Съобщения към и от клиент

Обновено на 2026-10-05

Картон на клиента → раздел Berichten (Съобщения), а за всички клиенти заедно Meer → Instellingen → Verstuurde berichten (Още → Настройки → Изпратени съобщения).

Всичко, което е минало между вашия салон и един клиент, е на едно място, най-новото най-горе. Нищо на този екран не изпраща нищо: вие само гледате.

Какво показва разделът Berichten

• Всеки имейл, който клиентът е получил от салона: потвърждението, напомнянето, преместването, съобщението след неявяване, отмяната, листата на чакащите, касовата бележка, фактурата и кредитното известие, кода за вход в портала и имейла за потвърждаване на адреса му. Вид имейл, добавен по-късно, се появява тук автоматично.
• WhatsApp, в двете посоки: изпратените потвърждения и напомняния и това, което клиентът е върнал.
• Peppol: фактура, изпратена като е-фактура, с референцията от точката за достъп.
• Това, което клиентът е изпратил сам чрез сайта за резервации (бележката към онлайн резервация) или клиентския портал (молба да му се обадят, молба да бъдат изтрити данните му).
• Съобщения от Optios, ако сте преминали с помощника. Вижте по-долу.

За всеки ред: кога, каналът (иконка), към или от клиента, видът, темата и статусът.

Горе филтрирате по канал и по вид. CSV и PDF изтеглят списъка така, както го виждате, с вашия филтър.

Bekijken (Преглед) показва съобщението така, както е тръгнало: имейла в стила на вашия салон или текста на WhatsApp съобщение. При фактура с Factuur-pdf изтегляте прикачения файл. Имейл отпреди октомври 2026 няма съдържание: тогава то още не се пазеше.

Какво означава статусът

Доставено или само изпратено: зависи от пощенския ви сървър

Дали някога ще видите Afgeleverd или Geweigerd, зависи от сървъра, през който салонът ви изпраща имейли.

• Собственият ви пощенски сървър (Instellingen → Koppelingen → Mailserver), например акаунт в Google Workspace, не съобщава дали имейлът е пристигнал. Тогава виждате Verstuurd и нищо повече. Отказан имейл пристига като съобщение за грешка в пощенската кутия на този акаунт, не в HairConnect.
• Пощенският сървър на HairConnect съобщава това. Ако не използвате собствен сървър, ще видите Afgeleverd или Geweigerd.
• Mail via HairConnect (Instellingen → Koppelingen → Mail via HairConnect) изпраща имейлите ви през пощенския сървър на HairConnect, с вашия собствен адрес като подател. Тогава виждате и Afgeleverd, Uitgesteld или Geweigerd. Вижте Mail via HairConnect.

Какво важи за вашия салон, е показано най-горе в Instellingen → E-mail, под Opvolging (Проследяване).

Отворено и кликнато: само със съгласието на клиента

Можете да следите дали клиент е отворил имейл и дали е кликнал на връзка. Това става с невидимо изображение в имейла и с връзки, които минават за кратко през HairConnect. Според европейските правила за ePrivacy (в Белгия член 10/2 от закона от 30 юли 2018 г.) това е позволено само със съгласието на клиента. Затова има две ключалки и двете трябва да са отворени:

1. Вие го включвате, в Instellingen → E-mail → Opvolging. По подразбиране е изключено. Посочете го в декларацията си за поверителност, преди да го включите. Кой го включва или изключва, се записва в дневника.
2. Клиентът сам дава съгласие. Това може да стане на три места и винаги е изключено по подразбиране:
   • на сайта за резервации, с отметка до данните му (видима само ако сте включили проследяването);
   • в клиентския портал, под Voorkeuren (Предпочитания), където може и да го оттегли;
   • на картона на клиента, от вас, с Akkoord: zien of hij een mail opent, само ако клиентът ви помоли. Записва се като по молба на клиента, с вашето име и датата.

На картона Akkoord opvolging mails показва кога и откъде е дадено съгласието.

Без съгласие нищо не се добавя в имейла: никакво невидимо изображение, никакви пренасочени връзки. Ако клиентът по-късно оттегли съгласието си или вие изключите проследяването, от този момент нищо не се брои, дори за вече изпратени имейли. Връзките в тях продължават да работят.

Никакво проследяване в имейл с код за вход, връзка за потвърждаване на имейл адрес, имейла за преглед на картона или искането за плащане след късна отмяна. Те носят тайна, а фирмен филтър, който отваря връзката предварително, би я изразходвал.

„Отворено" е указание, не доказателство

Apple Mail изтегля предварително изображенията на всеки имейл, независимо дали клиентът го отваря. Някои фирмени филтри отварят връзки, за да ги проверят. Отваряне, което идва от такова място или се случва до половин минута след изпращането, се показва като Mogelijk automatisch geopend (вероятно отворено автоматично). Ако клиентът по-късно сам отвори имейла отново, то става просто Geopend (Отворено).

Прегледът на всички съобщения

Meer → Instellingen → Verstuurde berichten показва имейлите до всички ваши клиенти. Филтрирате по вид, статус и период.

Отказаните и неуспешните имейли са най-горе. С тях трябва да се направи нещо: обикновено адресът е грешен. Adres rechtzetten (Поправи адреса) ви води направо към картона. Числото до Verstuurde berichten брои отказаните и неуспешните имейли за последния месец.

Този преглед е за тези, които имат право да отварят отчетите.

Mail komt niet aan (имейлът не пристига)

Ако пощенският сървър на клиент откаже имейл, адресът му получава отметката Mail komt niet aan: в картона на клиента до имейл адреса, в прозореца за редактиране на картона и в Verstuurde berichten под адреса. Като задържите мишката върху нея, виждате кога се е случило и какво е отговорил сървърът на клиента, например 550 5.1.1 … does not exist.

HairConnect не променя адреса сам. Това е адресът, който клиентът е дал: проверете го с него и го поправете в картона. Тогава отметката изчезва сама, защото адресът е друг. Тя изчезва и когато следващ имейл до същия адрес пристигне, например след като пълна пощенска кутия е изпразнена.

Виждате тази отметка само ако пощенският ви сървър съобщава за откази: с Mail via HairConnect или със сървъра на HairConnect, не със собствения ви сървър.

Къде още го виждате

• В графика. Отворете час: най-долу е последният имейл за този час, например Herinnering: verstuurd или Bevestiging: afgeleverd, geopend. Ако не е пристигнал, се показва предупредителен знак.
• При фактурите. В колоната Verstuurd (Изпратена) посочете плика с мишката, за да видите какво е станало с имейла. Червен плик е отказан имейл.
• При транзакциите. Колоната Kasticket gemaild (Бележката е изпратена), която включвате над таблицата.
• При Hairlien. Попитайте „Прочела ли е госпожа Pede напомнянето?". Hairlien го търси в този раздел, не изпраща нищо и казва честно, когато това не може да се знае, например защото клиентът не е дал съгласие. Ако имейлите до този клиент не пристигат, Hairlien съобщава и това.

Съобщения и съгласия от Optios

Ако преминете с помощника, идват и съобщенията, които Optios е изпратил на клиентите ви, с (uit Optios) до статуса. Optios ги пази само шест месеца, затова по-стари не идват.

• Доставено и отказано се пренасят, с причината за отказа.
• Прочетено и кликнато съзнателно не се пренасят. Optios ги е следял, без клиентът някога да е дал съгласие, а HairConnect го прави само с такова съгласие.
• Съгласията от картона също се пренасят: имейл, SMS и бюлетин. Optios не пази дата към тях, затова се показват като пренесено от Optios, датата е неизвестна. „Да" за SMS не се пренася: в Optios SMS е включен по подразбиране за всеки клиент, а това не е съгласие на този клиент.
• Това, което клиентът е дал или оттеглил в самия HairConnect, не се презаписва от следващ кръг. Вижте Самостоятелно преминаване от Optios.