstoel.

Waar vind ik het?

Team → Medewerkers.

Het formulier

De fiche staat in vier tabbladen: Wie (de foto, de namen, de kleur, de contactgegevens, de rol in het salon en het dienstverband), Wat ze kan (de diensten), Wat ze mag (de rechten) en Verlof (alleen met HairConnect Social). Kennis en rechten staan bewust uit elkaar: wat iemand kán is vakmanschap en verandert als ze een opleiding volgt; wat iemand mág is beheer en verandert wanneer de zaakvoerder haar met de lade vertrouwt. Dat zijn twee gesprekken met twee aanleidingen, en ze horen niet onder elkaar in één lange pagina. De lijst met accounts blijft onder de tabbladen staan.

Op het tabblad Wie: links een rond fotovak, rechts de gegevens. Een foto en geen pad: wie dit scherm opent, wil zien wie het is.

Rol in het salon

Overgezet uit Optios

Kwam deze medewerker uit een Optios-migratie, dan staat op het tabblad Wat ze mag ingeklapt wat hij of zij daar mocht, én welk account daaruit volgde. De import maakt dat account zelf aan — je hoeft niets over te typen.

De vertaling is grof, want HairConnect kent drie rollen en Optios zeventien rechten:

Zaakvoerder wordt nooit automatisch toegekend, en niemand wordt ooit verlaagd: had iemand hier al een zwaardere rol, dan blijft die staan. Er wordt ook geen wachtwoord verzonnen — de medewerker zet zijn eigen wachtwoord via wachtwoord vergeten op het inlogscherm.

Twee dingen kan de import niet oplossen, en die komen op Opkuisvoorstellen: een medewerker die bij Optios geen e-mailadres had (zonder adres kan niemand inloggen), en een adres dat al bij een account van een ander salon hoort.

Diensten

Het tabblad Wat ze kan, waarin je vastlegt welke diensten deze persoon doet, en hoe lang die bij hem of haar duren. Zie Diensten per medewerker.

Rechten

Het tabblad Wat ze mag. Onder Wat ze kan staat wat deze medewerker kán; hier staat wat hij of zij mág. Per groep één schakelaar per recht, met één zin uitleg eronder.

De rol van het account is de bovengrens én de standaard.

• De zaakvoerder heeft alles, altijd. Op zijn fiche staan alle schakelaars aan en grijs.
• Een manager heeft standaard alles behalve de instellingen van het salon. De zaakvoerder kan die erbij geven, of iets afnemen.
• Een medewerker heeft standaard niets aan. Wat ze kán staat op het tabblad ernaast; wat ze mág begint leeg en komt hiervandaan — afrekenen inbegrepen. Een leercontract rekent niet af, een vaste medewerker wel, en dat verschil hoort het salon te kunnen maken zonder eerst iets te moeten áfnemen: afnemen vergeet je, geven niet. De instellingen van het salon zijn voor een medewerker niet aan te vinken.

Eén uitzondering: de agenda. Afspraken wijzigen staat voor iedereen standaard aan, ook voor een gewone medewerker: aan de toog verzet het hele team de hele dag afspraken. Wil je het iemand afnemen, zet het dan hier uit. Een afspraak in het verleden wijzigen of verwijderen kunnen alleen de zaakvoerder en een manager; daar is geen vinkje voor. Zie Verplaatsen, wijzigen en annuleren.

Wat er veranderde, en wat er níet veranderde. Tot 5 september 2026 had een medewerker standaard de hele kassa. Wie op dat moment al op een fiche stond, houdt precies wat hij had: die vinkjes staan nu zwart op wit aangevinkt in plaats van stilzwijgend aan. Er is dus niemand die de dag erna niet meer kon afrekenen. Wie erbij komt, begint op niets.

Wie een recht niet heeft, ziet de knop in de kassa niet — ze wordt niet grijs, ze staat er niet — en komt in de backoffice niet op het scherm. En je kunt alleen geven wat je zelf hebt: een manager zonder toegang tot de instellingen kan die ook niemand geven. Bij een schakelaar die vaststaat, lees je waarom: De zaakvoerder heeft altijd alle rechten, Niet voor de rol Medewerker: hier staan het btw-nummer en dit rechtenblok zelf, of Je kunt alleen geven wat je zelf hebt.

Een werklogin volgt dit blok alleen voor de kassa. Vink je hier afrekenen of korting aan, dan kan het toestel aan de toog dat ook. Prikklok, werkschema's, rapporten en instellingen blijven bij het beheeraccount, en een bon verwijderen en overschrijvingen afpunten neemt een werklogin nooit over. Staat er een werklogin op de fiche, dan zegt het scherm dat erbij. Zie Gebruikers en rollen.

Ook Afspraken wijzigen volgt de werklogin: staat het hier uit, dan kan het toestel aan de toog het ook niet.

Kwam de medewerker uit Optios, dan zijn de rechten van daar de beginwaarde: wie daar de kassa mocht beheren, heeft hier de kassaschakelaars aan; wie daar bij de instellingen mocht, hier de instellingen. Wat je daarna zelf verandert, blijft staan — ook bij een nieuwe import.

Elke wijziging komt in het Logboek onder Rechten en toegang: Kris gaf Nova het recht om kasgeld uit te nemen of in te leggen.

Dienstverband

Een ingeklapte sectie op het tabblad Wie, met drie velden.

Cabines en stoelen

Zet Dit is een cabine of stoel aan voor wat geen mens is. Zo'n resource:

• krijgt een gewone kolom in de agenda, met Cabine of stoel onder de naam in de lijst;
• kan niet als vaste medewerker of als voorkeur gekozen worden;
• is nooit online boekbaar;
• staat niet tussen de medewerkers in de kassa;
• wordt overgeslagen in de prestatiecijfers.

De volgorde van de agendakolommen

Versleep de rijen in de lijst. Die volgorde is de volgorde van de kolommen in je agenda.

De lijst

Foto, Naam, Diensten (het aantal), In agenda, Online boekbaar, en in het kolommenmenu ook Prikt en Uit dienst.

Boven de lijst staan twee tabbladen. In dienst toont wie er vandaag werkt en is wat je opent; Archief bergt iedereen op die uit dienst is, met de laatst vertrokkene bovenaan. Achter elk tabblad staat het aantal.

Wie een vertrekdatum in de toekomst heeft, blijft gewoon bij In dienst staan: zij werkt vandaag nog en houdt haar kolom in de agenda tot die dag.

In het kolommenmenu staat ook Assistent. Dat vinkje maakt van die medewerker het gezicht en de naam van de assistent: zijn foto en zijn voornaam met Digitale ervoor. Er is er maar één tegelijk; vinkt u niemand aan, dan is het Hairlien.

Filters: Cabine of stoel en Zichtbaar in agenda.

Is er nog niets: Nog geen medewerkers — Voeg iedereen toe die een kolom in de agenda krijgt — ook de cabines en de wasstoelen, want ook die worden ingepland.

Iemand die vertrekt

Vul Uit dienst vanaf in. De persoon verdwijnt uit de agenda en uit de boekingspagina, maar blijft in de historiek: oude afspraken en oude bonnen houden zijn naam.

Het vuilbakje naast de regel in de lijst doet hetzelfde, en dezelfde knop staat bovenaan de bewerkpagina. Hangt er geschiedenis aan de fiche — een afspraak, een kassabon, een prikbeurt, een afwezigheid, een agendablok of een gebruikersaccount — dan zet de knop de persoon uit dienst vanaf vandaag in plaats van de fiche te verwijderen, en het venster noemt waaróm: elke bonregel draagt de medewerker die hem maakte, en zonder die naam klopt geen enkel prestatiecijfer en geen enkele uitbetaalde prikbeurt meer.

Een fiche waar niets naar wijst — de vergissing van vijf minuten geleden, of een kolom die uit een oud pakket is meegekomen — wordt wél verwijderd, en is met Herstellen terug te halen.

Op de kasticketten verandert er niets: wie uit dienst gaat, blijft met haar naam op elke bon staan, in de kassa en op het ticket per mail.

Eerst de afspraken die nog komen

Zolang er nog afspraken op de persoon staan die moeten komen, kan de fiche niet uit de agenda: niet uit dienst, niet verwijderd, niet definitief verwijderd en niet onzichtbaar. Haar kolom zou verdwijnen, en daarmee de klanten van volgende week: niemand ziet ze nog staan, en ze staan op de dag zelf aan de balie.

Wat telt, is een afspraak die niet geannuleerd is, waarin de persoon zelf aan de klant werkt, en die begint na het moment van vertrek. Bij het vuilbakje is dat nu, bij Uit dienst vanaf de dag die je kiest. Een afspraak van vanochtend die al voorbij is, telt niet: die hoort bij de historiek. De inwerktijd van een kleuring die op haar naam staat telt evenmin, want die bezet de klant en niet de kapper.

Probeer je het toch, dan gebeurt er niets en zegt het venster hoeveel afspraken er nog staan en van wanneer tot wanneer, met de eerste acht bij dag, uur en klant: Noor heeft nog 4 afspraken in de agenda staan, van dinsdag 6 oktober 2026 tot vrijdag 30 oktober 2026. Op het formulier staat dezelfde zin onder het veld, met een melding erbij die de lijst toont.

Zo los je het op:

1. Klik in het venster of in de melding op Open de agenda op …. De agenda opent op de dag van de eerste afspraak.
2. Sleep elke afspraak naar de kolom van een collega, of annuleer ze. Zie Verplaatsen en wijzigen.
3. Probeer opnieuw. Staat er na het vertrek niets meer op de persoon, dan gaat het door.

Wie pas later vertrekt en tot dan nog klanten heeft, kan je meteen een datum geven: kies bij Uit dienst vanaf een dag ná de laatste afspraak. Tot die dag houdt ze haar kolom.

Met de assistent

Twee velden van deze fiche zet u ook door het Hairlien te zeggen: Noor staat vanaf nu online boekbaar en Jonas is uit dienst vanaf 30 september. Het voorstel toont wat er nu staat en wat het wordt; de rest van de fiche blijft ongemoeid. Uit dienst is ook hier geen verwijderen: de persoon blijft in de historiek. En dezelfde regel geldt: staan er na die dag nog afspraken op Jonas, dan maakt Hairlien geen voorstel, maar antwoordt met hoeveel het er zijn en van wanneer tot wanneer.

Veelgestelde vragen

Waar koppel ik een werkschema aan een medewerker? Niet in dit formulier. Het werkschema is een apart scherm; zie Werkschema's.

Waar staat het inlogaccount van deze persoon? Onder de tabbladen, in het blok Accounts — en beheren doe je ze onder Instellingen → Gebruikers. Een medewerker en een gebruiker zijn twee dingen: de eerste krijgt een agendakolom, de tweede kan inloggen. Je koppelt ze aan elkaar in het gebruikersformulier. Per account staat er of het een Beheeraccount is (dat volgt het blok Rechten) of een Werklogin (die volgt er alleen de kassa van).

Wat staat er op het tabblad Verlof? Het verlofrecht per jaar, in uren, zoals het in het contract staat — en ernaast het saldo van dit jaar. Uren en geen dagen: wat een verlofdag kost, hangt af van het rooster van die dag. Laat je het leeg, dan toont het saldo waaróm het er niet is in plaats van nul. Het tabblad staat er alleen met HairConnect Social; zie Verlof aanvragen.