Nettoyer les clients

Mis à jour le 2026-10-01

Instellingen → Opkuis na de overstap → Klanten opkuisen. (Paramètres → Nettoyage après la migration → Nettoyer les clients.) Une étape que vous parcourez une seule fois, peu après avoir quitté Optios.

Pourquoi cette étape

Optios transmet chaque fiche client qui y a jamais figuré. Y compris la personne venue une seule fois il y a dix ans, les doublons, et des fiches qui étaient en réalité une note dans l'agenda, comme « livraison » ou « formation ». Dans le premier salon qui a migré, il y en avait près de six mille, dont seulement mille quatre cents avaient encore eu un rendez-vous ou un ticket de caisse au cours de l'année et demie écoulée.

Une liste aussi longue ralentit chaque recherche et allonge chaque liste de choix. En plus, Optios contenait des noms écrits autrement que dans l'adresse e-mail du client, des codes postaux dans le champ de la commune et du texte dans le champ du téléphone.

Cette étape nettoie tout cela en quatre parties, de haut en bas.

1. Choisir une date

Vous choisissez à partir de quand quelqu'un est encore client pour vous. Qui a eu depuis un rendez-vous (un rendez-vous annulé ne compte pas) ou un ticket de caisse reste. Les autres, vous pouvez les archiver dans la partie suivante.

Il y a deux boutons et un champ de date libre :

Début de l'exercice précédent. C'est notre proposition. Un client qui vient une fois par an n'en sort pas.
Début de l'exercice en cours. Plus strict : seulement ceux qui sont déjà venus cette année.
Une date libre. Pour qui le souhaite autrement, ou dont l'exercice ne commence pas le 1er janvier. HairConnect considère un exercice comme une année civile.

Une date dans le futur n'est pas possible. Dès que vous choisissez une date, vous voyez immédiatement combien de clients sont venus depuis et combien non. Votre choix est enregistré.

2. Archiver ceux qui ne viennent plus

Archiver n'est pas effacer. La fiche disparaît de votre liste de clients et des listes de choix de l'agenda et de la caisse. Tout ce qui est lié à ce client reste : rendez-vous, tickets de caisse, factures, formules de couleur. Vos chiffres d'affaires de l'année passée ne changent donc pas.

Rien n'est archivé avant que vous n'appuyiez sur le bouton. Le bouton affiche le nombre, et vous confirmez encore une fois.

Quatre sortes de clients restent toujours, même sans visite depuis votre date :

ceux qui ont un rendez-vous à venir ;
ceux qui ont encore un avoir ouvert ;
ceux qui ont un chèque-cadeau sur lequel il reste de l'argent ;
ceux qui ont été créés ici après votre date, donc qui ne viennent pas d'Optios.

Pour chaque fiche archivée, le Journal indique pourquoi : « geen bezoek sinds 1 januari 2025 » (pas de visite depuis le 1er janvier 2025).

Récupérer. Sous le bouton figure chaque archivage avec sa date et son nombre, et un bouton Alles terughalen (tout récupérer). Pour récupérer un seul client, tapez son nom dans le champ de recherche en dessous et cliquez sur Terughalen (récupérer). Ce client revient immédiatement dans votre liste, tel qu'il était.

Et Optios ? Si Optios renvoie un client archivé lors d'une prochaine mise à jour, ce client reste archivé. Rien de cette étape n'est envoyé à Optios.

3. Corriger les noms et les adresses

Pour les clients qui restent, des propositions sont prêtes en quatre groupes. Pour chaque groupe, vous voyez combien sont ouvertes, avec une phrase qui explique pourquoi :

Groupe	Ce qui se passe
Noms comme dans l'adresse e-mail	Le nom sur la fiche est écrit autrement que dans l'adresse e-mail. Cette adresse, le client l'a tapée lui-même, donc c'est son orthographe qui l'emporte : « Kthleen » devient « Kathleen ».
Code postal et commune	Le code postal se trouvait dans le champ de la commune, ou l'un des deux manquait. La moitié manquante vient de la liste des codes postaux de bpost ou du registre des adresses.
Numéros de téléphone	Le champ du téléphone contient quelque chose qui n'est pas un numéro. Il est vidé, pour qu'aucun sms ne parte vers un numéro inexistant.
Pas un vrai client	La fiche n'est pas une personne mais une note, comme « livraison séchoir ». Elle part aux archives ; les rendez-vous restent.

Pour chaque proposition, vous cliquez sur Toepassen (appliquer) ou Afwijzen (refuser). Refuser signifie : la proposition n'est pas correcte, laissez la fiche telle quelle. Une proposition refusée ne revient pas.

Si un groupe est grand, un seul bouton applique toutes les propositions sûres d'un coup. Vous voyez d'abord combien il y en a. Seul ce qui peut être dit avec une grande certitude est appliqué ; le reste attend d'être examiné une par une. Vous voyez ici les 25 premières par groupe ; le reste se trouve dans Propositions de nettoyage.

Opnieuw nakijken (revérifier) parcourt à nouveau les fiches, par exemple après avoir corrigé vous-même quelques fiches. Cela ne change rien à une fiche : cela prépare seulement des propositions et ferme ce qui est entre-temps en ordre.

Ce qui n'arrive jamais

Une adresse e-mail n'est jamais modifiée. C'est la clé avec laquelle le client réserve en ligne et consulte ses propres données. L'adresse e-mail aide à décider de l'orthographe du nom, mais elle n'est jamais touchée elle-même.
Rien n'est effacé. Un archivage peut être annulé, et une proposition refusée laisse la fiche telle qu'elle était.
Rien n'est inventé. Une adresse n'est complétée qu'à partir de sources publiques : la liste des codes postaux de bpost et le registre flamand des adresses. Si un code postal peut correspondre à deux communes (9050 est Gentbrugge ou Ledeberg), nous ne choisissons pas et le champ reste vide jusqu'à ce que vous le remplissiez.
Une section de commune reste une section de commune. Qui habite à Gentbrugge ou à Afsnee ne devient pas « Gent ».
Rien ne part vers Optios. Cette étape nettoie dans HairConnect. Ce qui se trouve dans Optios reste tel quel.

4. Le résumé

En bas figure ce que cette étape a fait : combien de clients ont été archivés, combien de fiches ont été corrigées, et combien de propositions sont encore ouvertes.

Vous y voyez aussi chez combien de clients quelque chose a changé que le client remarquerait lui-même : une autre orthographe de son nom, un autre numéro de maison, un numéro de téléphone qui a disparu. Une majuscule, un espace ou un code postal ajouté à une commune qui y figurait déjà ne comptent pas. Ces clients, vous pouvez leur demander de vérifier leur fiche à l'étape Klanten laten bevestigen (faire confirmer les clients).

Quand vous avez terminé, cliquez sur Deze stap is afgerond (cette étape est terminée). Cela coche l'étape dans l'aperçu du nettoyage. Cela ne change rien à vos données, et vous pouvez toujours rouvrir l'étape plus tard. Les propositions encore ouvertes restent simplement dans les propositions de nettoyage.

Qui peut le faire

Seuls le gérant et le manager du salon. Un collaborateur ne voit pas cette étape.