Инвентаризация на наличностите

Обновено на 2026-09-08

Рано или късно наличността ти престава да съответства. Доставка, която никой не е осчетоводил, счупена бутилка, туба, изразходвана без сканиране — и след няколко години някои продукти стоят на отрицателна наличност. Физически това е невъзможно: минус четири бутилки не съществуват.

С инвентаризация броиш какво наистина стои в шкафа и оставяш HairConnect да осчетоводи разликата. Ще я намериш под Instellingen → Voorraadopname (Настройки → Инвентаризация).

Защо екранът е там

Инвентаризация правиш няколко пъти в годината. Затова тя не стои в ежедневната странична лента, а зад настройките, до Producten opkuisen (почистване на продуктите) — същият вид работа върху същия вид безпорядък.

Стартиране на инвентаризация

Натисни Opname starten (стартиране на инвентаризацията). Можеш да ѝ дадеш име — Есен 2026 — но не е задължително; без име тя се нарича на деня, в който си започнал.

Може да тече само една наведнъж. Две броения едновременно биха преброили един и същ рафт два пъти и при затварянето биха осчетоводили една и съща разлика два пъти; тогава след това щеше да има повече разминавания, отколкото преди.

Броене

Броенето става в две стъпки, и двете с ентър:

Сканирай продукта или напиши част от името и натисни ентър.
Попълни колко има, и натисни ентър отново.

След това курсорът се връща сам в полето за сканиране, така че да преброиш цял рафт, без да пипаш мишката.

Търси се по всички баркодове на продукта, включително старите. Ако търсената дума пасва на повече от един продукт, виждаш имената и избираш сам — нищо не се предполага. Архивираните продукти не участват: те са извън каталога ти.

Нула е позволена. Ако рафтът е празен, напиши 0. Това е истинско броене. Празно поле не е: тогава не се случва нищо, защото „не съм попълнил нищо“ и „няма нито един“ са две различни неща.

Не виждаш какво очаква системата. Това е нарочно: число, което стои на екрана ти, го отмяташ, вместо да броиш. Разликата се появява веднага след като запишеш, в списъка отдолу.

Каквото не преброиш, остава недокоснато

Това е най-важното правило на този екран. Продукт без броене не се променя. Не отива на нула, не получава движение, не му се случва нищо.

Значи не си длъжен да броиш всичко. Един рафт, една марка или само онези 126 продукта с отрицателна наличност: каквото преброиш, се изправя, а останалото остава точно както е било.

Списъкът под екрана показва във всеки момент какво вече е преброено, а броячът отгоре казва каква част от каталога ти е това.

Откъде да започнеш? В списъка с продукти има филтър Negatieve voorraad (отрицателна наличност). Каквото стои там, е физически невъзможно, така че това е най-краткият път към наличност, която пак е вярна.

Инвентаризация през няколко дни

Хиляда продукта не се броят наведнъж, и не е нужно. Инвентаризацията остава отворена, докато не я затвориш. Преброй днес бояджийската кухня, затвори браузъра, продължи утре с шкафа за продажба.

Междувременно салонът си работи: продава се и се сканира. Това е предвидено, и си струва да се разбере защо:

В девет сутринта броиш десет бутилки шампоан, а системата също очаква десет. Значи няма разлика. През деня продаваш две, а вечерта затваряш инвентаризацията. Наличността тогава е осем, и това е правилно.

При всяко броене HairConnect запазва какво е казвала системата в онзи момент. Разликата е следователно твърдение за момента на броенето — „тук шкафът и компютърът се разминаваха с две бройки“ — и това остава вярно и три дни по-късно. При затварянето тази разлика се прибавя към състоянието от тогава, което вече съдържа продажбите междувременно.

Втори случай: в девет броиш дванадесет бутилки, докато системата очаква десет — разлика от две в повече. После три отиват на бекбара, така че състоянието пада до седем. При затварянето става девет: седем плюс двете, които си намерил в повече. Разходът ти от този ден остава, а грешката ти при броенето е изправена.

Затова в списъка пише Verwacht bij het tellen (очаквано при броенето), а не просто „наличност“: това число е замразено в момента, в който си броил.

Грешките са позволени

Ново броене. Просто сканирай продукта още веднъж и попълни правилния брой. Редът се презаписва — последното броене е броенето — с прясно състояние към него. Че е броено отново, остава видимо в списъка.

Махане от листа. Ако по погрешка си преброил грешния продукт, махни този ред с бутона до него. Докато инвентаризацията е отворена, нищо не е осчетоводено: продуктът се връща на „непреброен“ и запазва състоянието си. След затварянето това вече не е възможно — тогава към него виси движение по наличността, и то се изправя с ново броене, а не с гума.

Прекъсване на цялата инвентаризация. Ако всичко тръгне накриво, я прекъсваш. Нищо не се осчетоводява и нищо не се изтрива: броенията ти остават, и можеш да започнеш отначало.

Стойността: какво ти струва това

Горе на екрана се показва, докато броиш, колко струват разликите заедно по доставна цена:

колко продукта си преброил и при колко е имало разминаване;
колко бройки се прибавят и колко отпадат;
какво струва или носи това общо.

Инвентаризация, която маха осемстотин евро наличност, е число за счетоводителя ти. Затова го виждаш преди да затвориш, и то стои още веднъж в прозореца за потвърждение.

Продуктите без доставна цена не влизат в тази сума. Те влизат в броя, а отдолу пише колко са. Попълването на нула би измислило сума, която никой не е изчислил.

Сумата не се променя, след като си броил: HairConnect замразява доставната цена от момента на броенето. Ако между броенето и затварянето пристигне нов ценоразпис, сумата на екрана ти остава същата, каквато ще намериш след това.

Затваряне

Натисни Opname afsluiten (затваряне на инвентаризацията). Първо виждаш обобщението; едва след това се осчетоводява.

Какво се случва тогава:

всяка разлика става движение по наличността с причина Correctie (корекция), с преброеното и очакваното състояние в бележката, плюс часа, в който си броил;
продукт, който е съответствал, не получава движение — иначе историята на всеки продукт би се напълнила с редове, които не казват нищо;
продукт, който не си преброил, не се докосва.

Наличността следователно никога не се презаписва. Всяка разлика може да се проследи: виждаш кой е броил, кога, колко е имало и колко е очаквала системата. Точно затова вече не знаеш какво се е случило с онова минус четири отпреди, а при тази корекция знаеш.

Корекцията не е разход. Тя не влиза в Rapporten → Verbruik (Отчети → Разход), нито в Bestellen wat verkocht is (поръчване на продаденото). Една инвентаризация следователно не надува предложението ти за поръчка.

Затворените инвентаризации остават най-долу на екрана, с това, което е преброено и осчетоводено.

Кой има право на това

Инвентаризацията стои зад собствено право: Voorraad tellen (броене на наличността), върху фиша на служителя под Team → Medewerkers (Екип → Служители). Управителят и мениджърът винаги го имат; обикновен служител го получава от управителя.

Броенето е работа, която възлагаш на този, който стои пред рафта, но затварянето осчетоводява корекции със стойност в евро. Затова отметката е изключена по подразбиране и я даваш съзнателно.