L'assistant mail pour les rendez-vous
Mis à jour le 2026-10-22
Mails van klanten over hun afspraak worden nagekeken. U krijgt een voorstel en een antwoord; u bevestigt, en het antwoord verstuurt u zelf of laat u HairConnect versturen. (Les mails des clients concernant leur rendez-vous sont examinés. Vous recevez une proposition et une réponse ; vous confirmez, et vous envoyez la réponse vous-même ou la laissez envoyer par HairConnect.)
Instellingen → Koppelingen → Communicatie → Mailassistent voor afspraken → Instellen (Paramètres → Intégrations → Communication → Assistant mail pour les rendez-vous → Configurer). Seul le gérant peut le faire.
Ce qu'il fait
Une cliente écrit « je dois annuler mon rendez-vous de demain, est-ce possible mardi ou mercredi prochain ? ». L'assistant mail :
- retrouve la cliente par son adresse e-mail, et son prochain rendez-vous ;
- lit ce qu'elle demande : annuler, déplacer, un nouveau rendez-vous, ou autre chose ;
- pour un déplacement : cherche un moment libre les jours demandés. La coupe reste chez la personne qui la fait maintenant ; une coloration peut aller à tout collaborateur qui sait la faire. Si ces jours sont complets, il propose le premier moment libre ensuite ;
- prépare une proposition et un brouillon de réponse sous Klanten → Mails over afspraken (Clients → Mails sur les rendez-vous).
Rien ne change dans l'agenda et rien n'est envoyé tant qu'un collaborateur n'appuie pas sur Bevestigen (Confirmer). Après confirmation, le bouton Antwoord openen in uw mailprogramma (Ouvrir la réponse dans votre programme de messagerie) ouvre la réponse dans votre propre messagerie ; vous l'envoyez vous-même, depuis la boîte mail du salon. Si vous laissez HairConnect envoyer la réponse (voir ci-dessous), elle part dès la confirmation.
Si la demande n'est pas claire, si aucun client n'a cette adresse, ou si plusieurs rendez-vous correspondent : il n'y a qu'une notification, sans bouton pour exécuter quoi que ce soit.
Laisser HairConnect envoyer la réponse
La fenêtre Instellen (Configurer) contient l'interrupteur Antwoord versturen vanuit HairConnect (Envoyer la réponse depuis HairConnect). Par défaut, il est désactivé : tout fonctionne alors comme décrit ci-dessus.
S'il est activé, Bevestigen (Confirmer) fait ceci :
- la fenêtre de confirmation affiche la réponse. Vous la relisez et la corrigez si nécessaire ; le texte de la fenêtre est ce qui part ;
- l'agenda change ;
- HairConnect envoie la réponse à l'expéditeur du mail, avec l'adresse de votre salon comme expéditeur et l'adresse du salon comme adresse de réponse, avec « Re: » devant l'objet, dans le même fil que le mail du client ;
- le message apparaît ensuite sur la fiche du client sous Berichten (Messages), comme tout autre mail envoyé par HairConnect.
La réponse part par le serveur mail activé sous Instellingen → Koppelingen (Paramètres → Intégrations) : Mail via HairConnect ou votre propre serveur mail. Si aucun des deux n'est activé, rien ne part.
Envoyé n'apparaît qu'une fois que le serveur mail a accepté le mail. En cas d'échec, la modification dans l'agenda reste, et la proposition affiche en rouge Niet verstuurd (Non envoyé) avec la raison. Le bouton Antwoord openen in uw mailprogramma (Ouvrir la réponse dans votre programme de messagerie) reste disponible : envoyez-la de là. Une réponse ne part jamais deux fois, même si quelqu'un appuie deux fois sur Confirmer.
Cet interrupteur ne vaut que pour cette réponse. Les confirmations, rappels, tickets de caisse et autres messages aux clients restent tels qu'ils sont réglés. Cette voie n'envoie jamais de SMS ni de WhatsApp.
Ce qu'il faut
L'interrupteur ne s'active que lorsque tout est en place. S'il manque quelque chose, l'écran le dit.
| Quoi | Où |
|---|---|
| L'adresse à laquelle vos clients écrivent | dans la fenêtre Instellen (Configurer) de cette intégration |
| Le module Assistant, activé, avec Claude et une clé Anthropic | Instellingen → Koppelingen → Assistent (Paramètres → Intégrations → Assistant) |
Après l'activation, le bouton de test affiche l'adresse de transfert. Dans votre propre boîte mail, créez une règle de transfert de l'adresse du salon vers cette adresse. HairConnect ne peut vérifier que cette règle fonctionne qu'à l'arrivée d'un mail.
Encore réservable après l'horaire
La fiche d'un collaborateur contient Na het rooster nog intern boekbaar tot (encore réservable en interne après l'horaire jusqu'à). Vide signifie : uniquement dans l'horaire. Si vous indiquez par exemple 18:30 pour le gérant, l'assistant mail peut le planifier jusqu'à 18:30, même si son horaire se termine à 17:00 — pas plus tard. La réservation en ligne n'en tient jamais compte : les clients ne voient pas cette heure.
L'assistant mail ne place pas de coloration après l'heure indiquée sous Instellingen → Online boeken → Kleurwerk (Paramètres → Réservation en ligne → Coloration), même pas dans ce temps supplémentaire : il est prévu pour la coupe.
Ce qui sort
Le texte du mail est envoyé à Anthropic pour être lu, avec la clé de votre module Assistant. Ce que l'assistant y a lu est affiché avec le mail ; la réponse est construite par HairConnect à partir de votre agenda, pas rédigée par le modèle de langue.
Confirmer exécute ce qui est à l'écran. Si le rendez-vous a changé entre-temps ou si le nouveau moment est pris, rien ne se passe et vous voyez pourquoi.