Faire l'inventaire

Mis à jour le 2026-09-08

Tôt ou tard, ton stock ne correspond plus. Une livraison que personne n'a encodée, un flacon cassé, un tube consommé sans être scanné — et après quelques années, des produits affichent un stock négatif. Physiquement, c'est impossible : moins quatre flacons, ça n'existe pas.

Avec un inventaire, tu comptes ce qui se trouve réellement dans l'armoire et tu laisses HairConnect comptabiliser l'écart. Tu le trouves sous Instellingen → Voorraadopname (Réglages → Inventaire).

Pourquoi l'écran se trouve là

Un inventaire, tu le fais quelques fois par an. Il ne figure donc pas dans la barre latérale quotidienne mais derrière les réglages, à côté de Producten opkuisen (nettoyer les produits) — le même genre de travail sur le même genre de désordre.

Démarrer un inventaire

Appuie sur Opname starten (démarrer l'inventaire). Tu peux lui donner un nom — Automne 2026 — mais ce n'est pas obligatoire ; sans nom, il porte celui du jour où tu as commencé.

Il ne peut y en avoir qu'un seul à la fois. Deux comptages en parallèle compteraient deux fois le même rayon et comptabiliseraient deux fois le même écart à la clôture ; il y aurait alors plus de travers après qu'avant.

Compter

Le comptage se fait en deux étapes, chaque fois avec entrée :

1. Scanne le produit ou tape un morceau du nom, puis appuie sur entrée.
2. Indique combien il y en a, et appuie de nouveau sur entrée.

Le curseur revient ensuite tout seul dans le champ de scan, ce qui te permet de compter un rayon entier sans toucher la souris.

La recherche porte sur tous les codes-barres d'un produit, y compris les anciens. Si ton terme correspond à plusieurs produits, tu vois les noms et tu choisis toi-même — rien n'est deviné. Les produits archivés ne participent pas : ils sont hors catalogue.

Zéro est permis. Si le rayon est vide, tape 0. C'est un vrai comptage. Un champ vide, lui, ne l'est pas : il ne se passe alors rien, car « je n'ai rien encodé » et « il n'y en a aucun » sont deux choses différentes.

Tu ne vois pas ce que le système attend. C'est volontaire : un chiffre affiché à l'écran, tu le coches au lieu de compter. L'écart apparaît juste après l'enregistrement, dans la liste en dessous.

Ce que tu ne comptes pas reste intact

C'est la règle la plus importante de cet écran. Un produit sans comptage ne change pas. Il ne passe pas à zéro, il ne reçoit aucun mouvement, il ne lui arrive rien.

Tu n'es donc pas obligé de tout compter. Un rayon, une marque, ou uniquement les 126 produits en stock négatif : ce que tu comptes est rectifié, et le reste demeure exactement comme il était.

La liste sous l'écran montre à tout moment ce qui a déjà été compté, et le compteur en haut indique quelle part de ton catalogue cela représente.

Par où commencer ? La liste des produits propose le filtre Negatieve voorraad (stock négatif). Ce qui s'y trouve est physiquement impossible, et c'est donc le chemin le plus court vers un stock à nouveau correct.

Un inventaire sur plusieurs jours

Mille produits ne se comptent pas d'une traite, et ce n'est pas nécessaire. L'inventaire reste ouvert jusqu'à ce que tu le clôtures. Compte le labo couleur aujourd'hui, ferme ton navigateur, poursuis demain avec l'armoire de vente.

Entre-temps, le salon continue de tourner : on vend et on scanne. C'est prévu, et cela vaut la peine de comprendre pourquoi :

À neuf heures du matin, tu comptes dix flacons de shampoing, et le système en attend dix lui aussi. Il n'y a donc pas d'écart. Dans la journée, tu en vends deux, et le soir tu clôtures l'inventaire. Le stock est alors à huit, et c'est correct.

À chaque comptage, HairConnect retient ce que le système disait à ce moment-là. L'écart est donc une affirmation sur l'instant du comptage — « ici, l'armoire et l'ordinateur divergeaient de deux pièces » — et cela reste vrai, même trois jours plus tard. À la clôture, cet écart s'ajoute au stock d'alors, qui contient déjà les ventes intermédiaires.

Deuxième cas : à neuf heures, tu comptes douze flacons alors que le système en attend dix — écart de deux en plus. Ensuite, trois partent au backbar, donc le stock descend à sept. À la clôture, il passe à neuf : sept plus les deux que tu avais trouvés en trop. Ta consommation du jour reste, et ton erreur de comptage est rectifiée.

C'est pourquoi la liste indique Verwacht bij het tellen (attendu au moment du comptage) et pas simplement « stock » : ce chiffre est figé à l'instant où tu as compté.

L'erreur est permise

Recompter. Scanne simplement le produit une seconde fois et encode le bon nombre. La ligne est écrasée — le dernier comptage est le comptage — avec un état frais à l'appui. Le fait qu'il y ait eu recomptage reste visible dans la liste.

Retirer de la feuille. Si tu as compté le mauvais produit par erreur, retire cette ligne avec le bouton à côté d'elle. Tant que l'inventaire est ouvert, rien n'est comptabilisé : le produit redevient « non compté » et garde son état. Après la clôture, ce n'est plus possible — un mouvement de stock y est alors attaché, et cela se rectifie par un nouveau comptage, pas par une gomme.

Interrompre tout l'inventaire. Si tout part de travers, tu l'interromps. Rien n'est comptabilisé et rien n'est effacé : tes comptages restent, et tu peux recommencer.

La valeur : ce que cela te coûte

En haut de l'écran s'affiche, pendant que tu comptes, ce que les écarts valent ensemble au prix d'achat :

• combien de produits tu as comptés, et combien s'écartaient de l'attendu ;
• combien de pièces s'ajoutent et combien s'en vont ;
• ce que cela coûte ou rapporte au total.

Un inventaire qui retire huit cents euros de stock est un chiffre pour ton comptable. Tu le vois donc avant de clôturer, et il figure encore une fois dans la fenêtre de confirmation.

Les produits sans prix d'achat ne comptent pas dans ce montant. Ils comptent dans le nombre, et le total indique combien ils sont. Mettre zéro inventerait un montant que personne n'a calculé.

Le montant ne bouge plus une fois que tu as compté : HairConnect fige le prix d'achat du moment du comptage. Si une nouvelle liste de prix arrive entre le comptage et la clôture, le montant à l'écran reste celui que tu retrouveras ensuite.

Clôturer

Appuie sur Opname afsluiten (clôturer l'inventaire). Tu vois d'abord le récapitulatif ; ce n'est qu'ensuite que la comptabilisation a lieu.

Ce qui se passe alors :

• chaque écart devient un mouvement de stock avec le motif Correction, avec le nombre compté et l'état attendu dans la note, ainsi que l'heure du comptage ;
• un produit qui correspondait ne reçoit aucun mouvement — sinon l'historique de chaque produit se remplirait de lignes qui ne disent rien ;
• un produit que tu n'as pas compté n'est pas touché.

Le stock n'est donc jamais écrasé. Chaque écart est traçable : tu vois qui a compté, quand, combien il y avait et combien le système attendait. C'est précisément pour cela que tu ne sais plus ce qui s'est passé avec le moins quatre d'autrefois, alors que pour cette correction, tu le sais.

Une correction n'est pas de la consommation. Elle ne compte pas dans Rapporten → Verbruik (Rapports → Consommation) ni dans Bestellen wat verkocht is (commander ce qui a été vendu). Un inventaire ne gonfle donc pas ta proposition de commande.

Les inventaires clôturés restent en bas de l'écran, avec ce qui a été compté et comptabilisé.

Qui peut le faire

Un inventaire est protégé par un droit propre : Voorraad tellen (compter le stock), sur la fiche du collaborateur sous Team → Medewerkers (Équipe → Collaborateurs). Le gérant et un manager l'ont toujours ; un collaborateur ordinaire le reçoit du gérant.

Compter est un travail que tu délègues à qui se trouve devant le rayon, mais clôturer comptabilise des corrections avec une valeur en euros. C'est pourquoi la case est décochée par défaut et que tu l'accordes sciemment.