ClearFacts — към вашия счетоводител

Обновено на 2026-10-05

Stuurt elke factuur en creditnota apart per mail naar het verkoopboek van je boekhouder in ClearFacts, op het moment dat ze naar de klant vertrekt. Het kassaboek gaat niet per dag: dat gaat mee in de mail aan je boekhouder, voor de periode die jij of je boekhouder kiest — bijvoorbeeld per kwartaal. (изпраща всяка фактура и кредитно известие отделно по имейл към дневника на продажбите на вашия счетоводител в ClearFacts, в момента, в който заминава към клиента. Касовата книга не заминава всеки ден: тя отива с имейла до счетоводителя ви, за периода, който вие или счетоводителят ви изберете — например на тримесечие)

Instellingen → Koppelingen → Boekhouding → ClearFacts → Instellen (Настройки → Интеграции → Счетоводство → ClearFacts → Настройване).

Какво се случва по подразбиране:

• Вашите фактури и кредитни известия заминават всяко отделно по имейл към ClearFacts, в момента, в който заминават към клиента. Вижте Фактурите за продажби, по имейл по-долу.
• Вашата касова книга не заминава ден по ден към ClearFacts. Тя отива като CSV в имейла до счетоводителя ви, с Naar de boekhouder (към счетоводителя), за периода, който вие или счетоводителят ви изберете — на тримесечие, на месец или период, който посочите сами. Вижте Касовата книга по-долу.

Ако счетоводителят ви иска и всеки касов ден като отделен документ в своя ClearFacts Inbox, можете да включите това с Kassadagen ook als document naar ClearFacts (касовите дни и като документ към ClearFacts). По подразбиране е изключено.

Полетата

Фирменият номер се проверява. Ако не е верен, четете Dit is geen geldig Belgisch ondernemingsnummer. (това не е валиден белгийски фирмен номер) Имейл адресът се проверява само по формата си: HairConnect не измисля формат или домейн за адрес на ClearFacts.

Само токен не включва нищо. Ако попълните токен без адрес за фактури за продажби и без да включите касовите дни, екранът пак иска адреса: иначе интеграцията би била включена, без да прави нищо.

Тестът

Verbinding testen (тестване на връзката) казва какво се случва, а с токен — и към кое счетоводство води:

• Само адрес за фактури за продажби: De facturen en creditnota's gaan elk in een eigen mail naar {adres}. (…) Het kassaboek gaat niet naar ClearFacts: dat gaat mee in de mail aan je boekhouder, voor de periode die jij of je boekhouder kiest. (фактурите и кредитните известия заминават всяко в отделен имейл до {адрес}. Този адрес не е проверен в ClearFacts — това е възможно само като се изпрати нещо до него. Касовата книга не отива към ClearFacts: тя отива с имейла до счетоводителя ви, за периода, който вие или счетоводителят ви изберете.)
• С токен: ClearFacts antwoordt voor {naam} ({nummer}). (ClearFacts отговаря за {име} ({номер})), последвано от това накъде отиват фактурите и касовата книга — Het kassaboek gaat niet naar ClearFacts: …, докато касовите дни са изключени, или Bij elke verzending naar de boekhouder gaat bovendien elke afgesloten kassadag als één document naar ClearFacts. (при всяко изпращане към счетоводителя всеки приключен касов ден освен това заминава като един документ към ClearFacts), ако сте ги включили;
• Het token werkt, maar geeft geen toegang tot {nummer}. (токенът работи, но не дава достъп до {номер}) — с фирмите, до които той има достъп;
• Er staat nog geen toegangstoken en geen e-mailadres voor de verkoopfacturen ingevuld. (още не е попълнен нито токен за достъп, нито имейл адрес за фактури за продажби) / Vul eerst een geldig ondernemingsnummer in. (първо попълнете валиден фирмен номер)

С токен идва и едно изречение за Peppol:

• Dit ondernemingsnummer staat in de Peppol-directory: je leveranciers kunnen je e-facturen sturen. (този фирмен номер стои в Peppol директорията: вашите доставчици могат да ви изпращат е-фактури)
• Let op: dit ondernemingsnummer staat niet in de Peppol-directory — leveranciersfacturen over Peppol bereiken je dan niet. Vraag je boekhouder hoe je je aanmeldt. (внимание: този фирмен номер не стои в Peppol директорията — фактури от доставчици през Peppol тогава не ви достигат. Попитайте счетоводителя си как да се регистрирате.)
• De Peppol-directory gaf geen antwoord; dat zegt niets over ClearFacts. (Peppol директорията не отговори; това не казва нищо за ClearFacts)

Peppol тук не е отделна интеграция и не е превключвател. Това е формата, в която се изпраща документът, плюс тази проверка.

Фактурите за продажби, по имейл

ClearFacts получава вашите фактури за продажби по имейл, всяка фактура и кредитно известие поотделно. ClearFacts дава на фирмата ви собствени имейл адреси за това — един за покупки, един за продажби и един за документи. Попълнете този за продажбите в E-mailadres voor verkoopfacturen.

• Един документ на имейл. Всеки имейл носи точно едно прикачено файло: PDF файлът, който клиентът е получил, или е-фактурата (UBL), когато фактурата е изпратена чрез Peppol. Кредитното известие е отделен имейл, дори когато фактурата му попада в същия период.
• Кога: в момента, в който заминава към клиента. Ако заминава чрез Peppol, е-фактурата отива към ClearFacts веднага щом точката за достъп потвърди изпращането. Ако заминава по имейл към клиента — след този имейл. Ако не заминава никъде — отпечатвате я и я давате — при издаването. Не е нужно нищо да включвате: щом има адрес, това се случва. Превключвателят за касовите дни не променя нищо в това.
• Предпазна мрежа: Naar de boekhouder (към счетоводителя). Каквото не е заминало тогава (няма пощенски сървър, сървър, който е отказал, фактура отпреди да попълните адреса), заминава с Naar de boekhouder — бутонът или автоматичният цикъл.
• Фактурите от Optios не заминават сами. Счетоводителят ви може вече да ги има чрез Optios. Ако не, отметнете ги в Meer → Rapporten → Facturen (Още → Справки → Фактури) и изберете Naar ClearFacts. Прозорецът на Naar de boekhouder казва колко са в периода.
• Никога два пъти. Фактура, която вече е заминала, не заминава отново сама. В Meer → Rapporten → Facturen (Още → Справки → Фактури) колоната Verstuurd (изпратена) показва иконата на ClearFacts при всяка заминала фактура; посочете я с мишката, за да видите кога и на кой адрес. Opnieuw naar ClearFacts (отново към ClearFacts) в Meer (още) на реда (собственик и мениджър) изпраща някоя съзнателно още веднъж, след прозорец, който казва, че ClearFacts тогава ще направи от нея втори документ. Вижте Фактури.
• Изпратена едва когато е заминала. Без пощенски сървър нищо не заминава и нищо не се отбелязва. Ако пощенският сървър не приеме имейл, тази фактура остава неизпратена и отчетът казва коя е.
• Не е нужен токен. Достатъчно е да попълните само адреса, за да включите интеграцията.

Фактурите вече не са в имейла до счетоводителя ви; той само казва, че те отиват отделно към ClearFacts. Ако искате първо да видите какво заминава, използвайте Proefzending naar mezelf (пробно изпращане до мен) в отчетите: то ви изпраща и всяка фактура в отделен имейл, без да отбелязва нищо. Вижте Как работят отчетите.

Дали ClearFacts поставя всеки имейл като един документ в Inbox-а, още не е проверено с истински акаунт в ClearFacts. След първото изпращане погледнете този Inbox заедно със счетоводителя си.

Касовата книга

Касовата книга не заминава ден по ден към ClearFacts и никога сама всяка нощ. Тя заминава в момента, в който изпращате цифрите си на счетоводителя — и този момент избирате вие или счетоводителят ви:

• С бутона. На Rapporten → Dagontvangsten, Kassaboek и Transacties (Справки → Дневни постъпления, Касова книга, Транзакции) стои Naar de boekhouder (към счетоводителя). Той изпраща касовите справки за периода на екрана като CSV на счетоводителя ви, ако сте попълнили адреса му под Instellingen → Het salon → Uw boekhouder (Настройки → Салонът → Вашият счетоводител). Този период избирате сами: тримесечие, месец или от една дата до друга. Прозорецът казва предварително какво заминава. Вижте Как работят отчетите.
• Автоматично. Под Instellingen → Het salon → Uw boekhouder сложете избора Automatisch doorsturen (автоматично препращане) на Elke maand (всеки месец) или Elk kwartaal (всяко тримесечие). Тогава на първия ден след периода, в шест часа, се случва точно същото като с бутона. По подразбиране това е изключено.

С включено Kassadagen ook als document naar ClearFacts същото изпращане — с бутона или автоматично, не всеки ден — изпраща освен това всеки приключен касов ден от периода като един документ към ClearFacts Inbox, разбит по ставка на ДДС — точно както в справката Дневни постъпления. Това е в допълнение към CSV файловете в имейла, а не вместо тях. Ден, който още тече, не заминава. Ден, който вече е при счетоводителя ви — включително като CSV по имейл — никога не заминава втори път: той би го осчетоводил двойно. Включете го само ако счетоводителят ви поиска това.

Какво виждате

След бутона известие казва какво е заминало: колко фактури и кредитни известия към адреса на ClearFacts, дали CSV файловете са изпратени по имейл и — ако сте включили касовите дни — колко касови дни към ClearFacts. Ден, който ClearFacts не е приел, е посочен изрично и остава на екрана, докато не го затворите — там има оборот, който счетоводителят ви не е получил. Всяко изпращане оставя и ред в дневника: Naar de boekhouder verstuurd (изпратено към счетоводителя).

Няма екран, който показва ден по ден какво стои в Inbox-а на вашия счетоводител. Ако искате да проверите, сложете Rapporten → Dagontvangsten (Справки → Дневни постъпления) до този Inbox.