Établir une facture

Mis à jour le 2026-09-04

La plupart des clients reçoivent un ticket de caisse. Une cliente qui paie au nom de sa société demande une facture — avec son numéro de TVA dessus, et le vôtre. Vous l'établissez à partir du ticket que vous venez de clôturer.

Une facture n'est pas une deuxième vente. C'est le même argent, sur une autre feuille de papier.

Ce qui doit être prêt

Sans ces quatre éléments, HairConnect n'établit pas de facture — et n'invente rien à leur place :

S'il manque quelque chose, la fenêtre à la caisse dit précisément quoi et où — et rien ne se passe. C'est voulu : une facture est un document fiscal, et une adresse plausible mais fausse y est pire qu'une case vide.

Si la cliente paie au nom de sa société, remplissez ses facturatiegegevens (données de facturation) sur sa fiche — voir Créer une fiche client. Ces données l'emportent sur son adresse privée. À défaut, c'est son nom et son adresse habituels qui figurent sur la facture.

À la caisse

1. Retrouvez le ticket clôturé (colonne Afgesloten (clôturé), à droite).
2. Cliquez sur Factuur maken (établir une facture).
3. La fenêtre montre ce qui figurera sur la facture : de qui, à qui, les lignes, la TVA par taux et le total.
4. Bevestigen (confirmer).

Ce n'est qu'à la confirmation que la facture reçoit son numéro. Tant que vous êtes dans la fenêtre, rien n'existe : pas de document, pas de numéro, et pas de trou dans la série si vous abandonnez.

La numérotation court par salon et par exercice — 2026/0001, 2026/0002 — sans trous. Deux caisses qui établissent une facture à la même seconde n'obtiennent jamais le même numéro.

Une seule facture par ticket. S'il en existe déjà une, la fenêtre indique laquelle. Si elle ne convient pas, vous faites une note de crédit ; vous n'en faites pas une deuxième.

Ou simplement le dire à Hairlien

La même chose se fait avec une phrase dans le champ de l'assistant, sur n'importe quel écran :

• stuur Thomas een factuur (envoyez une facture à Thomas)
• maak een factuur voor mevrouw Peeters (établissez une facture pour madame Peeters)
• factuur voor de bon van deze morgen van Christine (facture pour le ticket de ce matin de Christine)
• stuur de factuur van gisteren naar Christine (envoyez la facture d'hier à Christine)

Sans jour nommé, il prend le dernier ticket clôturé de ce client qui n'a pas encore de facture. S'il existe deux clients du même nom, il demande lequel — avec leurs noms, et sans deviner. S'il n'y a pas de ticket, il le dit et n'en établit aucune : une facture naît d'un ticket.

Vous voyez la même chose que dans la fenêtre ci-dessus : le ticket, le client avec l'adresse de facturation, les lignes avec la TVA par ligne, le total, et si elle part par courriel. Rien ne naît et rien ne part avant que vous n'appuyiez sur Confirmer. Si vous n'avez pas demandé de l'envoyer ou de la mailer, il est écrit nee et rien ne part ; sans adresse électronique sur la fiche, la proposition le dit d'avance.

S'il manque quelque chose — le numéro de TVA ou l'adresse de votre salon, le nom du client — vous n'obtenez pas de proposition mais la liste de ce qui manque et de l'endroit où le compléter. S'il y a déjà une facture sur le ticket, ou si cette journée de caisse est partie chez votre comptable, il le dit en clair et nomme la voie qui reste ouverte. Le droit Facturen maken (Établir des factures) vaut ici aussi.

Voir L'assistant.

Ce que contient la facture

Les lignes viennent littéralement du ticket : mêmes libellés, mêmes prix, même TVA par ligne. Une remise y figure aussi comme ligne à part. Ainsi la facture correspond au centime près au ticket que la cliente a déjà en main.

En bas figure le récapitulatif de TVA par taux : base d'imposition et montant de TVA, additionnés à partir des lignes.

Si le ticket était déjà payé à la caisse — et c'est presque toujours le cas — cela figure également : Betaald op … — Bancontact € 45,00 (Payé le … — Bancontact 45,00 €). La facture ne réclame alors pas un argent que vous avez déjà.

Les données sont figées. Si vous déménagez l'an prochain, ou si la cliente change de raison sociale, les factures d'aujourd'hui ne changent pas. Elles montrent ce qui y figurait alors.

Où les retrouver ?

Meer → Rapporten → Facturen (Plus → Rapports → Factures). Elles y sont toutes, les plus récentes en haut, avec des filtres sur la période et le statut.

L'envoi ne se fait jamais tout seul. Rien ne part avant que vous n'appuyiez sur le bouton et ne confirmiez la fenêtre. S'il n'y a pas d'adresse e-mail sur la fiche, le bouton est désactivé — HairConnect ne déduit aucune adresse.

Le message vient de votre salon, à vos couleurs, avec votre adresse comme adresse de réponse. La cliente ne lit nulle part le nom HairConnect.

Rectifier une facture

La suppression n'existe pas. Une facture émise se trouve chez la cliente et chez son comptable ; la faire disparaître discrètement reviendrait à mettre leur papier et votre livre en contradiction.

Ce qui est possible, c'est Crediteren. Cela crée un document distinct — une note de crédit — avec les mêmes lignes mais des montants négatifs, un numéro propre issu de la même série et un renvoi à la facture qu'elle rectifie. La raison est obligatoire et figure sur la note de crédit et dans le journal.

Une seule fois. Une facture est créditée au maximum une fois. Ensuite, le bouton disparaît.

La vente elle-même n'en est pas affectée : le ticket reste, et le chiffre d'affaires reste compté. Si c'est la vente qui ne va pas — mauvaise prestation, mauvais montant — c'est le ticket qu'il faut contre-passer, à la caisse. Voir La contre-passation et le tiroir-caisse.

Le chiffre d'affaires est-il compté deux fois ?

Non. Le chiffre d'affaires est sur le ticket et y reste. Les recettes journalières, le rapport de chiffre d'affaires, le récapitulatif de TVA et ce qui part chez votre comptable additionnent uniquement des tickets de caisse. Une facture est un document sur une vente déjà comptée, pas une deuxième vente.

Dans le livre de caisse, elle figure bien à part. Ce qui passe en facture n'est pas une recette de caisse : ce ticket sort de la colonne Contant ontvangen (reçu en espèces), et le total facturé du jour arrive dans sa propre colonne Gefactureerd (facturé). Si la cliente a quand même payé en espèces à la caisse, cet argent continue de compter pour le tiroir — il y est — sous Contant op factuur (espèces sur facture). Voir Journal de caisse et transactions.

C'est aussi pourquoi une facture ne peut naître que d'un ticket clôturé, et jamais d'un formulaire vide.

Un trimestre clôturé

Chaque trimestre, tout part chez votre comptable. Si un trimestre est écoulé et entièrement transmis, il est figé : plus rien ne change à une facture de cette période, et aucune nouvelle facture ne peut plus s'ajouter sur un ticket de l'époque — elle déplacerait encore le livre de caisse après coup. L'écran nomme le trimestre : « Q2 2026 is afgesloten en naar de boekhouder gestuurd. » (Q2 2026 est clôturé et envoyé au comptable.)

Ce qui reste possible, c'est Crediteren (créditer). La note de crédit porte la date du jour et un numéro de l'exercice en cours ; elle tombe donc dans le trimestre en cours. Le trimestre clôturé reste tel qu'il est parti chez votre comptable.

Ensuite, vous établissez la facture correcte. Dès que l'ancienne facture est créditée, le bouton Nieuwe factuur maken (établir une nouvelle facture) redevient disponible sur ce même ticket — même si le trimestre est clôturé. Plus rien ne se déplace en effet : le livre de caisse de ce jour comptait déjà ce ticket comme facturé, et cela reste ainsi. La nouvelle facture porte la date du jour et un numéro de l'exercice en cours.

Ces deux documents — la note de crédit et la facture qui la remplace — apparaissent ensemble dans un bloc distinct Correcties op een vorige periode (corrections sur une période antérieure), dans le livre de caisse et dans les recettes journalières du trimestre en cours, avec le trimestre et votre motif. Ils s'annulent mutuellement et sont tous deux visibles : un zéro net dans une colonne de totaux donnerait l'impression que rien ne s'est passé.

Pour un ticket, c'est pareil : la contre-passation reste possible et tombe elle aussi dans le trimestre en cours, dans ce même bloc. Voir La contre-passation et le tiroir-caisse.

Réglages

Instellingen → Het salon → Facturen aan uw klanten (Réglages → Le salon → Factures à vos clients). Vous y trouvez le délai d'échéance en jours ; quatorze par défaut. Pour une facture déjà payée à la caisse, la date figure mais ne réclame rien.

Qui peut le faire ?

Le droit s'appelle Facturen maken (établir des factures) et figure sur la fiche du collaborateur, sous Rechten (droits). Il est activé par défaut pour tous ceux qui tiennent la caisse : une cliente professionnelle demande sa facture au comptoir, sur le moment même.

Si vous préférez le réserver à une seule personne, décochez-le fiche par fiche — voir Ajouter un collaborateur.

La liste des factures se trouve derrière le droit Rapporten (rapports), comme les autres écrans qui affichent des montants.

Questions fréquentes

Puis-je établir une facture sans ticket ? Non. Une facture naît d'un ticket de caisse clôturé. Ainsi, aucune facture ne se dresse jamais face à un chiffre d'affaires qui n'est comptabilisé nulle part.

Puis-je choisir le numéro moi-même ? Non. Le numéro provient de la série de votre salon et court sans trous. Lors d'un contrôle, un numéro manquant se lit comme une facture escamotée.

Puis-je envoyer la facture à une autre adresse que celle du client ? Pas depuis l'écran. Téléchargez le pdf et transmettez-le vous-même.

HairConnect envoie-t-il des factures électroniques (Peppol / UBL) ? Pas encore. Un pdf part par e-mail ; aucune facture structurée n'est envoyée vers un réseau.