Ajouter un collaborateur

Mis à jour le 2026-10-02

Un collaborateur dans HairConnect, c'est tout ce qui reçoit une colonne dans l'agenda : un coiffeur, mais tout aussi bien une cabine ou un poste de lavage.

Où est-ce que je trouve cela ?

Team → Medewerkers (collaborateurs).

Le formulaire

La fiche est répartie en quatre onglets : Wie (qui) — la photo, les noms, la couleur, les coordonnées, le rôle dans le salon et le contrat de travail —, Wat ze kan (ce qu'elle sait faire) pour les prestations, Wat ze mag (ce qu'elle a le droit de faire) pour les droits, et Verlof (congés), uniquement avec HairConnect Social. Les compétences et les droits sont volontairement séparés : ce que quelqu'un sait faire relève du métier et change après une formation ; ce que quelqu'un a le droit de faire relève de la gestion et change le jour où le patron lui confie le tiroir-caisse. Deux conversations, deux occasions : elles n'ont pas à se suivre dans une seule longue page. La liste des comptes reste sous les onglets.

Sur l'onglet Wie : à gauche un cadre photo rond, à droite les données. Une photo et pas un chemin de fichier : qui ouvre cet écran veut voir de qui il s'agit.

Rol in het salon (rôle dans le salon)

Overgezet uit Optios (repris d'Optios)

Si ce collaborateur provient d'une migration Optios, vous trouvez sur l'onglet Wat ze mag, replié, ce qu'il ou elle y avait le droit de faire, et quel compte en a découlé. L'import crée ce compte lui-même — vous n'avez rien à recopier.

La traduction est grossière, car HairConnect connaît trois rôles et Optios dix-sept droits :

Le rôle de gérant n'est jamais attribué automatiquement, et personne n'est jamais rétrogradé : si quelqu'un avait déjà un rôle plus élevé ici, il le garde. Aucun mot de passe n'est inventé — le collaborateur définit le sien via mot de passe oublié sur l'écran de connexion.

Deux choses que l'import ne peut pas résoudre, et qui arrivent dans Opkuisvoorstellen : un collaborateur sans adresse e-mail chez Optios (sans adresse, impossible de se connecter), et une adresse qui appartient déjà au compte d'un autre salon.

Diensten (prestations)

L'onglet Wat ze kan, dans lequel vous fixez quelles prestations cette personne exécute, et combien de temps celles-ci durent chez elle. Voir Prestations par collaborateur.

Rechten (droits)

L'onglet Wat ze mag. Sous Wat ze kan se trouve ce que ce collaborateur sait faire ; ici, ce qu'il peut faire. Par groupe, un interrupteur par droit, avec une phrase d'explication en dessous.

Le rôle du compte est la limite supérieure et la valeur par défaut.

• Le gérant a tout, toujours. Sur sa fiche, tous les interrupteurs sont activés et grisés.
• Un manager a par défaut tout sauf les paramètres du salon. Le gérant peut les lui donner, ou lui retirer quelque chose.
• Un collaborateur n'a par défaut rien. Ce qu'il ou elle sait faire est sur l'onglet d'à côté ; ce qu'il ou elle a le droit de faire part de zéro et vient d'ici — encaisser compris. Un contrat d'apprentissage n'encaisse pas, un collaborateur fixe si, et le salon doit pouvoir faire cette différence sans devoir d'abord retirer quelque chose : retirer, on l'oublie ; donner, non. Les paramètres du salon ne peuvent pas être cochés pour un collaborateur.

Une exception : l'agenda. Afspraken wijzigen (modifier les rendez-vous) est activé par défaut pour tout le monde, y compris pour un simple collaborateur : au comptoir, toute l'équipe déplace des rendez-vous toute la journée. Pour le retirer à quelqu'un, désactivez-le ici. Modifier ou supprimer un rendez-vous dans le passé, seuls le gérant et un manager le peuvent ; il n'y a pas de case pour cela. Voir Déplacer, modifier et annuler.

Ce qui a changé, et ce qui n'a pas changé. Jusqu'au 5 septembre 2026, un collaborateur avait par défaut toute la caisse. Qui figurait déjà sur une fiche à ce moment-là garde exactement ce qu'il avait : ces interrupteurs sont désormais cochés noir sur blanc au lieu d'être activés tacitement. Personne n'a donc perdu la caisse du jour au lendemain. Qui arrive après part de zéro.

Qui n'a pas un droit ne voit pas le bouton dans la caisse — il n'est pas grisé, il n'est tout simplement pas là — et n'arrive pas sur l'écran dans le back-office. Et l'on ne peut donner que ce que l'on a soi-même : un manager sans accès aux paramètres ne peut le donner à personne. Pour un interrupteur bloqué, vous lisez pourquoi : De zaakvoerder heeft altijd alle rechten — le gérant a toujours tous les droits ; Niet voor de rol Medewerker: hier staan het btw-nummer en dit rechtenblok zelf — pas pour le rôle Collaborateur : on y trouve le numéro de TVA et ce bloc de droits lui-même ; ou Je kunt alleen geven wat je zelf hebt — vous ne pouvez donner que ce que vous avez vous-même.

Une connexion de travail ne suit ce bloc que pour la caisse. Si vous cochez ici encaisser ou remise, l'appareil au comptoir le peut aussi. Pointeuse, horaires, rapports et paramètres restent au compte de gestion, et une connexion de travail ne reprend jamais la suppression d'un ticket ni le pointage des virements. S'il y a une connexion de travail sur la fiche, l'écran le précise. Voir Utilisateurs et rôles.

Afspraken wijzigen (modifier les rendez-vous) suit aussi la connexion de travail : s'il est désactivé ici, l'appareil au comptoir ne le peut pas non plus.

Si le collaborateur vient d'Optios, ses droits là-bas sont la valeur de départ : qui pouvait y gérer la caisse a ici les interrupteurs de caisse activés ; qui avait accès aux paramètres, ici les paramètres. Ce que vous modifiez ensuite vous-même reste en place — même lors d'un nouvel import.

Chaque modification arrive dans le Logboek (journal des actions) sous Rechten en toegang (droits et accès) : Kris gaf Nova het recht om kasgeld uit te nemen of in te leggen — Kris a donné à Nova le droit de sortir ou de rentrer de l'argent en caisse.

Dienstverband (contrat de travail)

Une section repliée sur l'onglet Wie, avec trois champs.

Cabines et postes

Activez Dit is een cabine of stoel pour ce qui n'est pas une personne. Une telle ressource :

• reçoit une colonne ordinaire dans l'agenda, avec Cabine of stoel sous le nom dans la liste ;
• ne peut pas être choisie comme collaborateur attitré ni comme préférence ;
• n'est jamais réservable en ligne ;
• ne figure pas parmi les collaborateurs à la caisse ;
• est ignorée dans les chiffres de performance.

L'ordre des colonnes de l'agenda

Faites glisser les lignes dans la liste. Cet ordre est l'ordre des colonnes dans votre agenda.

La liste

Photo, Naam (nom), Diensten (prestations — le nombre), In agenda (dans l'agenda), Online boekbaar (réservable en ligne), et dans le menu des colonnes également Prikt (pointe) et Uit dienst (hors service).

Au-dessus de la liste se trouvent deux onglets. In dienst (en service) montre qui travaille aujourd'hui et c'est celui qui s'ouvre ; Archief (archives) regroupe toutes les personnes hors service, la dernière partie en haut. Chaque onglet indique le nombre.

Une personne dont la date de départ est dans le futur reste sous In dienst : elle travaille encore aujourd'hui et garde sa colonne dans l'agenda jusqu'à ce jour-là.

Dans le menu des colonnes se trouve aussi Assistent. Cette case fait de ce collaborateur le visage et le nom de l'assistant : sa photo et son prénom précédé de Digitale. Il n'y en a qu'un à la fois ; si vous n'en cochez aucun, c'est Hairlien.

Filtres : Cabine of stoel (cabine ou poste) et Zichtbaar in agenda (visible dans l'agenda).

S'il n'y a encore rien : Nog geen medewerkers — Voeg iedereen toe die een kolom in de agenda krijgt — ook de cabines en de wasstoelen, want ook die worden ingepland. — Pas encore de collaborateurs — Ajoutez tous ceux qui reçoivent une colonne dans l'agenda — y compris les cabines et les postes de lavage, car ceux-là aussi sont planifiés.

Quelqu'un qui s'en va

Remplissez Uit dienst vanaf. La personne disparaît de l'agenda et de la page de réservation, mais reste dans l'historique : les anciens rendez-vous et les anciens tickets de caisse gardent son nom.

La corbeille à côté de la ligne dans la liste fait la même chose, et le même bouton se trouve en haut de la page de modification. Si la fiche porte un historique — un rendez-vous, un ticket de caisse, un pointage, une absence, un bloc d'agenda ou un compte utilisateur — le bouton met la personne hors service à partir d'aujourd'hui au lieu de supprimer la fiche, et la fenêtre dit pourquoi : chaque ligne de ticket porte le collaborateur qui l'a faite, et sans ce nom plus aucun chiffre de performance ni aucun pointage payé ne tient.

Une fiche vers laquelle rien ne pointe — l'erreur d'il y a cinq minutes, ou une colonne venue d'un ancien logiciel — est bien supprimée, et Herstellen (restaurer) la ramène.

Sur les tickets de caisse, rien ne change : la personne qui quitte le salon garde son nom sur chaque ticket, dans la caisse comme sur le ticket envoyé par e-mail.

D'abord les rendez-vous à venir

Tant que des rendez-vous à venir sont encore au nom de la personne, la fiche ne peut pas quitter l'agenda : ni hors service, ni supprimée, ni supprimée définitivement, ni rendue invisible. Sa colonne disparaîtrait, et avec elle les clients de la semaine prochaine : plus personne ne les voit, et ils se présentent le jour même à l'accueil.

Ce qui compte, c'est un rendez-vous qui n'est pas annulé, où la personne travaille elle-même sur le client, et qui commence après le moment du départ. Avec la corbeille, c'est maintenant ; avec Uit dienst vanaf, le jour que vous choisissez. Un rendez-vous de ce matin déjà passé ne compte pas : il fait partie de l'historique. Le temps de pose d'une coloration à son nom ne compte pas non plus, car il occupe le client et non le coiffeur.

Si vous essayez quand même, rien ne se passe et la fenêtre indique combien de rendez-vous restent et de quand à quand, avec les huit premiers par jour, heure et client : Noor heeft nog 4 afspraken in de agenda staan, van dinsdag 6 oktober 2026 tot vrijdag 30 oktober 2026. (Noor a encore 4 rendez-vous dans l'agenda, du mardi 6 octobre 2026 au vendredi 30 octobre 2026.) Sur le formulaire, la même phrase apparaît sous le champ, avec une notification qui affiche la liste.

Pour le résoudre :

1. Dans la fenêtre ou la notification, cliquez sur Open de agenda op … (ouvrir l'agenda le …). L'agenda s'ouvre au jour du premier rendez-vous.
2. Faites glisser chaque rendez-vous vers la colonne d'un collègue, ou annulez-le. Voir Déplacer, modifier et annuler.
3. Réessayez. S'il ne reste plus rien au nom de la personne après son départ, cela passe.

Quelqu'un qui ne part que plus tard et a encore des clients d'ici là peut recevoir une date tout de suite : choisissez dans Uit dienst vanaf un jour après le dernier rendez-vous. Jusqu'à ce jour, la personne garde sa colonne.

Avec l'assistant

Deux champs de cette fiche se règlent aussi en le disant à Hairlien : Noor staat vanaf nu online boekbaar (Noor est désormais réservable en ligne) et Jonas is uit dienst vanaf 30 september (Jonas quitte le salon à partir du 30 septembre). La proposition montre ce qui est en place et ce que cela devient ; le reste de la fiche reste intact. Ici aussi, quitter le salon n'est pas supprimer : la personne reste dans l'historique. Et la même règle s'applique : si des rendez-vous restent au nom de Jonas après ce jour, Hairlien ne fait pas de proposition, mais répond en indiquant combien il y en a et de quand à quand.

Questions fréquentes

Où est-ce que je relie un horaire de travail à un collaborateur ? Pas dans ce formulaire. L'horaire de travail est un écran distinct ; voir Horaires de travail.

Où se trouve le compte de connexion de cette personne ? Sous les onglets, dans le bloc Accounts (comptes) — et c'est sous Instellingen → Gebruikers (utilisateurs) que vous les gérez. Un collaborateur et un utilisateur sont deux choses différentes : le premier reçoit une colonne dans l'agenda, le second peut se connecter. Vous les reliez l'un à l'autre dans le formulaire d'utilisateur. Pour chaque compte, il est indiqué s'il s'agit d'un Beheeraccount (compte de gestion) — qui suit le bloc Rechten — ou d'une Werklogin (connexion de travail) — qui n'en suit que la partie caisse.

Que trouve-t-on sur l'onglet Verlof ? Le droit au congé par an, en heures, tel qu'il figure au contrat — et à côté, le solde de cette année. Des heures et non des jours : ce que coûte un jour de congé dépend de l'horaire de ce jour-là. Si vous le laissez vide, le solde indique pourquoi il n'est pas là, au lieu d'afficher zéro. L'onglet n'apparaît qu'avec HairConnect Social ; voir Demander un congé.