Confirmations et rappels par WhatsApp
Mis à jour le 2026-08-30
Bevestigingen en herinneringen via WhatsApp, zonder kost per bericht. (Des confirmations et des rappels par WhatsApp, sans coût par message. Uniquement pour les clients qui cochent eux-mêmes la case ; sinon, tout reste par e-mail.)
Instellingen → Koppelingen → Communicatie → WhatsApp → Instellen (Paramètres → Intégrations → Communication → WhatsApp → Configurer). Seul le gérant y a accès.
Ce que cela fait
Deux messages peuvent partir par WhatsApp au lieu de l'e-mail : la confirmation de rendez-vous et le rappel. Les textes disent la même chose que les e-mails — le nom de votre salon, la date, l'heure, les prestations et le lien vers le portail client — mais ils arrivent là où votre client se trouve déjà.
Les messages partent par l'infrastructure de messagerie propre à HairConnect. Il n'y a aucun prix par message : cent rappels vous coûtent autant qu'aucun. Le numéro WhatsApp est celui de votre salon : votre client peut l'enregistrer et le reconnaître.
Les autres messages — déplacement, no-show et tous les messages courts comme le code de connexion — restent des e-mails.
Les champs
| Champ | Obligatoire | Explication |
|---|---|---|
| TextMeFlow-sleutel (clé TextMeFlow) | oui | la clé du numéro WhatsApp de votre salon ; vous la recevez lors du raccordement |
| Bevestiging via WhatsApp (confirmation par WhatsApp) | non | activé par défaut |
| Herinnering via WhatsApp (rappel par WhatsApp) | non | activé par défaut |
Ce que vos clients renvoient
Jusqu'ici, WhatsApp n'allait que dans un sens. Ce qu'un client retapait n'arrivait nulle part.
Remplissez les deux champs ci-dessous et le message d'un client arrive bel et bien, et est conservé avec sa fiche — reconnu à son numéro de portable. S'il écrit depuis un numéro que vous ne connaissez pas encore, le message est conservé sans fiche ; c'est le point de départ d'un nouveau client, pas une erreur.
| Champ | Explication |
|---|---|
| WhatsApp-nummer van dit salon (Numéro WhatsApp de ce salon) | Le numéro auquel vos clients vous joignent, en +32…. C'est ce qui identifie un message comme appartenant à votre salon — sans lui, un message arrive sans destinataire. Le champ n'accepte que cette forme : avec un +, l'indicatif du pays, sans espaces ni tirets. |
| Webhookgeheim (Secret du webhook) | Les 64 caractères que TextMeFlow affiche lorsque vous y enregistrez l'adresse du webhook. Sans lui, les messages entrants sont refusés. |
Le secret n'est pas une formalité. L'adresse du webhook est ouverte sur internet ; ces 64 caractères sont la seule différence entre un message de votre client et un message de quelqu'un d'autre.
Rien n'est encore renvoyé automatiquement. Les messages sont acceptés et conservés ; répondre est une étape distincte, car cela envoie quelque chose vers un vrai téléphone.
Qui reçoit WhatsApp — et qui pas
Uniquement les clients qui l'ont demandé eux-mêmes. La case Rappelez-moi par WhatsApp se trouve à trois endroits :
- dans le parcours de réservation, juste sous le champ GSM ;
- dans le portail client, sous Préférences — votre client peut aussi l'y désactiver ;
- sur la fiche client (Mag WhatsApp ontvangen — peut recevoir WhatsApp), pour qui le demande au comptoir.
Si la case est décochée, ou s'il n'y a pas de numéro GSM utilisable sur la fiche, rien ne change : ce client reçoit son e-mail habituel. Activer le module n'envoie donc jamais de messages à toute votre clientèle — personne n'a dit oui à cela, et un WhatsApp non sollicité est exactement le genre de surprise qui coûte des clients.
Le journal d'envoi
Sous Klanten → WhatsApp-berichten (Clients → Messages WhatsApp), vous voyez chaque message : quand, à qui, le texte complet, et s'il est parti. Un message qui n'est pas parti y figure aussi, avec la raison — un chiffre rouge dans le menu compte les échecs de la semaine écoulée.
Chaque message indique aussi ce qu'il est devenu après l'envoi : livré, lu ou échoué. HairConnect le vérifie tous les quarts d'heure, jusqu'à deux jours après l'envoi.
Un message en échec est retenté trois fois. Si cela ne réussit toujours pas, l'e-mail habituel part quand même : votre client ne reste pas sans confirmation parce qu'une intégration cale.
Questions fréquentes
Mon client peut-il répondre au message ? Le message vient du numéro WhatsApp de votre salon ; une réponse arrive donc sur le téléphone du salon — pas dans HairConnect. Prendre des réservations par chat WhatsApp n'existe pas (encore).
La fenêtre du rappel change-t-elle ? Non. Le rappel suit le même réglage que le rappel par e-mail (Instellingen → E-mail, 3 jours ouvrables à l'avance par défaut). Voir Quels e-mails votre client reçoit.
Et si mon client change de numéro ? Le message va toujours au numéro GSM de la fiche client. Adaptez-le et les messages suivants suivront d'eux-mêmes.