Demandes de suppression

Mis à jour le 2026-08-22

Klanten → Verwijderverzoeken (Clients → Demandes de suppression).

Un client qui appuie sur Verwijder mijn gegevens (Supprimer mes données) dans le portail client arrive ici. Rien n'est effacé à ce moment-là : c'est vous qui décidez ce qui peut partir, et cet écran est l'endroit où vous le faites.

Le chiffre à côté de l'entrée de menu compte les demandes ouvertes. Il devient rouge dès qu'une demande traîne depuis plus d'un mois.

Vous avez un mois

Le RGPD vous donne, en tant que responsable du traitement, un mois pour répondre à une demande. La colonne Ligt er al (En attente depuis) compte à partir du jour de la demande et passe au rouge quand ce mois est écoulé. Ce n'est pas un avertissement de HairConnect mais de la loi.

La liste s'ouvre sur l'onglet Open (Ouvertes), la plus ancienne en haut.

Deux boutons, et pourquoi il n'y en a pas un troisième

Fiche anonimiseren (Anonymiser la fiche)

C'est le bouton que vous voulez dans presque tous les cas.

Ce qui disparaît :

• les formules de couleur de ce client, avec leurs lignes analysées ;
• vos remarques internes sur ce client ;
• les codes de connexion et les sessions du portail client ;
• la liste des e-mails partis vers ce client ;
• les demandes en attente sur la liste d'attente et les demandes de rappel ;
• chaque donnée de la fiche elle-même : prénom, nom, e-mail, GSM, téléphone fixe, rue, code postal, commune, pays, sexe, date de naissance, langue et collaborateur attitré.

Ce qui reste :

• les tickets de caisse, les lignes, les paiements et le journal de caisse. Vous devez les conserver sept ans en Belgique, et le journal est en plus une chaîne d'empreintes : modifier un ticket après coup casse la chaîne de tous les suivants ;
• les chèques-cadeaux et l'avoir. C'est de l'argent que vous devez encore à ce client ;
• les rendez-vous avec leurs blocs, pour que votre agenda de l'an dernier ne se troue pas.

Ces quatre éléments pointent après l'opération vers une fiche vide. Le nom n'y figure plus : le ticket dit encore ce qui a été vendu, mais plus à qui.

La fiche reste dans votre liste de clients sous le nom Verwijderde klant (Client supprimé). C'est voulu : une fiche qui disparaît entièrement emporte les tickets avec elle.

Le journal des modifications est l'exception. Sous Instellingen → Logboek (Réglages → Journal), le nom du client reste dans les lignes qui le concernent. Le journal est en append-only — la base de données elle-même refuse toute modification — et ces lignes ne disparaissent qu'à l'expiration de leur propre délai de conservation de sept ans. Personne ne peut y changer quoi que ce soit, nous non plus. Dites-le à votre client s'il pose la question ; c'est plus honnête que de lui laisser croire que toute trace a disparu.

Cette opération est irréversible.

Afhandelen zonder te anonimiseren (Clôturer sans anonymiser)

Pour le cas où vous décidez que les données doivent rester : un avoir ouvert, un chèque-cadeau encore échangeable, un litige en cours. La raison est obligatoire, car c'est précisément ce que vous devrez pouvoir expliquer plus tard.

Pourquoi il n'y a pas de « suppression définitive »

Un tel bouton jetterait le grand livre de l'avoir de ce client — de l'argent que vous lui devez encore — et détacherait les tickets de leur client, si bien que vos rapports de chiffre d'affaires des années précédentes ne totaliseraient plus comme à l'époque. Il casserait donc plus qu'il n'efface, puisque le nom et l'adresse ne figurent que sur la fiche et nulle part ailleurs. L'anonymisation efface autant de données personnelles et laisse votre comptabilité intacte.

Ce qui arrive dans le journal

Les deux boutons écrivent une ligne sous Instellingen → Logboek, catégorie Privacy :

• Klantenfiche geanonimiseerd (Fiche client anonymisée), avec le nombre d'éléments effacés par type ;
• Verwijderverzoek afgehandeld (Demande de suppression traitée), avec la raison que vous avez tapée.

Avec la ligne Verwijderverzoek que le portail a écrite lui-même, vous disposez de la chaîne complète : quand la demande est arrivée, ce que vous avez fait et quand.

Ce dont il ne s'agit pas ici

Un client qui peut simplement quitter votre liste sans avoir rien demandé, vous l'archivez depuis sa fiche — voir Créer une fiche client. C'est autre chose : une fiche archivée garde toutes ses données.

Une chose à savoir après une migration

L'anonymisation efface aussi le numéro Optios sur la fiche. Si l'export Optios est réimporté après coup, l'import créera une nouvelle fiche entièrement remplie pour cette même personne. Ne réimportez donc pas un export après avoir traité des demandes de suppression.