Messages à et d'un client

Mis à jour le 2026-10-05

Fiche client → onglet Berichten (Messages), et pour tous les clients ensemble Meer → Instellingen → Verstuurde berichten (Plus → Réglages → Messages envoyés).

Tout ce qui a circulé entre votre salon et un client se trouve à un seul endroit, le plus récent en haut. Rien sur cet écran n'envoie quoi que ce soit : vous ne faites que regarder.

Ce que montre l'onglet Berichten

• Chaque e-mail que le client a reçu de votre salon : la confirmation, le rappel, le déplacement, le message après un no-show, l'annulation, la liste d'attente, le ticket de caisse, la facture et la note de crédit, le code de connexion au portail et l'e-mail pour confirmer son adresse. Un type d'e-mail ajouté plus tard apparaît ici automatiquement.
• WhatsApp, dans les deux sens : les confirmations et rappels envoyés, et ce que le client a renvoyé.
• Peppol : une facture partie en e-facture, avec la référence du point d'accès.
• Ce que le client a envoyé lui-même via le site de réservation (la remarque lors d'une réservation en ligne) ou le portail client (une demande de rappel téléphonique, une demande de suppression de ses données).
• Les messages d'Optios, si vous avez migré avec l'assistant. Voir plus bas.

Par ligne : quand, le canal (une icône), vers ou depuis le client, le type, l'objet et le statut.

En haut, vous filtrez par canal et par type. CSV et PDF téléchargent la liste telle que vous la voyez, avec votre filtre.

Bekijken (Voir) montre le message tel qu'il est parti : l'e-mail aux couleurs de votre salon, ou le texte d'un message WhatsApp. Pour une facture, Factuur-pdf récupère la pièce jointe. Un e-mail d'avant octobre 2026 n'a pas de contenu : il n'était pas encore conservé à l'époque.

Ce que signifie le statut

Délivré ou seulement envoyé : cela dépend de votre serveur de messagerie

Que vous voyiez un jour Afgeleverd ou Geweigerd dépend du serveur par lequel votre salon envoie ses e-mails.

• Votre propre serveur de messagerie (Instellingen → Koppelingen → Mailserver), comme un compte Google Workspace, ne signale pas si un e-mail est arrivé. Vous voyez alors Verstuurd, et rien de plus. Un e-mail refusé arrive comme message d'erreur dans la boîte de ce compte, pas dans HairConnect.
• Le serveur de messagerie de HairConnect le signale, lui. Si vous n'utilisez pas votre propre serveur, vous verrez apparaître Afgeleverd ou Geweigerd.
• Mail via HairConnect (Instellingen → Koppelingen → Mail via HairConnect) fait partir vos e-mails par le serveur de messagerie de HairConnect, avec votre propre adresse comme expéditeur. Vous voyez alors aussi Afgeleverd, Uitgesteld ou Geweigerd. Voir Mail via HairConnect.

Ce qui s'applique à votre salon est indiqué en haut de Instellingen → E-mail, sous Opvolging (Suivi).

Ouvert et cliqué : uniquement avec l'accord du client

Vous pouvez savoir si un client a ouvert un e-mail et s'il a cliqué sur un lien. Cela se fait avec une image invisible dans l'e-mail et des liens qui passent brièvement par HairConnect. Selon les règles européennes ePrivacy (en Belgique, l'article 10/2 de la loi du 30 juillet 2018), ce n'est permis qu'avec l'accord du client. Il y a donc deux verrous, et les deux doivent être ouverts :

1. Vous l'activez, sous Instellingen → E-mail → Opvolging. C'est désactivé par défaut. Mentionnez-le dans votre déclaration de confidentialité avant de l'activer. Qui l'active ou le désactive est inscrit dans le journal.
2. Le client donne lui-même son accord. Cela peut se faire à trois endroits, et c'est toujours désactivé par défaut :
   • sur le site de réservation, avec une case à cocher près de ses données (visible uniquement si vous avez activé le suivi) ;
   • dans le portail client, sous Voorkeuren (Préférences), où il peut aussi le retirer ;
   • sur la fiche client, par vous, avec Akkoord: zien of hij een mail opent, uniquement si le client vous le demande. C'est enregistré comme à la demande du client, avec votre nom et la date.

Sur la fiche, Akkoord opvolging mails indique quand et par où l'accord a été donné.

Sans accord, rien n'est ajouté à l'e-mail : pas d'image invisible, pas de liens redirigés. Si le client retire son accord plus tard, ou si vous désactivez le suivi, plus rien n'est compté à partir de ce moment, même pour les e-mails déjà partis. Les liens de ces e-mails continuent de fonctionner.

Jamais de suivi dans un e-mail contenant un code de connexion, un lien pour confirmer une adresse e-mail, l'e-mail pour vérifier une fiche, ou la demande de paiement après une annulation tardive. Ils portent un secret, et un filtre d'entreprise qui ouvre le lien à l'avance l'épuiserait.

« Ouvert » est un indice, pas une preuve

Apple Mail récupère à l'avance les images de chaque e-mail, que le client l'ouvre ou non. Certains filtres d'entreprise ouvrent les liens pour les contrôler. Une ouverture qui vient d'un tel endroit, ou qui a lieu dans la demi-minute suivant l'envoi, apparaît comme Mogelijk automatisch geopend (peut-être ouvert automatiquement). Si le client rouvre l'e-mail plus tard lui-même, cela devient simplement Geopend (Ouvert).

L'aperçu de tous les messages

Meer → Instellingen → Verstuurde berichten montre les e-mails envoyés à tous vos clients. Vous filtrez par type, statut et période.

Les e-mails refusés et échoués sont en haut. Il faut y donner suite : en général, l'adresse est erronée. Adres rechtzetten (Corriger l'adresse) vous mène directement à la fiche. Le chiffre à côté de Verstuurde berichten compte les e-mails refusés et échoués du mois écoulé.

Cet aperçu est réservé à ceux qui peuvent ouvrir les rapports.

Mail komt niet aan (l'e-mail n'arrive pas)

Si le serveur de messagerie d'un client refuse un e-mail, son adresse reçoit la mention Mail komt niet aan : sur la fiche client à côté de l'adresse e-mail, dans la fenêtre de modification de la fiche, et dans Verstuurde berichten sous l'adresse. En passant la souris dessus, vous lisez quand c'est arrivé et ce que le serveur du client a répondu, par exemple 550 5.1.1 … does not exist.

HairConnect ne modifie pas l'adresse lui-même. C'est l'adresse que le client a donnée : vérifiez-la avec lui et corrigez-la sur la fiche. La mention disparaît alors d'elle-même, puisque c'est une autre adresse. Elle disparaît aussi si un e-mail suivant à la même adresse arrive bien, par exemple après qu'une boîte pleine a été vidée.

Vous ne voyez cette mention que si votre serveur de messagerie signale les refus : avec Mail via HairConnect ou avec le serveur de HairConnect, pas avec votre propre serveur.

Où vous le voyez encore

• Dans l'agenda. Ouvrez un rendez-vous : en bas figure le dernier e-mail concernant ce rendez-vous, par exemple Herinnering: verstuurd ou Bevestiging: afgeleverd, geopend. S'il n'est pas arrivé, un signe d'avertissement s'affiche.
• Avec les factures. Dans la colonne Verstuurd (Envoyée), survolez l'enveloppe pour voir ce qu'il est advenu de l'e-mail. Une enveloppe rouge est un e-mail refusé.
• Avec les transactions. La colonne Kasticket gemaild (Ticket envoyé), à activer au-dessus du tableau.
• Avec Hairlien. Demandez « Madame Pede a-t-elle lu le rappel ? ». Hairlien le cherche dans cet onglet, n'envoie rien, et dit honnêtement quand on ne peut pas le savoir, par exemple parce que le client n'a pas donné son accord. Si les e-mails à ce client n'arrivent pas, Hairlien le signale aussi.

Messages et accords d'Optios

Si vous migrez avec l'assistant, les messages qu'Optios a envoyés à vos clients viennent aussi, avec (uit Optios) à côté du statut. Optios ne les conserve que six mois : rien de plus ancien n'arrive.

• Délivré et refusé sont repris, avec la raison d'un refus.
• Lu et cliqué ne sont volontairement pas repris. Optios les suivait sans que le client ait jamais donné son accord, et HairConnect ne le fait qu'avec cet accord.
• Les accords de la fiche sont repris aussi : e-mail, SMS et newsletter. Optios n'y associe aucune date, ils apparaissent donc comme repris d'Optios, date inconnue. Un « oui » pour les SMS n'est pas repris : dans Optios, les SMS sont activés par défaut pour chaque client, et ce n'est pas l'accord de ce client.
• Ce que le client a donné ou retiré dans HairConnect même n'est pas écrasé par un tour suivant. Voir Migrer soi-même depuis Optios.