Planifier un rendez-vous

Mis à jour le 2026-09-15

En bref

1. Touchez un endroit libre dans la colonne du collaborateur, à l'heure que vous voulez.
2. Cherchez le client, ou tapez simplement un nom.
3. Touchez les prestations que le client vient chercher.
4. Choisissez la provenance et tapez éventuellement une note.
5. Cliquez sur Inboeken (réserver).

Il n'y a pas de bouton Nieuwe afspraak (nouveau rendez-vous) : vous touchez l'heure où le rendez-vous doit se placer.

La fenêtre Nieuwe afspraak

En haut figurent le nom du collaborateur et l'heure choisie.

Client

Un champ de recherche avec Zoek op naam of gsm (chercher par nom ou gsm). Dès deux caractères, les résultats apparaissent, avec le nom et le numéro de téléphone. Si vous choisissez quelqu'un, le nom s'affiche avec un petit bouton wijzigen (modifier) à côté.

Si le client ne s'y trouve pas, tapez simplement le nom : il devient le prénom d'une nouvelle fiche client. Si vous ne tapez rien, la fiche reçoit le prénom Eenmalige (ponctuel).

Créer une fiche client peut donc se faire ici d'un seul geste. Tout ce que vous voudrez savoir plus tard — gsm, e-mail, langue, formules de couleur — vous le complétez sous Klanten (clients).

Formule ou prestations à la carte

Si votre salon a des formules, deux boutons apparaissent au-dessus de la liste des prestations : Menu (formule) et Losse diensten (prestations à la carte).

Choisissez Menu et vous obtenez les forfaits par catégorie, chacun avec son prix. Une seule touche suffit : toutes les prestations du forfait sont planifiées, chacune avec sa propre durée et son temps de pose, et le rendez-vous reçoit le prix forfaitaire — et non la somme des tarifs à la carte. C'est exactement à cela que sert une formule : chez coupe en kleuring, on ne fait qu'un seul shampooing, donc le forfait coûte moins qu'une coloration plus une coupe séparément.

En bas de la fenêtre on lit alors ± 1 u 30 · € 160,00 (pakketprijs) (prix forfaitaire).

Une formule sans prix ou sans prestations est grisée, avec la raison à côté : Geen prijs ingevuld (pas de prix rempli) ou Geen diensten gekoppeld (aucune prestation rattachée). Vous ne pouvez pas la sélectionner. Aucun prix n'est calculé à partir des prestations à la carte, et c'est volontaire : il serait trop élevé. Complétez le prix sous Salon → Menu's ; si la formule vient d'Optios, elle figure aussi sous Migratie → Opkuisvoorstellen (propositions de nettoyage).

Le forfait entier va au collaborateur dans la colonne duquel vous avez cliqué. Si vous voulez qu'une partie soit faite par quelqu'un d'autre, déplacez ce bloc ensuite.

Prestations

Un champ de recherche avec Zoek een dienst — pijltjes en Enter werken ook (cherchez une prestation — les flèches et Entrée fonctionnent aussi). En dessous :

• le titre Vaakst geboekt (les plus réservées) avec six prestations, déduites de la semaine écoulée ;
• ensuite un titre par catégorie de prestations, dans votre propre ordre ;
• Overige (divers) tout en bas, pour les prestations sans catégorie.

Chaque prestation affiche une pastille colorée (la même couleur que dans la grille), le nom et la durée — par exemple 45′. Si la prestation a un temps de pose, +30′ figure également, avec l'explication Inwerktijd: de stoel blijft bezet, de medewerker is vrij (temps de pose : le poste reste occupé, le collaborateur est libre).

Combiner plusieurs prestations est permis. Ce que vous touchez reste en haut de la liste sous forme de puce numérotée, avec un × pour l'enlever. Au-dessus apparaît le récapitulatif : 2 diensten · ± 1 u 15 · € 86,00.

Le signe ± est là pour une raison : la durée peut différer d'un collaborateur à l'autre. Un junior met souvent plus de temps, et la liste montre la durée standard de la prestation.

Provenance

Une liste déroulante avec quatre options : Telefonisch (par téléphone) (par défaut), Binnengewandeld (passage spontané), Online et Klantenportaal (portail client).

Note

Une seule ligne, facultative.

Ce qui se passe lors de Inboeken

HairConnect construit lui-même les blocs, dans cet ordre :

1. par prestation un bloc actif, dans la durée qui vaut pour ce collaborateur-ci ;
2. derrière celui-ci un bloc de pose, si la prestation a un temps d'attente ;
3. la prestation suivante commence après le bloc de pose de la précédente.

Le prix est figé au moment de la réservation. Si vous augmentez vos tarifs demain, ce rendez-vous reste au prix qui valait aujourd'hui.

Vous recevez le message Afspraak ingeboekt. (rendez-vous réservé). En cas d'échec, vous lisez Inboeken is niet gelukt. (la réservation n'a pas abouti) avec le motif en dessous.

Si le collaborateur ne fait pas la prestation

Si vous planifiez une prestation chez quelqu'un qui ne l'a pas sur sa fiche (Team → Medewerkers, onglet Wat ze kan), rien n'est réservé non plus, et une ligne au-dessus des boutons le dit : Nova heeft niet de nodige kennis voor nl men (Nova n'a pas les connaissances nécessaires pour nl men). Le bouton s'appelle alors Toch inplannen (planifier quand même). Si vous cliquez, le rendez-vous passe — vous connaissez votre salon — et il arrive dans le journal sous Afspraak bewust ingepland bij iemand zonder de kennis. Il en va de même quand vous glissez un rendez-vous vers un tel collaborateur : l'agenda pose la question une fois. Une proposition de Hairlien qui se trouve chez un tel collaborateur pose la même question au moment de confirmer.

En ligne, cela n'arrive jamais : un client ne voit que les collaborateurs qui font la prestation, et une prestation que personne ne maîtrise n'apparaît pas sur la page de réservation.

Si le collaborateur est déjà occupé

Si le nouveau rendez-vous chevauche un autre chez le même collaborateur, rien n'est réservé. À la place, une ligne rouge apparaît au-dessus des boutons et dit de quoi il s'agit, avec le nom du client et son heure : Deze afspraak staat over Joris Van Damme (16:45) (ce rendez-vous se place par-dessus Joris Van Damme (16:45)). Le bouton Inboeken s'appelle alors Toch bevestigen, met overlap (confirmer quand même, avec chevauchement).

Si vous cliquez sur ce bouton, le rendez-vous se fait malgré tout. Deux clients à la même heure chez le même coiffeur, c'est parfois exactement ce que vous voulez — vous savez qu'un collègue reprend ce morceau, ou le client vient seulement chercher quelque chose. HairConnect ne vous arrête pas, mais pose la question une fois, et la réservation figure dans le journal sous Afspraak bewust met overlap geboekt (rendez-vous réservé sciemment avec chevauchement).

Si vous changez ensuite quelque chose — une autre prestation, un autre menu, un autre client — la ligne rouge disparaît et le bouton redevient Inboeken. Le rendez-vous a changé, donc la question est reposée avec les chevauchements qu'il y a alors.

Un bloc de pose ne compte pas. Pendant que la couleur d'un client repose, le collaborateur est libre ; quelqu'un d'autre peut s'y placer. Vous ne recevez donc cette question que lorsqu'il s'agit de vrai temps de travail.

Questions fréquentes

Le bouton Inboeken ne fait rien. Il est écrit Kies minstens één dienst (choisissez au moins une prestation) en bas : sans prestation, il n'y a rien à planifier.

Puis-je mettre deux collaborateurs dans un même rendez-vous ? Un rendez-vous peut avoir des blocs chez différents collaborateurs — vous le créez en faisant glisser un seul bloc à part vers une autre colonne. Voyez Déplacer et modifier.

Puis-je créer un rendez-vous depuis la fiche client ? Non. La liste des rendez-vous sur la fiche est expressément faite pour consulter, pas pour modifier. Vous planifiez dans l'agenda.