Opkuis na de overstap

Bijgewerkt op 2026-10-01

Instellingen → Opkuis na de overstap. Dit scherm verschijnt in het menu zodra je salon met de wizard uit Optios overgestapt is. Het zet drie stappen op een rij die je bestand op orde brengen, en zegt bij elke stap hoe ver je staat.

Waarom opkuisen na de overstap

Bij de overstap komt alles mee, ook wat er al jaren niet meer toe doet: klanten die nooit meer kwamen, producten die niet meer in je kast staan, namen en adressen die ooit half ingetypt werden. Niets daarvan is fout overgezet — zo stond het in Optios. Maar het maakt je lijsten lang, je zoekwerk traag, en je bestelvoorstellen vol producten die je nooit meer bestelt.

Hoeveel dat scheelt, is gemeten bij het eerste salon dat overstapte: na de opkuis bleven er van ruim 1.300 actieve producten een kleine 300 over, en zakte de lijst met opkuisvoorstellen van ruim 1.400 naar 55.

Wat er nooit gebeurt

• Er wordt niets gewist. Wat je opruimt, gaat naar het archief. Je afsprakenhistoriek en je kassabonnen blijven staan.
• Er wordt geen enkel e-mailadres van een klant gewijzigd.
• Er vertrekt geen enkele mail zonder dat jij op de knop drukt.
• De opkuis stuurt niets naar Optios. Wat je hier opruimt, blijft daar staan zoals het was. Bij Optios verandert er alleen iets als je daar bij een ronde zelf uitdrukkelijk om vraagt.

Wat je archiveert, haal je terug. Alleen het samenvoegen van dubbele productfiches is niet terug te draaien; dat beslis je per paar, en wie twijfelt, laat het paar staan.

De drie stappen

De volgorde is een advies en geen slot: je mag een stap overslaan of later terugkomen. Maar ze heeft een reden.

1. Klanten opkuisen

Je kiest een datum. Wie sindsdien geen afspraak of kassabon had en niets meer tegoed heeft, gaat naar het archief en niet naar de vuilbak. Daarna zet je namen, adressen en telefoonnummers recht waar Optios ze scheef doorgaf. Het e-mailadres van een klant blijft altijd zoals het was. Hoe dat gaat: Klanten opkuisen.

Deze stap komt eerst omdat de derde stap mailt naar klanten bij wie de opkuis iets veranderde, en een gearchiveerde fiche krijgt geen post. Wie al jaren niet meer kwam, hoort die mail niet te krijgen. En de klanten bij wie hier iets veranderde dat ze zelf zouden merken, zoals de spelling van hun naam, zijn precies wie je in de derde stap vraagt om hun fiche na te kijken.

2. Producten opkuisen

Je kiest twee datums: een fiche die sindsdien verkocht of verbruikt is, blijft. Dubbele fiches, die ontstonden toen een leverancier zijn verpakking wijzigde, voeg je samen; oud en nieuw blijven allebei scanbaar. Merk, artikelnummer en leverancier komen uit de prijslijst van je leverancier. Wat niet meer in gebruik is, gaat naar het archief, niet naar de vuilbak, zodat de kassa, de voorraad en je bestellingen tonen wat er echt in je kast staat. Hoe dat gaat: Producten opkuisen na de overstap.

3. Klanten laten bevestigen

Klanten bij wie de opkuis iets veranderde dat ze zelf zouden merken, zoals een andere letter in hun naam of een ander huisnummer, kan je vragen hun fiche te bevestigen. Voor een hoofdletter of een postcode uit het register krijgt niemand een mail. Eerst stuur je een proefmail naar jezelf, en er vertrekt geen enkele mail voor jij op de knop drukt. Hoe dat gaat: Klanten laten bevestigen.

Wat je op het scherm ziet

Bovenaan staat waarom je opkuist en wat er nooit gebeurt. Daaronder de drie stappen, elk met één zin uitleg, de stand en een knop:

Een stap staat op Bezig zodra je er iets in doet: een datum kiezen, archiveren, samenvoegen, een fiche rechtzetten of een proefmail sturen. Laat je de voorgestelde datum staan en archiveer je meteen, dan wordt die datum bewaard; zo zie je later ook met welke datum je gewerkt hebt.

De eerste stap die nog openstaat, heeft een gekleurde rand: daar ga je best verder. Een afgeronde stap krijgt een vinkje in plaats van zijn nummer. Naast elke knop staat een link naar het artikel over die stap.

Waar je dit scherm tegenkomt

• Aan het einde van de overstapwizard. Onder het eindrapport van Overstappen uit Optios staat Volgende stap: opkuis na de overstap, met een knop. Zie Zelf overstappen uit Optios.
• Op je overzichtsscherm. Zolang de drie stappen niet afgerond zijn, staat daar een blok Opkuis na de overstap, met wat er nog te doen is. Klik je Niet nu, dan is het weg tot je opnieuw inlogt. Zodra de drie stappen afgerond zijn, verdwijnt het voorgoed.
• In het menu, onder Instellingen.

Het scherm en het blok zijn er alleen voor de zaakvoerder en de salonmanager. Opkuisen raakt je hele klantenbestand en je assortiment.

Als Optios nog meeloopt

Je kan dit gerust doen terwijl je Optios nog laat meelopen. Een klant of een product dat je hier archiveert, blijft gearchiveerd wanneer een volgende ronde het opnieuw uit Optios binnenhaalt: wat jij hier beslist, draait een ronde niet terug. In Optios blijft het gewoon staan: de opkuis stuurt niets naar Optios. Zie Loopt Optios nog mee?.

Veelgestelde vragen

Moet ik dit doen? Nee. Alles werkt ook zonder opkuis. Je lijsten zijn alleen langer dan nodig, en je zoekt er langer in.

Wat is het verschil met de Opkuisvoorstellen? De Opkuisvoorstellen zijn losse gevallen die de import niet kon thuisbrengen: een dubbele klant, een bon zonder dienst. De opkuis na de overstap gaat over het geheel: welke klanten en welke producten je nog wil zien.

Ik heb te veel opgeruimd. Niets is gewist. Een gearchiveerde klant of fiche haal je terug; hoe, staat in het artikel over die stap. Alleen een samenvoeging van twee productfiches draai je niet terug.