Издаване на фактура

Обновено на 2026-09-04

Повечето клиенти получават касова бележка. Клиентка, която плаща на името на фирмата си, иска фактура — с нейния ДДС номер и с вашия. Издавате я от бележката, която току-що сте приключили.

Фактурата не е втора продажба. Това са същите пари, само на друг лист хартия.

Какво трябва да е готово предварително

Без тези четири неща HairConnect не издава фактура — и не попълва нищо вместо вас:

Ако нещо липсва, прозорецът на касата казва точно какво и къде — и не се случва нищо. Това е нарочно: фактурата е данъчен документ, а правдоподобен, но грешен адрес върху нея е по-лош от празно поле.

Ако клиентката плаща на името на дружеството си, попълнете нейните facturatiegegevens (данни за фактуриране) в картона — вижте Създаване на клиентски картон. Тези данни имат предимство пред домашния ѝ адрес. Ако липсват, на фактурата отиват обичайното ѝ име и адрес.

На касата

1. Намерете приключената бележка (колона Afgesloten (приключени) вдясно).
2. Натиснете Factuur maken (издаване на фактура).
3. Прозорецът показва какво ще стои на фактурата: от кого, на кого, редовете, ДДС по ставки и общата сума.
4. Bevestigen (потвърждаване).

Едва при потвърждаването фактурата получава номера си. Докато сте в прозореца, няма нищо: нито документ, нито номер, нито дупка в поредицата, ако се откажете.

Номерацията тече по салон и по финансова година — 2026/0001, 2026/0002 — без дупки. Две каси, които издават фактура в една и съща секунда, никога не получават еднакъв номер.

По една фактура на бележка. Ако вече има такава, прозорецът казва коя. Ако не е вярна, правите кредитно известие; не правите втора фактура.

Или просто го кажете на Hairlien

Същото става с изречение в полето на асистента, на всеки екран:

• stuur Thomas een factuur (изпратете фактура на Thomas)
• maak een factuur voor mevrouw Peeters (издайте фактура за госпожа Peeters)
• factuur voor de bon van deze morgen van Christine (фактура за бележката на Christine от тази сутрин)
• stuur de factuur van gisteren naar Christine (изпратете вчерашната фактура на Christine)

Без назован ден се взема последната приключена бележка на този клиент, върху която още няма фактура. Ако има двама клиенти с едно и също име, асистентът пита кой — с имената им и без да гадае. Ако няма бележка, той го казва и не издава нищо: фактурата възниква от бележка.

Виждате същото като в прозореца по-горе: бележката, клиента с адреса, на който отива фактурата, редовете с ДДС по ред, общата сума и дали ще бъде изпратена по имейл. Нищо не възниква и нищо не тръгва, докато не натиснете Потвърждаване. Ако не сте поискали изпращане, при Изпращане пише nee и нищо не заминава; ако на картона няма имейл адрес, предложението го казва предварително.

Ако липсва нещо — ДДС номерът или адресът на салона ви, името на клиента — не получавате предложение, а списък какво липсва и къде се попълва. Ако върху бележката вече има фактура или този касов ден е отишъл при счетоводителя ви, асистентът го казва с обикновени думи и посочва пътя, който остава отворен. Правото Facturen maken (Издаване на фактури) важи и тук.

Вижте Асистентът.

Какво стои на фактурата

Редовете идват дословно от бележката: същите описания, същите цени, същото ДДС на ред. И отстъпката стои като отделен ред. Така фактурата съвпада до стотинка с касовата бележка, която клиентката вече държи.

Отдолу стои обобщението на ДДС по ставки: данъчна основа и сума на ДДС, събрани от редовете.

Ако бележката вече е била платена на касата — а почти винаги е така — това също стои на фактурата: Betaald op … — Bancontact € 45,00 (Платено на … — Bancontact 45,00 €). Тогава фактурата не иска пари, които вече имате.

Данните се замразяват. Ако догодина се преместите или клиентката смени името на фирмата си, днешните фактури не се променят. Те показват онова, което е стояло тогава.

Къде ги намирам?

Meer → Rapporten → Facturen (Още → Отчети → Фактури). Там са всички, най-новите отгоре, с филтри по период и статус.

Нищо не тръгва само. Нищо не заминава, преди да натиснете бутона и да потвърдите прозореца. Ако в картона няма имейл адрес, бутонът е изключен — HairConnect не извежда адрес по догадка.

Писмото идва от вашия салон, в вашите цветове, с вашия адрес за отговор. Клиентката никъде не прочита името HairConnect.

Поправяне на фактура

Изтриване няма. Издадената фактура е у клиентката и у нейния счетоводител; тихото ѝ изчезване би поставило тяхната хартия и вашите книги в противоречие.

Възможно е Crediteren. Това създава отделен документ — кредитно известие — със същите редове, но с отрицателни суми, със собствен номер от същата поредица и с препратка към фактурата, която поправя. Причината е задължителна и стои върху кредитното известие и в дневника.

Веднъж, и не повече. Една фактура се кредитира най-много веднъж. След това бутонът изчезва.

Самата продажба не се променя от това: бележката остава и оборотът остава преброен. Ако не е вярна самата продажба — грешна услуга, грешна сума — тогава бележката трябва да се сторнира, на касата. Вижте Сторниране и касовото чекмедже.

Брои ли се оборотът два пъти?

Не. Оборотът стои на бележката и остава там. Дневните приходи, отчетът за оборота, обобщението на ДДС и това, което заминава при счетоводителя ви, събират единствено касови бележки. Фактурата е документ за продажба, която вече е преброена, а не втора продажба.

В касовата книга обаче тя стои отделно. Това, което минава по фактура, не е касов приход: тази бележка излиза от колоната Contant ontvangen (получено в брой), а фактурираната сума за деня отива в собствена колона Gefactureerd (фактурирано). Ако клиентката все пак е платила в брой на касата, тези пари продължават да се броят за чекмеджето — те са в него — под Contant op factuur (в брой по фактура). Вижте Касова книга и транзакции.

Затова и фактурата може да възникне само от приключена бележка, никога от празен формуляр.

Приключено тримесечие

Всяко тримесечие всичко заминава при вашия счетоводител. Ако едно тримесечие е изтекло и е изцяло изпратено, то е заключено: по фактура от този период вече нищо не се променя и не може да се добави нова фактура върху бележка отпреди — тя би преместила касовата книга със задна дата. Екранът назовава тримесечието: „Q2 2026 is afgesloten en naar de boekhouder gestuurd." (Q2 2026 е приключено и изпратено на счетоводителя.)

Това, което все пак може, е Crediteren (кредитиране). Кредитното известие носи днешната дата и номер от текущата финансова година, тоест попада в текущото тримесечие. Приключеното тримесечие остава такова, каквото е заминало при счетоводителя ви.

И след това правите правилната фактура. Щом старата фактура е кредитирана, върху същата бележка бутонът Nieuwe factuur maken (създаване на нова фактура) отново се отваря — дори тримесечието да е приключено. Тогава вече нищо не се измества: касовата книга за онзи ден вече е броила тази бележка като фактурирана и това остава така. Новата фактура носи днешната дата и номер от текущата финансова година.

Тези два документа — кредитното известие и фактурата, която идва на негово място — се появяват заедно в отделен блок Correcties op een vorige periode (корекции върху предходен период), в касовата книга и в дневните приходи на текущото тримесечие, заедно с тримесечието и вашата причина. Те се неутрализират взаимно и двата са видими: нетна нула в колона с общи суми би изглеждала така, сякаш нищо не се е случило.

За бележка е същото: сторниране все още е възможно и то също попада в текущото тримесечие, в същия този блок. Вижте Сторниране и касовото чекмедже.

Настройки

Instellingen → Het salon → Facturen aan uw klanten (Настройки → Салонът → Фактури към вашите клиенти). Там стои срокът за плащане в дни; по подразбиране четиринадесет. При фактура, вече платена на касата, датата стои, но не иска нищо.

Кой има право на това?

Правото се казва Facturen maken (издаване на фактури) и стои в картона на служителя, под Rechten (права). По подразбиране е включено за всички, които работят на касата: бизнес клиентка иска фактурата си на щанда, в самия момент.

Ако предпочитате да остане при един човек, махнете отметката за всеки картон поотделно — вижте Добавяне на служител.

Списъкът с фактури стои зад правото Rapporten (отчети), заедно с останалите екрани, на които има суми.

Често задавани въпроси

Мога ли да издам фактура без бележка? Не. Фактурата възниква от приключена касова бележка. Така никога не стои фактура срещу оборот, който не е осчетоводен никъде.

Мога ли сам да избера номера? Не. Номерът идва от поредицата на вашия салон и тече без дупки. При проверка липсващ номер се чете като укрита фактура.

Мога ли да изпратя фактурата на адрес, различен от този на клиента? Не от екрана. Изтеглете pdf-а и го препратете сами.

Изпраща ли HairConnect електронни фактури (Peppol / UBL)? Още не. По имейл заминава pdf; към мрежа не се изпраща структурирана фактура.