Nettoyer les produits après le passage

Mis à jour le 2026-10-01

Instellingen → Opkuis na de overstap → Producten (Paramètres → Nettoyage après le passage → Produits). Après le passage depuis Optios, votre liste contient chaque fiche produit qui y a jamais été créée : aussi les anciens conditionnements, les doublons et les marques que vous ne suivez plus depuis des années. Dans le premier salon qui a migré, il y en avait 1.328, dont plus de mille n'avaient plus été vendues ni utilisées depuis un an. Cet écran ramène votre liste, en cinq étapes, à ce que vous utilisez vraiment aujourd'hui.

Sur cet écran, rien n'est jamais effacé, et rien ne se passe sans que vous appuyiez sur un bouton et confirmiez.

Étape 1 : qu'est-ce qui est encore utilisé ?

Vous choisissez deux dates :

Vendu depuis : une fiche qui figure sur un ticket de caisse depuis ce jour est utilisée.
Consommé depuis : une fiche consommée au bac ou à la préparation des couleurs depuis ce jour est utilisée. C'est la consommation scannée dans Optios et reprise lors du passage.

Pourquoi deux dates ? Ventes et consommation ont un autre rythme. Un shampooing pour la maison passe chaque semaine au comptoir ; une couleur que vous ne mélangez que pour quelques clientes ne sort parfois que deux fois par an. Avec deux dates, vous pouvez nettoyer le comptoir sévèrement et garder l'armoire à couleurs large.

Une fiche reste dès que l'une des deux est vraie : vendue depuis la première date, ou consommée depuis l'autre. Ce qui n'a fait ni l'un ni l'autre va aux archives à l'étape 4.

Par défaut, les deux sont au début de l'exercice précédent, pour qu'un produit qui ne bouge qu'une fois par saison n'en sorte pas. Les boutons Begin vorig boekjaar (début de l'exercice précédent) et Begin dit boekjaar (début de cet exercice) les règlent rapidement. Votre choix est enregistré tout de suite.

Sous les dates, vous voyez aussitôt ce qu'elles signifient : combien de fiches restent, combien vont aux archives, et combien de ces dernières portent encore du stock, avec le nombre de pièces au total. Si ces flacons sont réellement encore dans votre armoire, choisissez une date plus ancienne, ou récupérez-les après l'archivage.

Étape 2 : fusionner les doublons

Quand un fournisseur change le conditionnement, le produit reçoit un nouveau code-barres. Optios en faisait une deuxième fiche. Le même produit figure alors deux fois dans votre liste, avec les ventes et le stock répartis sur deux fiches, et la caisse ne sait pas toujours laquelle des deux est visée.

Fusionner en refait une seule fiche. La fiche qui reste reçoit en plus le code-barres de l'autre, de sorte que l'ancien et le nouveau restent tous deux scannables : un flacon à l'ancien conditionnement encore dans l'armoire se scanne normalement. Tous les tickets, livraisons, consommations et le stock suivent. L'autre fiche part à la corbeille, et la prochaine synchronisation avec Optios ne la recrée pas.

La liste montre les paires avec le même code-barres, ou avec le même nom et le même contenu. Pour chaque paire, nous proposons la fiche qui reste : celle qui est encore utilisée selon l'étape 1, sinon la fiche la plus récente d'Optios.

Vous êtes d'accord ? Laissez la paire cochée et appuyez sur Aangevinkte samenvoegen (fusionner la sélection).
Vous préférez paire par paire, ou choisir vous-même la fiche qui reste ? Utilisez Samenvoegen (fusionner) sur cette ligne.
Pas cochés d'avance : les cas douteux. Une paire dont une fiche n'a pas de contenu (cela peut être le même flacon, mais aussi le litre), et une paire dont les noms diffèrent d'un signe plus (chez certaines marques, c'est une autre formule). Vérifiez-les avant de les cocher.

Sous la liste figurent, à titre d'information seulement, des fiches qui se ressemblent mais dont le contenu diffère un peu, comme 95 ml à côté de 100 ml. C'est un autre conditionnement avec son propre stock, et elles ne sont pas fusionnées.

Une fusion ne peut pas être annulée. En cas de doute sur une paire, laissez-la simplement.

Étape 3 : la liste de prix de votre fournisseur

Ce qui figurait dans Optios pour un produit (marque, référence, fournisseur) a été tapé à la main au fil des ans, et diffère souvent d'une fiche à l'autre. La liste de prix que vous envoie votre fournisseur est la seule vérité. Elle fournit la marque, la référence, le code-barres, le prix conseillé et le fournisseur. La façon dont Optios découpait autrefois une marque ne compte plus.

Appuyez sur Prijslijst opladen (charger la liste de prix) et chargez le fichier Excel de votre fournisseur. Vous y voyez aussi quels prix sont proposés. Un prix de vente n'est jamais baissé ni mis à zéro.
Revenez et appuyez sur Merken opkuisen (nettoyer les marques). Chaque produit reçoit la marque et le fournisseur de la liste, les marques identiques sont fusionnées, et une marque dont aucun produit n'a été vendu ni consommé depuis vos dates est rangée.

Une marque rangée n'a pas disparu : ses produits, anciens tickets et livraisons y renvoient encore. Elle ne figure simplement plus dans les listes de choix. Pour la récupérer : Instellingen → Merken (Paramètres → Marques), avec le filtre Opgeborgen (rangées).

Étape 4 : archiver ce qui n'est plus utilisé

Un seul bouton archive toutes les fiches qui, selon l'étape 1, ne sont plus utilisées. Vous voyez d'avance combien il y en a, et combien portent encore du stock.

Archiver n'est pas supprimer. Une fiche archivée disparaît de la caisse, de la proposition de commande et des listes de choix. Chaque ticket, livraison, ligne de consommation et chaque rapport d'avant reste exactement comme il était : votre chiffre d'affaires de l'an dernier ne change pas. Si le code-barres est quand même scanné, la caisse propose de récupérer la fiche.

On peut toujours récupérer, sur Instellingen → Producten opkuisen (Paramètres → Nettoyer les produits) : choisissez le groupe Gearchiveerd (archivé), cochez ce que vous voulez récupérer et appuyez sur Terughalen (récupérer). Voir aussi Produits.

Étape 5 : résumé et clôture

En bas, vous voyez où en est votre liste : combien de fiches sont utilisées, combien sont archivées, combien sont à la corbeille (une fiche fusionnée y va), et combien de marques sont utilisées ou rangées.

Appuyez sur Afgerond (terminé) quand vous avez fini. Cela ne change rien à vos fiches ; cela enregistre seulement que cette étape du nettoyage est faite. Vous pouvez toujours revenir.

Ce qui n'arrive jamais

Rien n'est effacé. Archiver pose une date, fusionner met l'ancienne fiche à la corbeille une fois que tout a été déplacé, ranger une marque pose une date.
Rien ne se fait tout seul. Même pas après un an. Chaque étape attend votre bouton et votre confirmation.
Un ticket d'avant ne change pas : ni montant, ni TVA, ni nom de produit sur le ticket.
Un prix de vente ne baisse jamais et ne passe jamais à zéro à cause d'une liste de prix.
Le stock ne disparaît pas des livres : une fiche archivée garde son stock, et lors d'une fusion le stock est additionné.

Plus sur le passage lui-même : Migrer soi-même depuis Optios.