De assistent
Bijgewerkt op 2026-10-03
Instellingen aanpassen door te typen wat u wil, in gewone zinnen. U krijgt altijd eerst te zien wat er verandert en bevestigt zelf.
Instellingen → Koppelingen → Assistent → Instellen. Alleen de zaakvoerder kan dit.
Wat het doet
Er staat een tekstvak in de bovenbalk, naast het vraagteken. Het staat er op elk scherm waar de assistent iets kan — u hoeft dus niet te weten wélk scherm uw zin aankan. Naast het vak staat een microfoon: inspreken werkt met de spraakherkenning die uw browser zelf aanbiedt. Ze blijft luisteren tot u zelf stopt — klik opnieuw op de microfoon of op het gezicht — zodat een denkpauze midden in uw zin de opname niet afbreekt; wat u zegt, verschijnt intussen in het vak. Na twee minuten, of na dertig seconden stilte, sluit ze vanzelf af. Zegt u op het einde "enter", dan vertrekt de zin meteen; u hoeft dan niet meer te klikken. Een lange zin staat voluit onder het vak te lezen zodra ze er niet meer in past. Klikken op het gezicht van de assistent doet hetzelfde als de microfoon.
Let op wat dat wél en niet betekent. Uw browser stuurt de opname naar de spraakdienst van zijn eigen maker — bij Chrome is dat Google, bij Safari Apple — en krijgt de tekst terug. Er gaat dus wél audio de deur uit, alleen niet naar ons en niet naar het taalmodel. Wilt u dat niet, gebruik dan het toetsenbord; de assistent werkt daar even goed mee.
| Wat | Wat u kan zeggen |
|---|---|
| Openingsuren | zet mijn openingsuren van dinsdag tot vrijdag van 9 tot 18 en de zaterdag tot 17 |
| Afspraak | zelfde afspraak voor Christine binnen 4 weken · Christine Van den berghe wil knippen en kleur volledig hoofd voor volgende week dinsdag of woensdag |
| Afspraak verzetten | verzet de afspraak van Christine van morgen naar vrijdag 10 uur · zet Els een half uur later · verplaats de afspraak van 14 uur naar volgende week dezelfde dag en uur |
| Afspraak annuleren | annuleer de afspraak van Christine morgen · Els belt af voor vrijdag, ze is ziek |
| Status van een afspraak | Christine is er · Els komt niet opdagen · Jonas is klaar |
| Sluitingsdag | we zijn dicht van 14 tot 28 juli, bouwverlof |
| Afwezigheid | Sofie is donderdag afwezig · Kris heeft verlof van 14 tot 18 juli · Ada is vanmiddag ziek vanaf 13u |
| Zelf verlof vragen | ik wil verlof van 14 tot 18 juli · vraag een vrije dag aan voor volgende vrijdag |
| Een aanvraag behandelen | keur het verlof van Sofie goed · weiger de aanvraag van Nova, we zijn die week met te weinig |
| Bon klaarzetten | reken Christine af · bon voor Christine Vandenberghe |
| Factuur | stuur Thomas een factuur · maak een factuur voor mevrouw Peeters · factuur voor de bon van deze morgen van Christine · stuur de factuur van gisteren naar Christine |
| Naar de boekhouder | maak alles klaar voor de boekhouder van het vorig kwartaal · zet het kwartaal klaar voor de boekhouder · stuur Q3 naar de boekhouder |
| Klantgegeven | het e-mailadres van Christine Vandenberghe is christine@example.be · nieuw gsm-nummer van Christine: 0473 95 07 95 · Christine spreekt Frans · zet bij Christine dat ze allergisch is aan ammoniak |
| Dienst | zet knippen dames op 38 euro · de kleuring duurt voortaan 45 minuten met 30 minuten inwerktijd · highlights niet meer online boekbaar |
| Nieuwe dienst | nieuwe dienst baardtrim, 15 minuten, 12 euro, categorie heren |
| Menuprijs | het pakket kleuring dames kost voortaan 95 euro |
| Werkschema | Noor werkt op dinsdag van 9 tot 17 met een half uur pauze · Jonas werkt niet meer op maandag · vanaf oktober werkt Aya op woensdag tot 15 uur |
| Prikklok | Jonas is gisteren om 17u30 vertrokken maar vergat te prikken · Noor heeft vandaag om 8u50 aangeklokt in plaats van 9u |
| Medewerker | Noor staat vanaf nu online boekbaar · Jonas is uit dienst vanaf 30 september |
| Bestellen | bestel 6 flessen Olaplex nr. 3 · zet 2 dozen folie op de bestelling bij Coiffure Pro |
| Bestelvoorstel | zet de bestelling Wella klaar op basis van wat vorige week verbruikt is · bestel wat we deze maand verbruikt hebben |
| Levering inboeken | de bestelling van Coiffure Pro is toegekomen · we hebben 5 flessen Olaplex nr. 3 ontvangen |
| Product | de verkoopprijs van Olaplex nr. 3 wordt 24,50 · minimumvoorraad van de folie op 4 |
| Een cijfer vragen | hoeveel omzet hebben we vorige week gedraaid · hoeveel klanten kwamen er in augustus · wat is de bezetting van Kris deze maand · hoeveel uren heeft Nova gewerkt in juli · wat zit er nog in de lade |
| Een scherm vinden | waar kuis ik mijn klanten op · hoe lees ik de prijslijst van Wella in · waar staan de openingsuren |
Het vak staat op elk scherm, en u hoeft niet op het juiste scherm te staan: wie op de kassa zegt dat Sofie donderdag afwezig is, krijgt hetzelfde voorstel als op het scherm Afwezigheden. Sinds 3 september 2026 staat het ook op Producten, Leveranciers en Leveringen: bestellen, een levering inboeken en een prijs aanpassen gaan daar even goed met een zin.
De klanten die vandaag in de agenda staan, gaan alleen mee naar het taalmodel op de agenda, de kassa en de klantenschermen. Elders geeft u een naam gewoon door; de assistent zoekt hem zelf op.
U krijgt altijd eerst een tabel te zien met wat er verandert. Pas als u op Bevestigen duwt, gebeurt er iets.
Vraagt de assistent iets terug — tot 19:00 of tot 07:00? — dan opent er een gespreksvenster met uw zin en haar vraag. U antwoordt daar, kort mag (19u): de assistent leest uw antwoord samen met wat u eerder zei. Zolang ze nog iets moet weten, blijft het venster open; zodra ze genoeg weet, komt het voorstel zoals anders. Sluit u het venster, dan begint u opnieuw met een lege balk.
"Dezelfde afspraak" betekent: wat er de laatste keer afgerekend is, niet wat er toen geboekt stond. Aan de balie komt er al eens iets bij of valt er iets weg; de bon is wat de klant gekregen en betaald heeft. Werkt u met pakketten, dan komt het pakket terug — niet zijn losse diensten, want wassen en styling zitten er één keer in. Extra's die alleen aan de kassa bijgezet werden, zoals een extra dosis verf, worden niet mee geboekt. Heeft de klant nog nooit afgerekend, dan telt haar laatste afspraak.
Het taalmodel schrijft dus nooit rechtstreeks in uw gegevens. Het doet één ding: van een zin een voorstel maken. Alle controles — bestaat die dag, is dat een geldig uur, ligt het sluitingsuur na het openingsuur — gebeuren daarna bij ons, en het wegschrijven gebeurt langs precies dezelfde weg als wanneer u het formulier zelf invult.
Staat de assistent uit, dan is er geen tekstvak en wordt er voor uw salon nooit een taalmodel bevraagd.
Bestellen en inboeken. Bestel 6 flessen Olaplex nr. 3 zet een bestelling klaar met status Besteld bij de leverancier van het product; staat er bij die leverancier al een bestelling die nog niet verstuurd is, dan komt de regel daarbij. Er vertrekt geen mail: u kiest daarna zelf Versturen naar leverancier op de levering, en het voorstel zegt dat er ook bij. De bestelling van Coiffure Pro is toegekomen zet die bestelling op Geleverd; het voorstel toont per product de voorraad van oud naar nieuw, en pas bij het bevestigen gaat ze het rek in — langs dezelfde weg als wanneer u de status op het formulier wisselt. We hebben 5 flessen Olaplex nr. 3 ontvangen boekt een levering zonder bestelling in. Past een naam op meer dan één product — dezelfde fles in 100 ml en 250 ml — dan vraagt de assistent welke, met de namen zoals ze in uw catalogus staan; ze raadt nooit. De voorraadstand zelf zet u nooit via de assistent: die verandert alleen door een levering of een beweging.
De hele bestelling in één zin. Zet de bestelling Wella klaar op basis van wat vorige week verbruikt is is een andere vraag dan de vorige: u noemt geen product en geen aantal, want die kent u niet — dat is net waarom u het vraagt. Hairlien telt dan per product op wat er in die periode verkocht en in het salon verbruikt is, met exact dezelfde optelsom als de eerste weg onder Bestelling klaarzetten op Leveringen. Het voorstel toont de periode voluit, het totaal en de eerste twaalf producten; noemt u een leverancier, dan blijft het bij die ene. De periode zegt u zoals u ze zou zeggen — vorige week, deze maand, augustus — en Hairlien klikt ze vast in het voorstel, zodat een dag die intussen omslaat er niets aan verschuift. Verkoopt de kassa er intussen nog een, dan vervalt het voorstel in plaats van een ander aantal weg te schrijven. Na het bevestigen staat u op Leveringen, waar u de aantallen nakijkt en zelf verstuurt.
Een factuur maken. Stuur Thomas een factuur neemt zijn laatst afgesloten bon waar nog geen factuur op staat. Noemt u een dag — factuur voor de bon van deze morgen van Christine, stuur de factuur van gisteren naar Christine — dan is dat die bon. Er wordt nooit een factuur zonder bon gemaakt: is er geen, dan zegt de assistent dat.
Het voorstel toont de bon, de klant met het adres waarnaar de factuur gaat, de regels met de btw per regel, het totaal, en of er gemaild wordt. Pas bij Bevestigen krijgt de factuur haar nummer, en er vertrekt alleen een mail als u om sturen of mailen vroeg — anders staat er nee en krijgt u de pdf. Staat er geen e-mailadres op de fiche, dan zegt het voorstel dat vooraf en wordt er geen adres afgeleid.
Ontbreekt er iets wat op een factuur hoort — het btw-nummer of het adres van uw salon, de naam van de klant — dan komt er géén voorstel maar de lijst van wat er ontbreekt en waar u het invult, en gebeurt er niets. Staat er al een factuur op de bon, of ging die kassadag al naar uw boekhouder, dan zegt de assistent dat in gewone taal, met de weg die dan wél open staat. Zie Een factuur maken. Wie het recht Facturen maken niet heeft, krijgt van de assistent geen factuur — precies zoals de knop aan de kassa dicht blijft.
Verzetten, annuleren en afvinken
Wat een kapster de hele dag doet, gaat ook met een zin.
Verzetten. Verzet de afspraak van Christine van morgen naar vrijdag 10 uur, zet Els een half uur later, verplaats de afspraak van 14 uur naar volgende week dezelfde dag en uur. Het voorstel toont het oude én het nieuwe moment, bij wie de afspraak staat en hoe lang ze duurt. Alle blokken schuiven mee — ook de inwerktijd — precies zoals wanneer u het blok in de agenda versleept; een vergrendeld blok blijft staan.
Ligt het nieuwe uur over een andere afspraak, dan zegt het voorstel met wie het botst, met klantnaam en uur, en zet het er de eerstvolgende vrije plaats bij waar het wél past, bij dezelfde medewerker. Verzetten kan dan alleen als u dat uitdrukkelijk kiest, en die verplaatsing komt in het logboek (Instellingen → Logboek) als Afspraak bewust met overlap geboekt.
Annuleren. Annuleer de afspraak van Christine morgen. Het voorstel toont wie, wanneer, welke dienst, bij wie — en of de klant een bericht krijgt. Dat laatste staat standaard op nee: er vertrekt niets tenzij u kiest voor Bevestigen en klant verwittigen, of tenzij u het zelf zegt (annuleer de afspraak van Els en verwittig haar). Een verzette afspraak zet u terug; een verstuurd bericht niet, en daarom is dit de enige stap die u apart aanduidt. Noemt u een reden, dan komt die erbij; anders blijft ze leeg — er wordt er geen verzonnen. Wacht er iemand op een plaats in die periode, dan telt het voorstel ze; verwittigen doet u daarna zelf op het scherm Wachtlijst.
Annuleren wist niets: de afspraak krijgt de status Geannuleerd, blijft in de historiek van de klant staan en geeft haar tijd terug.
Aanwezig, afgewerkt, no-show. Christine is er, Jonas is klaar, Els komt niet opdagen. Alleen die drie statussen. Geboekt en Bevestigd zet u niet met een zin, en Geannuleerd loopt altijd langs het annulatievoorstel — mét de vraag of de klant een bericht krijgt. Staat de no-showmail aan (Instellingen → E-mail), dan vertrekt die zoals altijd.
Twee afspraken op één dag. Staat dezelfde klant er die dag twee keer, dan vraagt de assistent welke van de twee, met de uren erbij. Ze kiest nooit zelf: annuleert ze de verkeerde, dan staat er iemand voor een gesloten deur en zit er een gat in de agenda dat niemand ziet.
Verlof vragen en behandelen
Met HairConnect Social gaat ook het verlof met een zin. Zie Verlof aanvragen.
Voor uzelf. Ik wil verlof van 14 tot 18 juli, vraag een vrije dag aan voor volgende vrijdag. Het voorstel toont de aanvrager, de eerste en de laatste dag, de soort, uw saldo en naar wie de aanvraag gaat. Is er nog geen goedkeurder aangeduid, dan staat dat er ook. Hele dagen, en de soort alleen als u ze zelf zegt — er wordt er geen bijgemaakt.
De aanvrager is altijd degene die de zin typt, nooit een naam uit die zin. Zou de naam uit de zin komen, dan kon iedereen verlof aanvragen op naam van een collega. Hangt uw account aan geen medewerkerfiche, dan zegt de assistent dat en gebeurt er niets.
Als goedkeurder. Keur het verlof van Sofie goed, weiger de aanvraag van Nova, we zijn die week met te weinig. Het voorstel toont de medewerker, de periode en het besluit. Bij goedkeuren staat erbij wat het doet: die tijd verdwijnt uit de agenda en uit het online boeken, en afspraken die er al staan blijven staan — die verzet u zelf. Weigeren kan alleen met een reden; zegt u er geen, dan vraagt de assistent ernaar. Uw collega leest die reden in haar app, en een weigering zonder uitleg laat haar met niets achter.
Liggen er twee openstaande aanvragen van dezelfde persoon, dan vraagt de assistent welke. Ze gokt niet: de verkeerde week goedkeuren merkt niemand tot die week er is.
Iemand afwezig zetten is iets anders dan verlof aanvragen: dat staat er meteen en wacht op niemand. Sofie is donderdag afwezig blijft dus doen wat het altijd deed, ook zonder Social.
Een cijfer vragen
Hairlien past niet alleen aan, ze antwoordt ook. Vraag hoeveel omzet hebben we vorige week gedraaid en u krijgt het cijfer terug met de periode erbij, en een knop Naar het rapport.
Er staat bij een antwoord géén knop Bevestigen. Een vraag verandert niets, dus er valt niets goed te keuren — en een knop die soms niets doet, is een knop waar u na een week niet meer op let.
| Wat u kan vragen | Waar het cijfer vandaan komt |
|---|---|
| Omzet | Omzet |
| Aantal klanten (het aantal bonnen) | Dagontvangsten |
| Bezettingsgraad, van het salon of van één medewerker | Persoonsprestaties |
| Productverkoop | Omzet |
| Gewerkte uren, van het team of van één medewerker | Gewerkte uren |
| Wat er in de lade hoort te zitten | Kassaboek |
Het cijfer komt uit het rapport zelf. Hairlien telt niets bij en rekent niets na: ze zoekt precies het cijfer op dat op dat rapportscherm staat, en zegt erbij uit welk rapport en welke tabel het komt. Twijfelt u, dan opent u dat rapport en ziet u hetzelfde staan. Zo bestaan er geen twee waarheden over uw omzet.
De periode zegt u zoals u ze zou zeggen: vorige week, augustus, deze maand, vorig jaar, gisteren. Zegt u er geen, dan vraagt Hairlien ernaar; ze kiest er nooit zelf een.
Wat er niet is, blijft leeg. Heeft een medewerker die maand geen uurrooster en geen prikbeurten, dan is er geen bezettingsgraad: dan staat er niet 0 % maar de reden. Is de lade nog nooit geteld, dan is er ook geen verwachte lade. Een nul die eigenlijk onbekend betekent, is erger dan geen cijfer.
Alleen wie de rapporten mag zien. Een cijfer vragen valt onder hetzelfde recht als de rapportschermen zelf (Rapporten op de medewerkerfiche). Wie dat recht niet heeft, krijgt geen cijfer — ook niet door het aan Hairlien te vragen.
Klaarzetten voor de boekhouder
Zeg maak alles klaar voor de boekhouder van het vorig kwartaal — of zet het kwartaal klaar voor de boekhouder, stuur Q3 naar de boekhouder, is september klaar voor de boekhouder? — en Hairlien doet het in drie stappen. Er vertrekt niets naar de boekhouder vóór uw tweede klik, ook niet als u stuur zei.
1. Nakijken. Het eerste voorstel is een lijst over de periode, met bij elk punt In orde of Na te kijken, en een link naar het scherm waar u het rechtzet:
| Punt | Wat er gekeken wordt |
|---|---|
| Open bonnen | bonnen van de periode die nog niet afgesloten zijn; die tellen niet mee in wat de boekhouder krijgt |
| Getelde lade | kassadagen waarop de lade niet geteld werd |
| Overschrijvingen | binnenkomende overschrijvingen die nog niet (helemaal) afgepunt zijn, en apart de terugbetalingen aan klanten die nog openstaan — uit Rapporten → Overschrijvingen |
| Facturen naar ClearFacts | facturen en creditnota's die nog niet naar ClearFacts gingen. Wat vanzelf gaat, vertrekt mee bij het versturen; na te kijken is een periode zonder ClearFacts-adres (dan gaan de facturen nergens heen) en elke factuur uit Optios, want die gaat alleen met de knop Naar ClearFacts in de lijst Facturen |
| Opkuis over geld | wat er onder Opkuisvoorstellen nog openstaat over een bon van de periode |
| Al bij de boekhouder | kassadagen die er al liggen; die gaan niet opnieuw |
| Adres van de boekhouder | of het ingevuld is onder Instellingen → Het salon |
| Mailserver | of er mail kan vertrekken |
Niets op die lijst houdt u tegen: een lade die u per week telt of een open bon die u bewust laat staan, is uw beslissing.
De periode zegt u zoals u ze zou zeggen: vorig kwartaal, Q3, Q3 2026, het derde trimester, september, vorige maand. Het kwartaal is bij de boekhouder altijd het laatste dat voorbij is. Zegt u geen periode, dan vraagt Hairlien ernaar. Vandaag en de dagen erna gaan nooit mee: een dag gaat pas mee wanneer hij voorbij is.
2. De proef. Onder de lijst staat de vraag Zal ik de proef naar u sturen? Na Bevestigen krijgt u op uw eigen e-mailadres precies wat de boekhouder zou krijgen — dezelfde tekst en dezelfde bijlagen — en elke factuur apart zoals ClearFacts ze zou krijgen, met Proef – voor het onderwerp. Dat is dezelfde Proefzending naar mezelf als op de kasrapporten: er gaat niets naar de boekhouder of ClearFacts en er wordt niets vastgelegd. Zonder mailserver komt er geen proef maar de reden, met de link naar de koppelingen.
3. De zending. Meteen na de proef staat er een tweede voorstel klaar: wat er écht vertrekt, uit hetzelfde venster als de knop Naar de boekhouder, en één zin over wat het vastlegt — elke kassadag die vertrekt, ligt daarna vast bij de boekhouder, en rechtzetten kan dan alleen nog met een tegenboeking. Pas na die tweede Bevestigen gaat het naar de boekhouder. De melding erna zegt wat er effectief vertrokken is. Is er intussen een dag langs een andere weg vertrokken, dan wordt het voorstel geweigerd en vraagt u het opnieuw. Is er geen adres van de boekhouder en geen boekhoudpakket, dan komt er geen tweede voorstel maar de weg om dat in te stellen.
Alleen de zaakvoerder en de salonmanager kunnen dit, net zoals alleen zij de knoppen op de kasrapporten zien.
Een scherm vinden
Weet u niet waar iets staat, vraag het dan: waar kuis ik mijn klanten op, hoe lees ik de prijslijst van Wella in, waar staan de openingsuren. Hairlien wijst het scherm aan, met één zin uit deze handleiding en een link naar het artikel erover. Passen er meer schermen bij, dan noemt ze er hoogstens drie, het beste eerst.
Ze opent het scherm niet zelf en verandert niets: u klikt door wanneer het u past. Ze kent alleen de schermen die in deze handleiding beschreven staan, en noemt alleen wat uw account in dit salon mag openen — een medewerker krijgt de koppelingen of de prijslijst van Wella dus nooit aangewezen. Vindt ze niets dat past, dan zegt ze dat en wijst ze naar de handleiding; ze verzint geen scherm.
Na de overstap uit Optios. Kwam uw salon via de overstapwizard uit Optios en is de opkuis daarna nog niet af, dan stelt Hairlien die zelf voor, onder het tekstvak, met een link naar het overzicht. Dat doet ze één keer per sessie: klik het weg met het kruisje, of ga naar een ander scherm, en het komt pas bij een volgende aanmelding terug.
Hairlien voor de klant
Dezelfde assistent staat ook op uw boekingspagina, bovenaan stap 1, met de naam die u haar gaf. Een klant typt of spreekt volgende week dinsdag knippen, met de naam van een medewerker erbij als hij een voorkeur heeft en landt op de vrije momenten van die dag, met formule en medewerker al ingevuld. Hij kiest zelf het moment en bevestigt; er wordt nooit een afspraak gemaakt zonder die stappen. Naar het model gaat alleen wat de boekingspagina zelf toont: openingsuren, formules, diensten en voornamen — nooit een andere klant. Zie Wat de klant ziet.
Het voorstel in de agenda
Vraagt u een afspraak, dan komt er géén venster. De agenda springt naar die dag en er verschijnt een gestippeld blok in de kolom van de medewerker: de afspraak zoals ze zou worden.
Dat blok kan u verslepen — naar een ander uur, naar een andere medewerker — precies zoals een gewone afspraak. Het klikt vast op het tijdraster van uw salon. Onderaan staat een balk met de klant, de diensten, het uur, de totale duur en twee knoppen: Bevestigen en Laat maar.
Dat verslepen is niet bijzaak. De assistent vindt een gat, maar of dát het juiste gat is, ziet alleen wie de rest van de dag voor zich heeft: een kleuring met inwerktijd hoort tussen twee andere klanten, zodat u tijdens het intrekken iemand anders bedient. Die afweging blijft mensenwerk.
Elk deelstuk apart rekken. Het voorstel bestaat uit stukken: per dienst een stuk, en na een kleuring een gearceerd stuk inwerktijd. Onderaan elk stuk zit een greepje met twee streepjes. Trekt u daaraan omlaag, dan wordt dát stuk langer; omhoog, korter — in stappen van het tijdraster, en nooit korter dan vijf minuten. De stukken erna schuiven mee, zodat de afspraak één geheel blijft; het beginuur en de stukken ervoor blijven staan. Zo kort u de coupe in en verlengt u de kleuring, elk apart. Het uur en de totale duur in de balk rekenen live mee. Met het toetsenbord: zet de cursor op het greepje en gebruik pijl omlaag en pijl omhoog. De duur die u trekt geldt voor déze afspraak; de standaardduur van de dienst verandert niet.
Schuift u het blok over een bestaande afspraak, dan kleurt het stuk dat botst rood en zegt de balk over wélke afspraak het ligt, met klantnaam en uur. Alleen een dienst botst; de inwerktijd niet, en in de inwerktijd van een ander mag uw voorstel gewoon staan. Bevestigen kan dan nog wel, maar niet ongemerkt: de knop heet dan Toch bevestigen, met overlap. Drukt u daarop, dan wordt de afspraak geboekt over de andere heen en komt er een regel in het logboek (Instellingen → Logboek): Afspraak bewust met overlap geboekt, met de afspraak waar ze over ligt. Het blok ligt met opzet óver de kolom en niet ernaast: een voorstel dat netjes naast een bestaande afspraak geschoven wordt, ziet er geldig uit terwijl het botst.
Staat het voorstel bij een medewerker die de dienst niet op zijn fiche heeft (Team → Medewerkers, tabblad Wat ze kan) — omdat u het daarheen sleepte, of omdat u die naam noemde — dan gebeurt bij Bevestigen hetzelfde als aan de balie: de agenda meldt Nova heeft niet de nodige kennis voor nl men en vraagt of u het toch wilt inplannen. Zegt u ja, dan wordt de afspraak geboekt en komt ze in het logboek onder Afspraak bewust ingepland bij iemand zonder de kennis. Zegt u nee, dan blijft het voorstel staan en kunt u het naar een collega slepen die de dienst wél doet. U hoeft het voorstel dus niet weg te gooien om het via Nieuwe afspraak opnieuw in te geven.
Pas bij Bevestigen bestaat de afspraak — met de stukken precies zoals u ze trok — en dan verschijnt ze op elke iPad in het salon, net als een afspraak die aan de balie geboekt wordt.
Waar het draait
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Waar draait de assistent | Claude (bij Anthropic) of Ollama (op onze eigen server) |
| Anthropic-sleutel | bij Claude; begint met sk-ant- |
| Adres van Ollama | bij Ollama; op dezelfde machine http://127.0.0.1:11434 |
| Model | leeg laten voor het standaardmodel |
Een naam en een gezicht. Standaard is dat Hairlien: een vrouwelijke robot met haar, in elk salon dezelfde. Wilt u liever iemand van uw eigen team, dan kiest u dat onder Medewerkers: zet daar het vinkje Assistent op een rij. Naam en gezicht komen dan van die fiche — de foto die er al op staat, en de voornaam met Digitale ervoor. Het tekstvak zegt dan Zeg het Digitale Kris… en een wedervraag heet Digitale Kris vraagt terug.
Alleen op de boekingspagina. Dat gezicht en die naam zijn voor uw klanten. In het programma zelf blijft het Hairlien van HairConnect: wie achter de toonbank staat weet dat het de assistent is, en Digitale Kris lezen terwijl u Kris bént, helpt niemand.
Dat woordje Digitale staat er altijd, en dat is geen versiering: zonder dat woord denkt een klant dat de zaakvoerder zelf antwoordt op wat een assistent schrijft. Omdat naam en gezicht uit dezelfde fiche komen, kunnen ze ook niet uit elkaar gaan lopen.
Er is maar één assistent tegelijk: vinkt u iemand anders aan, dan gaat het vinkje bij de vorige vanzelf uit. Vinkt u iedereen af, dan is het weer Hairlien.
Een salon dat liever een getekend gezicht heeft dan een mens, maakt daar gewoon een medewerker voor aan en vinkt die aan.
Claude leest gesproken Nederlands merkbaar beter — de zaterdag tot 17, tot half 6 — en antwoordt in een seconde of twee.
Ollama draait op uw eigen machine. Er vertrekt niets en er is geen kost per zin. Gemeten op 30 augustus 2026 met qwen2.5:7b: de zin hierboven werd volledig juist gelezen, maar het duurde eenendertig seconden. Bruikbaar om te proberen; niet wat u een kapster aan de balie laat gebruiken.
Wat er van uw salon vertrekt
Kiest u Claude, dan gaat de getypte zin naar Anthropic, samen met wat er nodig is om ze te begrijpen. Dat verschilt per scherm:
| Waar u staat | Wat er meegaat |
|---|---|
| Openingsuren | de huidige openingsuren van uw salon. Geen klantgegevens. |
| Agenda | de namen van de klanten die vandaag in uw agenda staan, zodat Christine aangewezen kan worden in plaats van opgezocht |
| Agenda, kassa, klantenschermen | de afspraken van vandaag en morgen: klantnaam, dag en uur, en de medewerker — precies wat op het scherm staat, zodat de afspraak van Christine van morgen aangewezen kan worden. Geen diensten, geen bedragen, geen contactgegevens |
| Elk scherm | de dienstenlijst van uw salon met prijs, duur en inwerktijd, de dienstcategorieën en de menu's met hun pakketprijs — anders kan knippen dames niet herkend worden. Geen klantgegevens. |
| Elk scherm | de namen van uw leveranciers, en — zolang het er niet meer dan 200 zijn — die van uw producten (merk, naam, inhoud, leverancier); daarboven gaat alleen het aantal mee |
Wat er nooit meegaat: telefoonnummers, e-mailadressen, kleurformules, bonnen of de geschiedenis van een klant.
Kiest u Ollama, dan vertrekt er niets: het model draait op uw eigen server.
Dat verschil hoort in uw verwerkersovereenkomst te staan vóór u Claude aanzet.
Verbinding testen
De proefknop legt de hele weg af behalve het uitvoeren: hij laat het model één vaste zin omzetten en kijkt of daar de juiste actie uitkomt. Er wordt niets bewaard en niets gewijzigd.
- Het model verstaat Nederlandse opdrachten. — alles werkt.
- Het model antwoordde, maar begreep … niet als een opdracht. — er is contact, maar dit model is niet geschikt.
- Geen contact met het model: … — met de reden erbij. Bij Ollama betekent
does not support toolsdat dit model geen opdrachten kan uitvoeren; kies een ander model.
Een proef die alleen de sleutel controleert, zou groen kleuren terwijl het model geen enkele Nederlandse zin aankan. Vandaar dat deze verder gaat.
De assistent mag exact wat uw account mag
Hairlien staat op elk scherm en voert uit namens de persoon die ingelogd is. Wat een knop u weigert, weigert ze dus ook: ze is geen omweg rond de rechten op de medewerkerfiche. Een actie waarvoor u het recht niet hebt, wordt niet alleen geweigerd — ze wordt u ook niet aangeboden, en de gegevens die erbij horen (zoals de roosters van uw collega's) gaan niet mee naar het model.
| Wat u vraagt | Recht dat u nodig hebt |
|---|---|
| Het werkschema van een collega zetten | Werkschema's beheren |
| Een prikbeurt corrigeren | Prikbeurten corrigeren |
| De openingsuren zetten | Instellingen van het salon |
| Een sluitingsdag zetten | Zaakvoerder of salonmanager |
| Een cijfer uit de rapporten vragen | Rapporten |
| Een factuur maken of versturen | Facturen maken |
| De cijfers naar de boekhouder sturen | Zaakvoerder of salonmanager |
| Zelf verlof aanvragen | Geen recht, wel HairConnect Social |
| Verlof goedkeuren of weigeren | Verlofaanvragen behandelen, én HairConnect Social |
| Afspraken, kassabon, klantgegevens, diensten, menu's, producten, leveringen, afwezigheden | Geen apart recht: deze schermen staan voor het hele team open |
Een sluitingsdag staat apart omdat ze het hele salon raakt: ze haalt afspraken uit de agenda en zet de boekingspagina dicht. Iemand afwezig zetten staat wél voor iedereen open — dat is dagelijks werk aan de balie.
Ontbreekt het recht, dan zegt de assistent welk recht het is en wie het kan zetten. Het wordt ook getoetst op het moment dat u Bevestigen duwt, niet alleen bij het opstellen: een voorstel dat een collega met meer rechten maakte, kunt u niet doorduwen.
Wat de assistent bewust niet doet
| Raden | Twijfelt ze, dan krijgt u een vraag terug in plaats van een voorstel. Die vraag staat onder het tekstvak tot u ze wegklikt, en uw zin blijft in het vak staan: u antwoordt door hem aan te vullen — toe zeven wordt toe 19u. |
| Dagen invullen die u niet noemde | Gaat uw zin over dinsdag tot vrijdag, dan blijven de andere dagen zoals ze zijn. |
| Uitvoeren zonder bevestiging | Er verandert niets vóór u op Bevestigen duwt. |
| Werken op verouderde gegevens | Wijzigde een collega ondertussen dezelfde uren, dan wordt het voorstel geweigerd. Een voorstel vervalt sowieso na een kwartier. |
Wat er bewaard blijft
Elke getypte zin blijft bij het voorstel bewaard, ook nadat het uitgevoerd is. Zonder die zin is er bij een betwisting alleen nog het gevolg — gewijzigde openingsuren, een afspraak die niemand herkent — en niet meer wat er gevraagd werd.
Na twaalf maanden verdwijnt zo'n voorstel vanzelf. Dat is een volledig seizoen plus de nabespreking ervan; wat ouder is, heeft niemand nog nodig.
Wat er vandaag nog niet in zit
Betalen en afsluiten aan de kassa (de assistent zet de bon klaar, u rekent af), een bestelling versturen naar de leverancier (de assistent zet ze klaar, u verstuurt), de voorraadstand zelf overtypen (die loopt via leveringen), en de btw, het voorschot of de naam van een dienst. Vraagt u het toch, dan zegt de assistent dat ze het niet kan; ze doet dan niets anders in de plaats.