ClearFacts — naar je boekhouder
Bijgewerkt op 2026-10-05
Stuurt elke factuur en creditnota apart per mail naar het verkoopboek van je boekhouder in ClearFacts, op het moment dat ze naar de klant vertrekt. Het kassaboek gaat niet per dag: dat gaat mee in de mail aan je boekhouder, voor de periode die jij of je boekhouder kiest — bijvoorbeeld per kwartaal.
Instellingen → Koppelingen → Boekhouding → ClearFacts → Instellen.
Wat er standaard gebeurt:
- Je facturen en creditnota's gaan elk apart per mail naar ClearFacts, op het moment dat ze naar de klant vertrekken. Zie De verkoopfacturen, per mail hieronder.
- Je kassaboek gaat niet per dag naar ClearFacts. Het gaat als csv mee in de mail aan je boekhouder, met Naar de boekhouder, voor de periode die jij of je boekhouder kiest — per kwartaal, per maand of een periode die je zelf aanduidt. Zie Het kassaboek hieronder.
Wil je boekhouder elke kassadag óók als apart document in zijn ClearFacts-Inbox, dan kan je dat aanzetten met Kassadagen ook als document naar ClearFacts. Standaard staat dat uit.
De velden
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| E-mailadres voor verkoopfacturen | ja, tenzij de kassadagen naar ClearFacts gaan | Het adres dat ClearFacts je bedrijf geeft voor het verkoopboek (ClearFacts kent een apart adres voor aankopen, verkopen en documenten — neem dat van de verkopen; je boekhouder weet waar het staat). Elke factuur en creditnota gaat er vanzelf in een eigen mail heen, zodra ze naar de klant vertrekt of wordt uitgegeven. Leeg laten: de facturen gaan niet naar ClearFacts. |
| Persoonlijk toegangstoken | alleen als de kassadagen naar ClearFacts gaan | Optioneel. ClearFacts → je profiel → API. Het token is 80 tekens lang, verloopt niet, en heeft de rechten upload_document en read_administrations nodig. Je boekhouder kent dit scherm. Nodig voor de proef en voor de kassadagen hieronder; de facturen per mail hebben het niet nodig. |
| Ondernemingsnummer | alleen als de kassadagen naar ClearFacts gaan | Van het salon zelf, bijvoorbeeld BE 0686.566.196. Dit bepaalt in welke boekhouding de kassadagen belanden. |
| Verkoopdagboek | nee | Optioneel, en alleen voor de kassadagen hieronder. Het ClearFacts-dagboek waarin ze belanden — vraag het aan je boekhouder. Leeg laten mag: dan sorteert hij ze zelf. |
| Kassadagen ook als document naar ClearFacts | nee, standaard uit | Standaard uit: het kassaboek gaat mee in de mail aan je boekhouder (Rapporten → Naar de boekhouder), voor de periode die jij of je boekhouder kiest — bijvoorbeeld per kwartaal. Zet dit alleen aan als je boekhouder elke kassadag ook als apart document in zijn ClearFacts-Inbox wil: dan gaat bij elke verzending naar de boekhouder elke afgesloten kassadag als één document mee, opgesplitst per btw-tarief. Werkt alleen met een toegangstoken en een ondernemingsnummer. |
Het ondernemingsnummer wordt nagerekend. Klopt het niet, dan lees je Dit is geen geldig Belgisch ondernemingsnummer. Het e-mailadres wordt alleen op zijn vorm nagekeken: HairConnect verzint geen formaat of domein voor een adres van ClearFacts.
Een token alleen zet niets aan. Vul je een token in zonder adres voor de verkoopfacturen en zonder de kassadagen aan te zetten, dan vraagt het scherm alsnog om het adres: anders zou de koppeling aanstaan zonder iets te doen.
De proef
Verbinding testen zegt wat er gebeurt, en met een token ook op welke boekhouding het uitkomt:
- Alleen een adres voor de verkoopfacturen: De facturen en creditnota's gaan elk in een eigen mail naar {adres}. Dat adres is niet bij ClearFacts nagekeken — dat kan alleen door er iets heen te sturen. Het kassaboek gaat niet naar ClearFacts: dat gaat mee in de mail aan je boekhouder, voor de periode die jij of je boekhouder kiest.
- Met een token: ClearFacts antwoordt voor {naam} ({nummer})., gevolgd door waar de facturen heen gaan en waar het kassaboek heen gaat — Het kassaboek gaat niet naar ClearFacts: … zolang de kassadagen uit staan, of Bij elke verzending naar de boekhouder gaat bovendien elke afgesloten kassadag als één document naar ClearFacts. als je ze aanzette;
- Het token werkt, maar geeft geen toegang tot {nummer}. — met de bedrijven waar het wél toegang toe heeft;
- Er staat nog geen toegangstoken en geen e-mailadres voor de verkoopfacturen ingevuld. / Vul eerst een geldig ondernemingsnummer in.
Met een token komt er ook één zin over Peppol:
- Dit ondernemingsnummer staat in de Peppol-directory: je leveranciers kunnen je e-facturen sturen.
- Let op: dit ondernemingsnummer staat niet in de Peppol-directory — leveranciersfacturen over Peppol bereiken je dan niet. Vraag je boekhouder hoe je je aanmeldt.
- De Peppol-directory gaf geen antwoord; dat zegt niets over ClearFacts.
Peppol is hier geen aparte koppeling en geen schakelaar. Het is de vorm waarin het document verstuurd wordt, plus deze controle.
De verkoopfacturen, per mail
ClearFacts krijgt je verkoopfacturen per e-mail, elke factuur en creditnota apart. ClearFacts geeft je bedrijf daarvoor eigen e-mailadressen — een voor aankopen, een voor verkopen en een voor documenten. Vul dat van de verkopen in bij E-mailadres voor verkoopfacturen.
- Eén document per mail. Elke mail draagt precies één bijlage: de pdf die de klant kreeg, of de e-factuur (UBL) wanneer de factuur via Peppol vertrok. Een creditnota is een eigen mail, ook als haar factuur in dezelfde periode valt.
- Wanneer: op het moment dat ze naar de klant vertrekt. Gaat ze via Peppol, dan gaat de e-factuur naar ClearFacts zodra het toegangspunt de zending bevestigt. Gaat ze per mail naar de klant, dan na die mail. Vertrekt ze nergens heen — je drukt ze af en geeft ze mee — dan bij het uitgeven. Daar hoef je niets voor aan te zetten: zodra er een adres staat, gebeurt het. De schakelaar voor de kassadagen verandert daar niets aan.
- Vangnet: Naar de boekhouder. Wat toen niet vertrok (geen mailserver, een mailserver die weigerde, een factuur van vóór je het adres invulde), gaat mee met Naar de boekhouder — de knop of de automatische ronde.
- Facturen uit Optios gaan niet vanzelf. Je boekhouder heeft ze misschien al via Optios. Heeft hij ze niet, vink ze dan aan in Meer → Rapporten → Facturen en kies Naar ClearFacts. Het venster van Naar de boekhouder zegt hoeveel er in de periode staan.
- Nooit twee keer. Een factuur die al ging, gaat niet vanzelf opnieuw. In Meer → Rapporten → Facturen staat in de kolom Verstuurd het icoon van ClearFacts bij elke factuur die ging; beweeg erover voor wanneer en naar welk adres. Opnieuw naar ClearFacts onder Meer in de rij (zaakvoerder en manager) stuurt er één bewust nog eens, na een venster dat zegt dat ClearFacts er dan een tweede document van maakt. Zie Facturen.
- Pas verstuurd als ze vertrok. Zonder mailserver vertrekt er niets en wordt er niets genoteerd. Neemt de mailserver een mail niet aan, dan blijft die factuur onverstuurd staan en zegt het verslag welke het was.
- Geen token nodig. Alleen het adres invullen volstaat om de koppeling aan te zetten.
De facturen zitten niet meer in de mail aan je boekhouder; die zegt alleen dat ze apart naar ClearFacts gaan. Wil je eerst zien wat er vertrekt, gebruik dan Proefzending naar mezelf op de rapporten: die stuurt je ook elke factuur als aparte mail, zonder iets te noteren. Zie Zo werken de rapporten.
Of ClearFacts elke mail als één document in de Inbox zet, is nog niet tegen een echt ClearFacts-account nagekeken. Kijk na de eerste verzending samen met je boekhouder in die Inbox.
Het kassaboek
Het kassaboek gaat niet per dag naar ClearFacts, en nooit vanzelf elke nacht. Het vertrekt op het moment dat je je cijfers naar je boekhouder doorstuurt — en dat moment kies je zelf, of je boekhouder:
- Met de knop. Op Rapporten → Dagontvangsten, Kassaboek en Transacties staat Naar de boekhouder. Die stuurt de kasrapporten van de periode op het scherm als csv naar je boekhouder, als je zijn adres invulde onder Instellingen → Het salon → Uw boekhouder. Die periode kies je zelf: een kwartaal, een maand, of van en tot een datum. Het venster zegt vooraf wat er vertrekt. Zie Zo werken de rapporten.
- Vanzelf. Zet onder Instellingen → Het salon → Uw boekhouder de keuze Automatisch doorsturen op Elke maand of Elk kwartaal. Dan gebeurt op de eerste dag na de periode, om zes uur, precies hetzelfde als met de knop. Standaard staat dit uit.
Met Kassadagen ook als document naar ClearFacts aan gaat bij diezelfde verzending — met de knop of vanzelf, niet elke dag — bovendien elke afgesloten kassadag van de periode als één document naar de ClearFacts-Inbox, opgesplitst per btw-tarief, precies zoals in het rapport Dagontvangsten. Dat komt bovenop de csv's in de mail, niet in de plaats ervan. Een dag die nog loopt, gaat niet mee. Een dag die al bij je boekhouder ligt — ook als csv per mail — gaat nooit een tweede keer: dan zou hij hem dubbel boeken. Zet het alleen aan als je boekhouder daarom vraagt.
Wat je ziet
Na de knop zegt een melding wat er vertrokken is: hoeveel facturen en creditnota's naar het ClearFacts-adres, of de csv's gemaild zijn, en — als je de kassadagen aanzette — hoeveel kassadagen naar ClearFacts. Een dag die ClearFacts niet aannam, staat er met zoveel woorden bij en blijft staan tot je hem wegklikt — daar hangt omzet aan die je boekhouder niet gekregen heeft. Elke verzending laat ook een regel na in het logboek: Naar de boekhouder verstuurd.
Er is geen scherm dat per dag toont wat er in de Inbox van je boekhouder ligt. Wil je het nakijken, leg dan Rapporten → Dagontvangsten naast die Inbox.