Une facture sans ticket de caisse

Mis à jour le 2026-10-05

Tout ne passe pas par la caisse. Un mariage payé après coup, une entreprise qui travaille sur facture, une collaboration avec un photographe, une formation que vous donnez : de l'argent qui est bien du chiffre d'affaires, mais auquel aucun ticket de caisse ne correspond.

Pour cela, vous établissez une facture sans ticket. Elle reçoit son numéro dans la même série que les factures établies à la caisse, elle figure dans la même liste, et elle compte dans votre chiffre d'affaires et dans ce que reçoit votre comptable.

Où

Rapports → Factures → Nouvelle facture.

Un ticket existe-t-il malgré tout ? Établissez alors la facture à la caisse, sur ce ticket — voir Établir une facture. Deux factures pour la même vente, ce sont deux documents qui peuvent tous deux atterrir chez votre comptable.

À qui

Une fiche client n'est pas obligatoire. Une entreprise qui suit une seule formation chez vous n'a pas sa place dans votre fichier clients.

Le client a une fiche ? Choisissez-la sous Client existant. Les champs en dessous se remplissent avec ses données de facturation — ou, à défaut, avec son nom et son adresse ordinaires. Vous pouvez encore les corriger : ce qui figure sur la feuille est ce qui se trouve dans ces champs.
Il n'en a pas ? Laissez Client existant vide et remplissez les champs vous-même.

Le numéro de TVA remplit le reste

Tapez le numéro de TVA et appuyez sur Récupérer les données : HairConnect le vérifie auprès de VIES, le registre de la Commission européenne. Vous voyez côte à côte ce que VIES renvoie et ce qui est actuellement rempli, et rien ne change tant que vous n'avez pas appuyé sur Reprendre.

Trois réponses sont possibles, et elles signifient trois choses différentes :

Ce que dit VIES	Ce qui se passe
Le numéro existe	Le nom et l'adresse s'affichent comme proposition. Vérifiez-les — un registre a parfois des années de retard.
Le numéro n'existe pas	Vous recevez un message et rien n'est rempli. Il s'agit le plus souvent d'une faute de frappe.
VIES ne répond pas	Vous recevez un message et vous remplissez simplement vous-même. Un service de la Commission qui hoquette ne bloque pas votre facture.

L'adresse revient en une seule ligne, exactement telle que le registre la donne. C'est voulu : la forme diffère d'un État membre à l'autre et on ne peut pas en extraire de façon fiable un code postal ou une commune. Si vous voulez la décomposer, tapez vous-même le code postal et la commune dans les champs en dessous.

Ce que vous ne savez pas, vous le laissez vide. Un champ vide sur une facture vaut mieux qu'une adresse qui sonne juste et ne l'est pas.

Si aucun champ d'adresse n'est rempli, Adres affiche en orange Er staat geen adres op deze factuur (il n'y a pas d'adresse sur cette facture), avec l'invitation à la récupérer via Gegevens ophalen ou à la taper vous-même. Si la fiche client porte des données de facturation mais pas d'adresse de facturation, l'adresse du domicile n'est pas reprise : ce n'est souvent pas l'adresse de la société. L'émission reste possible ; la fenêtre de Factuur uitgeven le rappelle alors : Let op: er staat geen adres van de klant op deze factuur (attention : il n'y a pas d'adresse du client sur cette facture).

Ce qui est facturé

Chaque ligne a une description, une quantité, un prix unitaire et un taux de TVA. Les prix s'entendent TVA comprise, comme à la caisse ; la base d'imposition par taux, HairConnect la calcule et l'inscrit en bas de la feuille.

Sous De votre liste, vous choisissez un service ou un produit de votre salon ; cela remplit la description, le prix et le taux. Ensuite, c'est du texte ordinaire que vous pouvez adapter. Ce qui figure sur une facture est figé au moment où vous l'établissez : si vous augmentez l'an prochain le prix de « Coiffure de mariée », la facture d'aujourd'hui ne change pas.

La TVA se calcule par ligne. Trois lignes de 3,33 € donnent ensemble 9,99 € avec 1,74 € de TVA — et non 1,73 €, ce que vous obtenez en calculant sur le total.

La date

La date de facture détermine l'exercice et donc le numéro. Par défaut, elle est à aujourd'hui.

Dans le futur, c'est impossible. Une facture porte le jour où vous l'établissez.
Dans une période déjà envoyée à votre comptable, c'est impossible aussi. Ces chiffres sont chez lui et ne changent plus. Donnez alors à la facture la date d'aujourd'hui.

Établir

Appuyez sur Établir la facture. Une fenêtre s'ouvre d'abord et dit ce qui va se passer : à qui, combien de lignes, le total, la TVA par taux, et si elle pourra partir ensuite comme facture électronique via Peppol ou non — avec la raison.

Ce n'est qu'à la confirmation que la facture naît et que son numéro tombe. Tant que vous tapez, il n'y a rien : pas de document, pas de numéro, pas de trou dans la série si vous fermez l'écran.

Elle figure ensuite dans la liste Factures, avec buiten de kassa (hors caisse) sous son numéro. De là, vous récupérez le pdf, vous l'envoyez par courriel, ou vous l'expédiez comme facture électronique via Peppol — exactement comme une facture issue de la caisse.

Une facture établie ne change plus et ne disparaît pas. Si quelque chose cloche, faites une note de crédit. Voir Établir une facture.

Quand elle est payée

Contrairement à une facture issue de la caisse, celle-ci est sur Uitgegeven (établie) : elle n'est pas encore payée. Dès que l'argent est sur votre compte, appuyez dans la liste sur Op betaald zetten (marquer comme payée). Seul le statut change et une ligne s'ajoute au journal — la facture elle-même ne bouge pas, et ne le peut plus.

Vos chiffres d'affaires n'en sont pas affectés. Ils suivent la date de facture, pas le jour du paiement.

Où va ce chiffre d'affaires

C'est la partie qui concerne votre comptable.

Où	Ce que vous voyez
Rapports → Chiffre d'affaires	Une colonne Facturen (factures) à côté de Services et Produits, et une ligne Facturen buiten de kassa (factures hors caisse) dans la répartition. Elles n'apparaissent que s'il existe de telles factures.
Rapports → Recettes journalières	Dans le bloc Facturen in deze periode, avec sous Verkoop la mention Zonder bon — niet in de dagontvangsten et les colonnes Excl. btw et Btw en plus.
Rapports → Livre de caisse	Dans la colonne Facturé, comme une facture sur un ticket. Elle ne compte pas dans le tiroir — aucun argent n'est entré.
Vers le comptable	Le rapport des recettes journalières part en csv dans le courriel, avec ce bloc dedans. La facture elle-même part séparément, dans son propre courriel, vers ClearFacts — si vous y avez renseigné une adresse pour les factures de vente.

Les recettes journalières restent la caisse. Le bloc se trouve en dessous et non au milieu, car ce sont deux livres différents : une recette de caisse, c'est de l'argent entré ; une facture de vente, c'est une créance. Les additionner donne un chiffre qui n'est ni votre caisse ni votre journal de ventes.

Pour la même raison, une facture sans ticket ne part pas dans les recettes journalières envoyées à un logiciel comptable comme ClearFacts ou Yuki : celles-ci contiennent le chiffre d'affaires de la caisse. Elle figure dans le rapport que reçoit votre comptable, et la facture elle-même part dans son propre courriel vers l'Inbox ClearFacts de votre salon — comme une facture issue de la caisse. Si l'intégration ClearFacts n'a pas d'adresse pour les factures de vente, vous la remettez vous-même à votre comptable. Voir Vers le comptable.

Rien n'est compté deux fois. Une facture posée sur un ticket porte sur un chiffre d'affaires déjà présent dans les recettes journalières et ne s'ajoute nulle part. Une facture sans ticket n'existe que là.

Qui peut le faire

Le même droit que facturer à la caisse : Établir des factures (kassa.factuur). Voir Ajouter un collaborateur.