Migrer soi-même depuis Optios

Mis à jour le 2026-08-27

Vous pouvez transférer vous-même l'intégralité de votre fichier Optios, sans aide extérieure. Cela se fait avec l'assistant sous Migratie → Overstappen uit Optios (Migration → Migrer depuis Optios). Comptez une heure, dont l'essentiel est de l'attente — vous pouvez continuer à coiffer entre-temps.

Ce qu'il vous faut

Le login Optios du gérant : l'adresse e-mail et le mot de passe avec lesquels vous vous connectez sur client.optios.net. Le login d'un collaborateur ne suffit pas.
Un ordinateur ou une tablette sur lesquels cet écran peut rester ouvert une demi-heure à une heure pendant la récupération.

Ce qui est repris, et ce qui ne l'est pas

Sont repris : les clients (avec e-mail et GSM), les formules de coloration de toutes les années, les rendez-vous (y compris futurs !), les prestations avec leur temps de pose, les collaborateurs (même ceux qui sont partis), les produits, marques et stocks, les horaires et absences, et vos réglages de réservation. Via une étape supplémentaire, aussi vos fournisseurs et livraisons — voir plus loin.

Ne sont pas repris automatiquement, et c'est à chaque fois un choix délibéré :

Les tickets de caisse et le chiffre d'affaires. Votre journal de caisse dans HairConnect est un document fiscal qui n'écrit que vers l'avant ; l'ancien chiffre d'affaires d'un autre logiciel n'y a pas sa place. Vos rapports Optios restent consultables tant que vous laissez tourner Optios.
Les bons cadeaux. C'est de l'argent. Les soldes ouverts se transfèrent à la main et se vérifient contre l'aperçu d'Optios — contrôlé deux fois par vous, pas par un automate.
La pointeuse. Optios n'offre pas d'issue exploitable en self-service. Si vous voulez quand même vos heures pointées (trois ans d'obligation de conservation), contactez-nous — nous le faisons de manière accompagnée.
L'adresse de votre salon, votre numéro de TVA, votre téléphone et votre e-mail. Optios ne les fournit pas. Ils arrivent donc vides, et c'est voulu : mieux vaut vide qu'inventé. Complétez-les sous Instellingen → Het salon (Réglages → Le salon).

Étape 1 — Consentement et connexion

L'assistant demande votre login Optios. Deux choses à savoir absolument :

Vos identifiants ne sont pas enregistrés. Ni dans notre base de données, ni dans un fichier journal. Ils servent une seule fois à établir la connexion, puis sont oubliés.
Nous récupérons en lecture seule. Rien n'est modifié, supprimé ou résilié chez Optios. Votre Optios continue de fonctionner normalement.

Vous cochez pour cela un consentement explicite. Le moment de ce consentement est bel et bien conservé — qui, quand et quel texte — car c'est votre preuve et la nôtre que cela s'est fait avec votre accord.

Étape 2 — Récupérer les données

L'assistant récupère maintenant tout, type par type, avec un compteur par liste : tant de clients rentrés, tant de rendez-vous, tant de fiches clients. Laissez cet écran ouvert — le travail se fait par petits morceaux tant que l'onglet est ouvert.

Écran refermé ou internet coupé un instant ? Pas de drame. Tout ce qui est déjà rentré le reste ; l'assistant reprend là où il s'était arrêté.
« Votre session Optios a expiré » ? Cela arrive tout seul après un certain temps. Reconnectez-vous simplement via le formulaire qui apparaît — rien n'est perdu.
Si une fiche client ou un mois ne passe pas, vous le voyez immédiatement à l'écran et ensuite dans votre rapport final. Rien n'est jamais ignoré en silence.

Étape 3 — Fournisseurs et livraisons (facultatif)

Pour les livraisons, Optios n'offre aucune voie automatique. Si vous voulez quand même les reprendre, cela se fait avec des pages enregistrées :

Ouvrez dans Optios la page Produits → Fournisseurs. Choisissez dans votre navigateur Fichier → Enregistrer la page sous… puis « HTML uniquement ». Le fichier atterrit généralement dans votre dossier Téléchargements.
Faites de même sur Produits → Marques et sur Produits → Livraisons.
Glissez les fichiers enregistrés dans le cadre de l'assistant. Vous n'avez pas besoin de savoir quel fichier est lequel — l'assistant le détermine lui-même.

Vous voulez aussi les lignes d'une livraison (quels produits, combien, à quel prix) ? Ouvrez alors cette livraison dans Optios et enregistrez aussi cette page. Faites-le volontiers uniquement pour vos livraisons récentes ; le reste, c'est de l'histoire.

Pas de module de stock, ou pas envie ? Passez cette étape — vous pourrez toujours encoder des livraisons à la main plus tard.

Étape 4 — Importer

Une pression sur Start de import (Lancer l'import) et tout est placé dans votre salon. Cela continue en arrière-plan, même si vous fermez l'écran. Vous voyez une barre de progression par type.

Si quelque chose tourne mal, l'écran dit quoi, et il y a un seul bouton : Réessayer. C'est toujours sans risque — tout est reconnu au numéro qu'il portait chez Optios, donc une deuxième passe ne crée jamais de doublons.

Étape 5 — Vérifier

À la fin, vous recevez un rapport final : ce qui est rentré par type, ce qui attend dans la liste Opkuisvoorstellen (Propositions de nettoyage) et pourquoi, et ce qui n'a éventuellement pas pu être récupéré. La copie temporaire de vos données Optios est automatiquement supprimée après l'import.

Parcourez ensuite cette liste :

Migratie → Opkuisvoorstellen — videz la liste. Huit ans de fichier contiennent toujours du désordre : clients en double, noms inversés, un « droogkast levering » comme fiche client. L'import ne corrige jamais en silence ; c'est vous qui décidez.
Instellingen → Het salon — complétez votre adresse, numéro de TVA, téléphone et e-mail.
Salon → Diensten (Prestations) — vérifiez surtout le temps de pose. C'est ce champ qui remplit votre agenda.
Salon → Medewerkers (Collaborateurs) — mettez l'ordre correct et cochez Doit pointer pour qui pointe. Vous voyez des fiches « Oud-medewerker #1234 » ? Ce sont des personnes qu'Optios lui-même ne connaît plus par leur nom mais qui restent liées à d'anciens rendez-vous. Donnez-leur leur vrai nom, ou laissez-les.
Salon → Afwezigheden (Absences) — vérifiez les longues périodes de congé.
Les bons cadeaux avec solde ouvert : transfert à la main, à vérifier contre l'aperçu d'Optios.

Faire un essai est permis — et même prévu

Vous pouvez lancer la migration complète plusieurs fois : un essai aujourd'hui, un autre la semaine prochaine, et la définitive le jour de la bascule. Rien n'est mis en double. À chaque nouvelle ronde, seule la différence est reprise :

Nouveau chez Optios (un client en plus, un rendez-vous en plus) → est ajouté.
Modifié chez Optios → est mis à jour.
Inchangé → est laissé tranquille. Aussi — et surtout — si vous y avez entre-temps apporté vous-même une correction dans HairConnect : votre correction reste en place.
Modifié des deux côtés (vous avez adapté quelque chose dans HairConnect ET cela a aussi changé chez Optios) → l'import ne choisit pas. Votre version reste, et le cas apparaît dans les Opkuisvoorstellen (Propositions de nettoyage) avec les deux valeurs côte à côte, pour que vous décidiez.

Après chaque ronde, le rapport final dit précisément ce qui s'est passé : tant de nouveaux, tant de mis à jour, tant d'inchangés, tant de collisions.

Le jour de la bascule

Faites la bascule de préférence un jour de fermeture :

Lancez dans l'assistant encore une ronde de récupération (« Récupérer encore une fois »), pour que les derniers jours rentrent aussi. Ceci non plus ne crée pas de doublons.
Redirigez votre lien de réservation vers votre propre adresse. Une bonne partie de vos rendez-vous arrive via l'ancien lien Optios dans les mails et les QR codes — il doit pointer vers vous dès le premier jour. Voir Partager le lien de réservation.
Laissez Optios tourner encore un mois, uniquement en lecture.
Ne résiliez qu'ensuite votre abonnement, et vérifiez votre délai de préavis — c'est généralement un contrat annuel.

Questions fréquentes

Puis-je lancer l'assistant deux fois ? Oui — voir Faire un essai est permis ci-dessus. Tout est reconnu à son numéro Optios ; une deuxième ronde ne reprend que la différence et ne met jamais rien en double. Ce que vous avez corrigé entre-temps dans HairConnect reste en place.

Un collaborateur peut-il le faire ? Non. L'assistant n'est ouvert qu'au gérant : le fichier clients complet est transféré, et le login d'un autre logiciel est demandé.

Je vois « Ce compte Optios est déjà lié à un autre salon ». Alors votre numéro d'établissement a déjà été réclamé par un autre salon HairConnect — le plus souvent une erreur ou un essai antérieur. Contactez-nous ; nous réglons cela ensemble.

Où sont mes photos de produits et de collaborateurs ? Elles ne sont pas transférées automatiquement dans le parcours self-service. Demandez-le-nous — c'est une petite finition.