Votre déclaration de confidentialité
Mis à jour le 2026-10-07
Instellingen → Privacyverklaring (Paramètres → Déclaration de confidentialité). Le titre de la page est Uw privacyverklaring — Votre déclaration de confidentialité.
Wat uw klanten lezen over wat u met hun gegevens doet. Ze staat op uw boekingspagina, in het klantenportaal en onder elke mail. — Ce que vos clients lisent sur ce que vous faites de leurs données. Elle figure sur votre page de réservation, dans l'espace client et sous chaque e-mail.
En tant que salon, vous êtes responsable des données de vos clients : dans les termes de la loi, vous êtes le responsable du traitement, et HairConnect est le sous-traitant. Une déclaration de confidentialité en fait partie. HairConnect l'établit pour vous à partir de ce qu'il sait de votre salon et de ce que le logiciel fait réellement, et la tient à jour quand cela change.
C'est un point de départ, pas un conseil juridique. L'écran le dit en haut, et c'est voulu : vous restez responsable de ce qui y figure. Relisez-la, faites-la relire en cas de doute, et complétez ce que vous faites en dehors de HairConnect.
Où votre client la trouve
La déclaration figure sur le site de réservation, à l'adresse de votre salon suivie de /privacy, par exemple boeken.hairconnect.be/fr/votresalon/privacy. Elle existe en néerlandais, en français, en anglais et en bulgare ; votre client reçoit la langue qu'il a choisie sur la page de réservation. En haut de l'écran figure un lien vers chacune des quatre.
Votre client y arrive par quatre chemins :
- en bas de chaque page du site de réservation et de l'espace client, avec le lien Déclaration de confidentialité ;
- à la dernière étape avant de réserver, sous Avant de confirmer : En réservant, vous acceptez la déclaration de confidentialité de suivi du nom de votre salon. C'est une mention et non une case à cocher : réserver ne demande pas un clic de plus ;
- dans l'espace client, sous Préférences → Mes données ;
- en bas de chaque e-mail à un client, dans la langue de cet e-mail. Ce lien n'est jamais suivi, même si vous avez activé le suivi des e-mails. Une commande chez votre fournisseur ou les chiffres pour votre comptable ne le reçoivent pas : ce ne sont pas des clients.
Ce qui y figure automatiquement
L'écran montre sous Wat er vanzelf in staat (ce qui y figure automatiquement) ce que HairConnect remplit lui-même, pour que vous puissiez vérifier que c'est juste.
| Partie | D'où cela vient |
|---|---|
| Qui est responsable | Le nom, l'adresse, le numéro de TVA, l'adresse e-mail et le téléphone sous Het salon (Le salon). Un champ que vous y avez laissé vide ne figure pas non plus dans la déclaration — pas de « inconnu », et certainement pas une adresse qui a l'air plausible. L'écran indique quels champs sont encore vides. |
| Les données que vous conservez | Ce que le logiciel peut conserver : la fiche client, les rendez-vous, la liste d'attente et les demandes de rappel, les formules de couleur, les tickets de caisse, les factures, les chèques-cadeaux et l'avoir, une copie des e-mails que vous envoyez, et les codes de connexion de l'espace client. Si votre salon facture les annulations tardives, ou si vous utilisez WhatsApp, cela y figure aussi. |
| Par qui passent les données | Uniquement les connexions actives et fonctionnelles chez vous (Instellingen → Koppelingen) : votre serveur de messagerie (avec ce nom pour Google Workspace, sinon avec le nom du serveur), WhatsApp, l'assistant de la page de réservation, votre terminal de paiement, votre logiciel comptable, les factures électroniques via Peppol. En plus, toujours HairConnect lui-même et VIES, où un numéro de TVA est vérifié pour une facture au nom d'une entreprise. Si vous avez rempli l'adresse de votre comptable, ou si vous mettez aussi les rendez-vous dans Optios, cela y figure aussi. |
| Suivi des e-mails | Uniquement si vous l'avez activé sous E-mail. Voir ci-dessous. |
| Combien de temps | Deux délais que le logiciel impose lui-même : un code de connexion à l'espace client reste valable 15 minutes, le lien pour confirmer une réservation en ligne 24 heures. Pour les tickets de caisse et les factures, la déclaration dit qu'ils sont conservés aussi longtemps que les règles comptables et de TVA l'imposent, sans chiffre : cela dépend de la pièce et de l'année. |
| Vos droits | Accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité, avec les boutons de l'espace client (Préférences et confidentialité), le délai d'un mois pour répondre, et l'Autorité de protection des données comme lieu où porter plainte. Si votre salon n'est pas en Belgique, la déclaration cite l'autorité du pays de manière générale. |
| Cette page de réservation | Que la page ne place que les cookies nécessaires, et — uniquement sur boeken.hairconnect.be — que HairConnect demande s'il peut compter comment la page est utilisée, avec un lien vers la déclaration de confidentialité de HairConnect. |
Le suivi des e-mails
Si vous activez sous Instellingen → E-mail → Opvolging le suivi de l'ouverture d'un e-mail ou d'un clic sur un lien, la déclaration reçoit une partie à ce sujet : ce qui est suivi (quand l'e-mail a été ouvert et combien de fois, quand un lien a été cliqué), que l'adresse IP et le navigateur ne sont pas conservés, que « ouvert » est un indice et non une preuve, pourquoi vous le faites, et qu'un e-mail avec un code de connexion, un lien de confirmation ou un lien de paiement n'est jamais suivi.
Ce qui y figure sur le client lui-même dépend de votre deuxième interrupteur :
- uniquement avec accord (par défaut) : la déclaration dit que cela ne se fait que pour qui a donné son accord, et comment il le retire — sous Préférences dans l'espace client ou en vous le demandant ;
- Ook bijhouden bij klanten die er niet apart mee instemden (suivre aussi les clients sans accord séparé) : la déclaration dit que vous le faites pour chaque client sans le demander d'abord, et comment il s'y oppose — des deux mêmes manières.
Si vous désactivez le suivi, cette partie disparaît.
Ce que vous seul pouvez écrire
| Champ | Explication |
|---|---|
| E-mailadres voor privacyvragen (adresse e-mail pour les questions de confidentialité) | Vide = l'adresse e-mail sous Het salon. Si elle est vide aussi, la déclaration demande à votre client de s'adresser au salon. |
| Hoe lang u gegevens bewaart (combien de temps vous conservez les données) | Par langue. Par exemple combien de temps une fiche client reste après la dernière visite. N'écrivez que ce que vous faites vraiment : HairConnect n'efface pas de fiches clients de lui-même. Si vous le laissez vide, la déclaration dit que c'est vous qui en décidez. |
| Wat u er nog aan wil toevoegen (ce que vous voulez encore ajouter) | Par langue. Figure tel quel en bas de la déclaration, par exemple sur la vidéosurveillance au salon ou une newsletter envoyée en dehors de HairConnect. |
Les onglets Nederlands, Français, English et Български gardent chacun leur propre texte. Si vous ne remplissez pas une langue, un client dans cette langue voit votre texte dans la langue de votre salon.
Ce qu'il vaut mieux vérifier
- Votre nom, votre adresse et votre numéro de TVA sous Het salon sont-ils tels qu'ils doivent figurer sur vos factures ?
- La liste des partenaires est-elle juste ? Utilisez-vous quelque chose que HairConnect ne connaît pas — votre propre newsletter, un comptable qui reçoit vos tickets sur papier, des caméras — ajoutez-le sous Wat u er nog aan wil toevoegen.
- Suivez-vous les e-mails sans accord séparé ? C'est votre choix en tant que responsable ; vérifiez qu'il convient à votre salon.
- Avez-vous convenu de délais de conservation avec votre comptable ou votre secteur ? Écrivez-les sous Hoe lang u gegevens bewaart.
Versions et journal
En haut de l'écran et sur la page elle-même figure Dernière mise à jour le avec une date et un numéro de version. Si quelque chose change parmi ce dont la déclaration est faite — votre adresse, une connexion que vous activez ou désactivez, le suivi, votre propre texte — elle reçoit une nouvelle version avec la date de ce moment.
Chaque nouvelle version figure dans le journal, sous le type Privacy, comme Privacyverklaring gewijzigd (déclaration de confidentialité modifiée), avec ce qui a changé. Si vous enregistrez vous-même quelque chose sur cet écran, votre nom y figure. Si la déclaration a suivi un autre changement, la ligne le dit : De privacyverklaring veranderde mee met de gegevens van het salon — la déclaration a suivi les données du salon.